Leitfaden für Banken zur Eingabe von Aktionärsdaten in CASCADE-RS

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1 Leitfaden für Banken zur Eingabe von Aktionärsdaten in CASCADE-RS Die Gebührenverordnung regelt Erstattungsanspruch für die Übermittlung von Aktionärsdaten an die Aktienregister. Für ungeeignete (insbesondere unvollständige oder fehlerhafte) Daten besteht jedoch kein Erstattungsanspruch gem. Gebührenverordnung 3 Abs. 2. Inhalt: 1. Allgemeine Hinweise 2. Juristische Personen und Personengesellschaften 3. Natürliche Personen und Personengemeinschaften 1. Allgemeine Hinweise Vorbemerkung: In Sonderfällen und bei Sonderaktionen werden die Banken gebeten, sich mit den Registerführern in Verbindung zu setzen. Dies gilt insbesondere im Vorfeld von Bestandsmigrationen zur Absprache einer gemeinsamen Vorgehensweise zwischen Banken, CBF und Registerführer. - Verwendung der passenden Vorgangsart - Umschreibung des Vorgangstyps 2 ( Sonstige nicht aus Kauf ) nicht als Standard - Nutzung der Vorgangsart Depotübertrag bei Übertrag Hauptbestand zu Hauptbestand - Aktionärsdatenänderung nur dann, wenn Identität des Aktionärs unverändert ist (z.b. Adressänderung, Berichtigung, Nachmeldung usw.) - Nutzung des korrekten Vorgangstyps bei Kapitalmaßnahmen (z.b. Ersteintragung, Optionsausübung) - Netting (Umschreibung, Aktionärsdatenänderungen) - Keine Mehrfachmeldungen innerhalb eines Tages für ein Depotkonto Vorgänge gleicher Art sollen aus Kostengründen zusammengefasst werden. - Vollständigkeit der Daten - Alle notwendigen Namensbestandteile angeben, das sind: Nachname, Vornamen, Titel, Namenszusätze - bei ausreichender Feldlänge: Ausschreiben von Vornamen und Nachnamen Seite 1 von 18

2 - Vollständige, zustellbare (Straße bzw. Postfach, Postleitzahl, Ort) auch bei ausländischen n Hinweis: ADEUS Aktienregister-Service-GmbH und registrar services GmbH arbeiten mit AZ Strada/Bertelsmann - Keine Verwendung von Sonderzeichen wie #, x, $ etc. bei Pflichtfeldern - Korrekte Befüllung der Felder - Kein Postfach im Feld für den Straßennamen (Inland) - Nicht standardmäßig: c/o in NAME1 der Empfängerdaten - Keine (unnötigen) Sonderzeichen bei Privatpersonen ( + &, ) in den Namenszeilen - korrekte Aktionärsnummer (wird bei vorhandenem Wertpapier-Besitzer meist von CBF zugesteuert) - kein Fremdbesitz-Land mit Schlüssel '99'' - keine überflüssige Meldungen - Keine Aktionärsdatenänderungen ohne neue aktienregisterrelevante Informationen (Aktionärsdatenänderungen sind: Name, Titel, Anrede/Geschlecht, Staatsangehörigkeit/Unternehmenssitz,, Geburtsdatum) - Keine Lieferung von Empfängerdaten, die identisch mit Aktionärsdaten sind (Name, ) Hinweis des Registerführers: Bei Vorgängen, deren Bearbeitung nicht den allgemeinen Hinweisen enstprechen, behält sich der Registerführer die Kürzung des Erstattungsanspruchs gem. Gebührenverordnung sowie der anteiligen Clearstreamkosten vor. Seite 2 von 18

3 2. Juristische Personen und Personengesellschaften (Personenart = J) - Pflichtfelder bei jur. Personen sind: Personenart Name Unternehmenssitz (Nationalität) Straße, Hausnummer, oder Postfach, Ort, PLZ, für Ausland: auch ausl. PLZ / Postland Fremdbesitz / Fremdbesitzbranche / Fremdbesitzland - Kann-Feld Gründungsdatum Branchen-Kennzeichen - Allgemeine Hinweise - Namensfelder der Reihe nach befüllen, d.h. zuerst Namenszeile 1, dann Namenszeile 2 und ggf. Namenszeile 3. - Kein Empfänger mit c/o oder z. Hd. in der Namenszeile des Aktionärs angeben; Post- Empfängerangaben und adresse in die Versandadresse eintragen. - wenn Aktionär und Post-Empfänger identisch: keine zusätzliche Versandadresse angeben. Nur bei einer wirklich abweichenden ist dies in die Versandadresse einzutragen. - zur Angabe der Nationalität: Unternehmenssitz als Sitz der rechtlichen Wirtschaftseinheit bzw. des beherrschenden Unternehmens und nicht der Filiale oder Betriebsstätte. - Feld Geburts-/Gründungsdatum : bei juristischen Personen Gründungsdatum, sofern vorhanden, kein Kontoeröffnungsdatum etc. - Branchenkennzeichen und Branche: keine Meldung mit Branchenkennzeichen 99; Vergabe gem. Liste Branchenkennzeichen der CBF für juristische Personen: Clearstream Kennzeichen in Aktienregistern Unternehmen der gewerbl. Wirtschaft Investmentgesellschaften Organisationen o. Erwerbscharakter Öff. Haushalte (Geb.Kö./Soz.Vers-tr.) Versicherungsunternehmen Kreditinstitute Pensionsfonds u. sonstige Fonds Zentralverwahrer o. Clearingstellen sonst. juristische Personen Seite 3 von 18

4 - für Fonds/Fondsgesellschaften: - zuerst Angabe der Fondsgesellschaft bzw. des Hauptfonds und darunter Name des Einzelbzw. Unterfonds (i. d. R. eine spezielle Bezeichnung für einen Fonds) - Zusätze wie z. B. "gesperrt gem. 5 KAG" oder die "Depotnummer" dürfen nicht eingetragen werden. - Alle Vorgänge für Fondsgesellschaften und deren Fonds sind Eigenbesitz und als solcher auch zu kennzeichnen. - bei Fremdbesitz: - Hält die juristische Person i. d. R. ein Kreditinstitut, die Aktien als Fremdbesitz, so ist das Mussfeld Fremdbesitz mit ja zu belegen. Im Aktionärsregister muss schon aus rechtlichen Gründen Fremdbesitz getrennt vom Eigenbesitz unter einer eigenen Aktionärsnummer geführt werden. Hinweis: Die konsequente Unterscheidung von Eigen- und Fremdbesitzvorgängen ist zwingend erforderlich. Beispiele: Juristische Person, Versand an juristischen Firmensitz Personenart: J (J= juristische Person / N= natürliche Person) Mayer Büro und Gebäudetechnik GmbH Gründungsdatum: Anrede: 9 Angaben juristische Person Branchen-KZ: Unternehmenssitz: gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Testweg Hamburg Seite 4 von 18

5 Juristische Person, Versand an Postfach Personenart J (J= juristische Person / N= natürliche Person) Müller AG Gründungsdatum: Anrede: 9 Angaben juristische Person Branchen-KZ: Unternehmenssitz: gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Nebenstr Hamburg Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: 1 = Versandadresse Müller AG Strasse: Hamburg Seite 5 von 18

6 Juristische Person, Versand z. H. Postempfänger Personenart: J (J= juristische Person / N= natürliche Person) Gründungsdatum: Anrede: 9 Schulze Gesellschaft für Kommunikationsmedien GmbH Angaben juristische Person Branchen-KZ: Unternehmenssitz: gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Industrie Str Hamburg Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: 1 = Versandadresse Schulze Gesellschaft für Kommunikationsmedien GmbH z. H. Frau Meyer Strasse: Industrie Str Hamburg Seite 6 von 18

7 Juristische Person, Fonds Personenart: J (J= juristische Person / N= natürliche Person) Test Investmentfonds GmbH XYZ Euro Fonds 2007 Gründungsdatum: Anrede: 9 Angaben juristische Person Branchen-KZ: Unternehmenssitz: gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Hauptstr Hamburg Fremdbesitz: Fremdbesitz Kategorie: Fremdbesitz Land: N (N= nein) Seite 7 von 18

8 Juristische Person, Kreditinstitut Personenart: J (J= juristische Person / N= natürliche Person) Musterbank AG Gründungsdatum: Anrede: 9 Angaben juristische Person Branchen-KZ: gem. Clearstream Schlüssel (110) Unternehmenssitz: Strasse: Mittelstr Hamburg Fremdbesitz: Fremdbesitz Kategorie: Fremdbesitz Land: J= ja / N= nein 25 ( 25= Sonst. jur. Person / 26= Sonst. nat. Person) Seite 8 von 18

9 3. Natürliche Personen und Personengemeinschaften (Personenart = N) - Pflichtfelder bei nat. Personen und Personengemeinschaften sind: Personenart Name Geburtsdatum Anrede/Geschlecht Staatsangehörigkeit/Unternehmenssitz (Nationalität) Ort, PLZ, Straße, Hausnummer oder Postfach, für Ausland: auch ausl. PLZ, Postland - Kann-Feld Branchen-Kennzeichen Titel, wenn vorhanden Geburtsname - Allgemeine Hinweise - Keine Verwendung von Sonderzeichen wie o, &,, oder +. - Keine Angabe einer Depotnummer, auch wenn die Versandadresse auf eine Bank lautet. - Keine oder - Eintragungen es soll und stehen. Sollte bei mehreren Namen der Platz nicht ausreichen, kann und mit u. abgekürzt werden. - Keine Abkürzung von Namen. Namen sind auszuschreiben. Nicht Alo. für Alois oder Vero für Veronika oder Geli für Angelika. - Namensfelder der Reihe nach befüllen, dabei ist Namenszeile 1 = Nachname, Namenszeile 2 = Vorname/n In Extremfällen z.b. bei Personengemeinschaften mit Doppelnamen Namensfelder der Reihe nach befüllen, d.h. zuerst Namenszeile 1, dann Namenszeile 2 und ggf. Namenszeile 3 - Menüpunkt Anrede führt zu folgenden Auswahlkriterien: 1 (Herr) und 2 (Frau) Natürliche Person (Einzelperson) 8 (Personengemeinschaften) Personengemeinschaften (mehrere Personen); - Feld "Geburtsdatum" Eingabe des Geburtsdatum der jeweiligen Person; bei Personengemeinschaften: Angabe des Geburtsdatums einer beteiligten Person. Nicht zulässig sind: Eheschließungsdatum, Kontoeröffnungsdatum etc. - Branchenkennzeichen und Branche: Vergabe gem. Liste Branchenkennzeichen der CBF für natürliche Personen: Clearstream Kennzeichen in Aktienregistern Erbengemeinschaften Mitarb./pens. Mitarb. d. Emittenten sonst. natürl. Personen/Personengemeinschaften Seite 9 von 18

10 - wenn Aktionär und Post-Empfänger identisch keine zusätzliche Versandadresse angeben. Nur bei einer wirklich abweichenden ist dies in die Versandadresse einzutragen. (Ausnahme gesetzliche Vertreter) - bei minderjährigen Aktionären eintragen des gesetzlichen Vertreters in die Versandadresse. Zusätze wie mdj. oder gvd. müssen nicht angegeben werden. - bei Nachlässen, Erbengemeinschaften, Vermögensverwaltungen, GbR s, Investmentclubs etc.: Eintrag des Empfangsberechtigten in die Versandadresse. - Namenszusätzen und Adelstitel sind anzugeben - Grundsätzlich ist zur Angabe des Titels das Titel-Feld zu verwenden. Bei Personengemeinschaften Angabe des Titels beim Vornamen der Person, die den Titel führt. Es muß immer erkenntlich sein wer den Titel führt. - Namenszusätze wie von sind vor dem Nachnamen einzutragen, nur falls der Platz nicht ausreichend ist, bei Extremfällen: von nach dem Vornamen eintragen - Adelstitel, wie z.b. Baron, Gräfin sind ebenfalls vor dem Nachnamen einzutragen, nur falls der Platz nicht ausreichend ist, bei Extremfällen: Adelstitel nach dem Vornamen eintragen - Bei Umzug ins Ausland nicht automatisch Änderung der Nationalität Beispiele: Natürliche Einzelperson, Versand an jur. Wohnort Meyer Susanne Anrede: 2 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Angaben natürliche Person Titel: Dr./ Dipl.-Ing./ Prof. etc. Geburtsname: Schulze Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: Musterdorf gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Hauptstr Hamburg Seite 10 von 18

11 Nat. Einzelperson, Versand an abweichenden Empfänger Mustermann Max Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 1 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Dr./ Dipl.-Ing./ Prof. etc. Musterdorf gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Musterstraße Hamburg Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: Strasse: Hauptstr. 3 Claudia Musterempfänger München Seite 11 von 18

12 Natürliche Einzelperson, Versand an Arbeitsplatz Mustermann Max Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 1 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Dr./ Dipl.-Ing./ Prof. etc. Musterdorf gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Musterstraße München Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: Strasse: Hauptstr. 3 c/o Meyer Gebäudetechnik AG München Seite 12 von 18

13 Natürliche Einzelperson, mdj, Versand an ges. Vertreter Baumann Claire Gründungsdatum: Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 2 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Musterdorf 26 sonst. nat. Person (gem. Clearstream Schlüssel) Strasse: Bärenweg Hamburg Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: Strasse: Bärenweg 1 Peter und Claudia Baumann Hamburg Seite 13 von 18

14 Natürliche Einzelperson mit Adelstitel Versand an jur. Wohnadresse Baronin von Offenbach Elisabeth Maria Franziska Extremfall nat. Einzelperson mit Adelstitel Versand an jur. Wohnadresse von Musterhausen und Musterbergen Elisabeth Maria Franziska Freifrau Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 2 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Dr./ Dipl.-Ing./ Prof. etc. Musterdorf gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Musterstraße München Seite 14 von 18

15 Personengemeinschaft gleicher Name, Versand an jur. Wohnadresse Mustermann Claudia und Peter Personengemeinschaft ungleiche Namen Versand an jur. Wohnadresse Max Schmidt Susanne Müller und Extremfall Personengemeinschaft ungleiche Namen Versand an jur. Wohnadresse Maria-E. Fernandez-Garcia-Wassermann Hans-Jürgen P. B. Wassermann und Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 8 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Dr./ Dipl.-Ing./ Prof. etc. Musterdorf gem. Clearstream Schlüssel Strasse: Musterstraße München Seite 15 von 18

16 Personengemeinschaft GbR Versand an Postempfänger Mustermann GbR Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 8 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) (nur bei UniCredit Geburtsort einer beteiligten Person) 26 sonst. nat. Person (gem. Clearstream Schlüssel) Strasse: Musterweg München Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: Peter Musterempfänger Strasse: Musterweg München Seite 16 von 18

17 Personengemeinschaft Investmentclub Versand an Postempfänger Investmentclub die besten DAX- Investoren der Welt Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 8 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) 26 sonst. nat. Person (gem. Clearstream Schlüssel) Strasse: Querweg Frankfurt Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: Max Müller Strasse: Querweg Frankfurt Seite 17 von 18

18 Personengemeinschaft Erbengemeinschaft Versand an Postempfänger Müller Peter und Maria und Claudia Erbengemeinschaft Anrede: Angaben natürliche Person Titel: Geburtsname: Geburtsort: Nationalität: Berufs-KZ: 8 (1= Herr / 2= Frau / 8= Personengemeinschaft) Dr./ Dipl.-Ing./ Prof. etc. 13 Erbengemeinschaft (gem. Clearstream Schlüssel) Strasse: Feldweg Frankfurt Falls Versand-/Vollmachtsadresse Felder folgendermaßen befüllen: Versand-/Vollmachtsadresse: Peter Müller Strasse: Feldweg Frankfurt Seite 18 von 18