Geschäftsanweisung Neukundenprozess im Jobcenter im Landkreis Nienburg 03/2014

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1 Geschäftsanweisung Neukundenprozess im Jobcenter im Landkreis Nienburg 03/2014 Die Geschäftsanweisung Neukundenprozess regelt die Abläufe für Neukunden im Sinne der Mindeststandards innerhalb des Jobcenter im Landkreis Nienburg [Geben Sie Text ein] \\Dst.baintern.de\dfs\277\Ablagen\D27718-Jobcenter- Nienburg\04_interne_Dienstleistung\Informationen_Weisungen\Geschäftsanweisungen

2 Impressum Jobcenter im Landkreis Nienburg Verdener Str Nienburg GF II Frau Guthardt 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Ausgangslage und Ziel Ausgangslage Zielsetzung Neukundenprozess Prozessdarstellung Neukundenprozesse in Nienburg Erläuterung Neukundenprozess Kundentresen Eingangszone Definition Neukunde Aufgaben des Kundentresens Eingangszone / Kundenbüro / Auswegberatung Anspruchsvorprüfung Datenerfassung zpdv / VerBIS Antragsausgabe Terminvergabe Administrative Aufgaben Zuständige persönliche Ansprechpartner (pap) Terminiertes Erstgespräch im Bereich Ü Erstgespräch im Bereich U Leitfaden Erstberatung Dokumentation zuständige/r Mitarbeiterin/Mitarbeiter Leistungsgewährung Terminierte Antragsannahme Antragsbearbeitung Dokumentation Sachbearbeitung Leistungsgewährung Postalische Antragstellung Vordrucke und Arbeitshilfen Vordruck Anmeldebogen Arbeitsvermittlung Vordruck Terminhinweis Vordruck Laufzettel Neuantragstellung Alg II Vordruck Mitwirkungsschreiben_Checkliste Vordruck Checkliste

4 4.6. Berechnungshilfe Vordruck Mitwirkungsschreiben_fehlende_Unterlagen Vordruck Verzichtserklärung Berechnung der Mindeststandards Inkrafttreten

5 1. Ausgangslage und Ziel 1.1. Ausgangslage Aufgabe der Grundsicherung ist es, jeden erwerbsfähigen Leistungsberechtigten (elb) qualifiziert, umfassend und entsprechend seiner individuellen Bedürfnisse mit dem Ziel der Eingliederung in Arbeit und / oder Ausbildung zu unterstützen sowie die Leistungserbringung rechtmäßig und zeitnah zu gewährleisten. In allen Geschäftsstellen des Jobcenter im Landkreis Nienburg gab es auch bisher einen strukturierten jedoch nicht dokumentierten Neukundenprozess. Diese unterschieden sich an allen Standorten in den Abläufen und Prozessen als auch in den verwendeten Arbeitsmitteln. Einheitliche Standards, die Orientierung für Mitarbeiter/Innen und Kunden bieten, wurden bisher nicht definiert. Die in dieser Geschäftsanweisung beschriebenen Abläufe und die dargestellten Arbeitsmittel sind gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Teams und Bereichen des Jobcenter im Landkreis Nienburg entwickelt worden Zielsetzung Ziel dieser Geschäftsanweisung ist es, für alle Kunden des Jobcenter im Landkreis Nienburg einen strukturierten Neukundenprozess zu definieren. Für die Kolleginnen und Kollegen des Jobcenter im Landkreis Nienburg soll diese Geschäftsanweisung als Leitfaden für den Neukundenprozess gelten, Orientierung bieten und Handlungssicherheit gewährleisten. Des Weiteren sollen Doppelarbeiten minimiert und die Belastungssituation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reduziert werden. Durch die Geschäftsanweisung wird eine eindeutige Aufgabenverteilung definiert, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten werden konkret dargelegt. Außerdem sollen die hier definierten Standards die Geschäftsstellen des Jobcenter im Landkreis Nienburg bei der gemeinsamen Zielerreichung der Qualitätsstandards unterstützen (siehe folgende Darstellung). 5

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7 2. Neukundenprozess 2.1. Prozessdarstellung Neukundenprozesse in Nienburg _Soll_Prozess e.pdf 2.2. Erläuterung Neukundenprozess Kundentresen Eingangszone Definition Neukunde Folgende Kunden werden in den Neukundenprozess einbezogen Kunden mit einer Unterbrechung des Leistungsbezugs in A2LL von mehr als 182 Tagen Zuzüge aus optierenden kommunalen Trägern der Grundsicherung Aufgaben des Kundentresens Die Neukunden sind durch die Kolleginnen und Kollegen am Kundentresen zu identifizieren. An dieser Stelle erfolgen die Klärung des Anliegens (Neuantragstellung), die Prüfung der regionalen Zuständigkeit der Geschäftsstelle sowie die Weiterleitung an die Eingangszone / Kundenbüro Eingangszone / Kundenbüro / Auswegberatung Anspruchsvorprüfung Zunächst ist zu prüfen, ob ein voraussichtlicher Leistungsanspruch gegeben ist. Hierzu sind sämtliche BG-Mitglieder zu identifizieren und auf dem Laufzettel Neuantragstellung Alg II (3.3.) zu dokumentieren die Zugangsvoraussetzungen des Ausländerrechts zu prüfen eine Überschlagsberechnung, ggf. unter Nutzung der Berechnungshilfe durchzuführen vorrangige Leistungsansprüche zu identifizieren. 1 Sofern vorrangige Leistungsansprüche bestehen, ist der Kunde über das Erfordernis einer umgehenden Antragstellung zu informieren. Die Beratung über vorrangige Leistungsansprüche ist in VerBIS zu dokumentieren. 1 Ausschlusstatbestände siehe Anlage 4.3 7

8 Datenerfassung zpdv / VerBIS Sofern ein voraussichtlicher Leistungsanspruch festgestellt wurde (oder der Kunde auf einer Antragstellung Alg II besteht), sind folgende Daten durch die Eingangszone, bzw durch das Kundenbüro für den Bereich Integration zu erfassen: Datenerfassung bzw. -aktualisierung in zpdv für sämtliche BG-Mitglieder Erfassung bzw. Aktualisierung der Stammdaten in VerBIS für sämtliche BG- Mitglieder, die älter als 14 Jahre alt sind der letzte Lebenslaufeintrag ist ausreichend Vergabe der Profillage Z bei 10 Fällen als Kundenstatus ist arbeitssuchend oder arbeitslos zu vergeben Zuordnung des Bewerberbetreuers in VerBIS ggf. die der Zuordnung einer gesonderten Betreuung im Bereich Startoffensive VerBIS-Vermerk über die Antragsstellung und das Ergebnis aus der Überschlagsberechnung (Vermerktyp: Allgemeiner Vermerk ) Unterminierte WV in VerBIS für die zuständige Integrationsfachkraft für jedes Mitglied der Bedarfsgemeinschaft über die Antragstellung ( U 25/ Ü 25) Antragsausgabe Je nach individuellem Erfordernis sind die notwendigen Antragsunterlagen zusammenzustellen und dem Kunden auszuhändigen. Darüber hinaus sind folgende Unterlagen zu übergeben: Checkliste zur Antragstellung auf Alg II (3.6.) Mitwirkungsschreiben (3.4.) Anmeldebogen Arbeitsvermittlung für alle BG-Mitglieder älter 14 Jahre (3.1.) Terminvergabe Nach Ausgabe der Antragsunterlagen sind dem Kunden die Einladungen zu Terminen auszuhändigen. (Gst. Stolzenau: Anruf Terminabsprache beim PAP, evtl Sofortgespräch; ggf. gemeinsame Terminabsprache Antragsabgabe und Erstgespräch für Kunden mit weiten Fahrtwegen) Zu beachten ist, dass der Termin der Erstberatung zeitlich vor dem Termin der Antragsabgabe liegen soll. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass alle Termine für denselben Tag vergeben werden. Dem Kunden gegenüber ist auf die hohe Bedeutung der Erstberatung hinzuweisen. Terminvergabe Erstberatung: Dauer: 60 Minuten (bei Mehrpersonen-BG besteht die Möglichkeit 90 Minuten auszuwählen) Frist zur Durchführung der Erstberatung: maximal zehn Arbeitstage nach dem Tag der Antragstellung Terminvergabe Antragsannahme: Dauer: 60 Minuten Frist zur Annahme der Antragsunterlagen: maximal 14 Arbeitstage nach dem Tag der Antragsstellung (jedoch immer nach der Erstberatung!) 8

9 In der Gst. Stolzenau erfolgt die Ausgabe der Besucherkarte. Der Erstberatungstermin im Bereich Integration Ü 25 muss für alle BG-Mitglieder älter 25 Jahre (alle elb) gebucht werden. Der dritte Termin ist für die Antragsabgabe im Leistungsbereich zu vergeben. Die ersten beiden Termine sind dem Kunden mit Rechtsfolgebelehrung, der dritte Termin ohne Rechtsfolgebelehrung und unter zusätzlicher Beifügung des Terminhinweiszettels (3.2.) auszuhändigen. Hinweis zu Schülern Bei Schülern ist eine Schulbescheinigung anzufordern. Die Schulbescheinigung ist der IFK U 25 zuzuleiten Administrative Aufgaben Im Nachgang der Antragstellung sind folgende Aufgaben zu erledigen: Dokumentation der Antragsberatung im Laufzettel Neuantragstellung Alg II (3.3.) Weiterleitung an die zuständigen persönlichen Ansprechpartner, die die Erstberatung im entsprechenden Fall durchführt Anlage des Leistungsfalls in A2LL (sämtliche Personendaten, Erfassung Tag der Antragstellung ) Übersendung der Anlagen zur Ablage in der Leistungsakte (Kopie Checkliste, ggf. Ausdruck Berechnungshilfe, Kopien evtl. bereits vorliegende Unterlagen, Hardcopy VerBIS-Vermerk) Mitteilung an die Agentur für Arbeit für Fälle nach 18 a SGB II ( Aufstocker ) 9

10 Zuständige persönliche Ansprechpartner (pap) Terminiertes Erstgespräch im Bereich Ü 25 Im ATV-Kalender sind für die Terminvergabe durch die Eingangszone / Kundenbüro ausreichend Termine für Erstgespräche freizugeben. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vertretung Zugriff auf die Terminplanung erhält. Im Vertretungsfall ist der Erstberatung oberste Priorität einzuräumen Erstgespräch im Bereich U 25 Der Erstberatungstermin U 25 erfolgt nach vorheriger Absprache mit der zuständigen Mitarbeiterin / mit dem zuständigen Mitarbeiter des Bereichs U 25 ggf. am Folgetag zur freien Sprechzeit. Bei vorsprechenden Kunden U 25 ist anhand der Verfügbarkeitsliste zu prüfen, ob eine taggleiche Erstberatung erfolgen kann Leitfaden Erstberatung Folgende Inhalte können Bestandteil der Erstberatung sein: Sichtung / Abklärung Anmeldebögen, Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen Erfassung / Aktualisierung von Bewerberprofil und Stellengesuch Kennzeichnung I sofern individuell erforderlich Einleitung Ärztliches / Psychologisches Gutachten bei Erfordernis zur Abklärung der spezifischen Leistungsfähigkeit Informationen über während des Alg II-Bezugs bestehende Rechte und Pflichten Informationen zum Vermittlungsbudget (ggf. Aushändigung entsprechender Antragsunterlagen) Durchführung Profiling inkl. Festlegung der Handlungsstrategie Stellensuchlauf ggf. Unterbreitung eines Sofortangebots Angebot U 25 mit Beratungsvermerk Erstellung und Abschluss einer Eingliederungsvereinbarung Dokumentation Die Inhalte des Erstgesprächs sind in dem Beratungsvermerk zur Standortbestimmung zu dokumentieren, die Eingliederungsvereinbarung ist abzuspeichern und auf dem Laufzettel Neuantragstellung Alg II (3.3.) ist [Geben Sie Text ein] \\Dst.baintern.de\dfs\277\Ablagen\D27718-Jobcenter- Nienburg\04_interne_Dienstleistung\Informationen_Weisungen\Geschäftsanweisungen

11 Erstberatung zu erfassen. Der Laufzettel ist anschließend an den Leistungsbereich weiterzuleiten zuständige/r Mitarbeiterin/Mitarbeiter Leistungsgewährung Terminierte Antragsannahme Im ATV-Kalender sind für die Terminvergabe durch die Eingangszone / Kundenbüro ausreichend Termine für die Antragsannahme freizugeben. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vertretung Zugriff auf die Terminplanung erhält. Bei der Antragsannahme ist der Antrag auf Vollständigkeit und Bearbeitungsreife zu prüfen. Gegebenenfalls fehlende Unterlagen sind unter Nutzung des Mitwirkungsschreibens (3.7.) anzufordern. In A2LL/ALLEGRO ist der Tag der Vorlage der vollständigen Antragsunterlagen zu dokumentieren Antragsbearbeitung Nach Annahme des Neuantrages ist diesen zeitnah zu bearbeiten und zur Anordnung an die zuständige Sachbearbeitung weiterzuleiten Dokumentation Die Entscheidung ist in VerBIS über einen Allgemeinen Vermerk und eine unterminierte Wiedervorlage zu erfassen Sachbearbeitung Leistungsgewährung Die zuständige Sachbearbeitung prüft den Leistungsfall und ordnet diesen an. 3. Postalische Antragstellung Bei postalisch eingehenden Neuanträgen wird dieser von der Poststelle direkt in die Eingangszone weitergeleitet. Die Eingangszone prüft, ob es sich um einen Antrag im Sinne des Neukundenprozesses handelt und verfährt wie im Neukundenprozess beschrieben. Sofern der Antragsteller (inkl. der BG-Mitglieder) noch nicht im Jobcenter erfasst ist, wird zusätzlich zu den Einladungen zum Erstgespräch die Identitätsprüfung mittels BK-Vorlage angefordert. 11

12 4. Vordrucke und Arbeitshilfen 4.1. Vordruck Anmeldebogen Arbeitsvermittlung Anmeldebogen_AV.d ocx 4.2. Vordruck Terminhinweis Terminhinweis.docx 4.3. Vordruck Laufzettel Neuantragstellung Alg II Laufzettel_Neuantra gstellung.docm 4.4. Vordruck Mitwirkungsschreiben_Checkliste Mitwirkungsschreiben _Checkliste.docx 4.5. Vordruck Checkliste Checkliste.xlsx 4.6. Berechnungshilfe Überschlagberechnu ng.xltm 4.7. Vordruck Mitwirkungsschreiben_fehlende_Unterlagen Mitwirkungsschreiben _fehlende_unterlagen [Geben Sie Text ein] \\Dst.baintern.de\dfs\277\Ablagen\D27718-Jobcenter- Nienburg\04_interne_Dienstleistung\Informationen_Weisungen\Geschäftsanweisungen

13 4.8. Vordruck Verzichtserklärung Hinweise zur Verzichtserklärung.do 4.9. Berechnung der Mindeststandards Fristberechnung_MD S.xltm 13

14 5. Inkrafttreten Die Geschäftsanweisung tritt zum in Kraft. Jutta Guthardt Geschäftsführerin Jobcenter im Landkreis Nienburg 14