Unser neuer Weg mit dem Personalwirtschaftssystem»LOGA«

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1 Der Kreisel interviewt Kerstin Magnussen Unser neuer Weg mit dem Personalwirtschaftssystem»LOGA«Der Kreisel: Kerstin, in letzter Zeit habe ich mehrfach gehört, dass ihr im Personalservice sehr stark mit der Systemumstellung auf das Personalwirtschaftssystem»LOGA«beschäftigt seid. Ich bin neugierig geworden, was habe ich darunter zu verstehen? Ja, Kristina, das möchte ich dir gerne näher erklären. Ich habe dafür ein Schaubild mitgebracht, das wir uns gemeinsam anschauen sollten (siehe rechte Seite). Anhand dieser Übersicht ist dargestellt, in welchen Bereichen des Amtes für Zentrale Dienste mitarbeiterrelevante Daten vorgehalten und gepflegt werden. Wir haben festgestellt, dass dieses bisher parallel in sehr vielen Datenbanken und unterschiedlichen Systemen erfolgte. Dieses führte einerseits zu sehr hohem Pflegeaufwand und andererseits zu zeitverzögerten Aktualisierungen. Um unsere Arbeit zu vereinfachen und mehr Freiraum für andere Anforderungen zu haben, werden wir unsere Daten künftig innerhalb einer Datenbank pflegen, auf die dann ein gemeinsamer Zugriff durch die jeweiligen Sachbearbeiter/innen des AZD möglich ist. Kannst du mir dafür ein Beispiel nennen? Beispielsweise werden in einem Integrierten Verfahren, wie wir es ab einsetzen werden, bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters sofort die Personendaten auch in der Zeitwirtschaft, für die Personalentwicklung, für den Stellenplan, für Statistiken, aber beispielsweise auch für die Auswertung eines Telefonverzeichnisses oder für die Reisekostenstelle zur Verfügung gestellt, ohne dass hierfür eine gesonderte Parallelerfassung der Mitarbeiterstammdaten erforderlich ist. Insofern sind in diesen Veränderungsprozess nicht nur der Personalservice, sondern beispielsweise auch die Reisekostenstelle oder der Gebäude- und Raumservice mit eingebunden. Aber warum ist die Anwendung eines einheitlichen Verfahrens so wichtig? Die Anwendung eines integrierten Verfahrens ist zukünftig von wesentlicher Bedeutung, wenn wir beispielsweise an die Einführung der leistungsbezogenen Vergütung im Sinne des TVöD oder an die Verwaltungsstrukturreform denken. Die damit verbundenen Fragestellungen und Informationsanforderungen werden wir nur durch Einsatz eines integrierten Verfahrens lösen und vorhalten können, so dass wir hierdurch ein gutes Handwerkszeug entwickeln. Werdet ihr dadurch aber noch den Datenschutz gewährleisten können? Ja, Kristina, natürlich ist uns die Einhaltung des Datenschutzes dabei sehr wichtig. Jeder wird nur die Daten pflegen und sehen, die er oder sie für den jeweiligen Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich benötigt. Dies wird durch sogenannte benutzerdefinierte Zugriffs- 12

2 Integriertes Personalwirtschaftssystem für den Kreis Nordfriesland (Grafik des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe) Abrechnung (Modul Payroll) - Statistiken - leistungsbezogene Vergütung - Bescheinigungswesen/Workflow - Dokumentenmanagement - Historie/Simulationen Archiv Mitarbeiterportal Bewerberverwaltung (Modul Kandidat) - Verschlankung Ausschreibungsverfahren Reisekosten (Modul RESY) - Verwaltung und Zahlbarmachung - Integration Personalwirtschafts- System LOGA Auswertungen (Modul SCOUT) -Statistiken -Soll-Ist-Vergleiche stichtagsbezogen/ Historie Simulationen Personalentwicklung (Modul Progress) - Abgleich MA/Stelle- Anforderungsprofil; - gezielte Personalentwicklung - Führung auf Probe/Zeit Stellenplan (Modul PersInf) - Steuerungsinstrument - Anforderungsprofile - Dienst- u. Geschäfts- - verteilung - Stellenbeschreibung - Eingruppierungs- und Entgeltstruktur Personalbewertung (Modul AVANCE) - Leistungsbezogene Vergütung - leistungsbezogener Aufstieg - Leistungsprämien Ihr Dienstleister Kreis Nordfriesland Amt für Zentrale Dienste Zeitwirtschaft - integriertes Verfahren APG Arbeitszeitkonten - Doppik/ Rückstellungen Seminarverwaltung (Modul Educta) - Seminaran- u. abmeldungen/workflow Kostenplanung/ Budgetierung (Modul EtatPro) - Hochrechnung anhand Plan/Ist-Daten - Simulationen - Flexibilität HRMS (Human Ressources Management) 13

3 rechte gewährleistet. Dadurch entstehen individuelle Möglichkeiten und Standards, die wir noch gemeinsam definieren werden. Was ist nun konkret deine Aufgabe im Rahmen dieser Systemumstellung? Meine Aufgabe ist es, als Gesamtprojektleiterin die Einführung und Koordination der einzelnen Teilprojekte, wie sie im Schaubild dargestellt sind, beispielsweise Abrechnung, Stellenplan, Zeitwirtschaft oder Reisekosten sowie Personalentwicklung, erfolgreich umzusetzen. Dieses bedeutet eine sehr umfassende Vielfalt des Tätigkeitsbereiches, denn die Auswirkungen und Entscheidungen zu den einzelnen Teilmodulen müssen letztendlich mit dem Gesamtkonzept übereinstimmen. Und dann heißt es für mich, stets den Termin- und Projektplan im Auge zu behalten, damit wir die geplanten Meilensteine möglichst problemlos erreichen. Ergänzt wird das ganze Verfahren dann um die Schulungsveranstaltungen zu den einzelnen Fachthemen, damit die Kolleginnen und Kollegen im AZD durch fachkundige Dozenten des Kommunalen Rechenzentrums mit den LOGA-Systemfeinheiten vertraut gemacht werden. Werden denn nun alle Module, die die Übersicht zeigt, zum eingeführt? Nein, Kristina, das ist aufgrund der umfangreichen Vorarbeiten und Abstimmungen in den Teilprojektgruppen und der damit verbundenen Datenübernahmen nicht möglich. Unser erstes Ziel ist es, die Januar-Gehälter und - Besoldung mit»loga«auszuzahlen. Dann werden schrittweise die weiteren Module wie Stellenplan, Zeitwirtschaft, Personalkostenhochrechnung und Personalentwicklung/Seminarverwaltung sowie Reisekosten in den einzelnen Teilprojektgruppen ausgearbeitet und gemeinsam mit dem Kommunalen Rechenzentrum auf unsere Belange und Anforderungen gestaltet. LOGA-Schulung mit (v.l.n.r.) Sabine Schmidt, Ralph Thomsen und Geesche Knudsen aus dem ZFB Personalservice Das bedeutet, euer Projekt wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen? Wann wird es voraussichtlich abgeschlossen sein? Das Projekt hat laut Planung eine Gesamtlaufzeit von 2005 bis 2008; während dieser Zeit werden wir versuchen, die gerade genannten Module einzuführen. Durch wen wird die Personalsoftware»LOGA«vertrieben? Wir arbeiten mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe zusammen. Es handelt sich hierbei um einen kommunalen Zweckverband, der aus den drei Kreisen Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie 35 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten besteht. Das Kommunale Rechenzentrum ist ein erfahrener IT-Dienstleister, der für kommunale Anwender vielfältige Technologien bereithält und beispielsweise auf der Cebit 2005 mit einem E-Government-Preis im Bereich»Verwaltungsmodernisierung«ausgezeichnet wurde. 14

4 Musstet Ihr dafür alle Lizenzen und die Software beim KRZ einkaufen oder kann man so etwas auch leasen? Gerade in Zeiten leerer Kassen ist die Anschaffung eines (weiteren) Software-Paketes ja sicher sehr umstritten. Die Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum erfolgt anhand einer ASP- Lösung (Applikation-Service-Providing), d. h. wir werden webbasiert über Internettechnologie mit dem Rechenzentrum arbeiten und unsere Daten austauschen. Diese Datenleitung ist mehrfach verschlüsselt, wie es beispielsweise im Online-Banking eingesetzt wird, und so soll ein Missbrauch ausgeschlossen sein. Diese ASP-Lösung hat für uns den Vorteil, dass weder Lizenz- noch Wartungskosten anfallen und die finanzielle Abwicklung über sogenannte»monatliche Fallpauschalen«erfolgt. Insofern entstehen laufende Kosten, die nicht wesentlich höher sind als in dem bisherigen Verfahren, dafür werden wir aber auf ein wesentlich größeres Leistungsspektrum zurückgreifen können. Inwieweit bin ich selbst betroffen von dieser Systemumstellung? Kristina, im Moment wirst du wahrscheinlich kaum von der Systemumstellung betroffen sein. Die später angedachte Ausbaumöglichkeit eines Mitarbeiter- und Führungskräfteportals wird dann alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Kreis Nordfriesland betreffen. Was hast du mit dem Mitarbeiterportal gemeint? Das musst du mir noch mal näher erklären! Das will ich gerne tun. Wir haben im Rahmen der Führungsnachwuchskräfteförderung beim Kreis Nordfriesland eine Projektgruppe gebildet, die sich mit dem Thema»Ausbau eines Mitarbeiter- bzw. Führungskräfteportals«befasst. In dieser Projektgruppe sind aus dem Amt für Jugend, Familie und Soziales Malte Hansen, Sabine Petersen und Daniel Thomsen als Führungskraft sowie Günter Ullmann und ich gemeinsam mit unserem Ansprechpartner des Kommunalen Rechenzentrums, Herrn Wiedemeyer, dabei, unsere Anforderungen im Sinne»Portaltechnologie«zu definieren. Dabei haben wir jetzt schon festgestellt, dass es viele Möglichkeiten geben könnte, interne Abläufe zu digitalisieren. Ja, und wenn unser Förderantrag bewilligt werden sollte, dann werden wir ab 2006 so richtig loslegen können, um Bereiche der Personalentwicklung, aber beispielsweise auch Zeitmeldungen, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen usw. im Sinne der Portaltechnologie zu entwickeln. Dann möchte ich aber nochmals auf die Einhaltung des Datenschutzes zurückkommen. Wenn man von Portaltechnologie spricht, wie sieht es dann mit den vertraulichen Daten aus? Auch im Bereich der Portaltechnologie wird durch individuelle Zugriffsrechte gewährleistet, dass auch wirklich nur jeder das sieht und pflegt, was er wirklich in seinem jeweiligen Zuständigkeitsbereich an Rechten übertragen bekommen hat. Beispielsweise bei einem Mitarbeiter, der für die Pflege des Telefonverzeichnisses zuständig ist, wird es dann auch nur ein Zugriffsrecht auf diese entsprechende Maske geben; oder im Bereich der Portaltechnologie, wenn du jetzt einen Urlaubsantrag stellen möchtest, dann wirst du auch nur das Zugriffsrecht auf dein individuelles Zeitkonto also wie bisher auch erhalten. 15

5 Kannst du mir dafür ein Beispiel nennen? Ein gutes Beispiel ist die Zeitmeldung, beispielsweise ein Urlaubsantrag. Im bisherigen Verfahren wirst Du vermutlich deinen Antrag auf Papier ausdrucken, deine Vertretung persönlich um Unterschrift bitten und anschließend deinen Abteilungsleiter um Zustimmung fragen. Damit der Abteilungsleiter dann die Urlaubsplanung der Abteilung im Blick behält, trägt er den Zeitraum wahrscheinlich in eine (Excel-)Liste ein... und der Antrag gelangt dann schließlich zwecks Erfassung zu der jeweiligen Zeitbeauftragten. In Zukunft könnte dieser»prozess«durch Einsatz eines Mitarbeiterportals digitalisiert werden, d.h. deinen Antrag gibst du in der Zeitwirtschaft ein, anschließend erscheint er als E- Mail bei deiner Vertretung; bei Zustimmung der Vertretung geht der Antrag dann online zu deiner Abteilungsleitung weiter, ohne dass du weitere Wegezeiten dafür aufwenden musst. Nachdem die Abteilungsleitung dann auch»digital«zugestimmt hat, fließen die Daten direkt in die Zeitwirtschaft ein und sind anhand einer maschinellen Urlaubsliste sofort verfügbar, ohne dass hierfür weitere manuelle Eintragungen bzw. zusätzliche Erfassungen durch die Zeitbeauftragte erforderlich sind. Was bringt dir am meisten Spaß an deinem Job? Das, was an dieser Aufgabe wahnsinnig viel Spaß bringt, ist, dass dieser Bereich der Projektarbeit sehr vielseitig ist und es einen großen gestalterischen Spielraum gibt. Dadurch, dass wir Pilotanwender in Schleswig-Holstein sind, haben wir viele Möglichkeiten, unsere Anforderungen zu definieren und diese innerhalb des Systems umzusetzen. Wir»stricken«quasi unser Personalwirtschaftssystem anhand unseres Bedarfes und werden dabei durch das Rechenzentrum in der Umsetzung gut unterstützt. Natürlich ist dieses derzeit für uns im gesamten Personalservice mit sehr viel Arbeit verbunden und ich würde mir wünschen, dass mehr Freiraum bleiben könnte, um einzelne Meilensteine auch mal zu»feiern«. Derzeit haben wir aufgrund des engen Terminplanes für die erste Gehaltsabrechnung in LOGA und die Planung der weiteren Module Stellenplan, Zeitwirtschaft und Personalentwicklung sehr viele parallele»baustellen«, so dass ich abends oft das Gefühl habe, mal wieder einen Tag als»feuerwehr im Kreishaus«beendet zu haben. Aber das wird sich bestimmt ab 2006 ändern... Das war ja wirklich sehr interessant, ich bin schon gespannt, wie ihr dieses Verfahren im nächsten Jahr weiterentwickeln werdet. Vielen Dank für das Gespräch! Die Fragen stellte Kristina Hartwig. 16