Eine gemeinsame Teilnahme der Mitarbeiter*innen eines Doppelsekretariates wäre wünschenswert.

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1 Arbeiten im Doppelsekretariat Wege zur optimalen Zusammenarbeit Als Mitarbeiter*in einem Doppelsekretariat sind Sie besonderen Herausforderungen ausgesetzt. Sie sollen gemeinsam einen Vorgesetzten oder ein Team entlasten. Teamgeist, Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sind hier besonders gefragt. Doppelsekretariate bedürfen einer einheitlichen Bürosystematik und klarer Absprachen, damit ein reibungsloser Tagesablauf garantiert werden kann. In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie sich zu zweit optimal organisieren und nach außen als Einheit auftreten. Eine gemeinsame Teilnahme der Mitarbeiter*innen eines Doppelsekretariates wäre wünschenswert. Das Doppelsekretariat Ein Tandem als Team. Was macht ein gutes Team aus? Beide machen Alles versus klare Aufgabentrennung Reibungslose Abläufe und abgestimmte Arbeitsprozesse, Standardisierung Gemeinsame Ablagestruktur Ein Muss! Kommunikation: Voraussetzung für ein effektives Miteinander Geballte Power: Wie Sie Ihre Arbeitsstile kombinieren Technische Lösungen zur Teamarbeit: OneNote & Co. Corporate Behaviour, oder: Mit einer Zunge sprechen Transparenz schaffen Das Job-Office-Handbuch Die optimale Übergabe Gemeinsam sind wir stark! 1. Tag: 09:00 16:30 Uhr 2. Tag: 09:00 16:30 Uhr Termine:

2 Souveräner Umgang mit schwierigen Menschen Proaktiver Umgang mit schwierigen Situationen! Dieses Seminar bietet Ihnen die Möglichkeit, zu erkennen, warum manche Menschen für Sie kompliziert sind. Sie lernen das eigene Verhalten und das anderer zu analysieren und zu verstehen. Mit einer gewissen Distanz wird es Ihnen gelingen, die Ursachen für schwierige Situationen zu erkennen und die zugrundeliegenden Probleme zu bearbeiten. Was sind schwierige Menschen? Wodurch werden Menschen schwierig? Motive, Verhaltensweisen, Taktiken erkennen und verstehen bei sich selbst und bei anderen Nonverbale Kommunikation ein gutes Mittel ohne Sprache Meine Rolle im System was habe ich mit der Situation zu tun? Abstand gewinnen und die Situation analysieren Perspektivenwechsel Mit den eigenen Emotionen umgehen Wut und Ärger kontrollieren, auf der Sachebene bleiben Kommunikation in schwierigen Fällen Der Umgang mit Besserwissern, Nörglern und destruktiven Personen Für ein leichteres Miteinander 1 Tag, 09:00 16:30 Uhr Termin:

3 Protokolle führen Protokolle Vorbereitung. Mitschrift. Ausarbeitung. Nachbereitung. Sie lernen das Wesentliche zu erkennen, Ihre Arbeitsweise effektiv zu gestalten und die wichtigsten Faktoren für ein leichtes und professionelles Protokollieren kennen. Wie bereite ich mich optimal auf die Mitschrift vor? o Persönliche Voraussetzungen o Sachliche Voraussetzungen o Protokollarten / Zweck o Inhalte eines Protokolls Was ist während der Sitzung zu tun? Das richtige Mitschreiben. o Tipps für schnelles Schreiben o Zuhören o Sehen o Mitdenken o Aufschreiben o Tipps für die Aufnahme o Was, wie mitschreiben? o Leitfragen Die Ausarbeitung o Aufbau o Protokollkopf o Hauptteil o Protokollschluss o Sprache Nachbereitung Protokolle schreiben kann Spaß machen! 1 Tag, 09:00 16:30 Uhr Termin:

4 Assistenz für mehrere Chefs Wie Sie mit unterschiedlichen Chef-Typen und Arbeitsstilen umgehen Als Assistenz für mehrere Vorgesetzte und/oder Kollegen zuständig zu sein bedeutet häufig ein hohes Maß an Stress und die Herausforderung allen gerecht zu werden. Das Seminar bietet Ihnen die Möglichkeit, diese besondere 3D-Position optimal zu managen und dabei souverän die Arbeitsaufgaben zu handeln. Neben dem Verständnis der unterschiedlichen Charaktere lernen Sie Möglichkeiten kennen, Ihre Position in diesem System zu stärken und den vielfachen Anforderungen gerecht zu werden. Eine gemeinsame Teilnahme der Mitarbeiter*innen aus den Doppelsekretariaten ist in diesem Seminar nicht wünschenswert. Umgang mit unterschiedlichen Prioritäten Die 3D-Sandwich-Position der Assistenz Wie organisiere ich meine Aufgaben und behalte die Planung in meiner Hand? Das optimale Arbeitsplatzmanagement effektiv und zeitgemäß Visualisierung als Methode Digitale Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit OneNote Umgang mit den verschiedenen Chef-Charakteren und Arbeitsstilen Rollen klären, Regeln festlegen, Erwartungen abgleichen Ideen zur Chefentlastung Umgang mit Störungen und Zeitfressern Wie Sie Energie gewinnen und leistungsstark bleiben Stressmanagement Ihre Auftrittskompetenz Selbstmarketing und Klarheit Kommunikation in alle Richtungen So gelingt die Zusammenarbeit! 1. Tag: 09:00 16:30 Uhr 2. Tag: 09:00 16:30 Uhr Termine:

5 Optimale Büroorganisation Die persönliche Arbeitsorganisation effektiv gestalten Digitalisierung ist in aller Munde der Arbeitsalltag sieht meist aber noch so aus, dass neben dem Anstieg an ein- und ausgehender s viel Papierorganisation anfällt. Manch Eine*r arbeitet auch sicherer und souveräner mit haptisch greifbaren Arbeitsaufträgen in Papierform und handschriftlichen Notizen. Wir benötigen daher Lösungsideen für die Organisation sowohl digitaler als auch analoger Dokumente. Das Seminar bietet Ihnen eine Vielfalt langjährig erprobter praktischer Mittel und Ideen zur leichteren Handhabung der immer mehr anwachsenden Aufgaben. Grundlagen des Informationsmanagements Büro-Kaizen - Ideen aus der japanischen Managementphilosophie Die Ablage statischer Dokumente optimal organisieren Mein Arbeitsplatz Selbstmanagement der täglichen To do s Die Wiedervorlage oder die Organisation dynamischer Dokumente Lösungsideen - digital und analog Effektive Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team Umgang mit Unterbrechungen, Störungen und Zeitfressern Abgrenzen / charmant Nein -Sagen Zusammenarbeit mit Vorgesetzten Effektives -Management Praktische Lösungen für den Arbeitsalltag 1. Tag: 09:00 16:30 Uhr 2. Tag: 09:00 16:30 Uhr Termine:

6 Professionelle Korrespondenz Briefe und s, die überzeugen und begeistern Das Seminar orientiert sich an der Praxis und am Bedarf der Teilnehmer/-innen. Aktuelle Formulierungsaufgaben werden besprochen und erarbeitet. Humorvoll und verständlich werden Stilschwächen erklärt, begründet und es werden gemeinsam Alternativen entwickelt. Die im Seminar verfassten Texte können unmittelbar in der Praxis verwendet werden. Kundenorientiert und zeitgemäß schreiben Prägnant formulieren: Kommen Sie auf den Punkt kkk kurz, konkret, klar Anbei, beiliegend, im Anhang: Finden Sie moderne Alternativen Alte Zöpfe waren gestern: Vermeiden Sie Phrasen & Co. Der erste Eindruck entscheidet der letzte bleibt Fit in DIN 5008 welche Freiräume gibt es? Aufbau/Gliederung von Geschäftsbriefen und s Do s und dont s bei Ihren s dec, up to date oder out? Muss-Soll-Kann-Regeln für alle Fälle Autosignatur nach den gesetzlichen Vorgaben Korrespondenz-Psychologie Termine bestätigen einmal anders Begleit- s pfiffig formulieren Absagen ohne zu verletzen Rechtschreibung Typische Rechtschreibfehler vermeiden Welche Korrespondenz ist Ihnen wichtig? Senden Sie uns Ihre Muster wir passen die Inhalte individuell Ihren Wünschen und Zielen an. 1 Tag, 09:00 16:30 Uhr Termin: Ingrid Kohn, etc. Bürotraining Erbach