Wirtschaft. Beschaffung

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1 Projekte unterstützen Organisationen beraten Ideen entwickeln Wirtschaft Beschaffung Umwelt Soziales erstellt von: Laube & Klein AG Bereich Organisationsentwicklung Andres Klein 2. Dezember 2008 Anpassungen 20. April 2010 Sissacherstrasse Gelterkinden Telefon Fax

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Fehler! Textmarke nicht definiert. 1 Allgemeines 2 2 Ausgangslage 2 3 Anwendungsbereich 2 4 Verfahrensarten 3 5 Kriterien 3 6 Beschaffungsgrundsätze des Gemeinderates 4 7 Fachbereichskriterien 5 8 Beschaffungsverantwortliche 5 9 Kompetenzzentrum Beschaffung 5 10 Zuständigkeiten 5 Anhang 1: Generelle Nachhaltigkeits-Kriterien 7 Anhang 2: Zusammenstellung der Fachbereiche, der Produktgruppen und der Verantwortlichen. 9 Anhang 3: Produktgruppen der zentralen Beschaffung 11 RL E10.doc 1 von 12

3 1 Allgemeines Für die Vergabe von Aufträgen der Gemeinden im Kanton Basel-Landschaft gelten das kantonale Gesetz über öffentliche Beschaffungen (SGS 420) und die kantonale Beschaffungsverordnung (SGS ). Ergänzend dazu erlässt der Gemeinderat die folgende Richtlinie. 2 Ausgangslage Mit dem Leitbild vom 20. März 2006 hat sich der Gemeinderat zu einer nachhaltigen Politik bekannt. Besonders die Leitsätze "Arlesheim ist solidarisch, Arlesheim schützt die Umwelt und Arlesheim wirtschaftet" unterstreichen diese Absicht. Im Kapitel 2 "Arlesheim funktioniert" verpflichtet sich der Gemeinderat wie folgt: "Es werden mit nachhaltigen Kriterien geschaffen". Diese Verpflichtung geht auch aus dem von der Gemeindeversammlung am 21. Juni 2007 genehmigten Verwaltungs- und Organisationsreglement der im 7, Absatz 3 hervor, wo steht: "Der Gemeinderat erlässt Weisungen für die Vergebung von Arbeiten und Lieferungen". Die vorliegende Richtlinie dient dazu die Verpflichtungen aus dem Leitbild und aus dem Verwaltungs- und Organisationsreglement zu erfüllen. 3 Anwendungsbereich Diese gelten für sämtliche Vergaben, die der Erfüllung öffentlicher Aufgaben dienen, Material- und Geräteeinkauf, Bau-, Planungs-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge sowie Leistungsvereinbarungen. Sie gelten für die Verwaltung, die Primarschulen und alle Organisationen, welche mit der Gemeinde Leistungsaufträge haben. Diese Richtlinie schreibt fest, welche Minimalstandards und welche Kriterien bei der Beschaffung geprüft werden müssen. Können diese Standards oder Kriterien nicht eingehalten werden, so ist dies im Beschaffungsantrag zu dokumentieren und zu begründen. Es gilt der Grundsatz prüfen und berichten, statt nach Schema F zu gehorchen. RL E10.doc 2 von 12

4 4 Verfahrensarten Aufträge können gemäss der kantonalen Gesetzgebung je nach Auftragssummen in folgenden Verfahrensarten erteilt werden: - offenes Verfahren - selektives verfahren - Einladungsverfahren - freihändiges Verfahren Dabei gelten für verschiedene Auftragsarten unterschiedliche Schwellenwerte. CHF Bauhaupt- Gewerbe Bauneben- Gewerbe Dienst- Leistungen Lieferungen CHF offenes Verfahren >500'000 >500'000 offenes Verfahrefahrefahren 500'000 offenes Ver- offenes Ver- 500'000 Einladungsverfahren 450' ' ' ' ' ' ' ' '000 Einladungsverfahreverfahren Einladungs- 250' '000 Einladungsverfahren freihändiges 200' '000 Verfahren 150'000 freihändiges freihändiges 100'000 Verfahren Verfahren freihändiges 100'000 50'000 Verfahren 50' Die Wahl des Verfahrens richtet sich nach den Schwellenwerten, welche durch die kantonale Gesetzgebung vorgegeben sind. 5 Kriterien Grundsätzlich ist zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien zu unterscheiden. In der Publikation zur Ausschreibung sind die Eignungs- und Zuschlagskriterien zwingend aufzuführen. Nach der Veröffentlichung können die Kriterien (Anzahl und Gewichtung) nicht mehr geändert werden. Die Eignungskriterien dienen der Prüfung der Anbietenden, der Dienstleistung oder der Produkte bezüglich der verlangten Leistung. Eignungskriterien stellen somit bei Nichterfüllung auch ein Ausschlusskriterium dar. Die Zuschlagskriterien dürfen nicht diskriminierend sein und sind für jede Beschaffung aus fachlicher ökologischer, sozialer und ökologischer Sicht individuell festzulegen. Zuschlagskriterien können z.b. Angebotspreis, Referenzprojekte, Qualifikationen des Schlüsselpersonals, Kapazität des Auftragnehmers, Service und Unterhalt, Lebensdauer, Ausführungsdauer, Lieferfristen, Ästhetik, Umweltverträglichkeit, Garantiedauer, ILO-Normen, Menschenrechte, usw. sein. RL E10.doc 3 von 12

5 Zuschlagskriterien, welche nichts mit der anstehenden Beschaffung zu tun haben, wie z.b. Betriebsstandort, Anzahl Auszubildende, Sozialarbeitsplätze, Frauenanteil, technischer Stand des Maschinenparks, usw. können nur im freihändigen Verfahren angewandt werden oder wenn es darum geht, im Einladungsverfahren zu bestimmen, wer eingeladen werden soll. Das bedeutet, dass der Freiraum zur Anwendung der zusätzlich von der Gemeinde festgelegten Kriterien vor allem im freihändigen Verfahren und bei der Auswahl der Einzuladenden im Einladungsverfahren zum Tragen kommen. Die Gemeinde legt für diesen Freiraum generelle Nachhaltigkeitskriterien und Fachbereichskriterien fest. 6 Beschaffungsgrundsätze des Gemeinderates 6.1 In der Regel ist der gesetzliche Spielraum für das freihändige Verfahren und das Einladungsverfahren auszuschöpfen. Der Gemeinderat kann in Einzelfällen auch ein höherrangiges Verfahren, als durch Schwellenwerte gegeben, festsetzen. 6.2 Im freihändigen Verfahren und für die Auswahl der einzuladenden Firmen im Einladungsverfahren sind die generellen Nachhaltigkeitskriterien zu berücksichtigen. Das bedeutet, in den Beschaffungsprozessen der sind wirtschaftliche, soziale, ökologische und ethische Kriterien miteinander abzuwägen. Als Grundsatz gilt, bei der Beschaffung sind immer Kriterien aus allen drei Bereichen zu prüfen und möglichst gleichwertig zu gewichten. Die Gewichtung der Kriterien muss nachvollziehbar sein. Wirtschaft Beschaffung Umwelt Soziales 6.3 Der Gemeinderat legt generelle Nachhaltigkeitskriterien für die drei Bereiche Wirtschaft, Soziales und Umwelt fest, an denen sich die Beschaffung zu orientieren hat. Er aktualisiert die Kriterien periodisch. Die generellen Nachhaltigkeits-Kriterien sind im Anhang 1 festgelegt. 6.4 Bei jedem Beschaffungsantrag ist zu dokumentieren, in wie weit die Nachhaltigkeitskriterien berücksichtig worden sind. Dazu dient die Tabelle im Anhang 1 oder die daraus erarbeitete spezielle Tabelle für den Fachbereich. RL E10.doc 4 von 12

6 6.5 Für grössere Beschaffungen, die weder aus Europa oder der EU stammen, ist vom Lieferanten mindestens die "Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Selbstdeklaration)" zu verlangen. 6.6 Die Geschäftsleitung legt periodisch fest, welche Produktgruppen zentral beschafft werden. Diese Vorgaben für den zentralen Einkauf sind im Anhang 3 festgelegt. 7 Fachbereichskriterien Jeder Fachbereich wählt aus den Nachhaltigkeits-Kriterien die Labels und Kriterien aus, welche für ihn relevant sind. Er hält das Ergebnis schriftlich in den Fachbereichskriterien fest und ergänzt diese mit den Produkten, welche für den Fachbereich relevant sind und in den Vorgaben für den zentralen Einkauf festgelegt sind. Die Geschäftsleitung bewilligt zusammen mit Kompetenzzentrums Beschaffung und dem zuständigen Gemeinderat die Fachbereichskriterien. Zur Formulierung der Fachbereichskriterien kann die Unterstützung des Kompetenzzentrums Beschaffung angefragt werden. Dort stehen auch Unterlagen wie Label-Infos, Checklisten und Beispiele anderer Gemeinden zur Verfügung. Die Fachbereiche sind bestrebt, sich am jeweils besten Label der Sparte zu orientieren. Für Beschaffungen im Rahmen der Budgetkompetenz und für alle Beschaffungsanträge an vorgesetzte Stellen sind diese Fachbereichskriterien verbindlich. Es ist schriftlich zu dokumentieren, in wie weit die Fachbereichskriterien eingehalten werden. 8 Beschaffungsverantwortliche Jeder Fachbereich bestimmt eine Stelle (Beschaffungsverantwortliche(r ), die für die Aktualisierung der Richtlinien, die Information und die Kontrolle zuständig ist. Die Zusammenstellung der Fachbereiche, der Produktgruppen und der Verantwortlichen ist im Anhang 2 aufgeführt. Bei den Fachbereichen, welche einen Leistungsauftrag haben, ist ebenfalls eine Beschaffungsverantwortliche(r) zu bestimmen. Zusätzlich sind die Richtlinien im Leistungsauftrag als verbindlich festzuhalten. 9 Kompetenzzentrum Beschaffung Die Verwaltung bestimmt ein Kompetenzzentrum Beschaffung, welche bei Bedarf die Fachbereiche berät und unterstützt. Diese Stelle ist verantwortlich für die Einhaltung der Vorgaben und Prozesse. Sie entwickelt ein einfaches Q-System (Zusammenkünfte der Fachbereichsverantwortlichen, Stichproben). Dieses Kompetenzzentrum ist beim Fachbereich Technik, Wartung, Umwelt anzusiedeln. 10 Zuständigkeiten Die Zuständigkeiten für die Beschaffungsprozesse im Rahmen des Budgets sind wie folgt geregelt: a. bei offenen und selektiven Verfahren der Gemeinderat RL E10.doc 5 von 12

7 b. bei Einladungsverfahren die Geschäftsleitung zusammen mit dem zuständigen Gemeinderat c. bei allen andern Aufträgen (freihändiges Verfahren) das zuständige Mitglied der Geschäftsleitung mit der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter. Über sämtliche Beschaffungsprozesse ausserhalb des Budgets entscheidet der Gemeinderat. RL E10.doc 6 von 12

8 Anhang 1: Generelle Nachhaltigkeits-Kriterien In der Regel ist diese Tabelle so zu überarbeiten und zu präzisieren, dass sie für den jeweiligen Fachbereich sinnvoll und anwendbar ist. Diese angepassten Tabellen für den Fachbereich (Fachbereichskriterien) sind ausgefüllt den Beschaffungsanträgen beizufügen. Hat ein Fachbereich keine Fachbereichskriterien festgelegt, so ist diese Tabelle mit den generellen Nachhaltigkeitskriterien einzureichen. Kriterium Labels und Vorgaben berücksichtig teilweise berücksichtigt nicht berücksichtigt nicht abgeklärt nicht relevant Wirtschafts-Kriterien Preis, inkl. Lieferung, Installation, in Betriebnahme und Transport Betriebskosten inkl. Wartung, Service, Lizenzen, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Instandhaltung und Ressourcenverbrauch) Endkosten inkl. Abbruch, Demontage, Entsorgung externe Sozial- und Umweltkosten Verhältnis Ankauf zu Unterhalt Verhältnis Ankauf zu Verbrauchsmaterial lokale Wertschöpfung Folge-Investitionen wie Lüftung, Schallschutz, Sicherheitsmassnahmen, Brandmeldung Lebensdauer mindestens die Hälfte der eingeladenen Firmen muss in Arlesheim den Geschäftssitz haben Sozial- Kriterien Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Submissionsgesetz - Einhaltung der Gesamtarbeitsverträge oder ähnliche Vereinbarungen Submissionsgesetz - Gleichstellung von Mann und Frau - Einhaltung des Prinzips gleicher Lohn für gleiche Arbeit RL E10.doc 7 von 12

9 Zur Verfügung stellen von Ausbildungsplätzen oder Sozialarbeitsplätzen - menschenwürdige Arbeitsbedingungen - Einhaltung der Menschenrechte - keine Kinderarbeit Mögliche Mitwirkung (Partizipation) ILO-Normen ILO-Kernkonventionen UN-Charta der Menschenrechte Umwelt-Kriterien Energieverbrauch im Betrieb und bei der Herstellung Rohstoffverbrauch im Betrieb und bei der Herstellung Wasserverbrauch im Betrieb und bei der Herstellung Transportdistanzen Emissionen (Abgase, Lärm, CO2,..) Auswirkung auf die Gesundheit am Arbeitsplatz Ergonometrie Auswirkung auf Tier- und Pflanzenwelt, Landschaft und Ortsbild Energieetikette mindestens A+ Biologische Lebensmittel und Rohstoffe RL E10.doc 8 von 12