BSZ-Implementation Elektronische Übermittlung von Kopien in der Online-Fernleihe

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1 BSZ-Implementation Elektronische Übermittlung von Kopien in der Online-Fernleihe to: SWB-Bibliotheken mit Teilnahme an der Online-Fernleihe from: BSZ cc: project: BSZ Implementation Online-Fernleihe author: FL-Team business unit: FL-Team / V-Team BSZ date: document name: BSZ_Impl_Kopien_V10.doc document status: version: 1.0 remarks: Seite 1 von 8

2 DOCUMENT HISTORY Date Version Author Remarks vc Creation wk,kn,vc 1. Version Inhalt: 1 Einleitung Beschreibung Änderungen in der Fernleihoberfläche Schnittstelle für die gebende Bibliothek Schnittstelle für die nehmende Bibliothek... 8 Seite 2 von 8

3 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt im Detail den Workflow, die Änderungen in der Fernleihoberfläche und die Schnittstellen für die Implementierung des Topics Elektronische Übermittlung von Kopien in der Online-Fernleihe. Seite 3 von 8

4 2 Beschreibung Die Einführung der Funktionalität der Elektronische Übermittlung von Kopien in der Online-Fernleihe ermöglicht eine schnelle und einfache Lieferung von Kopienbestellungen von Bibliothek zu Bibliothek. Die gebende Bibliothek erhält, wie gewohnt, über den ZFL-Server Kopienbestellungen zugestellt. Aus der Bestellung ist ersichtlich, ob die nehmende Bibliothek eine elektronische Lieferung wünscht. (Nach einer kurzen Übergangszeit wird es von Seiten der nehmenden Bibliothek nicht mehr möglich sein, Kopien ausschließlich in Papierform zu akzeptieren.) Anstatt eine Kopie zu erstellen und diese per Post, Bücherauto oder Container zu versenden, wird von der gebenden Bibliothek ein Scan erzeugt und auf dem BSZ-Server abgelegt. Während des Scan- Vorgangs erhält die Bestellung den Status in Bearbeitung ( in process ). Sobald der Scan auf dem BSZ-Server abgelegt wurde, wird der Status automatisch auf verschickt ( shipped ) gesetzt und die nehmende Bibliothek wird per über die Bereitstellung informiert. Die nehmende Bibliothek druckt diesen Scan aus und stellt die Seiten dem Besteller in Papierform zur Verfügung. Der Status kann bei Bedarf manuell auf zurückgeschickt ( return ) geändert werden. Eine elektronische Auslieferung an den Besteller ist nach der derzeitigen Rechtslage leider nicht zu empfehlen. Nach dem Ausdrucken des Scans erfolgt die automatische Löschung des Scans (in der 1. Stufe nach 7 Tagen) auf dem BSZ-Server. Auch dies ist wegen der derzeitigen Rechtslage unbedingt notwendig. Einzelne Status einer Kopienbestellung (elektronische Lieferung): Aktion Aufgabe einer Kopienbestellung durch NB Weiterleitung der Bestellung an GB durch ZFL-Server Ausdrucken des Bestellzettels durch GB Erstellen der PDF-Datei durch GB Lieferung der PDF-Datei an den FTP- Server des BSZ Ausdrucken der Kopie durch NB Lieferung der Kopie an den Endnutzer durch NB Status Bestelleingang generiert (Order In) In Bearbeitung (Work Out) In Bearbeitung (In Process) Verschickt (Shipped) Verschickt (Shipped) bei Bedarf: Zurückgeschickt (Return) NB = nehmende Bibliothek GB = gebende Bibliothek Seite 4 von 8

5 3 Änderungen in der Fernleihoberfläche In der Dienstoberfläche gibt es für jede Bibliothek folgende Konfigurationsmöglichkeiten: 1. Elektronische Anlieferung möglich: ja / nein. Dieser Schalter ermöglich es der nehmenden Bibliothek anzugeben, ob sie weiterhin nur Papierkopien erhalten möchte oder bereits elektronische Lieferungen akzeptiert. Dies wird allerdings nur für eine kurze Übergangszeit möglich sein. Nach einer gewissen Anlaufzeit wird es nur noch möglich sein, Kopienlieferungen elektronisch zu empfangen. 2. Elektronische Auslieferung möglich: ja / nein. Über diesen Schalter kann die gebende Bibliothek angeben, ob sie bereits elektronisch liefern kann oder noch in Papierform liefert. So wird es den Bibliotheken ermöglicht, sich nach und nach der elektronischen Kopienlieferung anzuschließen. 3. Konfiguration einer -Adresse, an die die Benachrichtigung an die nehmende Bibliothek geschickt wird, dass eine elektronische Kopienlieferung auf dem BSZ-Server bereitliegt. In der Dienstoberfläche können sämtliche Listen der neu eingegangenen, nachzubearbeitenden oder abgeschlossenen Bestellungen (gebende und nehmende Fernleihe) getrennt nach Ausleih- und Kopienbestellungen abgerufen werden. Einführung eines neuen Status in Bearbeitung ( in process ): Während der Erstellung des Scans erhält die Bestellung den Status in Bearbeitung ( in process ). Seite 5 von 8

6 4 Schnittstelle für die gebende Bibliothek 1. Ausdrucken des Auftrags: Beim Erhalt einer Kopienbestellung besteht die Möglichkeit, ein Deckblatt auszudrucken, das die relevanten Daten des Auftrags enthält. Das Deckblatt entspricht dem sogenannten roten Leihschein, der in der Dienstoberfläche über den Link Formular abrufbar ist, und enthält somit folgende Daten: ZFL-Nummer in Ziffern und als Barcode (Code 128) PFL-Nummer in Ziffern und als Barcode Name und Sigel der nehmenden Bibliothek Benutzername Benutzernummer in Ziffern und als Barcode Bibliographische Angaben zum bestellten Titel (z. B. Autor und Titel) 2. a) Erstellen einer PDF-Datei mithilfe einer Scan-Station: Die gebende Bibliothek erstellt über die Scan-Station ein PDF-Dokument mit Deckblatt (1. Seite) und allen gescannten Seiten für diesen Auftrag. Die Scan-Station schickt die Datei automatisch an den ftp-server des BSZ. Die Datei wird beim BSZ weiterverarbeitet und es wird eine an die nehmende Bibliothek geschickt. b) Manuelles Scannen ohne Scan-Station: Eine Bibliothek, die keine Scan-Station besitzt, erstellt den Scan manuell z. B. mit einem Flachbettscanner (Deckblatt und Aufsatz). Die Datei kann dann über die Dienstoberfläche auf den FTP-Server des BSZ hochgeladen werden: In der Bestellhistorie der betreffenden Bestellung befindet sich ein Upload-Button, über den die Datei hochgeladen werden kann. Der Dateiname wird dabei automatisch erzeugt. Durch Anklicken des Buttons wird außerdem das CGI-Skript gestartet, das die weitere Verarbeitung der Datei steuert. Der Dateiname der von der Bibliothek erzeugten pdf-datei hat folgende Struktur: ZFL-Nummer.pdf (z. B pdf) 3. Automatisierung des Scanvorgangs: Das BSZ empfiehlt Bibliotheken, die ein höheres Aufkommen an Kopienbestellungen haben, aber keine Scan-Station besitzen, die unter 4.2 beschriebenen Arbeitsschritte durch Einsatz einer Software zu automatisieren. Seite 6 von 8

7 Folgende Funktionalitäten könnten damit abgedeckt werden: Barcode-Erkennung (Code 128) beim Scannen des Deckblatts für die automatische Erstellung des Dateinamens Bearbeitung von mehrseitigen Scans Erzeugung einer PDF-Datei automatische Benennung der PDF-Datei (Struktur siehe oben) automatisches Verschicken der Datei an FTP-Server des BSZ Die Softwarelösung QuickScan Pro könnte diese Anforderungen abdecken. Eine Integration in bestehende Lösungen wie die DOD- oder LEA-Software ist selbstverständlich ebenfalls möglich. Das BSZ kann hierbei eine koordinierende Rolle spielen. Da nach einer Umfrage des BSZ derzeit kein Bedarf am Einsatz von QuickScan Pro in den Hochschulen erkennbar ist, verzichtete das BSZ vorerst auf eine Teststellung von QuickScan Pro. Praktische Erfahrungen mit QuickScan Pro hat u. a. die Universitätsbibliothek Freiburg. Seite 7 von 8

8 5 Schnittstelle für die nehmende Bibliothek Sobald ein Scan erfolgreich auf dem BSZ-Server abgelegt wurde und somit den Status verschickt ( shipped ) erhält, bekommt die nehmende Bibliothek automatisch eine -Benachrichtigung, in der ein Link enthalten ist, über den die pdf-datei vom BSZ-Server heruntergeladen werden kann. Diese kann manuell ausgewertet oder als automatischen Anstoß eines internen Workflows genutzt werden. Bibliotheken, die die -Benachrichtigung nicht nutzen möchten, können die Bestellungen über die Dienstoberfläche abrufen und den Ausdruck über einen Link in der Bestellhistorie anstoßen. Die Scandatei (PDF-Format) enthält ein Deckblatt mit den relevanten Informationen zur Fernleihbestellung. Eine Beschreibung der Scandatei ist unter Punkt 4 Schnittstelle für die nehmende Bibliothek zu finden. Seite 8 von 8

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