ZKI-Herbsttagung 2010 Evaluation von IT-Organisationen 22. September Dr. Hansjörg Neeb

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1 Evaluation von IT-Organisationen Dr. Hansjörg Neeb

2 Die gegenseitige Erwartungshaltung von Fachbereichen und IT ist konfliktträchtig Fachbereiche Typische Aussagen: Anwendung xy soll bei uns eingeführt werden Unsere Hardware ist veraltet Warum ist das so teuer? Warum dauert das so lange? Zuhause. dann gehe ich zum Elektromarkt. IT Typische Aussagen: Fachbereiche wollen ständig Neues. Wir werden für steigende Kosten verantwortlich gemacht Fachbereiche formulieren ihre Anforderungen zu unscharf Wenn etwas nicht funktioniert ist die IT Schuld. Wir wollen weg von der Diskussion technischer Einzelfragen und hinführen zur Erörterung und Optimierung IT-organisatorischer Themen! Folie 2

3 Unsicherheit und Unzufriedenheit sind die größten Treiber für die Evaluation von IT-Organisationen Organisatorische Fragestellungen: Steuern wir unsere IT angemessen? Sind unsere IT-Ausgaben zu hoch? Sind unsere IT-Prozesse state of the art? Ist die IT auf die Anforderungen der Nutzer ausgerichtet? Ist die IT-Organisation flexibel genug für Veränderungen? Ist unsere IT-Landschaft zukunftsfähig? Folie 3

4 Mit Hilfe der IT-Positionierung erfolgt eine ganzheitliche Betrachtung der IT Qualitative Analyse (Reifegradanalyse) Untersuchung der IT in den Dimensionen Strategie, Organisation, Prozesse, Steuerung, People und Technologie. Qualitative Analyse Quantitative Analyse (Benchmarking) Untersuchung der IT-Kosten. Bedarfsweise Abgleich der IT-Kosten mit Benchmarks. Quantitative Analyse (Benchmarking) Befragung der IT-Nutzer Befragung der IT-Nutzer Befragung der IT-Nutzer oder von Stakeholdern zur Zufriedenheit mit den Dienstleistungen der IT bzw. der IT-Landschaft. Folie 4

5 In der qualitativen Analyse wird ein 360 -Blick auf die IT geworfen Technologie: Z.B.: Ist die Infrastruktur flexibel und stabil genug für zukünftige Entwicklungen? People: Z.B.: Verfügen die IT- Mitarbeiter über die notwendige Qualifikation? Strategie: Z.B.: Ist eine aktuelle IT- Strategie vorhanden? Organisation: Z.B.: Ist die IT- Organisation klar gegliedert? Steuerung: Z.B.: Ist eine systematische IT- Steuerung vorhanden? Prozesse: Z.B.: Existieren standardisierte Prozesse? Ziel ist es, die zentralen Verbesserungspotenziale herauszuarbeiten sowie positive Bereiche zu würdigen. Folie 5

6 Die quantitative Analyse führt zu Aussagen über die Angemessenheit der IT-Kosten IT-Kostenarten Infrastruktur (Hardware, Netze) Applikationen Maintenance Personal Sonstiges 2,56% (Durchschnitt) Professional, Scientific and Technical Services Quelle: PwC Global Best Practice 2010 % von IT-Gesamtkosten Handlungsbedarf (1 = sehr niedrig 5 = sehr hoch) 4,8% Professional Services USA (bis 499 Mitarbeiter) Quelle: NN ,41% Business Services Quelle: NN 2009 Die Gesamtkosten der IT werden erhoben. Über Kennzahlen werden im Zusammenspiel mit den Ergebnissen der qualitativen Analyse Aussagen zur Angemessenheit der IT-Kosten getroffen. Beispiele: IT-Kosten in Abhängigkeit von der Altersstruktur der IT-Infrastruktur Personalstärke in Abhängigkeit von der Outsourcingquote bzw. Fremdleistungen Das Benchmarking liefert zusätzliche Hinweise zu Entwicklungspotenzialen. 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 6,0 4,21% Mandant % Ziel ist es, die Kostenstrukturen zu bewerten. Folie 6

7 Mit Hilfe der Nutzerbefragung werden zusätzliche Erkenntnisse zur Optimierung der IT gewonnen Option 1: Durchführung einer webbasierten Befragung von IT-Nutzern Option 2: Interviews mit ausgewählten Nutzern der Fachbereiche/Fakultäten Ziel ist es, Hinweise von Außen auf Verbesserungspotenziale in der IT aufzunehmen Folie 7

8 Wie gehen wir vor? Untersuchung Toolgestützte Analyse Untersuchungsergebnisse Sichtung von Dokumentationen Interviews Prozessanalysen IT-gestützte Befragung Folie 8

9 Im Ergebnis erhalten unsere Kunden eine Bewertung der Ist- Situation sowie Handlungsempfehlungen mit Maßnahmen Bewertung Handlungsempfehlungen Maßnahmen 2.1 Formalisierte Regelung der Verantwortlichkeiten für Fachanwendungen 1. Die Fachbereiche entscheiden über Fachanwendungen und die IT ist später dafür verantwortlich. 2. Aufgabenbeschreibungen sowie eine Vertreterregelung sind vorhanden. 3. Ein IT Sicherheitsbeauftragter ist benannt. Die dazugehörigen IT Sicherheitsstrukturen existieren nicht. 2.2 Ausbau der Rolle IT- Sicherheitsbeauftragter mit dazu gehörenden Strukturen / zusätzliche Kapazität 2.3 Implementierung der Rolle Fachseitiger Projektleiter für alle Fachprojekte mit IT-Anteil Folie 9

10 Erkenntnisse aus unseren Projekten: die Ergebnisse überraschen Eigenwahrnehmung Erkenntnisse der IT-Positionierung Wir haben eine IT-Strategie verabschiedet und leben diese Unsere IT-Governance ist ausreichend Wir kennen die Anforderungen der Fachbereiche sehr gut Unsere IT-Infrastruktur ist up-to-date Fachbereich: Unsere IT-Kosten sind zu hoch und wir haben zu viel IT-Personal Die IT-Strategie ist den Entscheidern nicht präsent Die Fachbereiche sind nicht effektiv in die IT-Steuerung eingebunden Die Fachbereiche können die Priorisierung der Anforderungen nicht nachvollziehen Die Infrastruktur ist nicht konsequent standardisiert und optimiert Die IT-Kosten werden weiter steigen, weil die IT- Anforderungen ungebremst wachsen. Eine adäquate Betreuung der Infrastruktur ist nicht gegeben. Folie 10

11 Welchen Nutzen bringt die Evaluation von IT-Organisationen? Transparenz Neutrale Bewertung 1 2 Stärken und Schwächen der IT-Organisation sind bekannt Ergebnisse werden von allen Seiten anerkannt Identifikation der Ursachen für Probleme 3 Probleme können an der Wurzel gepackt werden Erläuterung der Zusammenhänge Klare Handlungsempfehlungen 4 5 Wirkungsvolle Maßnahmen können ergriffen werden Maßnahmenplan kann unmittelbar abgeleitet werden Folie 11

12 Wie geht es Ihrer IT-Organisation? Dr. Hansjörg Neeb Director Tel.: Mobil: All rights reserved. refers to the network of member firms of International Limited, each of which is a separate and independent legal entity.