Projektmanagement in Kürze

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1 Projektmanagement in Kürze Vom Erstkontakt bis zum Verwendungsnachweis: Schritt für Schritt die ganze Begegnung clever managen! Zwischen dem ersten Kontakt zu den Lehrern der Partnerschule und dem Verwendungsnachweis einer beendeten Begegnung liegen mit Sicherheit mehrere Monate, oftmals sogar ein Jahr und mehr. Monate, die mal mehr oder weniger Initiative und Arbeit erfordern, in denen aber das Ziel nicht aus den Augen verloren werden darf: die Begegnung und das interkulturelle Lernen der Schüler aus Deutschland und Polen zu ermöglichen. Diesen ganzen Zyklus kann man auch als Projekt verstehen, das unterschiedliche Ressourcen benötigt und das clever gemanagt sein will. Wir beschäftigen uns also mit Projektmanagement. Projektmanagement ist eine Methode, Ideen umzusetzen. Das beinhaltet z.b. die unterschiedlichen Phasen zu planen und zu strukturieren, verschiedene Menschen einzubeziehen und zur Zusammenarbeit zu bewegen, um vorzeigbare Ergebnisse zu erzielen. Projektmanagement ist nicht als schematischer Ablauf zu verstehen, sondern als ein Lernprozess für alle Beteiligten, in dem Meilensteine und Evaluationen als Bindeglied und Rückkopplung zwischen Idee und Produkt eine wichtige Rolle spielen. Bevor ein Projekt startet, sollten folgende Leitfragen beantwortet werden: Hauptthemen Fragen, die Sie sich vor Beginn des Projektes stellen sollten. Definition der Ziele, des Rahmens und der Zielgruppe Projektinhalte Wann und wo? Praktische Fragen Finanzen Partner In welchem Rahmen findet das Projekt statt? Welche Änderungen wird es bewirken? Weshalb sollte das Projekt durchgeführt werden? Welche Ergebnisse werden erwartet? An wen richtet sich das Projekt? Welche Themen kommen in Frage? Was ist das Thema und der Inhalt des Projektes? Welche Methoden sollten angewendet werden? Welche Handlungen sind damit verbunden? Was wird für die Weiterentwicklung des Projektes benötigt? Wo wird das Projekt durchgeführt? Wie lange soll es dauern? Wann wird es beginnen und enden? Welche Logistik wird benötigt? Welche praktischen Inhalte müssen berücksichtigt werden? Wie hoch sind die Gesamtkosten des Projekts (Planung, Durchführung, Auswertung)? Wie werden diese Kosten finanziert? Wer sind die Projektpartner? Welche Rollen übernehmen sie? Wie kann man sich auf die Koordinationsaufgabe vorbereiten? 1

2 Ressourcen Kommunikation Auswertung und Fortsetzung Aus welchen Quellen kann das Projekt gesponsert bzw. bezuschusst werden? Wie können die vorhandenen Ressourcen genutzt werden? Intern: Wie sieht der Informationsfluss innerhalb des Projektteams aus? Extern: Benötigt das Projekt mediale Unterstützung? (Weshalb? Auf welche Weise? Welche Aspekte?) Wie und wann sollte das Projekt ausgewertet werden? Welche Elemente? Weshalb? Ist eine Fortsetzung beabsichtigt? Rada Europy i Komisja Europejska, Zarządzanie projektem, Pakiet szkoleniowy, T-KIT 3, 2000, ISBN (nicht in deutscher Sprache verfügbar) Nach dem Projektstart bezieht sich das Management vor allem auf die Ressourcen: Zeit Finanzen Räume, Materialien und Technik beteiligte Menschen Schließlich gehört dazu auch eine begleitende Evaluation (Sind wir noch auf dem richtigen Pfad, im Zeitrahmen, im Budget, sind alle informiert und motiviert?) sowie eine abschließende Auswertung mit Ausblick auf und Konsequenzen für eventuell folgende Programme und Projekte. Zeit ist die einzige unveränderliche Ressource: egal wie gut das Management ist, ein Tag hat immer nur 24 Stunden und ein Jahr 12 Monate, dem können wir nichts hinzufügen. Wie viel Zeit wir jedoch für das Projekt Schüleraustausch haben, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Wann beginnt die Vorbereitung? Wie lange dauert die Begegnung selbst? Bis wann müssen Auswertung, Abrechnung und Verwendungsnachweis fertig sein? Und für die ganze Projektdauer: Welcher Zeitanteil steht den verantwortlichen Lehrern für die Projektaufgaben zur Verfügung? Das folgende Modell Handlungsanleitung für eine Zeitplanung geht davon aus, dass noch keine Schulpartnerschaft existiert und auf keine früheren Erfahrungen im Schüleraustausch zurückgegriffen werden kann. Sofern der Austausch regelmäßig und innerhalb einer bestehenden Partnerschaft durchgeführt wird, können sich einige der Zeitphasen erheblich verkürzen: Handlungsanleitung für eine Zeitplanung Zeichnen Sie einen Zeitstrahl von 12 bis + 2; die Zahlen stehen für Monate, bei der Ziffer O ist der Zeitpunkt der geplanten Begegnung angesetzt; Tragen Sie Feiertage und Ferientermine ein, sowohl der eigenen Schule wie auch der Partnerschule / des Partnerlandes (verschiedene Farben) während dieser Zeiten wird die Kommunikation erschwert sein, Ihre Hauptaktivitäten sollten außerhalb dieser Phasen liegen: 2

3 -12 bis bis -8-8 bis -6 Suche nach einer Partnerschule, Erstkontakt, grundsätzliche Verständigung über Ziele, Zielgruppe, Zeitpunkt der Begegnung Kennenlernen der Lehrer aus der Partnerschule, evtl. Besuch der Partnerschule, Einverständnis der Schulleitungen, evtl. schriftlicher Projektvertrag Schüler und Eltern über geplanten Schüleraustausch informieren, Entwurf eines Programms mit der Partnerschule, Kostenplan -8 bis -4 Unterkunft planen und ggf. reservieren (falls nicht in Familien) -6 bis -3-6 bis -3-4 bis -2-3 bis -1-1 gemeinsame Antragsstellung beim DPJW (je früher, desto besser; manche Zentralstellen haben frühere Antragsfristen) und evtl. anderen Geldgebern (Land, Kommune, Förderverein usw.) Reiseplanung, ggf. Reservierungen von Bus und Bahn, Klärung evtl. Visa (bei Schülern ausländischer Staatsangehörigkeit) verbindliche Anmeldung der Teilnehmenden, Werbung für Familienunterbringung Vorbereitungstreffen des gemeinsamen Teams (bei Erstbegegnungen), Detailplanung des Programms, Information des Kollegiums, Einbeziehung von Fachkollegen und externen Kooperationspartnern, Vorbereitungstreffen und Absprachen mit den Teilnehmenden, -Kontakte zwischen deutschen und polnischen Teilnehmenden vermitteln und anregen, Organisation von Ausflügen Teilnahmebeitrag einziehen, Elternbrief oder -abend, Elternerklärung, Versicherung -0- jetzt geht s los! ---> Begegnungsprogramm + 0,5 +1 Dank an Mitwirkende, Auswertung (z.b. in Form von Fragebogen), Abrechnung (Bezahlung letzter Rechnungen, Zusammenstellung von Quittungen, Übersicht über Einnahmen und Ausgaben) Auswertungs-/Nachbereitungstreffen mit den Teilnehmenden, gemeinsamen Bericht mit den Partnern abstimmen, Konsequenzen für die Zukunft überlegen, weitere Planung +2 Verwendungsnachweis (Finanz- und Sachbericht) an das DPJW (oder ggf. Zentralstelle) Die angegebenen Planungszeiträume sind Erfahrungswerte, von denen natürlich aufgrund der besonderen Bedingungen des Einzelfalls abgewichen werden kann. In 3

4 jedem Fall sollte aber bei Erreichen des nächsten Zeitwertes eine Überprüfung stattfinden, ob die genannten Aufgaben erledigt sind oder kurzfristig noch erledigt werden können. Finanzen werden oftmals als die große Hürde im Schüleraustausch angesehen, sind aber doch nur eine der erforderlichen Ressourcen und stehen mit den anderen in einer Wechselbeziehung. Wichtig ist dabei eine rechtzeitige und realistische Budgetplanung: Kosten- und Einnahmeplanung müssen in Übereinstimmung gebracht werden. Bei den Einnahmen sind keineswegs nur die Zuschüsse des DPJW relevant. Diese realistisch zu planen ist allerdings nicht einfach, da die in den Richtlinien ausgewiesenen Fördersätze in der Regel nicht in voller Höhe bewilligt werden. Um zu einer wirklichkeitsnahen Größenordnung zu kommen, ist eine Nachfrage beim DPJW oder der zuständigen Zentralstelle empfehlenswert, da der Prozentsatz der Förderbeträge, der tatsächlich erreicht werden kann, von Jahr zu Jahr schwankt. Neben DPJW-Zuschüssen können auch andere öffentliche Zuwendungen (z.b. Mittel der Länder und Kommunen) oder die Förderung durch private Institutionen (Fördervereine, Stiftungen), Firmen oder Einzelspender auf der Einnahme-Seite verbucht werden. Schließlich kann sich eine Schulklasse einen Teil des Budgets auch erarbeiten (z.b. durch einen Kuchenbasar, Flohmarkt oder andere Dienstleistungen mit Einnahmen zugunsten der Begegnung). Der Kostenplan kann extrem unterschiedlich aussehen und setzt sich aus Kosten für Unterkunft und Verpflegung, Programmkosten und Reisekosten zusammen. Reisekosten fallen in der Regel nur bei der Gruppe an, die ins Ausland fährt (außer bei einer Begegnung am dritten Ort ). Kosten für Unterkunft (nicht bei Familienunterbringung), Verpflegung und Programm entstehen bei der gastgebenden Gruppe, die aber einen Teil davon ggf. als Teilnahmebeitrag an die Gastgruppe weitergeben kann, wenn sie nicht die Möglichkeit hat, alle Kosten aus den Zuwendungen und eigenen Mitteln zu decken. In diesem Fall ist freilich eine rechtzeitige Absprache erforderlich und das Prinzip eines Teilnahmebeitrags sollte (je nach den tatsächlich anfallenden Kosten und der Kaufkraft vielleicht in unterschiedlicher Höhe) auf beiden Seiten gelten. Sachspenden und kostenfreie, geldwerte Leistungen (z.b. auch die gastgebende Rolle der Familien bei einer privaten Unterbringung der Gastschüler oder der Erlass von Eintrittsgeldern) können den Kostenplan erheblich entlasten. Sie sind in der Abrechnung, also dem zahlenmäßigen Verwendungsnachweis, nicht aufzuführen, da kein Geld geflossen ist, sollten aber im Sachbericht als Unterstützung von Dritten erwähnt werden. Mehr Informationen zum Thema Finanzen finden Sie im Kapitel 6. Räume, Materialien und Technik für die Begegnung können viele Schulen selbst zur Verfügung stellen: das mag die Sporthalle oder der Sportplatz mit Bällen und Sportgeräten sein, die Aula der Schule, die Mensa, in der auch die Gastgruppe an der Verpflegung teilnimmt, bestimmte Fachräume, die für Projektarbeiten genutzt werden können usw. Ein gutes Management zeichnet sich dadurch aus, alle eigenen Ressourcen zu kennen und zu mobilisieren, rechtzeitige Absprachen mit anderen potenziellen Nutzern zu treffen und so zu gewährleisten, dass 4

5 Räume, Materialien und technische Ausstattung für das Programm des Schüleraustauschs in dem erforderlichen Umfang möglichst kostenlos zur Verfügung stehen. Oft fehlt es an einer Schule jedoch an einem geeigneten Raum für ein gemütliches Zusammensein oder die Disko am Abend bzw. an einer Lagerfeuerstelle auf dem Schulgelände. Manchmal besteht der Wunsch nach anderen Sportarten als die im Schulsport üblichen (z.b. Skateboards, Kajaks, Klettern), manchmal werden Licht- und Soundsysteme benötigt, etc. Hier bewährt sich oftmals die Zusammenarbeit mit örtlichen (Sport-/Kultur-) Vereinen oder Einrichtungen, die als Kooperationspartner solche Möglichkeiten kostenlos oder zumindest günstig zur Verfügung stellen können. Gerade auch bei aufwändigeren Projektarbeiten ist die Einbeziehung externer Partner sehr zu empfehlen. Beteiligte Menschen sind eine wichtige, wenn nicht überhaupt die wichtigste Ressource in einem Projekt. Von ihrer Motivation und ihrem Engagement hängt das Gelingen einer Begegnung ganz wesentlich ab. Dabei ist nicht nur an Schüler und Lehrer zu denken, sondern zumindest die Eltern sind einzubeziehen. Darüber hinaus können Menschen als externe Kooperationspartner beteiligt werden. Zur Stärkung der Motivation und Förderung des Engagements spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle. Die Menschen direkt anzusprechen, um Mithilfe zu bitten, 5

6 präzise und jederzeit aktuelle Information weiterzugeben, Wertschätzung und Dank für das Engagement entgegenzubringen, all dies hilft Aufgaben auf viele Schultern zu verteilen. Kenntnisse, Wissen und Fähigkeiten, die auf diese Weise mobilisiert werden, tragen merklich zum Erfolg der Begegnung bei und helfen, Kosten einzusparen. Kommunikation freilich ist auch im deutsch-polnischen Team, sowohl während der Vorbereitung wie auch im Laufe der Begegnung, das A & O einer guten Zusammenarbeit. Eine klare Vereinbarung über Kommunikationswege, die sicherstellen, dass alle am Projekt beteiligten jederzeit alle benötigten Informationen haben, muss deshalb zu den Ergebnissen der ersten Kontaktgespräche gehören. Gegebenenfalls muss hier detailliert geklärt werden, wer Mitteilungen übersetzt und an wen weiterleitet. Selbstverständlich ist die Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern nicht weniger wichtig: ohne regelmäßige Information über den Fortgang des Projektes (d.h. einschließlich der verschiedenen Vorbereitungsschritte) und die Beteiligung der Schüler an der Planung des Begegnungsprogramms geht es nicht. Auch hier gilt: die direkte Ansprache, die Bitte um Übernahme von Verantwortung und Aufgaben, gute Information, Wertschätzung und Dank sind die Eckpfeiler, um das Engagement der Schüler zu fördern. Meilensteine und Evaluation sind Instrumente, die helfen, den Kurs zu halten. Unter Meilensteinen (aus dem Amerikanischen: milestones ) versteht man in der Wirtschaft regelmäßige und vorher festgelegte Zeitpunkte im Verlauf eines Projektes, an denen der aktuelle Stand überprüft und mit dem Plan abgeglichen wird. So können Probleme wie Fehlentwicklungen, Zeitverzögerungen, Budgetüberschreitungen usw. zeitnah erkannt und behoben werden, bevor es ein böses Erwachen gibt und man feststellen muss, dass das Projektziel überhaupt nicht mehr zu erreichen ist. Diese Meilensteine müssen bereits mit der Projektplanung, also bei der Erstellung des Zeitplans festgelegt und dann auch eingehalten werden. Sollte eine solche Überprüfung z.b. ergeben, dass es eine erhebliche Zeitverzögerung gegeben hat, muss die Planung ggf. erneuert und der Zeitpunkt der Begegnung evtl. verschoben werden. Eine Evaluation ist hingegen keine Momentaufnahme, sondern blickt auf einen längeren Zeitraum, meist auf das ganze Projekt zurück. Mit Projekt ist hierbei nicht nur die Begegnung selbst, sondern der gesamte Prozess von Monaten gemeint, der im Abschnitt Zeit skizziert ist. Die Evaluation hat das Ziel, Stärken und Schwächen zu erkennen und diese Erkenntnis für zukünftige Planungsprozesse nutzbar zu machen. Sie ist also die Schnittstelle zwischen dem analytischen Rückblick auf ein abgeschlossenes Projekt und dem Beginn eines neuen. Wenn eine solche Evaluation nicht nur in den Köpfen der beteiligten Personen stattfindet, sondern auch schriftlich dokumentiert wird, dient sie nicht nur dem persönlichen Erfahrungszugewinn, sondern auch dem Organisationsmanagement: andere, nicht unmittelbar an dem Projekt Beteiligte können davon profitieren und die gewonnenen Erkenntnisse für weitere Projekte, z.b. für deutschpolnische (oder internationale) Schüleraustauschmaßnahmen nutzen. 6