Aktivierung und Beratung

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1 Kontaktdichtekonzept Aktivierung und Beratung Weisung zur Kontaktdichte Rahmenbedingungen Kontaktdichte Fachaufsicht 1

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3 Inhaltsverzeichnis 1. Präambel / Einleitung Ausgangslage und Ziele Ausgangslage Ziel Rahmenbedingungen Geltungsbereich Definition Kontakt Begriff und Dauer Inhalte des Kundenkontaktes Umsetzung Grundsatz Zeitansatz je Gespräch Anzahl der Gespräche je Woche Kontaktdichte für U Vermittlung U Fallmanagement U Kontaktdichte für Ü Vermittlung Ü Fallmanagement Ü Kontaktdichte für spezialisierte Teams Team 765 Selbständige Team 766 schwerbehinderte Menschen / Rehabilitanden Mögliche weitere spezialisierte Teams Ausgefallene Termine Ausnahmen Dokumentation in VerBIS Ausgewogene Verteilung im Team Fachaufsicht Überprüfung der Einhaltung der Kontaktdichte Fragen / Themenkomplexe im Rahmen der Fachaufsicht Schlussbestimmungen Inkrafttreten Evaluation Gremien

4 1. Präambel / Einleitung Integration in Ausbildung und Arbeit ist die vorrangige Aufgabe im Vermittlungsgeschäft. Zur Umsetzung dieser Aufgabe ist ein regelmäßiger Kontakt zu den Kundinnen und Kunden des Jobcenters Berlin Pankow unerlässlich. Je nach persönlicher Situation ist dieser Kontakt anders zu gestalten. Die vorliegende Weisung stellt die Anforderungen an die Mindestkontaktdichte dar. Um eine gute Umsetzung dieses Konzeptes zu gewährleisten, ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Teamleitung und Team erforderlich. Dabei ist gegenseitiges Feedback unerlässlich. 2. Ausgangslage und Ziele 2.1. Ausgangslage Mit dem 4-Phasen-Modell der Integrationsarbeit wurde im Jahr 2009 ein bundesweit einheitlicher Referenzprozess eingeführt, an dem sich das Handeln der Integrationsfachkräfte in den Kernprozessen der Integrationsarbeit orientiert. Kerngedanke dieses Prozesses ist die Transparente Beschreibung vermittlungsrelevanter Handlungsbedarfe und die daran anknüpfende Auswahl und Gestaltung zielgerichteter Integrationsstrategien. Das 4-Phasen-Modell der Integrationsarbeit bildet insofern die Grundlage für individuelle und an den Anforderungen des jeweiligen Einzelfalls auszurichtende Integrationsprozesse und damit auch für die konkrete Festlegung des Zeitpunkts und der Häufigkeit von Kundenkontakten Ziel Mit dem vorliegenden Konzept werden Mindestanforderungen an die Anzahl von Kundenkontakten bei der Durchführung des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit definiert. Sie bilden den Ausgangspunkt für die Ausgestaltung und Weiterentwicklung der dezentralen Kontaktdichtekonzepte. Damit werden die nachfolgenden Ziele verfolgt: Verbesserung der Dienstleistung gegenüber der Kundin / dem Kunden: Die Einhaltung einer Mindestzahl qualifizierter Kundenkontakte verbessert die Intensität der individuellen Kundenbetreuung und ermöglicht eine konsequente Umsetzung der gewählten Integrationsstrategie. Verbesserung der Zielerreichung im Aufgabengebiet Integration und Beratung: Im Hinblick auf das operative Gesamtergebnis des Jobcenters Berlin Pankow wird mit der Sicherstellung einer kontinuierlichen Kundenbetreuung von einer Schlüsselfunktion zur Steigerung der Zielerreichung Gebrauch gemacht. Schaffung von Transparenz über Intensität und Schwerpunktsetzung: Fach- und Führungskräfte erhalten ein zusätzliches Mittel der Steuerung der Integrationsarbeit über alle Profillagen hinweg. 4

5 3. Rahmenbedingungen 3.1. Geltungsbereich Die nachfolgenden Mindestkontaktdichten betreffen die Integrationsarbeit mit allen erwerbsfähigen Hilfebedürftigen im Sinne des SGB II, die nach dem 4-Phasen-Modell betreut werden, beziehen sich auf den Gültigkeitszeitraum einer Eingliederungsvereinbarung gemäß 15 Abs. 3 SGB II schließen sowohl Erst- und Folgegespräche ein Definition Kontakt Begriff und Dauer Als Kontakt im Sinne dieses Konzeptes gilt die persönliche Vorsprache der Kundin / des Kunden bei der Integrationsfachkraft mit dem Ziel der Erarbeitung bzw. Umsetzung und Nachhaltung des individuellen Integrationsplans nach Maßgabe des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit. Telefonische Kontakte können ebenso genutzt werden, soweit dies im Einzelfall zielführend ist. Dabei sind die Standards für die Inhalte einer qualifizierten Beratung zu beachten. Die regelmäßige Dauer des Kundenkontaktes wird durch die Dienststelle festgelegt. Einzelfallbezogene Festlegungen trifft die zuständige Integrationsfachkraft Inhalte des Kundenkontaktes Zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Erst- und Folgegespräche sind die Checklisten des 4-Phasen-Modells zu beachten. Reine Informationsweitergabe ohne beratenden Charakter entspricht nicht dem Standard einer qualifizierten Beratung und ist auch nicht als solche zu dokumentieren. 4. Umsetzung 4.1. Grundsatz 60% der individuellen Arbeitszeit sind im IB-Bereich als Beratungszeit zu nutzen. Zur Realisierung der Beratungszeit sind auch Zeiten außerhalb der üblichen Öffnungszeiten zu nutzen Zeitansatz je Gespräch Mit Blick auf die individuellen Gesprächsanlässe wird es keine Vorgabe für die Dauer von Erstund Folgegesprächen geben. Grundlage für die Betrachtung ist jedoch, dass die Anzahl der Folgegespräche deutlich höher ist, als die der Erstgespräche. Für die Konzeption dieses Konzeptes ist daher eine durchschnittliche Dauer von 55 Minuten je Gespräch zugrunde gelegt worden. 5

6 Die individuelle Nutzung dieser Zeit und die damit verbundene Planung der Gespräche obliegt den Integrationsfachkräften. Dabei ist darauf zu achten, dass voraussichtlich kurze und voraussichtlich längere Beratungen so eingeplant werden, dass das angestrebte Volumen an Gesprächen in der Woche erreicht wird. Die Beratungsgespräche im Rahmen der Präsenzvermittlung zählen bei Umsetzung des Beratungsansatzes ebenfalls als Kontakt Anzahl der Gespräche je Woche Bei Berücksichtigung von 60% der Arbeitszeit als Beratungszeit ergibt sich für eine Vollzeitkraft daraus folgender Schlüssel: 39 Std.: 23,4 Std. Beratungszeit Beratungen je Woche 40 Std.: 24,0 Std. Beratungszeit 26 Beratungen je Woche 41 Std.: 24,6 Std. Beratungszeit Beratungen je Woche Davon sind bei Vollzeit mindestens 22 Termine für Einladungen im Sinne der Mindestkontaktdichte zu nutzen. Die Regelung zur Anzahl der Termine gilt auch für Personen in Telearbeit. Grundlage für die Berechnung ist ausschließlich die wöchentliche Arbeitszeit. Bei Teilzeit reduziert sich das Gesprächsvolumen und die Anzahl der terminierten Einladungen entsprechend (s. Berechnungstool in der Anlage). Für das Fallmanagement kann sich eine andere Anzahl an Beratungen je Woche ergeben, da hier teilweise länge Gespräche zu führen sind. Daher ist für das Fallmanagement die Umsetzung der Kontaktdichte ausschlaggebend. Bei der Umsetzung der Einladungen und Gespräche soll die notwendige Kontaktdichte in den Integrationsprognosen als Entscheidungsgrundlage herangezogen werden. Die konkrete Umsetzung der wöchentlichen Kontakte hinsichtlich der Kundenstruktur liegt dabei im Ermessen der Integrationsfachkraft Kontaktdichte für U Vermittlung U25 Die Integrationsfachkräfte des U25-Bereiches führen bei arbeitslosen und arbeitsuchenden Kundinnen und Kunden mindestens ein Beratungsgespräch im Monat durch, unabhängig der festgestellten Integrationsprognose. Bei Kundinnen und Kunden mit dem Status nicht gesetzt in der Integrationsprognose Z ist alle 6 Monate und in der Integrationsprognose I alle 12 Monate ein Beratungsgespräch umzusetzen. Kundinnen und Kunden, die aufgrund des Eintrages mangelnde Verfügbarkeit im Lebenslauf den Status nicht gesetzt erhalten haben, werden monatlich erneut per schriftlicher Einladung zur Beratung eingeladen. 6

7 Fallmanagement U25 Im Konzept Lokale Umsetzungsstrategien des beschäftigungsorientierten Fallmanagement im Jobcenter Berlin Pankow wurden mindestens 10 Kontakte im Jahr, die nicht länger als 2 Monate auseinanderliegen, verankert. Somit sind im beschäftigungsorientierten Fallmanagement U25 alle 4-6 Wochen Beratungsgespräche durchzuführen Kontaktdichte für Ü Vermittlung Ü25 monatliche Kontaktdichte ( Kontaktart ausschließlich persönlich) bei: o Neukunden im Sinne des Neukundenprozesses (ohne I und Z) für die ersten 6 Monate nach Antragstellung im Jobcenter Berlin Pankow o Übertrittsrisiko LZA Arbeitslosigkeit 6 bis unter 12 Monate bis zur Integration in den 1. Arbeitsmarkt oder zum Übertritt in LZA o Kundinnen und Kunden im Absolventenmanagement bei Maßnahmen länger als 92 Tage dreimonatige Kontaktdichte ( Kontaktart ausschließlich persönlich) bei: o marktnahen Kundinnen und Kunden (außer mit engerer Kontaktdichte) o nicht marktnahen Kundinnen und Kunden (außer mit engerer Kontaktdichte) sechsmonatige Kontaktdichte bei: o I Kundinnen und Kunden o Z Kundinnen und Kunden Fallmanagement Ü25 Im Fallmanagement ist alle 4-6 Wochen eine Beratung durchzuführen. Dabei sind die für den Kunden anstehenden Aufgaben zu berücksichtigen Kontaktdichte für spezialisierte Teams Team 765 Selbständige Die Kontaktdichte für die Kundengruppe STA und STC ist im Konzept Selbständige zu entnehmen. Für die Kundengruppe STB ist die die Kontaktdichte der IuB-Teams anzuwenden Team 766 schwerbehinderte Menschen / Rehabilitanden Für das Team 766 ist die Kontaktdichte der IuB-Teams anzuwenden, mit der Ausnahmen, dass bei Vorliegen einer SB und den Handlungsstrategien mit gesundheitliche Einschränkungen auch ein telefonischer bzw. schriftlicher Kontakt möglich ist Mögliche weitere spezialisierte Teams Die Kontaktdichte wird im jeweiligen Spezial-Konzept geregelt Ausgefallene Termine Wenn Termine ausfallen, da Kundinnen und Kunden nicht zum Gespräch erscheinen, so ist diese Zeit für telefonische Beratungen, Kundinnen und Kunden mit spontanem Anliegen und zur Übernahme von Terminen für nicht anwesende Kolleginnen und Kollegen zu nutzen. Damit wird sichergestellt, dass die Anzahl der vorgegebenen Kundenberatungen je Woche erreicht wird. 7

8 4.8. Ausnahmen Mit Blick auf externe Faktoren (z.b. sich verändernde Kundenströme) und interne Faktoren (z.b. notwendige Schulungen) kann eine Situation eintreten, in der dieses Konzept nicht voll umsetzbar ist. Sollte eine solche besondere Situation eintreten, so wird dies im Rahmen der Nachhaltung / Fachaufsicht berücksichtigt und entsprechend gewertet Dokumentation in VerBIS Für die Berechnung des letzten Kontaktes durch eine Vermittlungs- bzw. Beratungsfachkraft sind mehrere Vermerktypen zulässig. Diese werden in der Anlage dargestellt. Diese Anlage wird bei Veränderungen in VerBIS aktualisiert Ausgewogene Verteilung im Team Bei der Verteilung der Kundinnen und Kunden im Team ist mit Blick auf das Kontaktdichtekonzept durch die Teamleitungen eine gleichmäßige Belastung sicherzustellen. Dabei kann im Einzelfall im Rahmen einer anders lautenden Absprache im Team abgewichen werden. 5. Fachaufsicht 5.1. Überprüfung der Einhaltung der Kontaktdichte Die Teamleitungen halten über VerBIS und Auswertung DQV-IuB nach, dass die Kontaktdichte/Anzahl der wöchentlichen Kundenberatungen eingehalten wird. Dabei ist in Stichproben der Vermerk in VerBIS zu prüfen (entspricht der Inhalt den Anforderungen an eine qualifizierte Beratung). Bei Situationen, die ggf. das Einhalten der Kontaktdichte vorübergehend gefährden könnten, ist dies mit der Bereichsleitung rechtzeitig zu kommunizieren Fragen / Themenkomplexe im Rahmen der Fachaufsicht Kontaktdichte-Prozessstart von Neukunden Fand das Erstgespräch innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Alo-/Asu-Meldung statt? Wurde ein schneller Prozessstart ermöglicht? Einhaltung der Kontaktdichte bei Bestandskunden Wurden beim qualifizierten Kontakt im Prüfzeitraum die vorgesehenen Mindestvorgaben eingehalten? Waren Gründe für die Abweichungen zum Konzept erkennbar? 8

9 6. Schlussbestimmungen 6.1. Inkrafttreten Die Änderung zur Weisung zur Kontaktdichte im Jobcenter Berlin Pankow tritt mit Wirkung zum in Kraft und ist zunächst befristet bis zum Evaluation Das Konzept wird jährlich evaluiert Gremien Die Gremien wurden beteiligt 9

10 Anlage: Übersicht zu Vermerktypen 10