Postbearbeitung 2008 Kosten senken, Prozesse verbessern, Qualität steigern & die aktuellen Trends

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1 Die strategischen Aspekte, Praxisbeispiele und innovative Anregungen kompakt an nur einem Tag! Postmanagement in der Praxis: Erfahrungen & aktuelles Know-how von führenden ExpertInnen Postbearbeitung 2008 Kosten senken, Prozesse verbessern, Qualität steigern & die aktuellen Trends Business Circle Fachtagung 8. Oktober 2008 Hotel Vienna Marriott Business Circle Workshop 9. Oktober 2008 Wien Erfahrungsberichte und Best Practice Entwicklungen, Möglichkeiten und Trends in der Postbearbeitung Best Practice, Qualität und Kosten von Postprozessen Organisation von Poststellen, Outsourcing von Postprozessen Postmarkt und Postliberalisierung: Österreich und international Papierloses Büro: Vision oder Illusion? Erfolgsfaktoren der Dokumentenlogistik So bekommen Sie Prozesse & Kosten der Postbearbeitung in Griff Klaus Gettwart, MailConsult, Berlin REFERENTEN Klaus-Peter Berger Allianz Versicherung Joachim Bleckmann Scanpoint Europe Alex Kalevi Dieke WIK-Consult Martin Ferger Österr. Post AG Klaus Gettwart MailConsult Bernhard Grubhofer Raiffeisen Kapitalanlage-Gesellschaft Bernd Karnatz MailConsult Stefan Kloibhofer Berater für IT und Organisation powered by

2 FACHTAGUNG / GETTWART KARNATZ FERGER GRUBHOFER Die aktuellen Entwicklungen in der Postbearbeitung Postbearbeitung 2008 Business Circle Fachtagung 8. Oktober 2008, Uhr Hotel Vienna Marriott ZIELGRUPPE Die Fachkonferenz richtet sich an Entscheidungs träger, die für die effiziente Postbearbeitung im Unternehmen verantowrtlich sind. Angesprochen sind insbesondere Personen aus: Geschäftsleitung Organisation Prozessmanagement, IT & Einkauf Poststellen Management, sowie auf diesen Gebieten tätige Unternehmensberater IHRE GASTGEBER Jeder Themenbereich wird von einem unserer langjährigen Partner verantwortet. Diese Kompetenzverteilung garantiert Ihnen Kontinuität und optimale Qualität der Veranstaltungen. Mag. Helmut Blocher, MBA Partner blocher@businesscircle.at 01/ Sabrina Schneider Organisation schneider@businesscircle.at 01/ Mag. Damir Trtanj Marketing & Sales trtanj@businesscircle.at 01/ INHALT / ABLAUF Eine Einführung: Entwicklungen und Trends der Postbearbeitung Entwicklung der Postbearbeitung auf den europäischen Postmärkten Entwicklung und Stand der Liberalisierung in Deutschland Stand der Liberalisierung in Österreich Trends in den Unternehmen Klaus Gettwart, Dipl.-Wi.-Ing., fachlicher Leiter der Tagung, Geschäftsführer, MailConsult GmbH, Berlin Keynote: Prozesse und Prozesskosten der Postbearbeitung Das Papierlose Büro: Vision oder Illusion? Ganzheitliche Dokumentenlogistik in Unternehmen Die Hauptprozesse der Postbearbeitung Druckoutputmanagement: Abgrenzung zur Postbearbeitung und Optimierungsmöglichkeiten Organisation in Poststellen: Personaleinsatz und praktische Erfahrungen Die Messgrößen der Kostentreiber: Mengen, Kosten und Zeiten richtig erfassen Benchmarking und Kosten von Postprozessen: Kennzahlen & KPIs Outsourcing von Postprozessen: Vor- und Nachteile Dipl.-Ing. Bernd Karnatz, Geschäftsführer, MailConsult GmbH, Berlin Kaffeepause Die ideale Poststelle aus betriebswirtschaftlicher Sicht Personal - Endstation Poststelle vs. motivierte Leistungsträger Maschineneinsatz - Kostensenkung durch Investition Ansätze zur Interne Leistungsverrechnung Mag. Martin Ferger, Leitung Mailroom Services, Österreichische Post AG, Wien Best Practice Beispiel: Poststellenmanagement als Pilotprojekt Ein Sprung ins kalte Wasser - Erfolgsfaktoren im Poststellenmanagement Der Sprung ins kalte Wasser Die Ausgangssituation In welche Richtung schwimme ich? Die strategische Grundsatzentscheidung der FM-Organisation als kritischer Erfolgsfaktor Land in Sicht! Die Partnerwahl aus der Vielzahl der Lösungsansätze Wieder an Land Ein kritischer Rückblick und vorsichtiger Ausblick Mag. Bernhard Grubhofer, Abteilungsleiter Office Management Raiffeisen Kapitalanlage-Gesellschaft m.b.h., Wien Gemeinsames Mittagessen

3 KLOIBHOFER BLECKMANN BERGER DIEKE Aktuelle Entwicklungen und Praxis-Know-how für Postmanagement in der Praxis Nutzen Sie den Erfahrungsaustausch mit ExpertInnen und KollegInnen Best Practice Beispiel: Digitaler Posteingang bei der Generali Versicherung Konzept eines umfassenden digitalen Posteingangs Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen Herausforderungen und Ablauf des Projektes Digitaler Posteingang Stefan Kloibhofer, Gernerali IT Solutions, Abteilung Organisation Generali Versicherung AG, Wien Trari, trara die Post ist da! Der revolutionäre Weg von der Postkutsche zur elektronischen Zustellung Taggleiche Digitalisierung und elektronische Zustellung Informations- und Datenlogistik Exkurs: Automatisierte Rechnungsbearbeitung Effizientere Abläufe Bewertung der Kosteneinsparungspotenziale Fallbeispiel eines österreichischen Kunden Joachim Bleckmann, Geschäftsführer, Scanpoint Europe Holding GmbH, Wien IHR NUTZEN Die Fachtagung bietet fundiertes Fachwissen und ein Update zu den aktuellen Entwicklungen in der Postbearbeitung. Sie profitieren vom Erfahrungs aus tausch über die kritischen Erfolgsfaktoren und Effizienzpotenziale. Es erwarten Sie Keynote Speaker, Praxisbeispiele, strategische und innovative Anregungen sowie ausreichend Zeit zum Diskutieren und Networken. Jeder Beitrag und die Tagungsleitung sind so angelegt, dass Interaktion und Diskussion ermöglicht und gefördert werden Kaffeepause Best Practice: Allianz Deutschland Vom physischen Dokument zur elektronischen Weiterleitung Papierlose Organisation - Ist das möglich? Sicherung von Zeitvorteilen durch modere Ablauforganisation Der Flußablauforientierte Papierweg Fazit und Ausblick Klaus-Peter Berger, Handlungsbevollmächtigter, Allianz Versicherungs-AG, Berlin Briefmärkte Europas: Liberalisierung und Wettbewerbsentwicklung Wo steht Österreich? Liberalisierung der Briefmärkte in Europa Der europäische Fahrplan Tatsächliche Marktöffnung in einer Auswahl von Ländern u.a. Deutschland, Großbritannien, Niederlande und Schweden Situation in und Ausblick für Österreich Alex Kalevi Dieke, Dipl.-Vw., Abteilungsleiter Post und Logistik WIK-Consult GmbH, Wissenschaftliches Institut für Infrastruktur und Kommunikationsdenste, Bad Honnef, D Ende der Fachtagung LEADPARTNER DER FACHTAGUNG Die Österreichische Post AG ist Österreichs führender Logistik- und Dienstleistungskonzern mit über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Niederlassungen in weiteren acht europäischen Ländern. Das Unternehmen erbringt höchste Qualität im Mail- und Paketbereich und ist der postalischen Grundversorgung Österreichs verpflichtet. Mit einem Jahresumsatz von 2,3 Mrd Euro (GJ 2007) ist das Unternehmen ein wichtiger Wirtschaftsfaktor des Landes. Die Post investiert in die weitere Expansion des Unternehmens unter anderem durch die Erschließung neuer Geschäftsbereiche im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Das Leistungsspektrum reicht dabei von der Digitalisierung der Eingangspost über die Postbearbeitung beim Kunden vor Ort bis zur Übernahme des Drucks der Ausgangspost.

4 POSTBEARBEITUNG 2008 DIE REFERENTEN DER FACHTAGUNG Klaus-Peter Berger ist Handlungsbevollmächtigter der Allianz Versicherungs-AG in Berlin. In der Abteilung Interne Dienste leitete er 17 Jahre das Post-Service-Center. Mit Aufbau des Posteingangszentrum, welches den gesamten Posteingangsstrom der Allianz in Deutschland bearbeitet, leitet er das Kapazitäts- und Logistikmanagement. Joachim Bleckmann ist Geschäftsführer der Scanpoint Europe Holding GmbH, Wien. Seit 1990 ist er im europäischen DMS-/ ECM-Markt tätig, bekleidete dort erfolgreich Aufbau- und Führungspositionen für amerikanische, deutsche und österreichische Unternehmen. Außerdem verpflichtete er sich im European Board of Directors der AIIM (Association for Information and Image Management) wie auch seit 8 Jahren im Vorstand des VOI, Bonn (Verband Organisations- und Informationssysteme- Voice of Information) dem europäischen DMS-/ECM- Markt und dessen Entwicklung. Alex Kalevi Dieke, Dipl. Volkswirt, ist Abteilungsleiter Post und Logistik bei der WIK-Consult GmbH. In dieser Funktion führt er Beratungsprojekte für Regulierungsbehörden, Verbände, internationale Organisationen, Ministerien und Unternehmen durch. Im Rahmen seiner Tätigkeit hat er sich mit internationaler Postpolitik, Marktanalysen, Kostenstrukturen und Produktions prozessen von Post-Unternehmen befasst. Studium der Volkswirtschaft an der Uni Bonn. Mag. Martin Ferger leitet die Abteilung Mailroom Services der Österreichischen Post AG. Er beschäftigt sich seit mehreren Jahren mit der Optimierung von Prozessen in der innerbetrieblichen physischen wie digitalen Postbearbeitung. Davor mehrjährige leitende Tätigkeit im B2B-Marketing von IT- und Telekommunikationsfirmen. Studium WU Wien und Ausbildung zum Fachwirt für Direktmarketing. Klaus Gettwart, Dipl.-Wi.-Ing., ist Geschäftsführer und Gesellschafter der MailConsult GmbH in Berlin. Seit sieben Jahren Hersteller unabhängige Unternehmensberatung für Post bearbeitungsprozesse, Digitalisierung und Druckoutputoptimierung. Davor u.a. Vertriebs- und Marketing leiter bei Francotyp-Postalia und Projektleiter bei GEGRA in Berlin. Studium Wirtschaftsingenieurwesen TH Karlsruhe. Mag. Bernhard Grubhofer ist Handlungsbevollmächtigter und Leiter Office Management der Raiffeisen Kapitalanlage- Gesell schaft m.b.h. (RCM). In dieser Funktion zeichnet er für den Gesamtbetrieb des neuen Standortes von RCM verantwortlich. Zuvor betreute er den Standortwechsel von RCM, der aufgrund der Auflösung der bisherigen Servicierung durch das Mutterhaus RZB den Aufbau aller Office-, Facility- und EDV- Bereiche umfasste. Zuvor u.a. Tätigkeit bei der UNIQA- Versicherungsholding; Jus-Studium. Dipl.-Ing. Bernd Karnatz ist Geschäftsführer und Gesellschafter der MailConsult GmbH, einer Unternehmensberatung für Informa tions management. Seit vielen Jahren in der Unternehmens beratung für die Analyse und Optimierung von Post prozessen tätig. Davor u.a. Positionen als Leiter Fertigung und Logistik bei Francotyp-Postalia und Leiter Organisation bei Klüssendorf AG. Absolvent der TU Berlin. Stefan Kloibhofer ist seit 1991 als selbständiger Berater für IT und Organisation tätig. Seit 2004 ist er in der Generali Versicherung AG für Ablauforganisation verantwortlich. Er leitete die Ein führung der elektronischen Archivierung und den organisatorischen und technischen Aufbau einer elektronischen Posteingangsstelle. Die Generali Versicherung AG erfasst heute die gesamte Papierpost des Kerngeschäfts elektronisch und verarbeitet diese einheitlich mit anderem elektronischen Schriftverkehr papierlos. PARTNER DER FACHTAGUNG Die Neopost GmbH & Co. KG vereint im Bereich Postbearbeitung ein mehr als 50-jähriges Know-how. Mit Dienstleistungen rund um die Planung und Ausstattung von Poststellen sowie modernen Automationslösungen zum Frankieren, Kuvertieren und Postöffnen bietet das Unternehmen seinen über Kunden in Deutschland und Österreich flächendeckend eine durchgängige Produktpalette sowie ein umfassendes Serviceangebot für einen schnellen Informationsfluss. Als Komplettanbieter für Postbearbeitung verfolgt Neopost stets den optimalen Mehrwert für Ihre Post. Die Neopost GmbH & Co. KG ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Neopost S.A., Bagneux/Frankreich, Europas führender und weltweit zweitgrößter Anbieter von Postbearbeitungssystemen und logistischen Lösungskonzepten. Weltweit arbeiten im Neopost-Konzern mehr als Mitarbeiter in 14 Ländern und betreuen über Kunden. Der Konzernumsatz betrug im Jahr 2007 rund 907,1 Mio. Euro. OptiKEP gegen den Schwarzen Peter in der Poststelle. OptiKEP von der Optiware EDV GmbH bietet eine lückenlose Protokollierung nachweispflichtiger Sendungen bei der Hauspost-Verteilung vom Eingang bis zur Zustellung inklusive Erfassung der Unterschrift. Der Schwerpunkt der Optiware EDV GmbH mit Sitz in Erlangen bei Nürnberg liegt auf den Geschäftsfeldern Sendungsein- und -ausgang (OptiKEP, OptiPAK ) sowie Identtechnik (alles rund um Strichcode und RFID, Drucken, Scannen, Erfassen, Verarbeiten). Seit der Gründung 1984 hat sich die Optiware EDV das Vertrauen vieler namhafter Firmen erworben. Weitere Informationen: Optiware EDV GmbH, Ingenieurbüro für IT, Identtechnik und Elektronik, Telefon Scanpoint Europe Holding GmbH Die Scanpoint Europe Holding GmbH, Wien ein 100%-Tochterunternehmen der Österreichischen Post AG - unterhält Vertriebs- und Produktions kapazitäten in Österreich, Deutschland und der Slowakei. Durch das bewährte Scanpoint- Franchise-Konzept existieren Vertriebs- und Produktionsstätten an weiteren 15 Standorten in Deutschland und Benelux. Scanpoint digitalisiert datenschutzgerecht Dokumente unabhängig von der Quelle, Struktur oder Art. Die hierbei indizierten Dokumente sowie die daraus gewonnen Daten werden den Kunden digital auf gesichertem Weg zur Verfügung gestellt. Einen Leistungsschwerpunkt bildet die automatisierte Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung. Mit Hilfe moderner Software-Technologien werden Dokumente klassifiziert und weitergeleitet, sowie die darin enthaltenen Daten an Kundenprozesse und applikationen übergeben. Zu den Referenzkunden zählen zahlreiche Groß- und mittelständische Unternehmen, u. a. aus den Bereichen Produktion, Handel, Finanz- und Versicherungswirtschaft, Transport / Logistik, Energiewirtschaft und die öffentliche Verwaltung.

5 PARAXISWORKSHOP / GETTWART Erfolgsfaktoren der Dokumentenlogistik Bekommen Sie Prozesse und Kosten der Postbearbeitung in den Griff NUTZEN Trotz vielfach beschworener Visionen vom papierlosen Büro bleiben Postbearbeitung und Dokumentenlogistik die zentralen Kommunikationsformen in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Postbearbeitung ist und bleibt in allen Unternehmen sehr individuell. Oft wird das als Alibi verwendet, um Veränderungen zu vermeiden. Ziel des Workshops ist es die wichtigsten Erfolgsfaktoren der Postbearbeitungsprozesse zu identifizieren, um die Basis für zukunftssichere und kosteneffiziente Dokumentenlogistik zu schaffen und Veränderungen mit Augenmaß einzuleiten. Im Workshop kommt der Praxis die zentrale Rolle zu. Es geht nicht um theoretische Ansätze, sondern um gelebte Erfahrung aus vielen umgesetzten Projekte in unterschiedlichsten Branchen mit verschiedensten Zielstellungen. INHALTE UND ABLAUF Trends der Dokumentenlogistik Liberalisierung der Postmärkte Zentralisierung oder Dezentralisierung der Postbearbeitung Kommunikationsverhalten und dessen Entwicklung Was darf Postbearbeitung in Unternehmen kosten? Identifizierung der Hauptprozesse und deren Kostentreiber Posteingang, Postzustellung, Druckoutput und Weiterverarbeitung, Postausgang Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es? Individuelle versus standardisierter Prozesse Gewachsene Strukturen und Abläufe verändern Richtige Investitionen in Technik treffen Personaleinsatz optimal planen Medienbrüche vermeiden und Kommunikation beschleunigen Digitale Postbearbeitung der Königsweg? Wo beginnt man, welche Erfahrungen gibt es? Kosten für den Umstieg Die Grundsatzentscheidung: Make or Buy Kann man Postbearbeitung erfolgreich outsourcen Welche Prozesse bieten sich an? Welche Gefahren gibt es, welche Chancen bieten sich? Praktische Erfahrungen aus Ausschreibungsprozessen Business Circle Praxis-Workshop 9. Oktober 2008, Uhr First Business Center - Millenium Tower REFERENT Klaus Gettwart, Dipl.-Wi.-Ing., ist Geschäftsführer und Gesellschafter der MailConsult GmbH in Berlin und Hersteller unabhängige Unternehmensberatung für Postbearbeitungs prozesse, Digitalisierung und Druckoutput optimierung. ZIELE Im Workshop profitieren Sie von über 15 jähriger Praxiserfahrung aus allen Bereichen der Dokumentenlogistik: Postbearbeitung, Digitalisierung, Druckoutputoptimierung, Outsourcing und Insourcing. Ziel ist es nicht theoretische Ansätze zu vermitteln, sondern umsetzbare Handlungsalternativen zu entwickeln. Die Teilnehmer sollen nach dem Workshop in der Lage sein, Ihre Dokumentenlogistik zu beurteilen und die richtigen Ziele zu definieren sowie Maßnahmen zur Optimierung einzuleiten. ZIELGRUPPE Organisationsleiter Leiter Verwaltung und interne Dienste Leiter Postbearbeitung Einkauf, Controlling PARTNER DER FACHTAGUNG Kofax plc. (LSE:KFX), vormals DICOM Group, ist weltweit führender Anbieter von Intelligent Capture & Exchange Lösungen. Seit über 20 Jahren bietet Kofax Technologien zur Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen (Business Process Automatisation) an. Die preisgekrönten Lösungen ermöglichen die Klassifikation und Extraktion geschäftskritischer Daten aus verschiedenen Quellen (wie Papier-, Fax- und elektronischen Dokumenten, s, SMS). In Verbindung mit der Kommunikations technologie von Kofax kann zusätzlich der Austausch der Informationen zwischen Personen, Anwendungen und Geräten automatisiert werden. Die Lösungen von Kofax sorgen bei Tausenden von Kunden in den Bereichen Finanzdienstleistung, Produktion, Handel, in öffentlichen Unternehmen sowie in anderen Marktsegmenten für einen nachweisbaren ROI. Mit einem Netz von über autorisierten Partnern weltweit sowie eigenen Vertriebs- und Serviceorganisationen in Europa, den USA, Asien und Australien unterstützt Kofax Blue-Chip-Unternehmen in mehr als 60 Ländern dabei, Kosten zu reduzieren und die Effizienz erfolgskritischer Geschäftsprozesse zu steigern.

6 ANMELDUNG / POSTBEARBEITUNG 2008 Österreichische Post AG Info.Mail Entgelt bezahlt Fax 01/ Falls die Adresse unrichtig ist, rufen Sie uns bitte an: Tel: 01/ oder datenpflege@businesscircle.at Herzlichen Dank! 1. TEILNEHMER/IN Fachtagung Postbearbeitung 2008, 8. Oktober 2008 WS Erfolgsfaktoren der Dokumentenlogistik, 9. Oktober 2008 Vor- und Zuname, Titel Beruf, Funktion Bitte geben Sie bei Ihrer Anmeldung immer den Anmeldecode an: IT 4861-POST Telefonische Auskünfte: 01/ , Sabrina Schneider anmeldung@businesscircle.at Post: Business Circle, Andreasgasse 6, A-1070 Wien Ihre Anmeldung wird binnen 5 Tagen per bestätigt. Tel, Fax Firma, Branche Ansprechpartner im Sekretariat Mitarbeiterzahl bis über 300 Adresse VERANSTALTUNGSORT Hotel Vienna Marriott, Parkring 12a, A-1010 Wien, T: +43/1/ Firmenmäßige Zeichnung/Datum 2. TEILNEHMER/IN Fachtagung Postbearbeitung 2008, 8. Oktober 2008 WS Erfolgsfaktoren der Dokumentenlogistik, 9. Oktober 2008 Vor- und Zuname, Titel Beruf, Funktion TEILNAHMEKOSTEN Die Teilnahmekosten (exkl. 20 % MWSt) betragen pro Person für Fachtagung Postbearbeitung 2008 EUR 899,- WS Erfolgsfaktoren der Dokumentenlogistik EUR 899,- Kombibuchung Fachtagung und Workshop EUR 1.499,- Im Betrag enthalten: Umfassende Dokumentation, Begrüßungskaffee, Mittagessen, Erfrischungsgetränke, Pausenimbisse. Tel, Fax FRÜHBUCHERBONUS KOSTENLOSE INFORMATIONEN UND DOKU-BESTELLUNG Ich kann leider nicht teilnehmen, bitte aber um kostenlose Informationszusendungen durch die Partner der Veranstaltung. Ich kann leider nicht teilnehmen, bestelle jedoch die schriftliche Dokumentation um EUR 99,- pro Seminartag exkl. MWSt. Informieren Sie mich künftig über aktuelle Konferenzen zu: Banken & Versicherungen Personal Bau & Immobilien Finanzen, Controlling & RW Pharma & Gesundheit Einkauf & Logistik Führung, Strategie & Neue Märkte Marketing, Sales & PR IT & Telekom Produktion & Industrie Vergabe & Öffentlicher Sektor Recht & Steuern CONEX Secretary ACADEMY Mittel- und Osteuropa (CEE) Besonders schnell per -Service Bitte füllen Sie Ihre persönlichen Adressdaten oben aus! Buchen und zahlen Sie bis 2 Monate vor dem Veranstaltungsbeginn, so erhalten Sie EUR 100,- Frühbucherbonus. Bei Buchung und Zahlung bis 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn erhalten Sie EUR 50,- Frühbucherbonus. Sie erhalten umgehend nach Anmeldung eine Rechnung mit Zahlschein. Die Einzahlung muss so erfolgen, dass die Zahlung spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung auf unserem Konto einlangt. Andernfalls bringen Sie bitte die Zahlungsbestätigung am Veranstaltungstag mit. Ermäßigungen sind nicht addierbar. RÜCKTRITT Sie erhalten umgehend den bereits eingezahlten Betrag abzüg lich einer Bearbeitungsgebühr über EUR 80,- zurück (bitte übermitteln Sie uns die Kopie des Überweisungsscheines). Diese Vereinbarung gilt dann, wenn Ihre schriftliche Stornierung bis 2 Wochen vor Veranstaltungstermin eingelangt ist. Danach bzw. bei Nichterscheinen des Teilnehmers wird der gesamte Betrag fällig. Selbstverständlich ist die Nennung eines Ersatz teilnehmers willkommen und ohne Zusatzkosten möglich.