Haushalts- und Kassenordnung (HKO)

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1 INGENIEURKAMMER Haushalts- und Kassenordnung (HKO) gemäß 36 Abs. 1 Ziffer 4 Thüringer Gesetz über die Architektenkammer, die Ingenieurkammer und den Schutz der Berufsbezeichnungen, Thüringer Architekten- und Ingenieurkammergesetz - (ThürAIKG) - vom beschlossen von der Vertreterversammlung am Inhaltsübersicht TEIL l Allgemeine Vorschriften zum Haushaltsplan 1 Haushaltsjahr, Feststellung des Haushaltsplans 2 Aufstellung TEIL II Ausführung des Haushaltsplans 3 Einnahmen und Ausgaben 4 Rücklagen TEIL III Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung 5 Zahlungen 6 Buchführung 7 Rechnungslegung TEIL IVRechnungs- und Wirtschaftsprüfung und Entlastung 8 Kassen- und Rechnungsprüfung j9 Gegenstand und Inhalt der Prüfung 10 Auskunftspflicht 11 Wirtschaftsprüfungsbericht 12 Berichtspflicht, Entlastung Teil V Schlussbestimmungen 13 Gleichstellungsklausel 14 Inkrafttreten Anlage Gruppierungsplan TEIL l Allgemeine Vorschriften zum Haushaltsplan 1 Haushaltsjahr, Feststellung des Haushaltsplans (1) Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr. (2) Für jedes Haushaltsjahr ist ein Haushaltsplan aufzustellen. (3) Der Haushaltsplan wird vor Beginn jeden Kalenderjahres (Haushaltsjahr) von der Vertreterversammlung beschlossen. Seite 1 von 6

2 (4) Der Haushaltsplan dient der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs, indem er alle Erträge und Aufwendungen des Haushaltsjahres gegliedert ausweist, die zur Erfüllung der Kammeraufgaben im Haushaltsjahr voraussichtlich erforderlich sind. Er ist Grundlage der Haushaltsführung. (5) Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. 2 Aufstellung (1) Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen voraussichtlich zu leistende Ausgaben bzw. Aufwendungen voraussichtlich benötigte Verpflichtungsermächtigungen. (2) Einnahmen und Ausgaben (Aufwendungen) des Haushaltsplans sind übersichtlich und nach sachlichen Kriterien gegliedert darzustellen. (3) Die Einteilung in Haushaltsplanpositionen richtet sich nach dem Gruppierungsplan (Anlage 1). (4) Die Haushaltsplan-Positionen können weiter untergliedert werden, wenn dies aus Gründen der Transparenz geboten ist. (5) Die Aufstellung des Haushaltsplans hat den Erfordernissen des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts Rechnung zu tragen. Die Ansätze im Haushaltsplan können für gegenseitig deckungsfähig erklärt werden. (6) Die Anschaffung von Vermögenswerten ist durch den Vorstand zu beschließen. TEIL II Ausführung des Haushaltsplans 3 Einnahmen und Ausgaben (1) Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben. (2) Der Vorstand wird durch den Haushaltsplan ermächtigt, Ausgaben zu tätigen. Ist der Haushaltsplan bei Beginn des Haushaltsjahres noch nicht genehmigt, dürfen alle Ausgaben getätigt werden, die zur Sicherstellung des laufenden Geschäftsbetriebes nötig sind. (3) Ausgaben können für deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger und sachlicher Zusammenhang besteht. (4) Ausgaben dürfen nur geleistet werden, soweit sie zur ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Erfüllung der Kammeraufgaben notwendig sind. Uberplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben bis zu 5 % des genehmigten Haushaltssolls dürfen nur getätigt werden, wenn hierfür ein dringendes Bedürfnis besteht und der Vorstand die Ausgabe genehmigt hat. Über die 5 %-Grenze hinaus bedarf es eines Beschlusses der Vertreterversammlung (Nachtragshaushalt). (5) Die Ausführung des Haushaltsplans erfolgt nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Seite 2 von 6

3 4 Rücklagen (1) Es wird eine Ausgleich-/Kassenverstärkungsrücklage gebildet. Sie darf nur zum Ausgleich von Verlusten sowie zur Aufrechterhaltung der Liquidität verwendet werden. (2) Nach Bedarf können weitere Rücklagen für Sonderzwecke (Sonderrücklagen) gebildet werden, die im Aufgabenbereich der Ingenieurkammer liegen. Sonderrücklagen sind zu bilden, wenn dazu ein besonderer Anlass besteht und der Aufwand aus anderen Mitteln, namentlich aus Mitteln des jährlichen Haushaltsplans, ganz oder teilweise nicht bestritten werden kann. Die Sonderrücklagen sind nach Möglichkeit in gleichmäßigen jährlichen Raten aufzubringen. (3) Höhe und Zweckbestimmung der einzelnen Rücklagen sind in der Rücklagenordnung der Ingenieurkammer geregelt. TEIL III Zahlungen. Buchführung und Rechnunasleauna 5 Zahlungen (1) Zahlungen dürfen nur von den vom Vorstand dazu ermächtigten Personen vorgenommen werden. (2) Verfügungs- und anweisungsberechtigt sind unter Berücksichtigung des 3 bei einer Summe von: bis , - je Einzelauftrag: der Geschäftsführer allein bis , - je Einzelauftrag: der Geschäftsführer gemeinsam mit dem Präsidenten oder einem Vizepräsidenten oder einem Beisitzer über , - je Einzelauftrag: der Präsident gemeinsam mit einem Vizepräsidenten und einem Beisitzer (3) Zahlungen werden über die kontoführenden Banken der Ingenieurkammer Thüringen sowie über eine bei der Geschäftsstelle zu führende Handkasse vorgenommen. Die Handkasse darf einen Barbetrag von , - nicht überschreiten und ist gesichert und belegmäßig über ein Kassenbuch nachweisbar in der Geschäftsstelle zu führen. Die Führung von Handkasse und Kassenbuch ist durch eine Anweisung des Geschäftsführers zu regeln. Der Geschäftsführer sorgt durch geeignete Maßnahmen dafür, dass eine unbefugte Nutzung von Telefon-/Online-Banking ausgeschlossen wird. (4) Wer Zahlungen an die Kammer zu leisten hat oder solche erhält, darf an ihrer Buchung nicht alleine beteiligt sein. (5) Bei der Organisation des Rechnungswesens ist das 4-Augenprinzip zu beachten. 6 Buchführung (1) Über alle Zahlungen ist nach der Zeitfolge und nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung Buch zu führen. (2) Zahlungen sind nach Haushaltsjahren getrennt zu buchen. (3) Ober Vermögen und Schulden ist Buch zu führen. Die Aufzeichnungen sind mit der Buchführung über Einnahmen und Ausgaben zu verbinden. Seite 3 von 6

4 7 Rechnungslegung (1) Die Bücher sind jährlich abzuschließen. (2) Nach Abschluss der Bücher für das Haushaltsjahr ist über die Ist-Einnahmen und Ist- Ausgaben (Aufwendungen) Rechnung zu legen (Haushaltsrechnung). Der Haushaltsrechnung ist erforderlichenfalls eine textliche Erläuterung beizufügen. TEIL IV Rechnungs- und Wirtschaftsprüfung; Entlastung 8 Kassen- und Rechnungsprüfung (1) Die Kassentätigkeit der Geschäftsstelle soll mindestens einmal pro Jahr durch das für die Finanzen zuständige Vorstandsmitglied unvermutet überprüft werden. (2) Die Haushaltsrechnung der Kammer wird von den Rechnungsprüfern nach eigenem Ermessen und von den durch die Vertreterversammlung beauftragten Wirtschaftsprüfern geprüft. (3) Die Prüfung wird für jedes Haushaltsjahr gesondert durchgeführt. 9 Gegenstand und Inhalt der Prüfung (1) Die Rechnungs- und Wirtschaftsprüfung umfasst insbesondere 1. die Einnahmen und Ausgaben(Aufwendungen) 2. Vermögen und Schulden 3. Verwahrung und Vorschüsse. (2) Die Prüfung erstreckt sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirtschaftsprüfung geltenden Vorschriften und Grundsätze, insbesondere darauf, ob 1. der Haushaltsplan eingehalten worden ist, 2. die Einnahmen und Ausgaben sachlich und rechnerisch begründet undbelegt sind und die Haushaltsrechnung und der Vermögensnachweis ordnungsgemäß aufgestellt sind, 3. wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist, 4. vorhandenes Vermögen zweckmäßig verwaltet worden ist, 5. die Kassen- und Buchführung ordnungsgemäß und zweckentsprechendwahrgenommen worden ist. (3) Die Rechnungsprüfer können nach eigenem Ermessen die Prüfung beschränken. loauskunftspflicht (l) Den Rechnungs- und Wirtschaftsprüfern sind alle Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, die von ihnen zur Erfüllung der Aufgabe für erforderlich gehalten werden. 11 Wirtschaftsprüfungsbericht (1) Die Wirtschaftsprüfer fertigen über das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses einen Bericht an. (2) In dem Prüfungsbericht wird insbesondere mitgeteilt, 1. ob die in der Haushaltsrechnung und in den Büchern aufgeführten Beträge übereinstimmen und die geprüften Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß belegt sind, 2. in welchen Fällen von Bedeutung die für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze nicht beachtet worden sind, Seite 4 von 6

5 3. welche Maßnahmen auf Grund des Prüfungsergebnisses für die Zukunft empfohlen werden. 12 Berichtspflicht, Entlastung (1) Die Rechnungsprüfer berichten der Vertreterversammlung über das Ergebnis der durchgeführten Prüfung und geben eine Beschlussempfehlung ab. Sie haben den Bericht über die Wirtschaftsprüfung bei ihrer Berichterstattung zu berücksichtigen. Der Vorstand ist der Vertreterversammlung gegenüber für die Beseitigung der festgestellten Mängel verantwortlich. (2) Die Vertreterversammlung beschließt über die Entlastung des Vorstandes für die Haushalts- und Wirtschaftsführung nach Abgabe der Stellungnahme und Beschlussempfehlung der Rechnungsprüfer. (3) Der Vorstand hat der Aufsichtsbehörde die Haushaltsrechnung, eine Niederschrift über die Beschlussfassung der Vertreterversammlung, den Prüfungsbericht der Rechnungsprüfer sowie den Bericht über die Wirtschaftsprüfung anzuzeigen. Teil V Schlussbestimmungen 13 Cleichstellungsklausel Status- und Funktionsbezeichnungen in dieser Ordnung gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form. 14 Inkrafttreten Die Haushalts- und Kassenordnung tritt mit der Bekanntmachung im Thüringer Staatsanzeiger in Kraft. Beschlossen durch die Vertreterversammlung der Ingenieurkammer Thüringen am Die Haushalts- und Kassenordnung vom tritt an diesem TAQ außer Kraft. Erfur Dipl. ^lng. Präsiüent Dräger Seite 5 von 6

6 Anlage Gruppierungsplan IST Plan VE Plan Haushaltsberechnungen Vorjahr Ifd. Jahr Ifd. Jahr Konto in in in Mitgtiedsbeiträge Gebühren Sonstige Einnahmen 1. Einnahmen Personalkosten Mieten / Versicherungen Fahrzeugkosten Technik/ Einrichtung Verbrauchsmaterial Aufwendungen für Dritte Reisekosten Geschäftsstelle 2. Aufwendungen Geschäftsstelle Vorstand Ausschüsse 3. Aufwendungen Vorstand /Ausschüsse Beitrage Veranstaltungen Druckerzeugnisse Repräsentation 4. beschlossene Aufwendungen Veranstaltungen Druckerzeugnisse 5. Aufwendungen für Aktivitäten Übersicht IST Plan VE Plan Haushalts be rechnungen Vorjahr Ifd. Jahr Ifd. Jahr in in in Einnahmen Ausgaben Jahresergebnis Seite 6 von 6