Handbuch für das Programm MemStick

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1 Handbuch für das Programm MemStick Datensicherung auf USB-Speichermedien Jörg Meier Software Entwicklung und EDV Beratung Moltkestraße Barmstedt Stand: Juni 2004

2 Inhaltsverzeichnis Wozu dient das Programm MemStick... 2 Systemvoraussetzungen... 2 Installation... 3 Installation des USB-Speichers... 3 Unter Windows Unter Windows XP oder Installation des Programms MemStick... 3 Über USB-Speicher... 4 Benutzung... 4 Unter Windows Unter Windows XP oder Vorbereitung des USB-Speichers... 4 Aufbewahrung... 4 Das Programm MemStick... 5 Start des Programms... 5 Einrichten des Sicherungs-Umfangs... 6 Die erste Sicherung Weitere Sicherungen Einsatz mehrerer USB-Speicher Was MemStick nicht kann Was tun, wenn der Speicher voll ist? Kontakt Warenzeichen Seite 1

3 Wozu dient das Programm MemStick Das Programm MemStick sichert für Sie Ihre wichtigen Daten auf einem USB- Speichermedium. Diese Medien sind klein und handlich, weitaus kostengünstiger als Bänder oder CD-RWs, welche immer ein besonderes Laufwerk benötigen, und sind auch in raueren Umgebungen (Werkstatt) einsetzbar, da sie keine beweglichen Teile enthalten. Darüber hinaus sind USB-Speicher sehr leicht zu transportieren (Schlüsselanhänger). Somit kann immer die letzte Datensicherung Außer Haus aufbewahrt werden und Sie sind gegen Verlust Ihrer Daten durch Diebstahl oder Feuer geschützt. Es gibt USB-Speicher mit Kapazitäten von 64 Mbyte bis 256 Mbyte und es ist zu erwarten, dass demnächst Module mit noch höheren Kapazitäten angeboten werden (1 Gbyte ist im Gespräch). Systemvoraussetzungen PC mit funktionierender USB 2.0 Schnittstelle Windows 98SE, Windows Me, Windows XP oder Windows 2000 Besitzen Sie einen PC bei dem die USB-Anschlüsse nur nach hinten herausgeführt sind, sollten Sie erwägen, ein USB-Verlängerungskabel anzuschaffen um bequem das Speichermodul an- und abzustecken. Seite 2

4 Installation Bitte lesen Sie das Kapitel über die Installation zunächst vollständig durch, nur so können Sie Fehler vermeiden. Sollten Sie Zweifel haben, fragen Sie Ihren Systembetreuer. Installation des USB-Speichers Unter Windows XP oder Windows 2000 sollten keine weiteren Treiber erforderlich sein, diese Betriebssysteme erkennen eigenständig den USB-Speicher. Für Windows 98 wenden Sie sich bitte an den Lieferanten/Hersteller Ihres Speichers, sofern kein aktueller Treiber beiliegt. Es kann je nach verwendetem Speichererforderlich sein, sowohl einen USB 1.1 als auch einen 2.0-Treiber einzurichten. Installieren Sie die erforderlichen Treiber nach Vorgabe des Herstellers. Nach dem Einstecken des USB-Speichers sollte am Modul selbst ein rotes Lämpchen aufleuchten. Das bedeutet: der PC hat das Modul erkannt und ist bereit es zu benutzen. Entfernen Sie das Modul niemals, solange die Kontrolllampe noch leuchtet, Sie können sonst Daten verlieren! Wenn Sie nun den Windows Explorer starten, finden Sie (mindestens) ein neues Laufwerk. Das ist Ihr USB-Speichermodul, welches jetzt bereit zur Nutzung ist. Windows behandelt dieses Laufwerk wie eine (große) Diskette, also als wechselbares Medium. Da es keinen Auswurfknopf wie bei der Diskette gibt, muss Windows das Entfernen des Speichers mitgeteilt werden. Unter Windows 98 Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste im linken Fenster auf Ihr USB-Laufwerk, wählen Sie im Menu den Punkt Auswerfen. Erst wenn die Kontrollleuchte am USB-Speicher verloschen ist, dürfen Sie das Speicher- Modul entfernen. Unter Windows XP oder 2000 In der Task-Leiste neben der Anzeige der Uhrzeit finden Sie ein Icon zur Anzeige des erkannten USB-Speichers. Hier können Sie das Entfernen vorbereiten. Erst wenn die Kontrollleuchte am USB-Speicher verloschen ist, dürfen Sie das Speicher-Modul abziehen. Installation des Programms MemStick Auf Ihrem USB-Speicher befindet sich ein Verzeichnis namens MemStick. Stecken Sie Ihr USB-Modul wie oben beschrieben ein und sehen Sie sich im Explorer das USB-Laufwerk an. Kopieren Sie nun alle diese Daten aus dem Verzeichnis MemStick in ein Verzeichnis Ihrer Wahl auf Ihrer Festplatte und richten Sie sich eine Verknüpfung auf dem Desktop zu der Datei MemStick.Exe ein. Doppelklicken Sie auf die Verknüpfung, um das Programm erstmalig zu starten. Wenn alles in Ordnung ist, zeigt MemStick Ihnen jetzt den freien Speicher Ihres USB-Moduls an. Seite 3

5 Über USB-Speicher Benutzung USB-Speicher ist reine Elektronik. Ein mehrere tausend Mal wiederbeschreibbarer (sog. Flash-) Speicher mit der erforderlichen Schnittstellen-Logik in einem kleinen Gehäuse. Eine Staubschutzkappe schützt die elektrischen Kontakte vor Verschmutzung und eine Leuchtdiode zeigt im Betrieb die Benutzung des Speichers an. Wichtig: Entfernen Sie das Modul niemals, solange die Kontrolllampe noch leuchtet, Sie können sonst Daten verlieren! Windows behandelt dieses Laufwerk wie eine (große) Diskette, also als wechselbares Medium. Da es keinen Auswurfknopf wie bei der Diskette gibt, muss Windows das Entfernen des Speichers mitgeteilt werden. Unter Windows 98 Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste im linken Fenster auf Ihr USB-Laufwerk, wählen Sie im Menu den Punkt Auswerfen. Erst wenn die Kontrollleuchte am USB-Speicher verloschen ist, dürfen Sie das Speicher- Modul entfernen. Unter Windows XP oder 2000 In der Task-Leiste neben der Anzeige der Uhrzeit finden Sie ein Icon zur Anzeige des erkannten USB-Speichers. Hier können Sie das Entfernen vorbereiten. Erst wenn die Kontrollleuchte am USB-Speicher verloschen ist, dürfen Sie das Speicher-Modul abziehen. Vorbereitung des USB-Speichers USB-Speicher kommt normalerweise fertig zum Gebrauch in den Handel, d.h. er ist formatiert wie eine Diskette. Mit Hilfe der Formatierungs-Funktion unter Windows dürfen sie ihn selbstverständlich auch selber formatieren. Das geht oft wesentlich schneller als das Löschen aller Dateien. Aber: achten Sie darauf, auch wirklich Ihren USB-Speicher zu formatieren und nicht versehentlich Ihre Festplatte. Jedem USB-Speichermodul welches Sie mit dem Programm MemStick benutzen möchten, müssen Sie einen Namen geben. Das geschieht im Explorer durch Rechtsklicken auf das USB-Laufwerk und Auswahl der Eigenschaften. Tragen Sie hier bei neuen Speichermodulen einen neuen Namen ein. Anhand dieser Bezeichnung unterscheidet das Programm die verschiedenen Module (sofern Sie welche benutzen), doch dazu später. Aufbewahrung Wie andere elektronische Geräte auch, sollten Sie Ihren USB-Speicher nicht übermäßigen Temperaturen aussetzen oder ihn nass werden lassen. Auch sollten Sie das Kunststoffgehäuse nicht mit Lösemitteln oder scharfen Reinigern behandeln. Seite 4

6 Das Programm MemStick Start des Programms Starten Sie MemStick durch doppelklicken auf das Symbol auf dem Desktop, welches bei der Installation angelegt wurde. Sie sehen das Startfenster, von wo aus Sie alle wichtigen Funktionen aufrufen können. Seite 5

7 Einrichten des Sicherungs-Umfangs Unter der Schaltfläche Einstellungen ändern wird ein Fenster angezeigt in dem der Umfang der zu sichernden Daten festgelegt wird. Zur Sicherung ausgewählte Verzeichnisse und Dateinamen bzw. - Typen Verzeichnisse und Dateien auf dem gewählten Laufwerk Suchen nach geänderten Dateien Wenn Sie nicht genau wissen, wo Ihre aktuellen Daten auf Ihrem PC liegen oder welche Daten beim täglichen Arbeiten verändert werden, so können Sie MemStick danach suchen lassen. Je nach Plattenkapazität wird das aber einige Minuten dauern. Da hierbei aber alle gängigen Dateien erkannt werden, lohnt es sich immer zumindest ein Mal diese Funktion zu nutzen. Sie erhalten danach einen Überblick und können dann selbst entscheiden, welche Daten Sie für wichtig halten und welche nicht gesichert zu werden brauchen. Seite 6

8 Hinzufügen und Löschen von Dateien Platzhalter Schon lange gibt es die Möglichkeit bei der Auswahl von Dateinamen auf sog. Platzhalter zurückzugreifen. Es sind dies die Sonderzeichen * und?. Dabei bedeutet der Stern (*) mehrere beliebige Zeichen und das Fragezeichen (?) genau ein beliebiges Zeichen innerhalb des Dateinamens. Ein Dateiname besteht in der Regel aus einem Vornamen von (fast) beliebiger Länge und einem Nachnamen, der durch einen Punkt (. ) vom vorherigen Teil getrennt wird. An diesem Nachnamen erkennt Windows, mit welchem Programm diese Datei geöffnet und bearbeitet werden kann. Man bezeichnet ihn auch als Dateierweiterung oder Dateityp. Sucht man nun nach Dateinamen, so reicht es aus *.DOC zu schreiben, um alle Microsoft Word-Dokumente zu finden. Sogar *.DO? ist erlaubt, hier werden alle Dateien gefunden, deren Nachname 3 Zeichen lang ist und mit DO beginnt (Das sind neben den Dokumenten auch die Dokumentvorlagen von Word!). Hinzufügen einer bestimmten Datei Möchten Sie eine ganz bestimmte Datei der Sicherung hinzufügen, so suchen Sie diese im rechten Bereich des Fensters auf, markieren sie und übernehmen dann die Informationen durch Klicken auf die Schaltfläche Dateiname. Hinzufügen einer Gruppe von Dateien Möchten Sie eine Gruppe von Dateien hinzufügen, also Dateien, die alle den gleichen Nachnamen aber unterschiedliche Vornamen besitzen, so markieren Sie eine Beispieldatei im rechten Bereich und übernehmen dann die Informationen durch Klicken auf die Schaltfläche Datei-Typ. Seite 7

9 Manuelle Angabe von Dateien Wenn Sie genau wissen welche Dateien gesichert werden müssen, können Sie auch einen Dateinamen (mit Platzhaltern) manuell eingeben. Suchen Sie dazu im linken Bereich den entsprechenden Ordner aus und klicken Sie auf die Schaltfläche manuelle Eingabe.In das nun erscheinende Textfeld geben Sie den Dateinamen ein und übernehmen durch Klicken auf Eingabe übernehmen. Eingabefeld für Dateinamen oder - Typen Seite 8

10 Berechnung des benötigten Speicherplatzes Der Speicherumfang von USB-Speichern ist nur begrenzt, darum können Sie nicht mehr sichern als auf das Modul passt. Um errechnen zu lassen wie groß der Umfang der von Ihnen definierten Sicherung ist, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Da bei diesem Vorgang ihre gesamte Festplatte durchsucht wird, kann auch dieser Vorgang einige Zeit andauern. Ist der Sicherungsumfang zu groß, passen also nicht alle Daten auf das USB-Speichermodul, müssen Sie den Umfang der Sicherung reduzieren. Ein ganz guter Ansatz ist, für die Datensicherung etwa die halbe Kapazität des Speichermoduls auszunutzen. Das gibt für längere Zeit Raum genug für wachsende Datenumfänge. Löschen von Dateien Wohlgemerkt, hiermit ist das Entfernen von Dateien aus der Sicherung gemeint und nicht das Löschen einer Datei auf Ihrer Festplatte. Auch werden bereits gesicherte Daten nicht vom Speichermodul gelöscht. Das vorgehen ist einfach: Markieren Sie eine Datei oder ein ganzes Verzeichnis im linken Fensterbereich und drücken Sie auf die <Entf> - Taste. Übernehmen / Verwerfen der Änderungen Alle vorgenommenen Änderungen werden erst dann übernommen, wenn Sie durch Klicken auf die OK - oder die Anwenden -Schaltfläche Ihre Eingaben bestätigen. Durch Betätigen der Abbruch -Schaltfläche werden alle Ihre Änderungen rückgängig gemacht und der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt. Seite 9

11 Die erste Sicherung Starten Sie nun die Sicherung durch einen Klick auf die Schaltfläche Sichern im Startbildschirm. Nachdem die erforderlichen Dateien zusammen gesucht wurden, können Sie die Liste auf Vollständigkeit oder auf überflüssige Dateien kontrollieren und ggf. die Einstellungen dementsprechend verändern. Erst dann sollten Sie die erste Sicherung starten. Seite 10

12 Diese erste Sicherung wird verhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen; rechnen Sie mit etwa. 2 Min. für je 10 Megabyte Daten (also bei einem zur Hälfte gefüllten 256 MB Speicher etwa eine halbe Stunde). Wurde eine Datei gesichert, so wechselt die Anzeige des Dateinamens von rot nach grün. Weitere Sicherungen Anschließende Sicherungen laufen jetzt wesentlich schneller ab, da ja nur die Dateien, die nach der letzten Sicherung verändert wurden oder hinzugekommen sind gesichert werden müssen. Übliche Zeiten liegen im Bereich von weniger als 10 Minuten. Beachten Sie, dass nach einer Sicherung beim Beenden von MemStick der USB- Speicher freigegeben wird und die Kontrolllampe erlischt. Sie können sofort nach der Sicherung Ihren Speicher entfernen und mitnehmen. Grüne Dateinamen: Sicherung ist aktuell Rote Dateinamen: Noch nicht gesichert Seite 11

13 Einsatz mehrerer USB-Speicher Schon an einem PC lassen sich mehrere USB-Speicher sinnvoll einsetzen: während Speicher Nr.1 Kunden- Auftrags- und Rechnungsdaten sichert, werden auf dem 2. Speicher die Sicherungen der Finanzbuchhaltung abgelegt. Wollen Sie mehrere PCs sichern, so empfiehlt sich sowieso die Anschaffung weiterer USB-Speicher. Was MemStick nicht kann Ein zwar nur selten auftretender, in seinen Auswirkungen jedoch fataler Fehler kann auch durch eine Tägliche Sicherung (egal ob auf ein Band oder ein USB-Speicher) nicht verhindert werden: hat sich in eine Datenbank oder in eine Datei ein logischer Fehler eingeschlichen, so wird natürlich dieser Fehler mitgesichert. Wird dann der Fehler erkannt und kann nicht mit den Werkzeugen des Anwendungsprogramms behoben werden, so kann oft nur noch der Programmhersteller die Daten retten. Seite 12

14 Was tun, wenn der Speicher voll ist? Zeigt MemStick beim zusammenstellen der Dateien an, dass zu wenig Platz auf dem USB-Speicher ist, so kann die Sicherung nicht durchgeführt werden. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten: Anschaffung weiterer / größerer USB-Speicher Das wird natürlich gern gesehen, die Datensicherung wird aber komplizierter und das eigentliche Problem (hoher Datenbestand) wird nicht angegangen. Reduzierung des Sicherungsumfangs Das hilft natürlich sofort, wirft aber die Frage auf, ob der Umfang der zu sichernden Daten ursprünglich schon zu hoch eingestellt wurde, oder ob jetzt unter dem Druck es passt nicht mehr der Umfang notgedrungen reduziert wird. Verlagern von Daten Daten, die Sie zwar noch im Zugriff auf Ihrem PC halten wollen, die aber nicht mehr zu den Kerndaten gehören, sollten Sie in eine gesondertes Verzeichnis verlagern aus dem sie nicht mehr gesichert werden. Kandidaten sind z. B. Angebote, welche älter als 4 Monate sind oder andere veraltete Korrespondenz. Archivieren von Daten Hier kommen wir zu einem der wichtigsten Punkte überhaupt: seit Sie mit PCs arbeiten haben Sie bei der Anschaffung eines neuen Rechners den alten Datenbestand auf den neuen PC kopieren müssen. Die Plattenkapazitäten sind dabei bei jeder Rechnergeneration um ein Vielfaches gestiegen, so dass Sie zwar alle Daten haben, jedoch kaum noch etwas finden, so unübersichtlich ist es geworden. Im Zeitalter von Digital-Fotografie und MP3 werden auch die Dateien immer größer, so dass Sicherungen davon auch nicht mehr durchgeführt werden können. Hier hilft nur die sichere Archivierung, das heißt: Auslagerung der Dateien auf externe Datenträger und Löschung auf dem PC. Löschen der Daten auf dem USB-Speicher Da alle Sicherungen auf Zuwachs konzipiert wurden, kann das Löschen der Daten durchaus sinnvoll sein und helfen. Ein Beispiel: Sie verlagern oder Archivieren Daten, die gestern noch gesichert wurden. Diese Daten werden natürlich auf dem USB-Speicher nicht gelöscht sondern belegen auch weiterhin Platz. Das Löschen einzelner Dateien oder Verzeichnisse auf dem USB-Speicher kann recht langwierig sein. Wesentlich schneller geht da das Formatieren des USB-Laufwerks. Seite 13

15 Kontakt Gern beantworte ich Ihre Fragen, nehme Ihre Anregungen entgegen oder helfe Ihnen bei Problemen mit Ihren PCs. Senden Sie mir eine an und ich setze mich umgehend mit Ihnen in Verbindung. J. Meier Warenzeichen Windows, Microsoft und Word sind eingetragene Warenzeichen der Firma Microsoft Corp. Seite 14