GBK-Rundbriefe. Was ist ein GBK-Rundbrief? Was ist der Vorteil des im GBK-Rundbrief verwendeten Verfahrens?

Transkript

1 GBK-Rundbriefe Was ist ein GBK-Rundbrief?... 1 Was ist der Vorteil des im GBK-Rundbrief verwendeten Verfahrens?... 1 Wie erstelle ich einen Rundbrief?... 2 Wie teste ich einen Rundbrief ohne Versendung an den Verteiler?... 6 Wie versende ich einen erstellten Rundbrief an den Verteiler?... 8 Wie erstelle / pflege ich einen Verteiler?... 9 Wo finde ich als Webseiten-Benutzer nachträglich den versendeten Rundbrief? Wo finde ich diese Anleitung auf der Webseite? Was ist ein GBK-Rundbrief? Ein Rundbrief ist ein Text (formatiert oder Plain-Text) der per Mail an einen Verteiler versendet wird. Der GBK-Rundbrief wird mit Hilfe den GBK-Content-Management-Systems (im Weiteren CMS ) erstellt und verwaltet. Was ist der Vorteil des im GBK-Rundbrief verwendeten Verfahrens? Durch das CMS werden folgende vorteilhaften Eigenschaften erreicht: Jeder Empfänger erhält die Rundbrief-Mail nur einmal - und nicht etwa mehrfach was bei geschachtelten Verteilern gelegentlich passiert würde. Beispielweise haben wir manche Mitglieder, die nur eine Familien-Adresse haben, aber gleichzeitig in den Verteilern von: erweiterter Vorstand, Amazonen, TSG, Rat, o.ä. gelistet sind. Eine solchermaßen aufgestellte Familien-Adresse würde mit anderen Verfahren 4-fach angeschrieben werden. Der Empfänger sieht in an: (Empfänger-Adresse) nur seine -Adresse. Antworten an Alle in größeren Verteilern führen nicht zu einer Mail-Flut bei den Anderen. Der Empfänger sieht in von: einen gezielt eingestellten Namen + -Adresse. Der Mail-Körper kann (und sollte dann auch) in zweierlei Text-Varianten formuliert werden. Beides ist in der versendeten Mail gleichzeitig enthalten. Der Empfänger sieht nur das für ihn Passende. Die beiden Varianten sind: o Text im HTML-Format Dies erlaubt Formatierungen und eingebundene Bilder o purer Text (engl.: Plain Text) Dieser ist deshalb von Bedeutung, weil manche Empfänger-Mailsysteme nur Text- Mails empfangen können (oder wollen zwecks Viren-Vermeidung).

2 Der Rundbrief kann nachträglich noch eingesehen werden. Manches Mitglied erhält täglich eine zwei- oder mehrstellige Zahl an Mails unterschiedlichster Art. Eine Rundmail, die Aussagen für einen Event in mehreren Monaten enthält, geht schnell unter in den hunderten von Folg s. Wie erstelle ich einen Rundbrief? Du öffnest das Backend des Web-basierten CMS der GBK mit der URL (Browser-Link): und meldest Dich mit Deiner Benutzerkennung an. Bei maximalen Rechten wird Dein Bildschirm dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aussehen: Wenn Du Dich mit Rundbriefen (in CMS: Newsletter ) befasst ist für Dich nur der rot eingekreiste Bereich Newsletter wichtig. Den bitte anklicken. Danach sieht Deine Darstellung wie Nachfolgend

3 oder ähnlich aus. Ziel soll sein, eine Rundmail an alle Mitglieder zu verschicken. Bleistift (Icon links) am rechten Zeilenende von an alle Mitglieder anklicken (s.o.) Klick auf Neuer Newsletter (s.u.) Die Felder Betreff, HTML-Inhalt und Text-Inhalt ausfüllen (s.u.). Das Feld Betreff erscheint in dieser Form im Betreff der Rundmail. Der HTML-Text wird in dem Editor-Feld erfasst, der sich recht komfortabel und wie die heute üblichen Editoren und Schreibprogramme verhält. Am oberen Rand des Editors können Formatierungs-Buttons genutzt werden die sich entsprechend auf den markierten Textteil auswirken. Wer fit genug ist, kann auch den Button HTML rechts oben nutzen, um HTML auf der Code-Ebene zu erstellen.

4 Idealerweise kopierst Du Dir den HTML-Text und fügst ihn in das nächste Feld Text- Inhalt ein. Die Felder Absendername und Absenderadresse ganz unten füllen.

5 Ganz unten findet man dann auf die nachfolgende Button-Auswahl: o Speichern (erlaubt nachträgliche Bearbeitung) o Speichern und schließen (wechselt in den nächsten Bearbeitungsschritt) o Speichern und neu (hier wird direkt die nächste Rundmal angelegt. I.d.R. will man das nicht! ) o Speichern und zurück (wechselt auf die Verteiler-Sicht) hier bitte Speichern und schließen auswählen. Danach sieht der Bildschirm in Etwa wie nachfolgend aus. Der neue Rundbrief steht an oberster Stelle. Aber der Titel ist noch rot eingefärbt was bedeutet dass er noch nicht versendet ist. Um die Rundmail zu testen und dann zu versenden, klickst Du bitte auf das Icon ganz rechts neben der roten Rundmail-Titelzeile. Wenn Du mit der Mouse vorher über dem Icon verweilst, siehst Du den Mouse-Over-Hinweis: Newsletter ID <..> versenden. Weiter geht s im nächsten Kapitel wie teste ich einen Rundbrief ohne Versendung an den Verteiler.

6 Wie teste ich einen Rundbrief ohne Versendung an den Verteiler? Dies ist die Fortsetzung aus dem vorherigen Kapitel. Solltest Du Quereinsteiger sein, dann kommst Du an diese Stelle indem Du nach Öffnung des CMS (s.o.) folgende Klicks durchführst: Rechts (unter Backend-Module ) Klick auf Newsletter Mitte (in der Zeile des gewählten Verteilers; z.b. an alle Mitglieder ) Klick auf das linke Bleistift-Icon in der Icon-Sammlung ganz rechts (Mouse-Over: Verteiler ID < > bearbeiten ) Mitte (in der Zeile des rot eingefärbten Rundmail-Titels) Klick auf das rechte Icon in der Icon- Sammlung rechts (Mouse-Over: Newsletter ID < > versenden ) Wenn der Rundmail-Titel nicht rot ist dann ist diese Rundmail bereits erfolgreich versendet. Also nochmal zurück ins vorherige Kapitel Wie erstelle ich eine Rundmail?.

7 Wenn Dein Bildschirm aussieht wie in der vorherigen Abbildung, dann geht s wie folgt weiter: Trage in das Feld Testsendung an rechts unten die -Adresse ein, wohin die Testsendung gehen soll. Klick auf den Button Testsendung links unten. Der obere Teil der Darstellung zeigt wie in der folgenden Abbildung an das die Testmail versendet wurde. Dann im eigenen Mailprogramm auf die versendete Testmail schauen und begutachten. Wenn Nachbesserung erforderlich, dann zurück in den Newsletter-Editor wie im Kapitel Wie erstelle ich einen Rundbrief?. Ansonsten geht s weiter mit dem nächsten Kapitel Wie versende ich einen erstellten Rundbrief an den Verteiler?.

8 Wie versende ich einen erstellten Rundbrief an den Verteiler? Dies ist die Fortsetzung aus dem vorherigen Kapitel. Solltest Du Quereinsteiger sein, dann kommst Du an diese Stelle indem Du nach Öffnung des CMS (s.o.) folgende Klicks durchführst: Rechts (unter Backend-Module ) Klick auf Newsletter Mitte (in der Zeile des gewählten Verteilers; z.b. an alle Mitglieder ) Klick auf das linke Bleistift-Icon in der Icon-Sammlung ganz rechts (Mouse-Over: Verteiler ID < > bearbeiten ) Mitte (in der Zeile des rot eingefärbten Rundmail-Titels) Klick auf das rechte Icon in der Icon- Sammlung rechts (Mouse-Over: Newsletter ID < > versenden ) Wenn der Rundmail-Titel nicht rot ist dann ist diese Rundmail bereits erfolgreich versendet. Also nochmal zurück ins vorherige Kapitel Wie erstelle ich eine Rundmail?. Eigentlich ist jetzt alles Wesentliche getan und nur noch der letzte Klick erforderlich: Klick auf den Button Newsletter versenden rechts unten.

9 Danach wird auf dem Bildschirm nacheinander jeweils ca. 10 Mail-Adressen eingeblendet, bis alle Mail-Adressen des Verteilers durch sind. Beim Verteiler an alle Mitglieder sind das zur Zeit ca. 200 Adressen. Wie erstelle / pflege ich einen Verteiler? Nach Öffnung des CMS (s.o.) führst Du bitte folgende Klicks durch: Rechts (unter Backend-Module ) Klick auf Newsletter Mitte (in der Zeile des gewählten Verteilers; z.b. an alle Mitglieder ) Klick auf das rechte blasse Icon in der Icon-Sammlung ganz rechts (Mouse-Over: Abonnenten des Verteilers ID < > bearbeiten ) Um einen Abbonenten o Hinzuzufügen: Klick bitte auf Abonnenten hinzufügen am oberen Rand des Mittelfeldes. -Adresse eingeben. Abonnenten aktivieren anklicken. Speichern und Schließen anklicken. o Zu ändern: Klick in der Abonnenten-Zeile auf den Bleistift (linkes Icon in der Icon- Sammlung am rechten Zeilenende) Änderungen vornehmen.

10 o Speichern und Schließen anklicken. Zu löschen: Klick in der Abonnenten-Zeile auf das rote Kreuz (mittleres Icon in der Icon- Sammlung am rechten Zeilenende) Wo finde ich als Webseiten-Benutzer nachträglich den versendeten Rundbrief? Du findest den Rundbrief auf unserer Webseite unter Infos Rundbriefe. Je nach Verteiler must Du Dich vorher eingeloggt haben um die Rundbrief-Liste vorzufinden. Wo finde ich diese Anleitung auf der Webseite? Du findest Diese Anleitung demnächst (oder jetzt schon; je nachdem wann Du dieses Dokument liest) in vergleichbarer Form auf unserer Webseite unter Infos Fragen und Antworten GBK Rundbriefe (o.ä.)