E-Bilanz Elstermeldungen bei der Validierung

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1 E-Bilanz Elstermeldungen bei der Validierung Copyright 2014 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Wann können Fehler auftreten? Was bedeutet Validierung? Validieren Wie kann die Validierung durchgeführt werden? Fehlerbearbeitung im Fenster Projektvalidierung Häufige Fehlergründe Beispiele für Fehlermeldungen Wie können Fehler vermieden werden? Versenden Fertig! 17 E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 2

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird die Bedeutung der ELSTER-Meldungen beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: Sage E-Bilanz für GS-Office ab Version 1.65 Sage E-Bilanz für PC-Kaufmann ab Version 1.65 E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 3

4 2.0 Wann können Fehler auftreten? Das Versenden der E-Bilanz ist von mehreren Faktoren abhängig: Eine gültige Lizenz liegt vor der zu versendende Mandant wurde aus GS-Buchhalter, GS-Office oder PC- Kaufmann importiert und die Bilanz wurde vom Programm erfolgreich validiert. Die Validierung der Daten sollte erfolgen, sobald alle Daten erfasst sind. Die Funktion führt zunächst folgende Aufgaben durch: Regeln aus dem Regelwerk werden angewendet Ungültige Zustände der NIL-Angaben ( nicht gefüllte Mussfehler im GAAP-Modul) werden behoben Summierung wird neu aufgebaut. Treten im Rahmen dieser Aufgaben Problemstellungen auf die nicht von den Mechanismen im Programm gelöst werden können, kommt es zu Fehlermeldung des Elstermoduls. 2.1 Was bedeutet Validierung? Validierung bedeutet, dass noch vor dem Sendevorgang das Dokument auf technische Lesbarkeit im Finanzamt getestet wird. Nur fehlerfreie Datensätze können übertragen werden. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 4

5 3.0 Validieren 3.1 Wie kann die Validierung durchgeführt werden? Die Validierung der Daten sollte erfolgen, sobald alle Daten erfasst sind. Zunächst wird gefragt, welche Berichtsbestandteile gesendet werden sollen. Wählen Sie beispielsweise folgende Berichtsbestandteile aus: Allgemeine Informationen Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Ergebnisverwendung Steuerliche Gewinnermittlung Die Funktion führt zunächst folgende Aufgaben durch: Regeln aus dem Regelwerk werden angewendet Ungültige Zustände der NIL-Angaben (nicht gefüllte Mussfelder) werden behoben Summierung wird neu aufgebaut Das E-Bilanz-Dokument wird erstellt und die Daten werden validiert. Validierung bedeutet, dass noch vor dem Sendevorgang das Dokument auf technische Lesbarkeit im Finanzamt getestet wird. Nur fehlerfreie Datensätze sollen durch dieses Verfahren übertragen werden. Wichtig: Es wird nach der Validierung entweder ein grünes oder rotes Icon in einem Meldungsfenster angezeigt. Grün bedeutet, dass die Validierung fehlerfrei war. Rot bedeutet, dass Fehler bei der Prüfung aufgetreten sind. Im Fehlerfall ist die Meldung zu bestätigen. Die Fehlermeldungen werden nach der Validierung imfenster Hinweise angezeigt. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 5

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7 3.2 Fehlerbearbeitung im Fenster Projektvalidierung Wenn die Validierung abgebrochen wird, kann das Fenster Projektvalidierung bearbeitet werden. In diesem Fenster wird jeder gemeldete Einzelfehler angezeigt. Es ist auf das kleine Icon vor Elster-Fehler zu klicken, damit die Fehler-einträge aufgeklappt werden. Die ausführlichen Fehlermeldungen werden angezeigt. Ein Doppelklick auf die Fehlermeldung verzweigt zur auslösenden Taxonomie-Position. Hier kann das Mapping oder der Inhalt des Feldes geändert und gespeichert sowie die Validierung wiederholt werden. Wichtig: Nach der Beseitigung der ersten Fehler kann es nach einer erneuten Validierung zu weiteren Fehlermeldungen kommen die anfänglich nicht dargestellt wurden. Dies ist normal und die Meldungen sind erneut wie beschrieben zu bearbeiten. Wichtig: Die Fehlermeldungen sind häufig sehr lange Beschreibungen. Wird die Fehlermeldung aus diesem Grunde nur verkürzt angezeigt, kann in jeder Meldungs- Ebene des Hinweis-Fensters über die rechte Maustastete die Funktion Öffnen aufgrufen werden. Es eerscheint dann ein eigenes Fenster mit den Fehlermeldungen, welches eine Bildlaufleiste hat. Die Fehlermeldungen können in die Zwischenablage kopiert werden E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 7

8 3.3 Häufige Fehlergründe Ein Doppelklick auf die Fehlermeldung verzweigt zur auslösenden Taxonomie-Position. Hier kann das Mapping oder der Inhalt des Feldes geändert und gespeichert, sowie die Validierung wiederholt werden. Häufige Fehlergründe sind: die Bilanzsummen stimmen nicht überein ein steuerlich nicht erlaubter Sachverhalt wird gemeldet, z. B. Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften diese Position ist in einer Steuerbilanz nicht zulässig Die GCD-Daten passen nicht zu den Angaben im GAAP-Bereich Die Angaben in der Überleitungsrechnung sind unvollständig. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 8

9 3.4 Beispiele für Fehlermeldungen Sie haben die Daten in das Bilanz-Tool übertragen. Dabei haben Sie festgestellt, dass die Summe der Bilanz 0 ist. In diesem Fall sind die Konten in der Kontenliste noch alle schwarz, also nicht zugewiesen. Sie haben nun die Möglichkeit, alle Konten von Hand zuweisen oder den Mandanten aus dem Tool löschen und die Daten erneut zu übergeben. Sollte es bei der Übergabe zur Meldung kommen dass die Zuordnungsvorlagen nicht gefunden wurden, bitten wir Sie um die Vorgehensweise, die in der beigefügten Anleitung beschrieben ist. Fehlermeldung Lösungsansatz Die Position "Bilanz enthält Ausweis des Bilanzgewinns" muss werthaltig übermittelt werden. Aktivieren Sie in den "Informationen zum Bericht" das Feld 'Bilanz enthält Ausweis des Bilanzgewinns" Die Position "Berichtsstatus" muss werthaltig übermittelt werden. Das Feld 'Status des Berichts' im Bereich "Informationen zum Bericht" darf nicht leer oder nil sein. Wenn bei Eröffnungsbilanzen keine Angabe zur Position "13- stellige Steuernummer" vorliegt, so muss die Position "4-stellige nicht bekannt" werthaltig angegeben werden. Handelt es sich um eine Eröffnungsbilanz ohne Angabe der 13 stelligen Steuernummer so muss die 4 stellige Bundesfinanzamtsnummer zwingend angegeben werden. Bei allen Bilanzarten außer "Eröffnungsbilanz" muss für das Unternehmen eine werthaltige Angabe zur Position "13-stellige Steuernummer" vorliegen. Erfassen Sie Ihre 13 stellige Steuernummer in den Bereichen "Informationen zum Bericht" und Informationen zum Unternehmen". E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 9

10 In den Nutzdaten angegebene FA- Nummer des für das Unternehmen zuständigen Finanzamts muss mit Angabe der Finanzamtsnummer im Nutzdaten-Header übereinstimmen. Prüfen Sie alle Felder in den Sie die 4 stellige Bundesfinanzamtsnummer erfasst haben darauf, das die Eingaben gleich sind. Die Summe der Beteiligungsschlüssel aller Gesellschafter soll den Wert 1 nicht unterschreiten. Kontrollieren Sie in den "Informationen zum Unternehmen" die Beteiligungsschlüssel die Summe darf nicht größer 1 (entspricht 100 %) sein. Handelt es sich beim vorliegenden Datensatz um den Bericht einer Kapitalgesellschaft, so darf die Position "Bilanzart steuerlich" nicht werthaltig übermittelt werden, ausser es wurde eine werthaltige Angabe zum Namen der Gesamthand mit angegeben. Sind Sie eine Kapitalgesellschaft und haben Sie unter 'Bilanzart steuerlich bei PersG / Mitunternehmerschaft' die Optioen "Gesamthand" gewählt so ist die Gesamthand zwingend namentlich zu benennen. Die Position "Betriebsergebnis (GKV)" darf nicht werthaltig angegeben werden, wenn GuVFormat mit "Umsatzkostenverfahren" angegeben wurde. Wenn Sie in der GuV das Feld 'Betriebsergebnis (GKV)' melden wollen darf das GuV-Format in den 'Informationen zum Bericht' nicht "Umsatzkostenverfahren" lauten. Die für die Positionen "Summe Aktiva" und "Summe Passiva" angegebenen Beträge müssen übereinstimmen. Ihre Bilanz ist nicht ausgeglichen. Prüfen Sie die Kontenzuordnungen. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 10

11 Wird bei Kapitalgesellschaften ein Bilanzgewinn ausgewiesen, so müssen die Angaben zu "Bilanzgewinn / Bilanzverlust(Bilanz)" und "Bilanzgewinn / Bilanzverlust (GuV)" sowie die Angaben zu "Jahresüberschuss/- fehlbetrag (Ergebnisverwendung)" und "Jahresüberschuss/-fehlbetrag (GuV)" übereinstimmen. Prüfen Sie in den Bereichen 'Bilanz' und 'GuV' die jeweils vorhandenen Felder "Bilanzgewinn /Bilanzverlust" und "Jahresüberschuss-/fehlbetrag". Die Werte in den Bereichen weichen von einander ab. Wird bei Kapitalgesellschaften kein Bilanzgewinn ausgewiesen, so muss der aus den relevanten Positionswerten berechnete Jahresüberschuss/-fehlbetrag der GuV mit dem für "Jahresüberschuss/-fehlbetrag" angegebenen Wert der Bilanz übereinstimmen. Weisen Sie als Kapitalgesellschaft keinen Bilanzgewinn aus, müssen die Angaben zum "Jahresüberschuss-/fehlbetrag" aus den Bereichen 'Bilanz' und 'GuV' identisch sein. 'value '' does not match regular expression facet '\d{4}''' Prüfen Sie alle Felder mit der 4 stelligen Bundesfinanzamtsnummer auf Vollständigkeit und Richtigkeit. 'value '' does not match regular expression facet '\d{13}''' Prüfen Sie alle Felder mit der 13 stelligen Steuernummer auf Vollständigkeit und Richtigkeit. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 11

12 Die werthaltig angegebene Position 'Kontobeschreibung' ist keinem der angekündigten Berichtsbestandteile zuzurechnen. Sie haben Angaben in Feldern erfasst die zu keinem aktivierten Berichtsbestandteil gehören. Aktivieren Sie unter "Informationen zum Bericht" den Bestandteil oder entfernen Sie den Inhalt aus dem Feld. Die Angaben zu den Positionen 'Jahresüberschuss / -fehlbetrag' und 'Jahresüberschuss / -fehlbetrag' weichen voneinander ab. Dies ist bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen nicht zulässig. Aktivieren Sie die Bestandteile "Steuerliche Gewinnermittlung" und ggf. auch die "Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften" und ergänzen Sie in diesen Bereichen den Jahresschuss / -fehlbetrag. Der Wert kann aus der GuV stammen oder aus einer benötigten Überleitungsrechnung. Für einen der Gesellschafter fehlt die Angabe zur Position 'Ergänzungsbilanz benötigt?'. Angabe mit der Attributbelegung nil='true' ist nicht hinreichend gepflegt. In den "Informationen zum Bericht" / "Unternehmen" dürfen die Positionen "Sonderbilanz benötigt?" und "Ergänzungsbilanz benötigt?" nicht genilt sein (d. h.: das NIL- Symbol darf nicht rot oder blau sein). Entfernen Sie bitte ggf. das NIL. Die Position 'Ergebnisverwendung' wurde nicht oder mit der Attributbelegung nil='true' angegeben, obwohl die Position 'Bilanz enthält Ausweis des Bilanzgewinns' mit 'true' angegeben wurde. Aktivieren Sie den Berichtsbestandteil "Ergebnisverwendung" und verfollständigen Sie die benötigten Informationen. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 12

13 4.0 Wie können Fehler vermieden werden? Nutzen Sie den Interview-Modus zur Erfassung der grundlegenden Informationen. Aktivieren Sie dazu das Mikrofon in der Menüleiste und starten Sie anschließend über das < + > ein neues Projekt. Aktivieren Sie für weitere Hilfe die Erläuterungen. Nach Abschluss des Interview-Modus wird Ihnen eine Zusammenfassung angezeigt. Prüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf < Fertigstellen > zur Anlage eines neuen Projektes. Die Fragen in der Zusammenfassung sind verlinkt so dass Sie zur Bearbeitung Ihrer Daten nur die Frage anklicken müssen. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 13

14 Wählen Sie im folgenden Dialog die von Ihnen bereits eingespielte Saldenliste aus Ihrer Buchhaltung aus und beenden Sie den Assistenten über die Schaltfläche < Fertigstellen >. Öffnen Sie nun das neue Projekt in der Projektverwaltung und wählen Sie über Projekt Zuordnung Aus Vorlage übernehmen gemäß Ihres Kontenrahmens und der Art Ihres Unternehmens die korrekte Kontenzuordnung. E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 14

15 Sollten nach der automatischen Zuordnung Konten unbehandelt bleiben müssen diese manuell zugewiesen werden. Auskunft zu welcher Position ein Konto gehört erteilt Ihnen Ihr Steuerberater. Wichtig: Bitte beachten Sie das wir keine Angaben im Rahmen einer steuerberatenden Tätigkeit ausführen dürfen und Ihnen daher auch nicht sagen können zur welcher Position ein Konto zugewiesen werden muss, welche Berichtsbestandteile Sie zu melden haben oder welche weiteren Angaben (z.b. Überleitungsrechnung) zu machen sind. 3.html E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 15

16 5.0 Versenden Nachdem die Validierung erfolgreich abgeschlossen ist, kann die Bilanz versendet werden. Über den Button "Senden" wird der Sendevorgang gestartet. Ein Datenübermittler ist auszuwählen. Bestätigen Sie das beim Testversand beliebige Passwort. Bei Verwendung des echten Zertifikats wird Ihnen das Passwort nach der Registrierung von Elster mitgeteilt. In diesem Fall ist auf korrekte Eingabe des Passwortes zu achten. Anschließend bestätigen Sie bitte die Berichtsbestandteile, die bereits bei der Validierung festgelegt wurden. Zunächst werden die Validierungs-Funktionen erneut ausgeführt. Bei fehlerfreier Validierung erfolgt das Senden des Datensatzes an die Finanzverwaltung. Im Erfolgsfall erscheint eine entsprechende Meldung. Das Protokoll und das technische Protokoll werden angezeigt. Der Button "Übertragungsprotokoll öffnen" wird aktiviert. Wenn diese Funktion aufgerufen wird, erscheint das Übertragungsprotokoll mit der Ticketnummer im Fenster "Übertragungsprotokoll". E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 16

17 6.0 Fertig! Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: E-Bilanz Elstermeldung bei der Validierung Seite 17

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