Schnittstellenkonzept

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1 Schnittstellenkonzept Übergabemanagement SGB III / SGB II vom 20. Oktober 2011 (in der Fassung der 2. Änderung vom ) Geschäftszeichen: BL /5403 / BL / Gültig ab: 31. Oktober 2011 Gültig bis: auf Weiteres Rechtskreis SGB II: Weisung Rechtskreis SGB III: Weisung Nur für den Dienstgebrauch: ja Bezug: 1. RD-Geschäftsanweisung vom RD-Geschäftsanweisung vom Anlagen: Präsentation Gruppeninformation Kontaktdaten Teampostfächer Kontaktdaten Teamleitungen Einführung verbindlicher Formate im Rahmen des Übergabemanagements (Rechtskreiswechsler und Aufstocker) für die Agentur für Arbeit Köln und das Jobcenter Köln 1. Ausgangssituation Mit HEGA 07/08-18 wurde das Thema Übergabemanagement erstmalig für die Rechtskreise SGB II und SGB III eingeführt. Insgesamt sind im Zeitraum von November 2009 bis Oktober 2010 bundesweit rund Kunden in den Zuständigkeitsbereich der Jobcenter gewechselt. In diesem Zusammenhang wurden von der Internen Revision SGB II Defizite beim Übergabemanagement festgestellt (Bericht aus März 2011). In 73% der Fälle aller Rechtskreiswechsler waren die dokumentierten Daten der Agenturen für Arbeit nicht geeignet, einen nahtlosen Übergang in den Rechtskreis SGB II zu gewährleisten. Die Inhalte der Erstberatung im Rechtskreis SGB II waren überwiegend aussagefähig, zielgerichtet und in VerBIS nachvollziehbar dokumentiert. Durch eine uneffektive Zugangssteuerung von Neukunden werden jedoch frühzeitige Integrationserfolge verhindert und höhere Kosten durch den Bezug von Arbeitslosengeld II verursacht. 2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene Um die festgestellten Defizite im Übergabemanagement zu beseitigen, ist zwischen Agentur und den dazugehörigen Jobcentern ein Schnittstellenkonzept bezüglich der Rechtskreiswechsler auf Grundlage der Arbeitshilfe Übergabemanagement bis Ende Oktober 2011 abzustimmen und entsprechend umzusetzen. Folgende Formate sind verbindlich einzuführen: 2.1. Rechtskreis SGB III 3 Monate vor Rechtskreiswechsel: Gruppeninformationen bzw. Einzelberatungen mit dem Ziel, Hilfebedürftigkeit im Sinne des SGB II zu vermeiden. 1 Monat vor Rechtskreiswechsel bzw. gemäß Regelungen des Kundenkontaktdichtekonzeptes: Abschlussgespräch, in dem die Optionen für eine Integration bzw. den Abgang aus dem Leistungsbezug erörtert werden. 1

2 Regelung des Verfahrens für die Ausgabe des Antrags auf Arbeitslosengeld II mit dem Jobcenter Rechtskreis SGB II Beteiligungen an den Gruppeninformationen des Rechtskreises SGB III. Regelung des Verfahrens für die Ausgabe des Antrags auf Arbeitslosengeld II mit der Agentur für Arbeit. nach Rechtskreiswechsel: zeitnahes Erstgespräch SGB II mit dem Ziel, die im SGB III begonnenen Integrationsbemühungen möglichst nahtlos fortzusetzen. 3. Eigene Entscheidung und Absicht Mit diesem Konzept wird der Rechtskreiswechsel eines Kunden aus dem Rechtskreis SGB III in den Rechtskreis SGB II (bzw. umgekehrt) zwischen der Agentur für Arbeit Köln (AA) und dem Jobcenter Köln (JC) geregelt. In der Phase des Rechtskreisübertritts aus dem SGB III in den Zuständigkeitsbereich des SGB II kommt der durchgehenden Aktivierung und Betreuung der Kunden eine hohe geschäftspolitische Bedeutung zu. Insbesondere soll ein Rechtskreiswechsel nicht zu einer Unterbrechung der Vermittlungs- und Integrationsbemühungen führen. Eine Modifikation des Konzeptes erfolgt aufgrund der Organisationsänderung im Bereich SGB III durch die Einführung des Operativen Service sowie des erhöhten Zuganges von Asylbewerbern und Flüchtlingen in der Stadt Köln. Hinweis: Die Zusammenarbeit und Aufgabenwahrnehmung zwischen der AA Köln und dem Jobcenter Köln bei der Berufsorientierung, beruflichen Beratung, Ausbildungsvermittlung, Berufsvorbereitung und Benachteiligtenförderung ist in einem eigenen Schnittstellenkonzept geregelt. 4. Einzelaufträge 4.1. Informationspflichten Es besteht eine gegenseitige Informationspflicht nach 9a SGB III (AA gegenüber dem JC) und 18a SGB II (JC gegenüber der AA). Dies bezieht sich konkret auf folgende Punkte: 4.2. Informationspflicht nach 9a SGB III Beendigung des Leistungsbezuges, insbesondere Arbeits- oder Ausbildungsaufnahme Änderungen bei der Höhe des ALG Änderung beim Einkommen, auch wenn dieses für die Leistung der AA irrelevant ist (z.b. Entlassungsentschädigungen oder Urlaubsabgeltungen) Die Information an das JC erfolgt durch denjenigen Mitarbeiter, der den entsprechenden Eintrag im Fachverfahren Colibri vornimmt. Änderungen im Einkommen, die für die Agentur irrelevant sind, werden durch denjenigen weitergegeben, der die Information bearbeitet und zur Akte gibt Informationspflicht nach 18a SGB II: Leistungsbezug ALG II kommt nicht zustande (Information spätestens vier Wochen nach Vorsprache) Beendigung des Leistungsbezugs und dessen Ursache (insbesondere Arbeits- bzw. Ausbildungsaufnahme, Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit) Änderungen beim Einkommen (auch einmalige Einnahmen) Arbeitsunfähigkeit über 6 Wochen Die Informationen an die AA erfolgen im Spiegelstrich durch das Leistungsteam, im 4. Spiegelstrich durch das Integrationsteam und in den Spiegelstrichen 1-4 durch den Orientierungsservice, solange dieser zuständig ist. 2

3 Diese Informationen werden sofort nach Kenntnisnahme an die jeweils andere Behörde weitergeleitet: Von der AA wird eine Mail an das zuständige Leistungs-Teampostfach des Jobcenters gesendet. Vom Jobcenter erfolgt eine Mail an das Postfach der jeweils zuständigen Eingangszone der AA (Ausnahme - Leistungsbezug ALG II bei Aufstockern kommt nicht zustande: Information erfolgt per nicht terminierter Wiedervorlage an die Vermittlungsfachkraft SGB III). Die Weitergabe der Information ist in Verbis zu dokumentieren. Siehe Anlage Regelungen für Aufstocker/Überbrücker Aufstocker sind Bezieher von Arbeitslosengeld (ALG I), die ergänzend ( aufstockend ) Leistungen nach dem SGB II erhalten. Überbrücker sind Kunden die nur durch eine Sperrzeit Leistungen nach dem SGB II benötigen und mit dem Bezug von ALG I wieder aus dem Hilfebezug ALG II ausscheiden. Stellt der Kunde ergänzend zu seinem laufenden ALG I einen Antrag auf Arbeitslosengeld II (ALG II), gehen die Falldokumentation und somit auch die Trägerschaft mit dem Tag der Antragstellung auf die Grundsicherungsstelle über. Das Jobcenter ändert bei Antragstellung des Kunden die Stammdaten (Rechtskreiswechsel) sowie den Hauptbetreuer und erstellt in Verbis einen entsprechenden Vermerk mit dem Betreff Aufstocker bzw. Sperrzeitüberbrücker bis TT.MM.JJ. In VerBIS ist unter Leistungsdaten der Aufstockerhaken zu aktivieren. Bei Überbrückern sind weiterhin WV an beide Rechtskreise zu setzen um die Rückgabe an das SGB III sicherzustellen. Bezüglich des Umfangs des Erstgespräches SGB II (s. Ziff ). Es muss weiterhin gewährleistet sein, dass Aufstocker alle Pflichtleistungen der Arbeitslosenversicherung in Anspruch nehmen können. Die Einschaltung der AA kann sowohl durch den Kunden selbst, als auch durch das Jobcenter initiiert werden. Bei Initiierung durch das Jobcenter sendet die Integrationsfachkraft der/die Fallmanager/in SGB II eine Mail mit dem Anliegen des Kunden an das virtuelle Postfach der jeweils zuständigen Eingangszone der AA, diese veranlasst einen Termin in der Arbeitsvermittlung oder erledigt das Anliegen selbst (s.a. die FH zu 16 SGB II: II-Hinweise-Aktuell.pdf) Sollte es nicht zum Leistungsbezug SGB II kommen, ist eine WV an den vorherigen Hauptbetreuer SGB III zur Information über Sachstand (hat der Kunde Termin wahrgenommen) zu setzen und der Fall rückzustellen. Sollte kein Hauptbetreuer zugeordnet werden können, ist eine an das Teampostfach der EZ laut Zuständigkeitsliste zu senden. Bei Rückstellung des Bewerbers an die AA ist ein Übergabevermerk durch das JC zu erstellen Teilnahme an einer Maßnahme der beruflichen Weiterbildung Nehmen Aufstocker an einer Förderung der beruflichen Weiterbildung nach 16 Abs. 1 SGB II i.v.m. 81 SGB III teil (Ausnahme: berufsbegleitende Weiterbildung), entsteht bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen ein Anspruch auf ALG-W. Damit die entsprechende Umstellung des Arbeitslosengeldes durch ALG Plus erfolgen kann, informiert die Integrationsfachkraft SGB II das zuständige ALG Plus Team per Mail. Wichtig sind dabei folgende Angaben: FbW wurde bewilligt von bis 3

4 Die FbW Kosten werden durch das JC getragen. ALG-W für den o.g. Zeitraum ist zu veranlassen Anmeldung von Erstattungsansprüchen Soll seitens des JC ein Erstattungsanspruch geltend gemacht werden, ist sowohl die Anmeldung als auch die Bezifferung per Mail an das zuständige Team des OS AA zu schicken. Siehe Anlage Regelungen für Rechtskreiswechsler Unter Rechtskreiswechsel wird der Übertritt eines Kunden aus dem Rechtskreis SGB III in den Rechtskreis SGB II verstanden. In der Regel bedeutet dies, dass ein Bezieher von ALG I vor Ablauf seines Bewilligungszeitraumes einen Antrag auf ALG II stellt, um den nahtlosen Übergang in den Rechtskreis SGB II zu gewährleisten. Bei dieser Vorsprache erstellt das JC einen Vermerk in Verbis mit dem Betreff Antragstellung zum TTMMJJ und setzt WV an beide Rechtskreise mit dem Zeitpunkt des Rechtskreiswechsels. Bei Rechtskreiswechslern verbleibt die Zuständigkeit grundsätzlich bis zum Ende des Leistungsanspruches auf ALG I bei der AA. Ab Monatsbeginn des Leistungsbezuges nach dem SGB II gehen die Falldokumentation und die Trägerschaft an die Grundsicherungsstelle über. Dies führt dazu, dass Rechtskreiswechsler (bei Ende ALG I nicht zum Ende des Monats) entweder kurzfristig als Aufstocker im SGB II (Rest-ALG I deckt den Monatsbedarf nicht) oder als NLE im SGB III zu betreuen oder für den Zeitraum Ende ALG I bis Beginn SGB II abzumelden sind (Rest-ALG I deckt den Monatsbedarf). Die Änderung der Stammdaten (Rechtskreiswechsel) und Bewerberbetreuung obliegt ausschließlich dem Jobcenter. Das abgebende AV-Team der AA hat den Übergang nur zu überwachen. In absoluten Ausnahmefällen darf der TL ANoV den Rechtskreiswechsel in VerBIS durchführen. Durch die RD-Geschäftsanweisung vom ist folgendes Format für Rechtskreiswechsler verbindlich zu nutzen: Gruppeninformation 3 Monate vor Rechtskreiswechsel wird der Kunde zu einer Gruppeninformation eingeladen. Diese Gruppeninformation wird gemeinsam durch Vermittlungsfachkräfte des SGB II und SGB III Bereiches geführt. Ziel ist sowohl die Intensivierung der Vermittlungsaktivitäten in der letzten Phase des Arbeitslosengeldes zur Vermeidung der Hilfebedürftigkeit als auch die Information über die erforderlichen Aktivitäten und absehbaren Konsequenzen beim Rechtskreiswechsel. In den Gruppeninformationen wird den Teilnehmern bekannt gegeben, wo sie ihren Antrag auf ALG II stellen können. Die Gruppeninformationen werden in Kooperation der Arbeitsvermittlung (AV) Teams der Agentur für Arbeit und des Orientierungsservices des Jobcenter (OS JC) organisiert und veranstaltet. Hierdurch wird den beteiligten Fachkräften auch die Möglichkeit des gegenseitigen Austausches geboten. Bei Bedarf können durch diese Fachkräfte Themen in die Teams transportiert werden. Für die Informationsveranstaltungen erfolgt eine Zusammenarbeit zwischen folgenden AV Teams und OS: Team 221 => OS JC Chorweiler, Nippes Team 222, 172 => OS JC Süd und U25 Team 223 => OS JC Mitte Team 621 => OS JC Kalk, Mülheim 4

5 Team 622 => OS JC Porz Ausnahme: Team 261 (Reha/SB) und Teams 190, 290 (INGA), hier erfolgen keine Gruppeninformationen sondern Einzelberatungen. Das Übergabegespräch ist nach dem Standard durchzuführen. Die Informationen zum SGB II aus dem Präsentationsvorschlag (s.u.) sind dem Kunden zu vermitteln und zu dokumentieren. Die Größe der einzelnen Gruppen und damit auch die Anzahl der Gruppeninformationen ergeben sich aus den Raummöglichkeiten der einzelnen Teams. Jedes Team hat mindestens eine Gruppeninformation pro Monat zu veranstalten und alle in Frage kommenden Kunden einzuladen. Es wird eine Maximalteilnehmerzahl von 25 Kunden pro Veranstaltung empfohlen. Anhand der DORA Auswertung 050 werden die Teilnehmer für die Gruppeninformation(en) identifiziert. Die Terminierung und die Einladungen erfolgen über ATV und werden mit Rechtsfolgenbelehrung erstellt. Für die Einladungen ist die für die Gruppeninformation zuständige Vermittlungsfachkraft SGB III verantwortlich. Die Veranstaltungen sollen zeitlich so gelegt werden, dass möglichst alle identifizierten Kunden teilnehmen können. Die folgende Präsentation soll einen einheitlichen Standard gewährleisten. Details sind gegebenenfalls entsprechend zu ändern (siehe Folie 28). Siehe Anlage 3 In der Gruppeninformation wird eine Anwesenheitsliste geführt. Kunden, die teilgenommen haben, werden entsprechend in ATV gekennzeichnet, die Teilnahme wird als Vermerk in VerBIS eingetragen und die zuständige Vermittlungsfachkraft SGB III erhält eine Wiedervorlage 8 Wochen vor Ende des ALG I Bezugs zur Terminierung des Abschlussgespräches. Kunden, die nicht teilgenommen haben, erhalten eine zweite Einladung in die Arbeitsvermittlung. Eine erneute Einladung zur Gruppeninformation ist nicht vorgesehen Abschlussgespräch im SGB III Nach der Gruppeninformation und vor dem Rechtskreiswechsel erfolgt verpflichtend ein Abschlussgespräch in der Arbeitsvermittlung zur weiteren Aktivierung in der letzten Phase des ALG I-Bezuges incl. Ausgabe weiterer Vermittlungsvorschläge. Es soll sichergestellt werden, dass dieses Abschlussgespräch SGB III vor dem Erstgespräch SGB II stattfindet; ein bereits im SGB II erfolgtes Erstgespräch entbindet nicht von der Verpflichtung zum Abschlussgespräch, sofern noch ALGI-Bezug besteht. Verpflichtend in VerBIS zu dokumentierende Inhalte dieses Gesprächs sind: Auswertung der bisherigen eigenen Vermittlungsbemühungen incl. Konsolidierung offener VV Besprechung Bewerbungsaktivitäten Überprüfung/Anpassung des BewA (incl. Überprüfung des Profilings, des Ziels und der Handlungsstrategien) Abschluss / Bilanzierung Eingliederungsvereinbarung Klärung der Antragstellung ALG II Diese Gespräche sind mit einer Dauer von 30 Minuten zu buchen Erstgespräch im SGB II Das Erstgespräch im Jobcenter hat zeitnah nach der Beantragung stattzufinden. Verpflichtende Inhalte dieses Gesprächs sind: 5

6 Profiling überprüfen ggf. anpassen, Ziel und Handlungsstrategie festlegen und/oder ggfls. anpassen Vermittlungsbemühungen der Agentur für Arbeit auswerten Direkteinstieg in die Integration unter Beachtung des 15a SGB II (Vermittlungsvorschlag, Maßnahmezuweisung etc.) Prüfung leistungsrechtlicher Anspruch (unter anderem vorrangige Ansprüche) Information, Aufgaben und Ziele sowie Zumutbarkeitsregelung SGB II Abschluss Eingliederungsvereinbarung Umstellung der Dienststelle prüfen und ggf. nachholen. Dokumentation der Antragstellung mit Wirkung zum (s.o.) Diese Gespräche sind mit einer Dauer von 60 Minuten zu buchen. Sollte ein Anspruch auf Leistungen nach dem SGB II nicht bestehen, ist der Bewerber durch das JC abzumelden. Der Kunde ist auf die Möglichkeit der NLE-Betreuung durch die Agentur für Arbeit Köln hinzuweisen Flüchtlinge und asylsuchende Menschen Ein weiterer Personenkreis von Rechtskreiswechslern sind Flüchtlinge und asylsuchende Menschen. Diese sind in der Regel NLE der Agentur für Arbeit. Sie erhalten Leistungen nach den Regelungen des Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG). Mit positivem Abschluss des Asylverfahrens erhalten diese Menschen den Status: Aufenthaltserlaubnis. Die Betreuung dieses Personenkreises geht mit Antragstellung ALG II in den SGB II-Bereich über. Die Dauer des Asylverfahrens ist nicht kalkulierbar, daher ist der Zeitpunkt des Rechtskreiswechsels für diesen Kundenkreis nicht vorhersehbar. Neben diesem Personenkreis ist nach Änderung des Asylbewerberleistungsgesetzes (AsylbLG) auch für Asylsuchende ab dem 19. Monat der Duldung grundsätzlich ein Anspruch nach SGB II gegeben. Diesem Personenkreis ist der Zugang zu Sprachkursen verwehrt. Gruppeninformationen sind für diese Personenkreise nicht zielführend. Stattdessen empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Vereinbarung mit Kunden bereits im Erstgespräch: Nach Erhalt des Bescheides des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) zum Ergebnis des Asylverfahrens informiert Kunde die Vermittlungsfachkraft umgehend. Die VFK vereinbart mit Kunden zeitnah ein Abschlussgespräch (Gesprächsinhalte siehe Punkt 4.5. b.). Dieses ist in der ZEV festzuhalten und fortzuschreiben. Für den Personenkreis der Asylsuchenden ab dem 19. Monat der Duldung ist ein Abschlussgespräch spätestens im 18. Monat zu führen. Bei Vorsprache des Kunden im JC sind umgehend die Stammdaten und die Bewerberbetreuung auf die Zuständigkeit des JC umzustellen. 5. Koordinierung Verantwortlich für die Durchführung sind die Teamleiter AV der Agentur für Arbeit. Sie nehmen den ersten Kontakt zum jeweiligen OS des Jobcenters auf. Die Teamleiter des OS benennen in ihren Teams die zuständigen Fallmanager/innen für die Gruppeninformation und teilen diese dem Teamleiter AV frühzeitig mit. Siehe Anlage 4 Die Teamleiter AV haben die Zuständigkeit für die Gruppeninformation in ihrem Team zu vergeben, die erforderliche Auswertung der DORA 050 sicherzustellen und die Durchführung 6

7 der Abschlussgespräche zu gewährleisten. Die teaminterne Regelung wird in das jeweilige Teamkonzept integriert. Über die Erkenntnisse aus der Umsetzung dieses Schnittstellenkonzepts tauschen sich Agentur für Arbeit und Jobcenter halbjährlich aus. Die Federführung liegt bei BL 6 der Agentur für Arbeit und BL 74 des Jobcenters Köln. 6. Fachaufsicht Für ein qualitativ hochwertiges Übergabemanagement ist die regelmäßige diesbezügliche Fachaufsicht und Thematisierung in Führungskräftebesprechungen notwendig. Die Regelung zur Fachaufsicht ist im Fachaufsichtskonzept der Agentur für Arbeit Köln verankert. Im Jobcenter Köln obliegt die Fachaufsicht für das Übergabemanagement den Teamleitungen Orientierungsservice. Die Prüfung erfolgt, sowohl für Rechtskreiswechsler als auch für Aufstocker im Rahmen der Prozessunabhängigen Prüfung des Jobcenters. 7. weitere Zusammenarbeit: Agentur und JC bilden einen Arbeitskreis, um die praktische Umsetzung des Schnittstellenkonzepts nachzuhalten und nötigenfalls Änderungsvorschläge zu erarbeiten. Bei Bedarf, jedoch mindestens einmal im Jahr sollte der Arbeitskreis tagen. Der Arbeitskreis besteht aus Vermittlungsfachkräften der Agentur für Arbeit und den Integrationsfachkräften des OS des JC. 8. Haushalt Entfällt. 9. Beteiligung Entfällt. 10. Verteiler Allen arbeitnehmerorientierten Arbeitsvermittlern sowie allen Führungskräften im operativen Bereich der Agentur für Arbeit, in den ALG Plus Teams und allen Führungskräften des Jobcenters Köln zur weiteren Veranlassung. Eine PDF-Fassung wird gespeichert unter: SGB III Bereich: \\DST.BAINTERN.DE\DFS\357\BA- Ablagen\357\B3_Vermittlung\54_AVuBB_DA_Grundsaetze\540_AVuBB_DA_Inanspruchn\5400_ Allgemeines\5400.1_Durchfuehrung_AV\Schnittstellenkonzept_Übergabemanagement SGB II Bereich: Köln, den 11. Februar 2015 Roswitha Stock Vorsitzende der Geschäftsführung Agentur für Arbeit Köln Olaf Wagner Geschäftsführer Jobcenter Köln 7