UB der Bauhaus-Universität Weimar. Workshop der Mitarbeiter der EDV- Abteilungen der wissenschaftlichen Bibliotheken in Thüringen am 10.

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1 UB der Bauhaus-Universität Weimar Workshop der Mitarbeiter der EDV- Abteilungen der wissenschaftlichen Bibliotheken in Thüringen am 10. Mai 2006 MyBib edoc Hostingkonzept der Folie - 1

2 Inhalt Grundfunktionalität & Systemkomponenten Domänenkonzept & Dienstekonzept Standardworkflow (positive Erledigung & Absage) Reklamationsbearbeitung MyBib edoc Hostingkonzept der VZG Verantwortung der Verbundzentrale Vorteile für teilnehmende Bibliotheken Kosten & Berechnungsbeispiele Teilnehmende Bibliotheken Unterstützung der Ariel-Infrastruktur im GBV Erste Schritte zur Teilnahme Folie - 2

3 Grundfunktionalität & Systemkomponenten Folie - 3

4 MyBib edoc Grundfunktionalität I webbasiertes Dokumentliefersystem zur schnellen und kostengünstigen elektronischen Lieferung von nichtrückgabepflichtigen Dokumenten (Scan-on-Demand) Anforderung der Dokumente über externe Bestellsysteme via Web und automatische Bestelldatenerfassung / Auftragsgenerierung Trennung von Auftragsbearbeitung und Scanning möglich Flexibilisierung der Arbeitsorganisation Auftragsverwaltung- und Auftragsverfolgung Navigation über Auftragslisten, Menüs & Icons Übersicht über aktuellen Bearbeitungsstatus eines Auftrages durch Statusanzeige in der Auftragsliste Automatische Auslieferung im gewünschten Lieferformat (serverseitige PDF-Generierung bei Auslieferung) Qualitätskontrolle der Scans an der Benutzeroberfläche durch Einsicht ins Imagelager Folie - 4

5 MyBib edoc Grundfunktionalität II Stammdatenpflege / Serverkonfiguration Administration aller Systemparameter über Web-Oberfläche Nutzerverwaltung: Nutzer und Nutzergruppen mit konfigurierbaren Rechteprofilen Transferverwaltung zur Ansteuerung von Netzwerkdruckern Anpassbare Textbausteine für Absagen, Quittierungen u. Benachrichtigungen (dt./engl.) Domäneneinrichtung / Filterdefinition Dienstekonfiguration Folie - 5

6 MyBib edoc Grundfunktionalität III Automatisierung der Auftragsbearbeitung durch konfigurierbare Batch-Prozesse Zugriff auf die Anwendung von jedem Internetarbeitsplatz mit Zugangsberechtigung Auftragssuchfunktion (Auftragsnummer, Fälligkeits- / Bestelldatum, bibliogr. Daten), individuelle SQL-Abfragen (Query-Modul), Statistikfunktion Automatische Fälligkeitsberechnung Skalierbarkeit & Mandantenfähigkeit Workstation Zentralserverlösung Hostinglösung mit n dezentralen Clients Dokumentation der Bearbeitungsschritte / Auftragshistorie im Journal komfortable und schnelle Reklamationsbearbeitung durch webbasiertes Reklamationsformular & Archivfunktion Folie - 6

7 Systemkomponenten MyBib edoc Server als Webanwendung (LAMP) Aktuelle Linux-Distributionen SuSE ( ) / Debian 3.0 Apache Webserver (1.3/2.0) MySQL-Datenbank-Managementsystem (RDBMS) V. 4.0.x MyBib edoc Applikation in PHP ab Imagelager Zentrale Speicherung der Scans nach der Übertragung aus BCS-2 Konfigurierbare Aufbewahrungszeit Möglichkeit zur serverseitigen Einsicht ins Imagelager zur Qualitätskontrolle Scan-Client BCS-2 Windows 2000, NT, XP Kommunikation mit dem MyBib-Server via HTTP Scanübertragung möglich via FTP, SFTP oder SAMBA Folie - 7

8 Domänenkonzept & Dienstekonzept Folie - 8

9 Bereichsbibliotheken Domänenkonzept Department Library Main Library Department Library Department Library Folie - 9 Integration von dezentralen Institutsbibliotkeken & Bereichsbibliotheken unter einer Benutzeroberfläche

10 Domänenauflistung Folie - 10

11 Domänen: Filterdefinition Folie - 11

12 Direktlieferdienste/Fernleihe Dienstekonzept Department Library Main Library Department Library Folie - 12 Verwaltung verschiedener Lieferdienste subito/gbvdirekt GBV-Online-Fernleihe Medea3 (HBZ/BVB) hausinterne Lieferdienste Department Library

13 MyBib edoc Auftragsverwaltung & Prozesssteuerung Department Library MyBib edoc Library Department Library Department Library Folie - 13

14 Standardworkflow Folie - 14

15 Bestelleingang - ILL-subito Mail Folie - 15

16 Anzeige Auftragsliste Bei Bibliotheken mit mehreren Domänen und Auftragsdiensten (Fernleihe, GBVdirekt/subito usw.) werden die eingehenden Bestellungen über Filterregeln den verschiedenen Domänen und Auftragsdiensten zugeordnet. Folie - 16

17 Deckblattgenerierung & Ausdruck Bestellungen können entweder automatisiert (Batch) oder manuell (Drucker-Icon) ausgedruckt werden. Durch den Ausdruck ändert sich der Status der Bestellung von offen in Deckblatt. Die Bestellung ist nun in der Bibliothek in Bearbeitung. Folie - 17

18 Deckblatt / weißer Leihschein Für verschiedene Auftragsdienste (GBVdirekt/subito, Library Service, Online-Fernleihe, Beschleunigte Fernleihe usw.) können verschiedene Deckblätter verwendet werden Die Deckblätter entsprechen in etwa den im GBV gebräuchlichen Leihscheinen Sind individuell anpassbar über Formulareditor VZG stellt Musterdeckblätter zur Verfügung Folie - 18

19 Bestellung im Status Deckblatt Folie - 19

20 Scan-Client BCS-2: Anlegen eines Auftrages Folie - 20

21 Automatische Barcodeerkennung Folie - 21

22 Automatische Statusänderung Wird gescannt Folie - 22

23 Bestellung scannen, nachbearbeiten & übertragen Folie - 23

24 Auslieferung Bestellung erreicht den Status fertig gescannt Die Auslieferung kann manuell über das Icon Auftrag ausliefern erfolgen Folie - 24

25 Auslieferungsbestätigung Die Auslieferung per oder Web erfolgt im Regelfall über Batch-Routinen Bestellungen, die bspw. länger als 1h im Zustand fertig gescannt sind werden automatisch an die angegebene Adresse ausgeliefert Folie - 25

26 Bestellstatus ausgeliefert Folie - 26

27 Archivierung, Rechnungssatzerzeugung & -übertragung Archivierung der Bestelldaten (Reklamationsbearbeitung & Statistik) Generierung von Abrechnungsdatensätzen im CSV-Format in ZR-Rechnungsdatenstruktur Übertragung der Rechnungssätze zur Rechnungslegung subito-zentralregulierung alternative Abrechnungssysteme Folie - 27

28 CBS-Quittierung Die erfolgte Auslieferung der Bestellung führt automatisch zu einer positiven Quittierung im CBS. Quittungscode 2 = Kopie zugeschickt Folie - 28

29 Journal mit Auftragshistorie Folie - 29

30 Absage & Negativquittierung Eine negative Quittierung wird durch das Icon Auftrag per absagen eingeleitet. Es öffnet sich ein neues Menü, über dass der Quittierungcode auswählbar ist Folie - 30

31 Quittierungscode auswählen Folie - 31

32 Reklamationsbearbeitung Folie - 32

33 Manuelle Eingabe einer Reklamation Reklamation-Icon Reklamations- Grund eingetragen. Anschließend wird die Reklamation eingefügt. Es öffnet sich das Formular Reklamation ändern. (siehe folgende Seite) Folie - 33

34 Reklamations-Aktion festlegen Auswahl, welche Schritte der Bestellung erneut ausgeführt werden sollen. bspw. Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis beibehalten, Deckblatt drucken. Zurücksetzung des Bestellstatus und erneuter Deckblattausdruck Reklamation wird optisch rot hervorgehoben Folie - 34

35 Reklamation durch Empfänger Lieferbenachrichtigung an nehmende Bibliothek oder Kunde enthält Reklamationslink auf ein Online-Formular. Direkte Versendung der Reklamation an MyBib edoc Visualisierung im Auftrag für den Bearbeiter der Reklamation Folie - 35

36 Online-Reklamationsformular Der Benutzer/die nehmende Bibliothek benennt den Reklamationsgrund und schickt das Formular online an MyBib edoc Die Bestellung wird hierdurch automatisch in den Status reklamiert gesetzt Folie - 36

37 Bearbeitung einer Endnutzerreklamation Die Bestellung wird gekennzeichnet Festlegung der Reklamations-Aktion durch Auftragsbearbeiter Automatische Rücksetzung des Status Folie - 37

38 Abholung der gespeicherten Scans vom MyBib Server Folie - 38

39 Korrektur, z.b. Einfügen einer Seite, erneute Übertragung & Auslieferung Folie - 39

40 MyBib edoc Hostingkonzept der VZG Folie - 40

41 MyBib edoc VZG-Hosting-System VZG-Servicekonzept Liefersysteme Verantwortung der Verbundzentrale: Hosting eines mandantenfähigen MyBib edoc Zentralservers für n Bibilotheken stellt die Server-Hardware und betreut diese im Rechenzentrum Konfiguration der Test- & Produktionsumgebung 1st-Level-Support übernimmt Datensicherung und Serverwartung Bereitstellung und Pflege der Software (Betriebsystem, Datenbank und die Anwendung inkl. Zusatzmodulen) unterstützt die Bibliothek bei Einrichtung der Systemeinstellungen & Stammdaten, Scan- und Print- Clients Schulung der Mitarbeiter in 2-tägigen Workshops Folie - 41

42 MyBib edoc VZG-Hosting-System Vorteile für die Bibliothek: kein personeller Aufwand für Serveradministration kompetente Betreuung durch die Verbundzentrale keine Investition in Server, Software und Anwendung keine Investition in Betreuung und Pflege Schnelle Umsetzung von der Entscheidung bis zum Produktionsbeginn innerhalb von nur 2-4 Wochen komfortable Bearbeitung und Angebot verschiedener Dienste Einbindung von dezentralen Bereichs-/Institutsbibliotheken Servicegarantie durch Vertragsabschluss mit der VZG Kostentransparenz: eine einmalige Pauschale für Mandanteneinrichtung & Schulung monatliche / jährliche Nutzungsgebühr abhängig von Laufzeit, eingesetzten Modulen und Anzahl der Clients des Mandanten Folie - 42

43 Teilnehmende Bibliotheken MyBib edoc Hochschule Anhalt (FH) HOCHSCHULBIBLIOTHEK UB Greifswald Folie - 43

44 Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen Mandant auf dem MyBib edoc Hosting-System der VZG mit 13 Scan-Clients BCS-2 Hauptbibliothek und 6 Bereichsbibliotheken Scanner: 1 Bookeye Color, 5 Bookeye GS400, 4 Minolta PS3000, 3 Canon-Digitalkopierer mit Scan-Funktion Dienste: subito.1, subito.3, GBVdirekt, GBV Online-Fernleihe Perspektive: Klinik-Lieferdienst (SS 2006) Folie - 44

45 MyBib edoc Ariel-Funktionen Lieferung an Ariel: - Dokumentlieferung im MTIFF-Format an FTP-URL oder Adresse der Arielstation - Integrierte Ariel-Stationsverwaltung zur automatischen Zuordnung und Belieferung der Ariel-Zielstation - Unterstützung aller Ariel-Versionen (1.x 4.1) Ariel als Scan-Client: - Anbindung vorhandener Ariel-Stationen als Scan-Client - Scanning mit Ariel & Übertragung an MyBib-Server per - Verknüpfung über Ariel-Dokumenten-ID - Automatischer Import in MyBib-Auftrag - Formate: MTIFF & PDF (ab Ariel-Version 3.2) - Auslieferung an Kunden / nehmende Bibliothek Folie - 45

46 MyBib edoc Lieferung an Ariel-Stationen Kunde GBV CBS CBS 1. Bestellung GBV Quittierung 2. Bestell- Arielstation 7. Auslieferung VZG MyBib edoc 3. Auftrag erfassen 4. Deckblattdruck 6. Dokumentversendung per Arieltransmission (Mtiff) 5. Scanclient: Scannen und Dokument an ME senden Folie - 46

47 Verwaltung von Ariel-Stationen in MyBib edoc Folie - 47

48 Einrichtung einer Arielstation in MyBib edoc Versand per oder FTP Arielversion Herr Mustermann Folie - 48

49 Ariel als Scanclient für MyBib edoc 1. Auftrag erfassen 2. Deckblattdruck Deckblatt MyBib edoc Arielstation 5. Dokumentimport 6. Dokument versenden ME-Auftragskennung stimmt mit Ariel-Document Id überein? 4. Dokument an ME per senden 3. Dokument scannen 1. Auftrag erfassen 2. Deckblattdruck 3. Scannen 4. Dokument an ME per senden 5. Dokumentenimport in ME 6. Dokument an Kunde senden Folie - 49

50 Erste Schritte zur Teilnahme Füllen Sie das Hostingprofil aus und definieren Sie Ihre Anforderungen (Dienste? Module? Laufzeit? Zeitplan?) Lassen Sie sich einen Testmandanten auf dem MyBib edoc Hostingserver einrichten & testen Sie die Applikation kostenfrei Treten Sie in direkten Dialog mit Ihren Kollegen & verfolgen Sie den fachlichen Austausch über die VZG-Mailingliste zum Servicekonzept Liefersysteme Abschluss eines Servicevertrages mit der Verbundzentrale Nehmen Sie bei interesse direkten Kontakt auf: Folie - 50

51 Aktuelle Entwicklung von MyBib edoc Bücher-Projekt Catalogue Enrichment Anreicherung von Titeldaten im HBZ-Verbundkatalog, Dreiländerkatalog & Lokalkatalogen Scanning & OCR: Ihv. von Sondersammelgebietsbeständen Export von Image auf HBZ-Medienserver (Digitool) & ASCII-Text Automatische Indexierung durch FAST Suchmaschinentechnologie Pilotbibliotheken ZBmed & USB Köln 2. Phase: ULB Bonn, UB Düsseldorf & UB Paderborn C3 Content Capture & Convert Integration als Dienst in MyBib edoc zur Erschließung von Zeitschrifteninhaltsverzeichnissen (Mehrplatzfähigkeit) Erzeugung eines Scanauftrags bei Hefteingang (Pica-ACQ & Sisis Erwerbungsclient) Scanning OCR Indexierung Exportformat XML zur Konversion in MAB-2 & PICA Pilotbibliotheken SUB Göttingen & ZBmed Folie - 51

52 MyBib edoc Installationen Zentralbibliothek der Sportwissenschaften UKB Folie - 52

53 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Nicolai Sternitzke Folie - 53