Amtsbericht Kanton Basel-Landschaft Staatsarchiv. Datum Referenz 12.05/2013/00244 AutorIn

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1 Datum Referenz 12.05/2013/00244 AutorIn Amtsbericht 2013 Allgemeines Grosse Umwälzungen in der Verwaltung prägten auch das Archivjahr. Die Zusammenlegung der 6 Bezirksschreibereien auf zwei Standorte (Projekt Fokus) löste die letzte Ausbauetappe der Magazine aus. Innert kürzester Zeit mussten neue Gleitregalanlagen eingebaut werden. Nach der Grossablieferung aus den Bezirksschreibereien (1 Lkm) bleiben nun noch Platzreserven für ca. 5 km Akten. Das Ziel der sogenannten Sicherungsoffensive, die 2007 ihren Anfang nahm (sämtliche Unterlagen aus der Zeit vor 2000, die noch aufbewahrt werden müssen, gehören ins ), ist weitgehend erreicht. Viel dezentrale und suboptimale Archivfläche in der Verwaltung konnte ersatzlos aufgehoben werden. Der gesamte Archivbestand beläuft sich nun auf Laufmeter. Das entspricht etwa einer Verdoppelung innert 5 Jahren. Wenn einmal alle Rückstände abgearbeitet sind, werden sich die jährlichen Ablieferungsmengen auf einem sehr viel tieferen Niveau einpendeln. Die grossen Aktenablieferungen haben aber auch eine direkte Auswirkung auf die Benutzung: mehr Akten, mehr Benutzung. Die Benutzung in Form von Aktenrückrufen der Verwaltung aber auch Anfragen der Bevölkerung haben in den letzten Jahren stetig zugenommen. des Kantons Basel-Landschaft, Wiedenhubstrasse 35, Postfach, CH-4410 Liestal Telefon +41(0) staatsarchiv@bl.ch Öffnungszeiten: Dienstag Freitag

2 Aktenführung in der Kantonsverwaltung Die Umstellung auf eine systematische elektronische Aktenführung im Kanton BL verläuft nach wie vor sehr harzig. Grössere Projekte für die Umstellung auf die elektronische Aktenführung fehlen nach wie vor, da die Verwaltung andere Prioritäten setzt. Das Archiv als Fachstelle Aktenführung führte seine Sensibilisierungsarbeit dennoch weiter. Wiederum erschienen im Info-Heft der Verwaltung vier kurze Artikel zu Fragen der Aktenführung. Die Beratung und Unterstützung vor Ort ist vorderhand der effektivste Weg zur Verbesserung der Aktenführung in der kantonalen Verwaltung. Das Team des s machte insgesamt 90 (2012: 97) Besuche in den Dienststellen. Ablieferungen Insgesamt wurden 184 (2012:106) Ablieferungen mit einem Gesamtumfang von (2012: 1'055) Laufmetern Unterlagen ins übernommen. 347 Lm konnten aufgrund von archivischen Bewertungen vernichtet werden. Der Schwerpunkt dieser Kassationen lag bei Massenakten aus der Steuerverwaltung. Im Bereich Privatarchive sind 77 (2012:33) Zugänge zu verzeichnen. Sie bilden eine wertvolle Ergänzung zu den Ablieferungen aus der Verwaltung und tragen damit zu einer möglichst reichhaltigen historischen Überlieferung bei. Digitale Archivierung Erstmals konnten erfreulich viele Bestände in digitaler Form übernommen werden (Steuern, Quellensteuer, Vormundschaftsbehörden, Kant. Vormundschaftsamt, Kiga, RAV, Polizei, Amt für Geoinformation, Landeskanzlei). Im Sommer 2012 wurde mit SILO1 die erste Ausbaustufe des digitalen Langzeitarchivs realisiert. Das System ist inzwischen produktiv. Ein grosser Teil der bereits vorhandenen digitalen Bestände des s wurde schon eingelagert. Die Übernahme von weiteren digitalen Beständen aus der Verwaltung im Jahr 2014 ist bereits in Planung. Im Sinne einer Qualitätssicherung und einer second opinion hat das der Kost den Auftrag gegeben, einen Review von SILO 1 durchzuführen. Konventionelle Archivierung und Bestandserhaltung Die konventionelle Archivierung konzentriert sich auf die archivgerechte Lagerung, Verpackung sowie auf die Herstellung von qualitativ guten Digitalisaten wertvoller Quellen für die Konsultation am Bildschirm (anstelle der Originale). Die Digitalisierung der Kirchenbücher konnte ein gutes Stück voran gebracht werden. Insgesamt wurden (2012:26'137) Seiten digitalisiert. Die Digitalisate werden bis Mitte 2014 on-line gestellt. Damit wird sich ein langjähriges Bedürfnis unserer grossen Forschergruppe aus der Familienforschung erfüllen. Archivische Erschliessung Die archivische Erschliessung im StABL erfolgt auf unterschiedlichen Stufen. Insgesamt wurden 14 (2012:22) Bestände neu eröffnet und (2012:76'630) neue Verzeichnungseinheiten erfasst. Bis auf einen kleinen Rest sind nun auch die Standortangaben erfasst. Damit wurde das Ausheben und Reponieren in den Magazinen massgeblich erleichtert. Auch dieses Jahr wurde wieder einen Grossteil (88%) (2012:92%) der Erschliessungsdaten aus dem Metadatenimport aus Geschäftskontrollen und Datenbanken der Verwaltung generiert. Die manuelle Erschliessung im Haus erfolgte im Bereich Direktionsprotokolle und bei der Abarbeitung von Erschliessungsrückständen und bei der Erschliessung der Zugänge aus den Bezirksschreibereien. Deren Feinerschliessung auf Stufe Dossier durch Metadatenimport wird im 2014 vorgenommen

3 Eine qualitative Verbesserung der Erschliessungsdaten erfolgte wiederum bei der Aufarbeitung für die Publikation im Internet. Bestandesbeschreibungen aus dem Bereich Verwaltungsregistraturen wurden so überarbeitet, dass sie freigeschaltet können ohne schützenswerte Daten zu tangieren. Damit sind Verzeichnungseinheiten oder 24% des Gesamtkatalogs auf dem Internet konsultierbar. Archivbenutzung: Anfragen, Recherchen, Ausleihe, Lesesaal Als direkte Folge des grossen Archivzuwachses der letzten Jahre nahmen die Aktenrückrufe aus der Verwaltung stark zu. Die Statistik der Lesesaalbenützung ergibt längst nicht mehr ein vollständiges Bild der Archivnutzung. Die trotzdem erfreuliche Besucherbilanz (rund 100 mehr Besuche als im letzten Jahr) ist wohl auch auf den höheren Bekanntschaftsgrad zurückzuführen, den das geniesst. Durch den kontinuierlichen Ausbau des Online Angebots über das Internet haben die Anfragen stark zugenommen. Die Art der Anfragen und auch das Publikum haben sich verändert. Forscher, die über längere Zeit ins Archiv kommen um Quellen zu studieren werden seltener. Statt dessen kommen mehr kurzfristige Fragen von Journalisten oder Schülern zu Einzelthemen. Eine Folge der Internetpublikation sind Anfragen von Studierenden aus anderen Regionen zu bestimmten Themen, oft handelt es sich auch Rundumanfragen ( an alle Archive ). Diese Antworten können manchmal zeitintensiv sein. Ebenso zugenommen haben persönliche Beratungen, da die neuen Benutzer mit der Archivrecherche nicht vertraut sind. Auch dies kann zeitintensiv sein. Viel Aufwand entsteht bei der Klärung von Einsichtsberechtigungen, der Bearbeitung von Einsichtsgesuchen und der Vorbereitung von Besuchen mit speziellen Einsichten. Statistisch erfasst wurden nur diejenigen, die auch effektiv zu einer Recherche geführt haben. Zahlreiche telefonische Auskünfte oder schriftliche Kurzantworten, meist per , wurden nicht statistisch erfasst. Für Recherchen für Private werden aufwandbezogene Gebühren erhoben (CHF 60/h). Die Konsultation von Archivalien im Lesesaal ist kostenlos Ausleihen Baupläne Aktenrückrufe aus der Verwaltung Standardrecherchen für Private Rechercheaufträge div. Themen Schriftverkehr (Fabasoft) Personenbezogene Recherchen Schriftverkehr (Fabasoft) ca ca Bibliotheksausleihe Anzahl (registrierte) Lesesaalbesuche 654 (ca. 100 Archivtag) 757 Führungen 21 (ca. 200 Pers.) 16 (ca. 150 Personen) Gebühreneinnahmen (Recherchen, Veranstaltungen) CHF CHF

4 Publikationen, Referate, Veranstaltungen Die wichtigste Publikationsplattform des s ist die Website ( Insbesondere der on-line Katalog, aber auch die zugeschalteten Seiten der on-line Kantonsgeschichte (Nah dran weit weg) oder die digitalisierten Landratsprotokolle ( Die Benutzungshäufigkeit des Katalogs nimmt zu mit der grösseren Menge an zugänglichen Erschliessungsdaten, die anderen Anwendungen werden gleichbleibend genutzt. Das ist direkt oder indirekt an zahlreichen Forschungs- und Publikationsprojekten beteiligt. Insbesondre bei den Publikationen des Kantonsverlags war das beteiligt, so z.bsp. beim Bildband Sauber machen von D. Hagmann: Herausgegeben von der Kommission Quellen und Forschungen. Stark beteiligt ist das auch bei den Projekten Personenlexikon BL und den History Clips, die beide von der Kommission Quellen und Forschungen initiiert wurden. Das fungiert als Webmaster für die Website der Kantonsgeschichte: Auf diese Website wurden monatlich ein neuer History Clip aufgeschaltet. Diese kurzen Filme zu Episoden aus der Kantonsgeschichte erfreuen sich grosser Beliebtheit, sie werden gleichzeitig auch über Youtube und facebook zugänglich gemacht. Auch in diesem Jahr war das wieder an verschiedenen Veranstaltungen beteitligt. M. Othenin-Girard führte zusammen mit Thomas Zürcher turnusgemäss das Seminar der gemeinsamen Lehrveranstaltung AMT der Uni Basel im BL durch: Paläographie und Einführung in Archivrecherche und Archivarbeit. Schon zum dritten Mal führte das StABL den überbetrieblichen Einführungskurses für I&D Assistentinnen zum Thema archivische Erschliessung durch. Das StABL beteiligte sich auch an der Ausbildung Kulturgüterschutz des Zivilschutzes im Auftrag des Amts für Militär und Bevölkerungsschutz. Eine Unterstützung der besonderen Art leistete Patrick Moser in der Landeskanzlei. Wegen grosser personeller Engpässe bei der Landeskanzlei, sprang er kurzfristig ein bei der Protokollierung von Kommissions- und Landratssitzungen. Sein Einblick in die Abläufe der Parlamentsgeschäfte ist durchaus auch von Nutzen für die Arbeit im Archiv. Längerfristig kann das allerdings keine solchen Aufgaben übernehmen, da sonst die Kernaufgaben leiden würden. Die MitarbeiterInnen des s sind beteiligt an diversen Kommissionen und Projekten. Dies schafft wertvolle Beziehungen und dient nicht zuletzt auch dem fachlichen Erfahrungsaustausch und der Weiterbildung. B. Meyer ist Mitglied der Herausgeberkommission für das Baselbieter Heimatbuch. P. Moser ist Präsident der Arbeitsgruppe Bewertung des VSA, welche sich um Synergien bei archivischen Bewertungsfragen in der Schweiz bemüht. Er ist auch Kassier und Mitglied des Vorstands der Gesellschaft für regionale Kulturgeschichte (GRK). M. Othenin-Girard ist Mitglied der Kommission Quellen und Forschungen und der Kunstdenkmälerkommission. R. Nebiker ist ex officio Mitglied des Stiftungsrats und des Büros der Fondation des Archives de l'ancien Evêché de Bâle, an welcher der Kanton Basel-Landschaft zusammen mit den Kantonen Jura und Bern und Basel-Stadt finanziell beteiligt ist nahm sie turnusgemäss das Präsidium wahr. Personal Wiederum leistete das gesamte Team s sehr gute Arbeit. Herausforderungen, wie die Grossablieferung aus den Bezirksschreibereien, konnten nur dank der guten Zusammenarbeit und dem hohen Engagement aller bewältigt werden. Die Veränderungen des archivischen Arbeitsumfelds verlangen von allen viel Flexibilität und Lernbereitschaft

5 Die gute und speditive Arbeit des s wird aber auch von unseren Kunden wahrgenommen, das zeigen die vielen positiven Rückmeldungen, die wir erhalten. Im Juni beendete Vanessa Andjic mit Erfolg ihre Lehre als Fachfrau Information und Dokumentation (I&D). Im August begann ihre Nachfolgerin, Rebekka Gerber, ihre Lehre, die das im Lehrverbund mit der Kantonsbibliothek und dem Berufsinformationszentrum Bottmingen anbietet. Ausserdem absolvierten eine angehende Fachfrau I+D der Kantonsbibliothek BL in dreimonatiges Archivpraktikum. Mehrere Praktikantinnen und Praktikanten ergänzten das Team während einiger Monate und Wochen. Nur dank ihrer wertvollen Mithilfe konnten so viele Erschliessungsprojekte vorangetrieben werden