Sprachliche Dienstleistungen im Unternehmen: Fachkräftebedarf und Bildungsbedürfnisse

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1 Sprachliche Dienstleistungen im Unternehmen: Fachkräftebedarf und Bildungsbedürfnisse ESF-Projekt Unternehmenskommunikation: für eine wettbewerbsfähigere Zukunft (2/211/2010) Das Projekt wurde von der Europäischen Union mittels Europäischen Sozialfonds, vom Ministerium für Arbeit und Sozialpolitik und von der Autonomen Provinz Bozen finanziert 1

2 Inhalt 1. Einleitung Aufnahme von Studierenden und AbsolventInnen Praktika für Studierende sprachwissenschaftlicher Studiengänge bzw. der Translationswissenschaft Praktika für ausländische Studierende und UniversitätsabsolventInnen Informationen zum Thema Praktika Wie wichtig sind Sprachkenntnisse? Förderung der sprachlichen Aus- und Weiterbildung Formale sprachliche Aus- und Weiterbildung Informelle sprachliche Aus- und Weiterbildung Übersetzungen Aus- und Weiterbildung des Personals Interne ÜbersetzerInnen/DolmetscherInnen Externe professionelle ÜbersetzerInnen/DolmetscherInnen (Outsourcing) Software Maschinelle Übersetzungsprogramme Übersetzungsspeicher (Translation Memory) Qualitätssicherungsprogramme (Quality Assurance Systeme oder QA-Systeme) Glossare Warum ist Terminologie wichtig? Wie kann man Terminologie verwalten? Informations- und Bildungsbedürfnisse Bibliografie Kontakt

3 Ohne die Anstellung und die Weiterbildung der richtigen Leute [ ] oder die Konzentration darauf, wie [das] Unternehmen eine positive Wahrnehmung im Markt bewirkt, wird sogar ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis einen Erfolg im Exportgeschäft nicht garantieren. (Sprachen-Leitfaden für europäische Unternehmen 2011: 12) 3

4 1. Einleitung Viele Südtiroler Unternehmen sind täglich mit mindestens zwei Kommunikationssprachen konfrontiert und oft auch dazu gehalten, ihre Tätigkeiten in beiden Landessprachen abzuwickeln. Anders als die Konkurrenz, die sich in einem einsprachigen Umfeld bewegt, sehen sich Südtiroler Unternehmen also bereits auf lokaler Ebene mit sprachlichen Herausforderungen konfrontiert. Bei export- bzw. importorientierten Unternehmen kommen die oft zahlreichen Kontakte mit fremdsprachigen Ländern noch hinzu. Wenn sich die Zielund Absatzmärkte außerhalb des italienisch- bzw. deutschsprachigen Raums befinden, wird ein gut durchdachtes internes und externes Sprachen-, Kulturen- und Wissensmanagement unabdingbar: Sprachliche und kulturelle Barrieren stellen bekanntlich eine große Hürde für den internationalen Handel dar. So behaupten auch rund 11 % der 2000 KMUs (195 Unternehmen), die an der ELAN-Studie (2006: 5) teilgenommen haben, dass ihnen aufgrund der mangelnden Sprachkenntnisse Aufträge entgangen sind. Die besondere geografischen Lage und die Mehrsprachigkeit Südtirols bieten den heimischen Unternehmen im Grunde einen Vorteil gegenüber anderen Unternehmen, da sie den Zugang zum internationalen Markt erleichtern. Im Laufe der diesem Dokument zugrundeliegenden Studie hat sich jedoch bestätigt, dass das bestehende sprachliche Potential in den Südtiroler Unternehmen nicht immer voll ausgeschöpft wird. Eine große Herausforderung hinsichtlich des mehrsprachigen Wissensmanagements stellt die Vielzahl an internen und externen Texten (Handbücher, Webseiten, Verträge, Berichte, Bilanzen, usw.) und Übersetzungen, welche die Unternehmen bewältigen müssen. Diese Fülle an Dokumenten sollte effizient und nach klaren, einheitlichen und konsistenten Richtlinien verwaltet werden, um Kommunikation und Prozesse im Unternehmen besser und schneller abzuwickeln sowie ein starkes und geschlossenes Bild zu vermitteln. Dieser Leitfaden entstand im Rahmen des gemeinsamen ESF-Projekts von EURAC und TIS Unternehmenskommunikation: für eine wettbewerbsfähigere Zukunft 1 (Nr. 2/211/2010) mit dem Ziel, den Südtiroler Unternehmen Lösungsansätze und mögliche Strategien vorzuschlagen, wie sie ihre Bedürfnisse im Bereich Mehrsprachigkeit, Übersetzung und Unternehmensterminologie decken können. Als Grundlage diente eine Online-Umfrage, an der 443 Südtiroler Unternehmen im Winter 2012 und Frühjahr 2013 teilgenommen haben. Die Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass Kommunikation und Wissenstransfer in Südtirol eigentlich viel stärker gefördert und das mehrsprachige Wissensmanagement effizienter gestaltet werden könnte. Der Leitfaden bietet daher konkrete Empfehlungen zum Umgang mit 1 Die durchgeführte Initiative wurde von der Europäischen Union mittels Europäischen Sozialfonds, vom Ministerium für Arbeit und Sozialpolitik und von der Autonomen Provinz Bozen mitfinanziert. Weitere Informationen zum Projekt: 4

5 unterschiedlichen Herausforderungen im Bereich Mehrsprachigkeit und Kommunikation, insbesondere: Aufnahme von Studierenden und UniversitätsabsolventInnen; Sprachkenntnisse für den täglichen Unternehmensablauf; Förderung der sprachlichen Aus- und Weiterbildung; Übersetzungsprozess; Softwareprodukte, die den Übersetzungs- und Kommunikationsprozess unterstützen; Mehrsprachige Glossare und Verwaltung der Unternehmensterminologie. Die Ergebnisse weiterer Untersuchungen im Bereich Sprachenmanagement und Dokumentation im Unternehmen, die in anderen Regionen und Ländern durchgeführt wurden (vgl. Kap. 9), sind bei der Erstellung dieses Leitfadens ebenso berücksichtigt worden. 5

6 2. Aufnahme von Studierenden und AbsolventInnen Mehr als die Hälfte der Unternehmen, die an der Online-Umfrage teilgenommen haben, geben an, dass sie sich nach außen öffnen, beispielsweise indem sie ihre Tätigkeiten der Allgemeinheit vorstellen, StudentInnen aufnehmen, u.ä. Praktika für Studierende und AbsolventInnen können sich als besonders vorteilhaft für das Unternehmen erweisen: Die PraktikantInnen können verschiedene Tätigkeiten übernehmen, die das Personal aus zeitlichen oder wirtschaftlichen Gründen oft aufschieben muss (z.b. Archive oder elektronische Ablagen aufräumen bzw. aktualisieren, u.ä.). Das Praktikum bietet die Möglichkeit, Einsicht in die fachlichen und sozialen Kompetenzen der PraktikantInnen im Hinblick auf eine mögliche zukünftige Anstellung zu gewinnen. Das Praktikum ermöglicht es, das meist noch unberührte Potential an Innovation, Kreativität und Motivation der Jugendlichen zu nutzen, die sich noch in einem Bildungsumfeld bewegen. Zugleich fördert es im Unternehmen einen positiven kulturellen Austausch und die Integration mit der Ausbildungswelt (Il manuale del tirocinio: 9). Über Praktikumsangebote kann man für das Unternehmen werben, die eigenen Tätigkeiten vorstellen und mit den Jugendlichen, den Arbeitskräften der Zukunft, Beziehungen aufbauen. Um die mehrsprachige und interkulturelle Kommunikation des Unternehmens zu optimieren, können Praktikumsstellen an inländische oder ausländische Studierende bzw. AbsolventInnen sprachwissenschaftlicher Studiengänge oder der Translationswissenschaft vergeben werden. Diese Maßnahme ist sowohl für kleine Unternehmen geeignet, die über keine MitarbeiterInnen mit einer spezifischen sprachlichen und translatorischen Ausbildung verfügen, als auch für größere Unternehmen, in denen eine Person oder ein Team zwar für die Unternehmenskommunikation verantwortlich ist, jedoch spezifische Kompetenzen im Bereich Übersetzung, interkulturelle Mediation und Terminologiemanagement fehlen. 6

7 2.1. Praktika für Studierende sprachwissenschaftlicher Studiengänge bzw. der Translationswissenschaft Studierende und AbsolventInnen sprachwissenschaftlicher Studiengänge bzw. der Translationswissenschaft 2 bringen spezifische sprachliche Kenntnisse in das Unternehmen, sowie Informationen und Kompetenzen im Umgang mit den aktuellen Technologien für den Beruf (vgl. Progetto ELIA 2012: 8). Sie können im Unternehmen demnach: Texte in ihrer Muttersprache verfassen und/oder in andere Sprachen übersetzen; die Dokumentation verbessern, überarbeiten oder erstellen (in Zusammenarbeit mit den FachexpertInnen); Internetseiten und anderes Schriftmaterial für die Zielmärkte des Unternehmens lokalisieren; als SprachmittlerInnen zwischen dem Personal und den ausländischen GesprächspartnerInnen fungieren; Dokumentation und Terminologie systematisch sammeln und strukturieren; dem Unternehmen aktuelle Softwarelösungen für die Übersetzung und Qualitätskontrolle von Texten vorstellen Praktika für ausländische Studierende und UniversitätsabsolventInnen Europäische Studien 3 zeigen, dass viele Unternehmen insbesondere ausländischen Studierenden Praktika anbieten 4. Diese Vorgehensweise kann dazu beitragen, neue Märkte zu 2 Die Universitätsreform (DM 509/99) sieht hinsichtlich der Praktika Ausbildungsmaßnahmen vor, die [ ] darauf abzielen, sich weitere Sprachkenntnisse, sowie Kenntnisse in der Informatik und Telekommunikation, soziale Kompetenzen oder andere Fähigkeiten anzueignen, die den Einstieg in die Arbeitswelt und die Berufswahl erleichtern können, indem sie direkte Erfahrungen in dem Bereich ermöglichen, zu dem der Studientitel Zugang verschaffen soll, darunter vor allem die Ausbildungs- und Orientierungspraktika [ ] (Ministerialdekret 509/99, Art. 10, Abs. 1, Lit. f). In diesem Sinne bieten die Universitäten interessierten Unternehmen eine Auswahl an Studierenden mit dem gewünschten Berufsprofil. Bei Praktika wird in der Regel ein Abkommen zwischen Universität und Unternehmen unterzeichnet, das bestimmte Eckdaten festhält (Bildungsziele, Dauer des Praktikums, Versicherung, u.ä.). 3 U.a. die PIMLICO Studie (2011) und der Sprachen-Leitfaden für europäische Unternehmen (2011: 21). 4 Praktika für Studierende aus den Drittländern werden in Art. 27, Lit. f des GvD 286/1998 geregelt. Diese Durchführungsverordnung legt bestimmte Voraussetzungen und Fristen für die Erteilung der Arbeitsbewilligung, des Einreisevisums und der Aufenthaltserlaubnis aus Arbeitsgründen für verschiedene Kategorien ausländischer Arbeitnehmer fest. Dazu zählen auch Personen, die mit einer Aufenthaltsgenehmigung aus Studiengründen ein befristetes Training bei italienischen Arbeitgebern absolvieren. 7

8 erschließen und eine positive Haltung des Personals gegenüber interkulturellen Beziehungen zu fördern. Das Unternehmen kann somit: europäische Programme kennenlernen und deren Angebote nutzen. Das Leonardo- Programm 5 deckt beispielsweise die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Versicherung der PraktikantInnen für die gesamte Dauer des Praktikums sowie ihre Anund Rückreisekosten vom Ursprungsland; sein Team bereichern und sich mit anderen Ländern auseinandersetzen; zusätzliche Sprachkenntnisse erwerben; Teil eines Netzes vieler europäischer Unternehmen werden; die eigene Internationalisierung fördern, ein besonders wichtiger Schritt für schnell wachsende lokale Unternehmen aber auch für die Regionalentwicklung. Die Vergabe von Praktika an inländische und ausländische Studierende bzw. AbsolventInnen, u.a. der sprachwissenschaftlichen Studiengänge und der Translationswissenschaft, kann dem Unternehmen einen Mehrwert im Sinne einer besseren sprachlichen und interkulturellen Kommunikationsstrategie bringen Informationen zum Thema Praktika Unternehmen, die PraktikantInnen aufnehmen möchten, können sich an verschiedene Ansprechpartner wenden, u.a.: Universitäten (z.b. Bildungseinrichtungen, die vom Europäischen Sozialfonds finanzierte Kurse anbieten; die Handelskammer Bozen, die eine Praktikumsbörse führt ( DE/WIFO/Schule_Wirtschaft/praktikumsboerse.html?search=stage&idblock=1039); 5 Italienische Internetseite des Leonardo-Programms: Information in deutscher Sprache: 8

9 den Arbeitsservice der Landesabteilung Arbeit (vgl. Ausbildungs- und Orientierungspraktika : 9

10 3. Wie wichtig sind Sprachkenntnisse? Von den fast 200 Unternehmen, die mögliche Aufträge aufgrund von mangelnden Fremdsprachenkenntnissen verloren haben, schätzten gemäß der ELAN-Studie 37 Unternehmen das entgangene Geschäft auf ein Volumen zwischen 8 Millionen EUR und 13,5 Millionen EUR. Weitere 54 Unternehmen hatten Aufträge zwischen 16,5 Millionen EUR und 25,3 Millionen EUR verloren und 10 Unternehmen hatten Aufträge von über 1 Million EUR verloren. (Sprachen-Leitfaden für europäische Unternehmen 2011: 4) Für die an der ESF-Umfrage beteiligten Südtiroler Unternehmen, die vorwiegend auf den italienisch- und deutschsprachigen Märkten tätig sind, ist die Kenntnis der Zweitsprache sehr wichtig, weniger die Kenntnis anderer Sprachen. Im Gegensatz dazu sehen Unternehmen, die vor allem in anderssprachigen Märkten tätig sind, Fremdsprachenkenntnisse als wesentlich wertvoller. Letztere Unternehmen stellen oft, ihren Zielmärkten angepasst, fremdsprachige MitarbeiterInnen ein. Diese Strategie gehört zu den Best Practices Europäischer Unternehmen (vgl. ELAN-Studie 2006). Um in einem fremden Umfeld optimal agieren zu können, muss man kulturelle Unterschiede gut kennen. Diese beschränken sich nicht nur auf die persönliche und zwischenmenschliche Ebene, sondern erstrecken sich auf den gesamten Stil und auf die Prozessabläufe des Unternehmens. So können Entscheidungen, wie beispielsweise die Wahl bestimmter Produktnamen oder der Einsatz von grafischen Elementen in der Kommunikation, stark von kulturellen Faktoren abhängen. Sprachliche und kulturelle Kenntnisse sind in unterschiedlichen Situationen gefragt, u.a. (Sprachen-Leitfaden für europäische Unternehmen 2011: 5): bei der Beschreibung des Unternehmens auf den Webseiten; zum Verstehen lokaler Gesetze und Vorschriften; bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen und anderen Arten von Verträgen; beim Aufsetzen von Verträgen in einem angemessenen Stil und unter Einhaltung der Vorschriften des Zielmarktes; bei der Werbung und dem Lancieren von Produkten im Ausland; bei Verhandlungen zu gemeinsamen Projekten und Initiativen; Ausländische MitarbeiterInnen können in solchen Situationen im Unternehmen die Entwicklung von sprachlichen Kompetenzen, das Bewusstsein für kulturelle und sprachliche Unterschiede sowie den Respekt für ArbeitskollegInnen mit einem anderen kulturellen Hintergrund fördern. 10

11 Wo aus verschiedenen Gründen die Aufnahme von Personal aus den Zielmärkten des Unternehmens nicht möglich ist, können AbsolventInnen der sprachwissenschaftlichen Studiengänge bzw. der Translationswissenschaft die gewünschten sprachlichen Kompetenzen einbringen. Neben den Aufgaben unter 2.1 können sie im Unternehmen auch die Aufgabe übernehmen, die sprachliche und kulturelle Angemessenheit verschiedener Texte (Dokumentation, Werbematerial, Korrespondenz, Broschüren für Unternehmensbesichtigungen, usw.) zu kontrollieren. Zudem können sie bei der Überprüfung, ob die Texte den lokalen Vorschriften entsprechen, eine wertvolle Hilfe darstellen. Schließlich können sie auch bei Unternehmensbesichtigungen sprachliche Hilfeleistung bieten. Muttersprachliches Personal oder AbsolventInnen der sprachwissenschaftlichen Studiengänge bzw. der Translationswissenschaft können einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Der Sprachen-Leitfaden für europäische Unternehmen (2011: 20) weist darauf hin, dass die Aufnahme von solchen Berufsbildern zu einer eindeutig höheren Exportquote führen kann (+23 %) im Vergleich zu anderen Unternehmen, die diese Strategie nicht befolgen. 11

12 4. Förderung der sprachlichen Aus- und Weiterbildung Der Großteil der Südtiroler Unternehmen, die an der ESF-Studie teilgenommen haben, organisiert keine Kurse, um die sprachlichen bzw. kommunikativen Kompetenzen ihrer MitarbeiterInnen zu fördern. Dies entspricht den Ergebnissen aus der ELAN-Studie (2006: 42), wonach nur 35 % der Unternehmen Sprachkurse für ihre MitarbeiterInnen anbieten. Ähnliche Daten liefert auch eine Studie der Bozner Handelskammer, die im Jahr 2011 durchgeführt wurde (Zukunftswerkstatt Südtirol 2012). Dies kann damit begründet werden, dass es in Südtirol eine bestimmte Anzahl von Betrieben gibt, in denen die interne Kommunikation rein einsprachig erfolgt. Der Betriebssitz in der vorwiegend italienischsprachigen Landeshauptstadt bzw. in den deutschsprachigen Landgemeinden bestimmt weitgehend die interne Kommunikationssprache. Die geringe Mobilität der ArbeitnehmerInnen fördert außerdem die Aufnahme von gleichsprachigem, lokal ansässigem Personal (vgl. Sprachkompetenzen am Südtiroler Arbeitsmarkt 2009: 24). Auch auf die Zielmärkte des Unternehmens wirken sich sprachliche Faktoren stark aus. Das bedeutet, dass einsprachige Unternehmen oft in gleichsprachigen Märkten tätig sind: Deutschsprachige Unternehmen agieren auf den deutschsprachigen Auslandsmärkten, während sich italienischund ladinischsprachige eher auf den nationalen Markt konzentrieren (Ibid. 2009: 35). Hinzu kommt noch, dass Unternehmen zwar die Notwendigkeit [verspüren] in die Bildung von Sprachkompetenzen zu investieren, dennoch eher abgeneigt sind, die notwendigen Initiativen zu ergreifen und sich vielmehr mit den Angeboten des Südtiroler Schul- und Ausbildungssystems begnügen (Ibid.: 55). Sich langfristig auf vermutliche interne Zweitsprachen- bzw. Fremdsprachenkenntnisse zu verlassen, kann negative Auswirkungen für das Unternehmen haben. Eine gute Aus- und Weiterbildung des Personals bietet einen ausschlaggebenden Mehrwert gegenüber anderen Unternehmen, die für ihre MitarbeiterInnen keine Bildungsmaßnahmen vorsehen. Die Aus- und Weiterbildung sollte keine Randposition einnehmen, sondern eine zentrale Rolle im Unternehmen spielen. Sie ist ein strategisches Element für den Ausbau notwendiger Fähigkeiten und Kompetenzen, die den Zugang zu neuen Bereichen und Märkten schaffen können. Qualifiziertes und kompetentes Personal einstellen genügt nicht! Den MitarbeiterInnen sollte auch die Möglichkeit der Weiterbildung geboten werden, um vorhandene Kompetenzen auszubauen und zu festigen sowie ihre Motivation zu fördern. 12

13 Die Aus- und Weiterbildung im sprachlichen Bereich beschränkt sich nicht nur auf Fremdsprachenkurse. Gegenstand der Bildungsmaßnahmen können ebenso technische Redaktion und Schreibwerkstätten in der Muttersprache sein. Kurse können auch in Bezug auf die Dauer, den Schwierigkeitsgrad und den Inhalt gezielt auf die Ressourcen des Unternehmens angepasst gestaltet werden. Es sind im Grunde zwei Arten der Aus- und Weiterbildung möglich: formale sprachliche Aus- und Weiterbildung; nicht formale oder informelle sprachliche Aus- und Weiterbildung Formale sprachliche Aus- und Weiterbildung Die Sprachkompetenzen der Angestellten und damit auch des Unternehmens zu verbessern, bedeutet nicht, wie häufig angenommen, sich auf die Durchführung regelmäßiger Sprachkurse zu beschränken, selbst wenn diese fachspezifisch ausgerichtet sind und mehr oder weniger auf die Bedürfnisse der verschiedenen Positionen eingehen. (Sprachkompetenzen am Südtiroler Arbeitsmarkt 2009: 74) Sprachliche Bildungsmaßnahmen im Unternehmen können eine sehr kurze Dauer haben (z.b. einen halben Tag) oder auch über einen längeren Zeitraum stattfinden (z.b. eine Stunde pro Woche drei Monate lang), den Bedürfnissen des Unternehmens und den Funktionen und Aufgaben der MitarbeiterInnen (z.b. Führungskräfte, Sekretariat, Rezeption) entsprechend. Die Erfassung der sprachlichen Bedürfnisse des Unternehmens im Voraus erlaubt es, Ressourcen gezielt und verlustfrei einzusetzen (z.b. anhand der aktuellen und zukünftigen Marktstrategien des Unternehmens). Das kann sowohl über Einzelgespräche als auch über eine betriebsweite detailliertere Umfrage geschehen. Als nächster Schritt sollten die Bildungsziele klar festgelegt werden. Zur Planung eines Aus- und Weiterbildungsprogramms im Unternehmen gehört also: die Erhebung der sprachlichen Bedürfnisse im Unternehmen um sich einen Überblick über vorhandene Ressourcen, gut abgedeckte und noch offene Bedürfnisse zu verschaffen (z.b. Welche Sprachen werden im Unternehmen gesprochen? Wie gut sind diese Sprachkenntnisse? Benötigen die MitarbeiterInnen sowohl schriftliche als auch mündliche Kompetenzen? Welche Sprachtechnologien benötigt das Unternehmen? Sind kulturelle Kenntnisse erwünscht, beispielsweise weil das Unternehmen ausländische MitarbeiterInnen beschäftigt oder neue Märkte erschließen möchte?); die Definition der Bildungsziele (z.b. in der Fremdsprache Telefongespräche führen können, Präsentationen ausarbeiten können, das Personal über neue Übersetzungssoftware auf dem Laufenden halten); 13

14 die Beobachtung und Begutachtung laufender Bildungsmaßnahmen, um eventuelle Änderungen und Verbesserungen umgehend einführen zu können. Die Organisation eines Kurses kann im Unternehmen beträchtliche Mehrarbeit für die damit beauftragten MitarbeiterInnen verursachen und einen beachtlichen zeitlichen und finanziellen Aufwand erfordern. Es empfiehlt sich daher, auch andere Formen der Aus- und Weiterbildung in Betracht zu ziehen, wie Fernlernen, E-Learning, Studienreisen, Sommerschulen, von Bildungseinrichtungen angebotene Master- und Ausbildungskurse Informelle sprachliche Aus- und Weiterbildung Nicht alle Unternehmen sind bereit in formale Bildungsmaßnahmen (d.h. in Kurse) zu investieren. Dies gilt besonders für kleinere Unternehmen. Es fehlen ihnen unter anderem die dafür nötigen finanziellen Mittel. In Unternehmen, in denen das Personal unterschiedliche Muttersprachen spricht und eng zusammenarbeitet, bestehen aber die besten Voraussetzungen, um auf informelle Lernmethoden zurückzugreifen. Dies kann auf persönlicher Basis und spontan erfolgen, indem die MitarbeiterInnen untereinander nach Belieben in verschiedenen Sprachen kommunizieren, oder auch offiziell auf Betriebsebene gefördert werden, indem beispielsweise ein Tag in der Woche einer bestimmten Sprache gewidmet oder ein regelmäßiger Wechsel der Sitzungssprachen eingeführt wird. Diese lockere Art der Aus- und Weiterbildung hilft den MitarbeiterInnen ihre Sprachkompetenzen zu festigen und zu verbessern, erlaubt es ihnen aber meist nicht, sich fortgeschrittene Kompetenzen anzueignen, um die Aufgaben professioneller Sprachmittler (ÜbersetzerInnen, DolmetscherInnen) übernehmen zu können. 14

15 5. Übersetzungen Die in Südtirol erhobenen Daten der ESF-Umfrage zeigen, dass in einem Großteil der befragten Unternehmen Übersetzungen vielfach intern vom Personal verfasst werden. Oft übernehmen diese Aufgabe MitarbeiterInnen, die zwar über Sprachkenntnisse verfügen, beispielsweise zweisprachige oder ausländische MitarbeiterInnen (vgl. Chiocchetti 2011: 10), aber keine spezifischen translatorischen Kompetenzen besitzen. Auf europäischer Ebene arbeiten hingegen rund 80 % der Unternehmen mit externen professionellen SprachmittlerInnen; fast die Hälfte davon (47 %) greift regelmäßig auf ihre Dienste zurück (ELAN-Studie 2006: 57). In Südtirol führt die bestehende Zweisprachigkeit dazu, dass oft fälschlicherweise angenommen wird, es genüge, beide Landessprachen oder eine andere Sprache einigermaßen zu beherrschen, um jegliche Art von Texten, sogar Fachtexte, übersetzen zu können (vgl. Chiocchetti 2011: 11). Man darf nicht vergessen, dass eine qualitativ hochwertige und zielgerichtete Kommunikation dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil einbringen kann und es konkurrenzfähiger macht. Effizienz in der Kommunikation kann zu einem solideren Image des Unternehmens und zu einer besseren Marktposition führen. Eine nicht kohärente und oberflächlich gepflegte Kommunikation hingegen kann sich negativ auf das Unternehmensimage auswirken und sogar Mehrkosten verursachen: so führen Übersetzungsfehler bisweilen zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen, die im geringsten Fall Verzögerungen und wiederholte Rückfragen und in extremen Fällen sogar Schadenersatzforderungen zur Folge haben können. Der Sprachen-Leitfaden für europäische Unternehmen (2011: 23) führt folgende Vorteile an, die qualitativ hochwertige Übersetzungen mit sich bringen: Genaue und sorgfältige Übersetzungen aller kommerziellen und technischen Informationen an den Kunden verschaffen dem Unternehmen einen starken Wettbewerbsvorteil. Das Unternehmen sollte darauf abzielen, in allen kundenorientierten Materialien ein lokales Erscheinungsbild abzugeben. Falls die eigenen Materialien das nicht berücksichtigen, werden es die Informationen der Konkurrenten mit Sicherheit besser tun. Die Glaubwürdigkeit und das Image des Unternehmens bei ausländischen Kunden und Käufern spiegeln die Qualität der schriftlichen und mündlichen Kommunikation mit ihnen wider. Beim Aufsetzen von Verträgen müssen beispielsweise die geltenden Gesetzesbestimmungen des Absatzmarktes berücksichtigt werden, in Marketingtexten müssen die Konventionen der Kunden sowie ihre Erwartungen berücksichtigt werden, bei der Lokalisierung von 15

16 Softwareprodukten sind sprachliche Unterschiede unbedingt zu beachten (z.b. Länge und Stil der Texte, zweideutige Formulierungen, unterschiedliche Kontexte, in denen bestimmte Ausdrücke üblich sind, usw.). Qualitativ hochwertige Übersetzungen sind für Unternehmen, die auf ausländischen Märkten tätig sind, unerlässlich, besonders wenn es sich um rechtskräftige Texte, technische Dokumentation oder Marketingmaterial handelt. Eine gute Übersetzung stützt sich auf spezifische Kompetenzen und viel Erfahrung. Unter Berücksichtigung der intern vorhandenen Ressourcen und der verfügbaren finanziellen Mittel, kann ein Unternehmen: internes Personal gezielt aus- und weiterbilden; AbsolventInnen der Translationswissenschaften (Übersetzen/Dolmetschen) einstellen; externe professionelle Sprachmittler (ÜbersetzerInnen/DolmetscherInnen) beauftragen (Outsourcing) Aus- und Weiterbildung des Personals Falls dem Unternehmen das Interesse oder die Ressourcen zur Einstellung von ÜbersetzerInnen oder DolmetscherInnen fehlen und es sich auch nicht an externe Dienstleister wenden möchte, können auch Ausbildungskurse für das interne Personal vorgesehen werden, das trotz fehlender spezifischer Ausbildung regelmäßig Übersetzungen verfasst. Auf dem Markt werden bereits Übersetzungskurse auf unterschiedlichen Ebenen und für verschiedene Fachbereiche angeboten (vgl. 4.1). Das Angebot reicht von den Masterkursen im Bereich Fachübersetzen, die meist die Einführung und Vertiefung in einen bestimmten Fachbereich zum Ziel haben, bis zu kurzen Schulungen in der Anwendung spezifischer Software zur computerunterstützten Übersetzung. Informationen zu laufenden Fortbildungen können bei verschiedenen Stellen eingeholt werden: Ausbildungsstellen: u.a. EURAC, UPAD, Universität Trient, Universitäten, die Studiengänge in Übersetzen und Dolmetschen anbieten (z.b. Bildungseinrichtungen, die vom Europäischen Sozialfonds finanzierte Kurse anbieten; 16

17 Berufs- und Interessensverbände (z.b. Dank moderner Technologien ist es heute auch möglich, über das Internet Kurse abzulegen, z.b. zu einer bestimmten Software zur computerunterstützten Übersetzung ( In diesem Fall beschränken sich die direkten Kosten für das Unternehmen auf die Kursgebühren Interne ÜbersetzerInnen/DolmetscherInnen Ein Unternehmen, das ÜbersetzerInnen oder DolmetscherInnen einstellen möchte, sollte genau wissen, welche Kompetenzen diese Berufsbilder jeweils mitbringen. Beide besitzen fortgeschrittene sprachliche Kompetenzen in der Muttersprache bzw. in der Zielsprache und sind sich der Unterschiede zwischen den Kulturen bewusst, in denen die entsprechenden Sprachen verwendet werden. Der Unterschied liegt in der praktischen Arbeit. DolmetscherInnen wissen, wie man mit den Anlagen und Technologien für Simultan- 6 und Konsekutivdolmetschen 7 umgeht; Für bestimmte Aufgaben im Unternehmen können DolmetscherInnen aber auch stark überqualifiziert sein (z.b. Verhandlungsdolmetschen bei Betriebsbesichtigungen). ÜbersetzerInnen sind hingegen im Umgang mit Übersetzungs- und Redaktionssoftware erfahren (z.b. Übersetzungsspeicher, Programme für die Qualitätssicherung). Sie sind jedoch meist nicht dazu ausgebildet, bestimmte Dolmetschleistungen zu liefern (Simultandolmetschen, Konsekutivdolmetschen). Sowohl DolmetscherInnen als auch ÜbersetzerInnen sind nicht unbedingt in allen Textarten und Fachbereichen bewandert und müssen sich in die Terminologie und Fachsprache jedes neuen Tätigkeitsbereichs erst einarbeiten. Diese Berufsbilder können dazu beitragen, die Sprache und Kommunikation im Unternehmen zu koordinieren, d.h. den redaktionellen Workflow und den Übersetzungsprozess beaufsichtigen und alle mit der Übersetzung verbundenen Tätigkeiten koordinieren und verbessern (vgl. 2.1). Damit diese qualitative Aufwertung möglich wird, sollten Unternehmen: Software für die Übersetzung zur Verfügung stellen (z.b. Übersetzungsspeicher, Qualitätssicherungssysteme, Terminologiemanagementsysteme); die systematische Ausarbeitung von einheitlicher Unternehmensterminologie unterstützten; 6 Beim Simultandolmetschen arbeiten DolmetscherInnen in einer schalldichten Kabine, wo sie die Stimme der Redner über Kopfhörer erhalten und den Beitrag fast zeitgleich in einer anderen Sprache in ein Mikrofon sprechen. Das Publikum im Saal kann über einen Empfänger den DolmetscherInnen in der gewünschten Sprache zuhören. (vgl. ) 7 Beim Konsekutivdolmetschen sitzt der/die DolmetscherIn bei den Teilnehmenden, hört den Beiträgen zu und gibt sie am Ende jedes einzelnen Beitrags, in der Regel mit Hilfe von Notizen, in einer anderen Sprache wieder. (vgl ). 17

18 die Aktualisierung und Information im Bereich der neuen Softwareprodukte für die Optimierung und Beschleunigung des Terminologieworkflows gewährleisten Externe professionelle ÜbersetzerInnen/DolmetscherInnen (Outsourcing) Unternehmen, welche die Dienstleistungen externer professioneller ÜbersetzerInnen in Anspruch nehmen möchten, sollten über einige grundlegende Informationen verfügen und den hier angeführten Ratschlägen folgen: Die Dienstleistung sollte rechtzeitig angefordert werden. Die ÜbersetzerInnen sollten außerdem so früh wie möglich benachrichtigt werden, dass eine dringende Übersetzung ansteht. Dies erlaubt es ihnen, sich genug Zeit dafür freizuhalten bzw. eine Arbeitsgruppe mit anderen KollegInnen zu bilden. Externe Übersetzungsdienstleister verrechnen oft einen Aufpreis für dringende Übersetzungen. Die Kosten einer Übersetzung können sich auch nach Sprache und Textart richten. Beispielsweise kann für einen Auftrag juristischen Inhalts (z.b. Verträge, Gründungsakte, Bilanzen) ein höherer Preis verrechnet werden als für Verkaufs- oder Marketingtexte (z.b. Kataloge, Webseiten). Texte sollten korrekturgelesen und in ihrer endgültigen Fassung an die ÜbersetzerInnen weitergegeben werden. Vorläufige Texte oder Texte, die Fehler und Unstimmigkeiten hinsichtlich der Grammatik, des Satzbaus oder der Fachterminologie enthalten, müssen mehrmals überarbeitet und verbessert werden. Dies führt zur Verschwendung von Zeit, Energie und finanziellen Ressourcen und sollte daher bestmöglich vermieden werden 8. ÜbersetzerInnen sollten rechtzeitig Einsicht in die zu bearbeitenden Texte erhalten, sodass sie den Arbeits- und Zeitaufwand wie auch die nötigen Ressourcen (u.a. interne Bezugstexte und Dokumentation) einschätzen können. Professionelle ÜbersetzerInnen erwägen auch immer, ob sie die richtigen fachlichen Kompetenzen für den Auftrag besitzen. Falls dies nicht zutrifft, können sie oft einen besser qualifizierten Dienstleister für den Auftrag vorschlagen. Eventuell vorhandene Bezugstexte und Unterlagen zum Thema (z.b. bereits übersetzte oder in mehreren Sprachen verfügbare Texte, mehrsprachige Glossare oder interne Listen mit Unternehmensterminologie, Tätigkeitsberichte des Unternehmens, usw.) 8 Studien gehen davon aus, dass die Kosten einer nachträglichen Änderung der Terminologie eines Produktes (z.b. Bezeichnung einzelner Teile, der Produktionsvorgänge, bestimmter Funktionen, u.ä.) zehnmal so hoch ausfallen als jene für eine entsprechende Änderung in der Entwicklungsphase (Ciola 2011). 18

19 helfen den ÜbersetzerInnen, schneller eine sprachlich und stilistisch kohärente Übersetzung zu verfassen, und sollten ihnen daher zur Verfügung gestellt werden. Eine Kontaktperson im Unternehmen kann mit den ÜbersetzerInnen direkt oder mit Hilfe der FachexpertInnen im Unternehmen etwaige Fragen und terminologische bzw. stilistische Unstimmigkeiten im Text rasch abklären und sollte daher für Nachfragen zur Verfügung stehen. ÜbersetzerInnen sollten nach vollendeter Arbeit ein kurzes Feedback erhalten. Falls das Unternehmen bestimmte stilistische bzw. terminologische Vorlieben hat oder Ungenauigkeiten im übersetzten Text entdeckt, kann man dies gemeinsam besprechen, damit zukünftige Übersetzungen schneller und richtliniengemäß erstellt werden. Bei langfristigen Beziehungen mit einem Unternehmen gewinnen ÜbersetzerInnen einen guten Einblick in die spezifische Unternehmensterminologie sowie in den Kommunikationsstil ihrer Auftraggeber. Aus diesem Grund sollte es vermieden werden, neue Übersetzungsaufträge an stets andere Anbieter zu vergeben. Es empfiehlt sich stattdessen, soweit möglich, den Aufbau langfristiger Beziehungen mit professionellen Dienstleistern zu fördern. Professionelle ÜbersetzerInnen und DolmetscherInnnen kann man in Südtirol über unterschiedliche Stellen kontaktieren, bes.: Landesverband der Übersetzer ( Dolmetscherverband Bozen ( Übersetzer- und Dolmetschdatenbank der Handelskammer Bozen ( 19

20 6. Software Wie in der ELAN-Studie (2006: 58) für viele europäische Unternehmen gezeigt, verwenden auch die an der ESF-Umfrage beteiligten Südtiroler Unternehmen kaum Übersetzungssoftware. Einerseits ist das Ergebnis ermutigend (eine Maschine kann einen menschlichen Übersetzer nicht völlig ersetzen), andererseits beweist es ein gewisses Misstrauen gegenüber dieser Art von Tools. In der Folge sind die wichtigsten Informationen zu den Softwareprodukten gesammelt, die ein Unternehmen zur Optimierung des Übersetzungsprozesses einsetzen kann Maschinelle Übersetzungsprogramme Maschinelle Übersetzungsprogramme liefern eine grobe, automatisch vom Computer erstellte Übersetzung eines Ausgangstextes in eine Zielsprache. Der aktuelle Markt bietet ein vielfältiges Angebot, das von frei verfügbaren Online-Programmen und Open-Source- Programmen bis hin zu kostenpflichtigen Produkten reicht. Beim Einsatz dieser Tools muss man jedoch mit erheblichen Einschränkungen rechnen: Je komplexer der Ausgangstext ist, desto größer ist die Gefahr, dass sich der automatisch erstellte Zieltext von einer korrekten sprachlichen Übersetzung stark unterscheidet. Maschinelle Übersetzungsprogramme erkennen weder stilistische Eigenheiten noch semantische Zweideutigkeiten und ähnliche Feinheiten. Sie eignen sich am besten für nüchterne technische Texte. Diese Eigenschaften bewirken, dass maschinelle Übersetzung besonders dann eingesetzt wird, wenn es gilt (vgl. und Cesari 2009: 87 ff.): fremdsprachige Texte in die eigene Sprache zu übersetzen, um sich in kurzer Zeit einen Einblick über den Inhalt zu verschaffen (z.b. s); Millionen Wörter kostengünstig zu übersetzen und den so erstellten Text dann revidieren zu lassen. Das Output einer maschinellen Übersetzung sollte immer von fachkundigen TechnikerInnen bzw. LinguistInnen kontrolliert werden. 20