2005 / Nr. 31 vom 11. Juli Richtlinie für die Gebarung der Donau-Universität Krems

Transkript

1 2005 / Nr. 31 vom 11. Juli Richtlinie für die Gebarung der Donau-Universität Krems

2 41. Richtlinie für die Gebarung der Donau-Universität Krems 1. Allgemeines Gemäß 21(9) Universitätsgesetz 2002 hat der Universitätsrat die Aufgabe, die Richtlinien für die Gebarung zu genehmigen. Diese vorliegende Richtlinie ist eine Weiterentwicklung der Richtlinie des Kuratoriums für die einheitliche Haushaltsführung. Die Grundsätze der Gebarung und des Rechnungswesens sind in den 15 und 16 Universitätsgesetz 2002 geregelt. 2. Gebarung 2.1. Die Gebarung ist nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit, der Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, und der Transparenz zu gestalten Die Gebarung ist die finanzielle Führung der Donau-Universität Der Gebarung in hoher Zahlenqualität sind die Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns zugrunde zu legen Als Basisinstrument für die Gebarung ist ein effizientes Rechnungswesen und eine Kosten und Leistungsrechnung, ein operatives und strategisches Controlling sowie ein Berichtswesen, den Aufgaben der DUK entsprechend, einzurichten Der Gebarung ist der Jahresvoranschlag (Budgetplan) zu Grunde zu legen. 3. Rechnungswesen Das Rechnungswesen der Donau-Universität wird dokumentiert durch: die Buchführung, den Rechnungsabschluss (in Übereinstimmung mit der Verordnung durch die Bundesministerin für Wissenschaft und Kultur über den Rechnungsabschluss der Universitäten BGBl. II Nr. 292/2003), Kostenrechnung: Zuordnung aller Belege zu den (kosten)verursachenden und verantwortlichen Kostenstellen/Kostenträgern, interne Leistungsverrechnung, Budgetplan bestehend aus Erfolgsplan Investitionsplan Finanzplan.

3 4. Buchführung Das Rektorat der Donau-Universität hat mit der Dienstleistungseinrichtung Finanzen, Rechnungswesen und Controlling dafür zu sorgen, dass die nach dem Gesetz erforderlichen Bücher nach den Regeln der doppelten Buchführung geführt werden und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung und Bilanzierung entsprechen. 5. Rechnungsabschluss 5.1. Der Rechnungsabschluss der Donau-Universität wird vom Rektorat mit der Dienstleistungseinrichtung Finanzen, Rechnungswesen und Controlling erstellt Der Rechnungsabschluss hat der Rechnungsabschluss-Verordnung der Universitäten zu entsprechen Die Donau-Universität Krems erstellt jährlich einen Rechnungsabschluss, aus dem die wirtschaftliche Beurteilung der Donau-Universität Krems möglich ist. Der Rechnungsabschluss der Donau-Universität besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anlagenspiegel sowie Angaben und Erläuterungen Der Anlagennachweis (Anlagenspiegel) ist beizugeben, der Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Abschreibungen und Endbestände des Anlagevermögens zeigt Der vorläufige Rechnungsabschluss der Donau-Universität Krems ist jeweils für ein Kalenderjahr vom Rektorat mit der Dienstleistungseinrichtung Finanzen, Rechnungswesen und Controlling aufzustellen und bis zum 31. März des folgenden Jahres vom Rektorat dem Universitätsrat zur Information vorzulegen Der Rechnungsabschluss der Donau-Universität ist von einem vom Universitätsrat bestellten (lt. 21 (10) Universitätsgesetz 2002), beeideten Buchprüfer zu prüfen. Vom Rektorat ist der Rechnungsabschluss samt Prüfungsbericht dem Universitätsrat bis zum 31. April des jeweils folgenden Jahres zur Stellungnahme und zur Entlastung des Rektorats vorzulegen.

4 6. Richtlinien für das Rechnungswesen Die näheren Bestimmungen über das Rechnungswesen sind vom Rektorat der Donau-Universität Krems in den Richtlinien des Rektorats zu regeln. 7. Budgetplanung 7.1. Die Budgetzuteilung obliegt lt Universitätsgesetz 2002 dem Rektorat Als Unterlage für eine vorausschauende Führung nach wirtschaftlichen Grundsätzen sind vom Rektorat und von den Departmentleitern/Kostenstellenleitern jährlich Budgetpläne zu erstellen. Als Wirtschaftsjahr gilt das Kalenderjahr. Jeder Budgetplan besteht aus dem Erfolgsplan, dem Investitionsplan und dem Liquiditätsplan Der kumulierte Budgetplan der Donau-Universität Krems wird vor Beginn des Budgetjahres im Dezember vom Rektorat dem Universitätsrat zur Information vorgelegt Das Rektorat hat mit der Dienstleistungseinrichtung Finanzen Rechnungswesen und Controlling und der Richtlinie für die Budgetplanung entsprechende Verordnungen (Richtlinien des Rektorats, z.b. Controllinghandbuch) zu verfassen, auch um zu gewährleisten, dass mit den Budgetanträgen der Abteilungen die notwendigen Unterlagen für die Budgetplanung zur Verfügung gestellt werden Der Erfolgsplan ist die Zusammenstellung aller voraussehbaren Erträge und Aufwendung innerhalb des Wirtschaftsjahres und die Unterlage für die vorausschauende Lenkung des Unternehmenserfolges Der Investitionsplan ist die Unterlage für die vorausschauende Lenkung der Investitionen und für die Sicherstellung der für die Investitionen notwendigen Mittel Finanzplan Der Finanzplan ist die Unterlage für die vorausschauende Lenkung der flüssigen Mittel (Einnahmen und Ausgaben) im Sinne einer Sicherung der Liquidität. Der Finanzplan zeigt im Zeitablauf den voraussichtlichen Gesamtbedarf an flüssigen Mitteln,

5 den voraussichtlichen Geldüberschuss (Mehreinnahmen) oder Fehlbetrag (Mindereinnahmen, Defizit, Gebarungsabgang). 8. Operatives und strategisches Controlling 8.1. Die durch die vergangenheits- und zukunftsorientierten Komponenten des Rechnungswesens gegebene Möglichkeit unterjähriger Soll-Ist-Vergleiche ist im Rahmen des Controllings zu koordinieren und wahrzunehmen (Soll= nach Kostenstellen gegliederte Budgetvoranschläge bzw. unterjährige Revisionen der Budgetvoranschläge; Ist = die im Rahmen des Rechnungswesens kostenstellenweise ausgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen und Erträge) Ein Kurzbericht über Soll/Ist-Abweichungen (Quartalsbericht) ist dem Universitätsrat vierteljährlich innerhalb von 6 Wochen nach Quartalsabschluss zu übermitteln Sich abzeichnende unterjährige wesentliche, negative Überschreitungen des Planergebnisses sind dem Universitätsrat zur Kenntnis zu bringen. Wesentliche Budgetänderungen durch zusätzliche Projekte (z.b.: unterjährige Einführung von Departments) sind als Budgetrevision zu beschließen und treten an die Stelle des ursprünglichen Jahresplans Vom Rektorat ist ein strategisches Controllinginstrumentarium mit einem Frühwarnsystem mit besonderem Augenmerk auf den Regelkreis Innovation, Investition und dadurch generiertes Wachstum einzurichten Ein strategisches und operatives Kennzahlensystem ist einzurichten Der Lebenszyklus der Weiterbildungslehrgänge wird an Hand von finanziellen und qualitativen Kennzahlen begleitet. Vizerektor für Dienstleistungen Dr. Peter Strizik