KURZANLEITUNG. Thema: e-vendo econnect HINTERGRUND EINRICHTUNG. Auf der Kunden-Seite

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1 KURZANLEITUNG Thema: e-vendo econnect HINTERGRUND Über das Interface e-vendo econnect können bei einem Lieferanten, der ebenfalls e-vendo- Nutzer ist, Verfügbarkeiten für Artikel abgefragt sowie Artikel importiert und aktualisiert werden. Außerdem können über die Schnittstelle Bestellungen an den Lieferanten übermittelt werden, die im e-vendo des Lieferanten automatisch als Auftrag platziert werden. EINRICHTUNG Die Schnittstelle ist sowohl auf der Kunden- als auch auf der Lieferantenseite zu aktivieren. Der Kunde hinterlegt seine Zugangsdaten zum Online-Shop des Lieferanten. Der Lieferant erlaubt dem Kunden den Zugriff auf die Artikeldaten und/oder die Bestellung über das Interface. Auf der Kunden-Seite Im Auftrag beim Lieferanten wird ein Ansprechpartner für die Lieferadresse benötigt. Bitte erfassen Sie bei Ihrer eigenen Adresse, die als Lieferadresse für den Einkauf verwendet wird, einen Ansprechpartner. Für diesen müssen Name, Vorname, Anrede und Bereich ausgefüllt sein. Damit dieser Ansprechpartner in allen Bestellungen, die über das Interface e-vendo econnect gebucht werden, automatisch eingetragen wird, muss er in den Globalen Systemvorgaben im Reiter Belegvorgaben 2 hinterlegt werden: Die Einstellungen, die bei der Neuanlage und bei der Aktualisierung von Artikeln sowie beim Übermitteln der Bestellung über das Interface e-vendo econnect zu beachten sind, kann jeder Mitarbeiter beim Kunden individuell in der Arbeitsplatzkonfiguration, Reiter econnect, vornehmen: Ist z. B. die Checkbox bei Neu/Update Zusatzinformationen aktualisieren () aktiviert, so werden auch die direkt hinterlegten Referenzartikel übernommen bzw. aktualisiert. Thema: e-vendo econnect Seite / 5

2 Für den Lieferanten selbst sind im Reiter Faktura (Kred.) folgende Einstellungen vorzunehmen: Kundennummer Bitte tragen Sie Ihre Kundennummer beim aktuellen Lieferanten in das entsprechende Feld im Reiter Faktura (Kred.) ein. Im Unterreiter Lieferanteninterface wählen Sie bitte den Interfacetyp 4 e-vendo econnect (XML) und füllen Sie folgende Felder aus: 2 Interface URL URL für den Datenaustausch mit dem aktuellen Lieferanten 3 Benutzername, Passwort 4 Artikelnummern- Vorsatz (optional) Ihre Anmeldedaten für das Login auf der durch die URL spezifizierten Seite Beim Artikel-Import über das Interface des aktuellen Lieferanten wird die eigene Artikelnummer aus dem hier eingetragenen Text und der Artikelnummer des Lieferanten gebildet. So wird sichergestellt, dass es keine Überschneidungen mit Artikeln anderer Lieferanten gibt, die die gleiche Artikelnummer verwenden. Im Sichtmodus stehen folgende Buttons zur Verfügung: 5 Der Onlinebetrieb über das Interface des aktuellen Lieferanten wird aktiviert. Die zur Verfügung stehenden Funktionalitäten werden angezeigt. Diese Initialisierung muss von jedem Mitarbeiter, der Zugriff auf das Interface haben soll, einmal ausgeführt werden. 6 Alle Artikel dieses Lieferanten, die bereits in der e-vendo-datenbank vorhanden sind, werden aktualisiert. Hinweis: Pro Artikel wird eine Aktualisierungs-Transaktion verbraucht (s. u.). Das Aktualisieren der bereits übernommenen Artikel kann auch über die Massendatenänderung erfolgen (s. u.) Thema: e-vendo econnect Seite 2 / 5

3 Auf der Lieferanten-Seite Damit ein Kunde über das Interface e-vendo econnect auf das System des Lieferanten zugreifen kann, muss im e-vendo des Lieferanten der entsprechende Dienst für den Kunden freigeschalten werden. Dies muss in der Adressverwaltung im Reiter Faktura (Deb.), Unterreiter Sonstiges, erfolgen. Im Bereich econnect () stehen folgende Optionen zur Verfügung: Artikeldaten Onlinebestellungen Sonderpreislisten alle Verkaufsartikel Der Kunde darf in der Datenbank des Lieferanten nach Artikeln suchen, deren Verfügbarkeit prüfen, Artikel übernehmen und aktualisieren. Der Kunde darf über das Interface Bestellungen an den Lieferanten übertragen. Zusätzlich zum Einkaufspreis des Kunden wird ein in de Shop- Konfiguration auf dem Web-Sever festgelegter VK-Preis übermittelt. Ist diese Checkbox aktiviert, so kann der Kunde auf alle beim Lieferanten zum Verkauf freigegebenen Artikel zugreifen. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, so stehen dem Kunden nur die für den Onlineshop freigegebenen Artikel zur Verfügung. VERWENDUNG DES INTERFACES Artikel suchen und übernehmen Im Artikel-Suchdialog kann über den Button econnect die Suche in den Datenbanken der Lieferanten, für die ein entsprechendes Interface hinterlegt ist, nach Artikeln gestartet werden. Im Feld Lieferant für die Suche wählen kann ein einzelner Lieferant gewählt werden, in dessen Datenbank nach Artikeln gesucht werden soll. Alternativ kann über alle Suchanbieter, also über alle Lieferanten, für die ein solches Interface hinterlegt ist, gesucht werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, über den Button Option eine Mehrfachauswahl der Lieferanten festzulegen. Diese Auswahl wird bei der Suche verwendet, wenn Sie die Einstellung Vorkonfigurierte Suchanbieter wählen. Bei aktivierter Checkbox Neuheiten wird die Suche auf die im Onlineshop des Lieferanten als Neuheiten gekennzeichneten Artikel beschränkt. Sollen alle Neuheiten des Lieferanten gefunden werden, so geben Sie bitte keinen Suchbegriff ein. Thema: e-vendo econnect Seite 3 / 5

4 Das Ergebnis der Artikelsuche wird im folgenden Dialog angezeigt: Mit den Buttons am rechten Rand des Dialoges können die Suchoptionen verändert und die Suche erneut gestartet, die Verfügbarkeit des markierten Artikels geprüft bzw. für alle in der Liste enthaltenen Artikel die Verfügbarkeitsanzeige aktualisiert werden. Mit dem Button Übernehmen können die markierten Artikel (Mehrfachauswahl möglich) ins e-vendo übernommen werden. Dabei werden die in der Arbeitsplatzkonfiguration eingestellten Optionen (s. o.) berücksichtigt. Nach der Übernahme werden die importierten Artikel angezeigt. Die Aktualisierung der bereits übernommenen Artikel kann aus der Adressverwaltung heraus (Button Artikel aktualisieren) sowie über die Massendatenänderung erfolgen. Die Massendatenänderung erreichen Sie über Spezialmodule III Konfiguration ERP. Wechseln Sie dort zum Reiter econnect und verwenden Sie einen der beiden Buttons. Klicken Sie auf diesen Button, um für alle über econnect angebundenen Lieferanten die Artikeldaten zu aktualisieren. Markieren Sie in der Liste im linken Bereich des Dialoges einen Lieferanten und klicken Sie auf diesen Button, um alle Artikeldaten dieses Lieferanten zu aktualisieren. Hinweis: Pro Artikel wird dabei eine Aktualisierungs-Transaktion verbraucht (s. u.). Die Verfügbarkeit der Artikel kann auch aus der Bestellliste (Bedarfsermittlung) heraus erfolgen: Nach Klick auf den Button Verfügbarkeit werden die Verfügbarkeiten aller Artikel beim Lieferanten geprüft und das Ergebnis durch eine Ampelgrafik sowie im Protokoll im unteren Fensterbereich angezeigt. Thema: e-vendo econnect Seite 4 / 5

5 Transaktionen Für das Suchen nach Artikeln, das Neuanlegen und Aktualisieren von Artikeln steht pro Kalendermonat eine vorgegebene Anzahl von Transaktionen zur Verfügung. Pro Suchanfrage wird eine Transaktion berechnet. Bei der Neuanlage und beim Update wird pro Artikel eine entsprechende Transaktion berechnet. Sind diese Transaktionen aufgebraucht, so können weitere Transaktionen hinzugebucht werden. Der aktuelle Stand der verfügbaren und bereits verbrauchten Transaktionen kann über Spezialmodule III Konfiguration ERP Transaktionsstatistik eingesehen werden. Bestellungen Erfassen Sie eine Bestellung beim Lieferanten mit den benötigten Artikelpositionen. Dabei kann auch während der Belegerfassung nach Artikeln bei diesem Lieferanten gesucht werden. Die gefundenen Artikel können übernommen und aus dem Übernahmeergebnis heraus direkt in den Beleg eingefügt werden. Buchen Sie die Bestellung durch Klick auf den Button Bestellen. Damit werden die Positionen der Bestellung auf Verfügbarkeit und Übereinstimmung der Preise geprüft. Ist eine Position nicht in der zu bestellenden Menge beim Lieferanten vorrätig oder weicht der in der Bestellung eingetragene Preis vom aktuellen Einkaufspreis beim Lieferanten ab, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt: Nach Bestätigung durch Klick auf OK erhalten Sie die Möglichkeit, den Bestellvorgang fortzusetzen oder abzubrechen. Wurden keine Auffälligkeiten festgestellt oder wurde nach einer entsprechenden Meldung der Bestellvorgang fortgesetzt, wird die Bestellung nun an das System des Lieferanten übermittelt und dort als Auftrag platziert. Dabei werden im Auftrag die Zahlart und Versandart verwendet, die auf der Lieferantenseite als Vorgabe im Kundenstamm eingestellt sind. Thema: e-vendo econnect Seite 5 / 5