Mit den Tribuna-Daten hat das Staatsarchiv vom Kantonalen Vormundschaftsamt auch eine File-Ablage erhalten. Diese war in drei Hauptteile gegliedert:

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1 Datum Referenz /2012/00053 AutorIn Patrick Moser Bewertung File-Ablage Vormundschaftsamt Mit den Tribuna-Daten hat das vom Kantonalen Vormundschaftsamt auch eine File-Ablage erhalten. Diese war in drei Hauptteile gegliedert: jvaallgemein$: Enthält allgemeine Dokumente des Amtes, ohne Bezug zu einem konkreten Fall. jvatribuna$: Beinhaltend selbst erstellte Dokumente zu den einzelnen Fällen. Aus der Struktur der Ablage in jvatribuna$: lässt sich ersehen, welche Dokumente zu welchem Fall gehören. jvavorlagen$: Beinhaltend Vorlagen je Fallart Der Umfang der einzelnen Shares ist wie folgt: Share Platz Ordner Dateien jvaallgemein$ 1.15 GB jvatribuna$ 1 GB jvavorlagen$ 8 MB Im Folgenden soll für die einzelnen Shares und Unterordner die Archivwürdigkeit festgelegt werden. Beim Share jvaallgemein$ wurde die Bewertung mit einer Ausnahmen (Ordner VT) auf der zweitobersten Ebene vorgenommen Bei der Bewertung wurden nur die Inhalte berücksichtigt, jedoch nicht die Dateiformate und allfällige technische Gegebenheiten (z.b. Powerpoint-Präsentationen mit benutzerdefinierten Animationen). des Kantons Basel-Landschaft, Wiedenhubstrasse 35, Postfach, CH-4410 Liestal Telefon +41(0) staatsarchiv@bl.ch Öffnungszeiten: Dienstag Freitag

2 jvaallgemein$ Behördenschulung Inhaltliche und administrative Archivieren, da die Unterlagen eine 25.3 MB Unterlagen zu Schulungen des Kernkompetenz des (37 Ordner, Vormundschaftsamtes für Vormundschaftsamts dokumentieren. 237 Vormundschaftsbehörden der Gemeinden, strukturiert nach Jahren sowie ein Ordner Ordner, beinhaltend Kapitel des Ordners, der den Teilnehmenden der Kurse abgegeben wurde BG-KKE (Kindesentführungen) Bibliothek Buchhaltung Kreisschreiben der Zivilrechtsabteilung 1 zum Bundesgesetz vom 21. Dezember 2007 über internationale Kindesentführungen und die Haager Übereinkommen zum Schutze von Kindern und Erwachsenen (BG-KKE) Sammlung von Urteilen des Kantonsund des Bundesgerichts zu diversen zivilrechtlichen Fällen Enthält Abrechnungen, Quartals- und Jahresabschlüsse, Listen zu Betreibungen, Einzahlungen, Kassabücher, da reine Dokumentation 92 KB (1 Ordner, 1 Datei), da reine Dokumentation 2.5 MB (2 Ordner, 56 da reine Buchhaltungsunterlagen 8.4 MB (30 Ordner, 539 Diverse Vernehmlassungen Ordner ist leer 0 MB (1 Ordner) des Kantons Basel-Landschaft, Wiedenhubstrasse 35, Postfach, CH-4410 Liestal Telefon +41(0) staatsarchiv@bl.ch Öffnungszeiten: Dienstag Freitag

3 Diverses FFE Formulare Amt Formulare VB HKsÜ Kindesschutz Beinhaltet vier Unterordner (Abklärungen, Diverse Schreiben, Internet_Intranet, Organisatorisches) wovon drei leer sind. Im Ordner Internet_Intranet, befinden sich Texte und Vorlagen für das Inter- bzw. Intranet Beinhaltet leere Ordner (z.b. Protokolle, Verfahrensablauf FFE) plus zwei Formulare betreffend Personenfahndung Enthält Formulare zum Personalwesen (Antrag für Weiterbildung, MAG- und Spesenformulare etc.) Enthält Formulare zum Vormundschaftswesen, z.b. für Berichte oder Schlussabrechnungen Enthält Botschaft des Bundesrates zur Umsetzung der Übereinkommen über internationale Kindesentführung sowie zur Genehmigung und Umsetzung der Haager Übereinkommen über den Schutz von Kindern und Erwachsenen (Entwurf) Enthält Unterlagen der Fachstelle für Kindes- und Jugendschutz sowie der, da Ordner entweder oder Dokumente auf der Kantonshomepage publiziert worden sind., da keine inhaltliche Relevanz, da keine inhaltliche Relevanz, da keine inhaltliche Relevanz 877 KB (4 Ordner, KB (7 Ordner, MB (6 Ordner, KB (4 Ordner, 20, da reine Dokumentation 282 KB (1 Ordner, 1 Datei), da die Federführung für diese Unterlagen sowie die 6.7 MB - 3 -

4 Kommission Kopf_Fuss Kreisschreiben entsprechenden Kommission (z.b. Protokolle) Enthält Unterlagen der Kantonalen Vormundschaftskommission (Protokolle, Wahlbestätigungen, Arbeitspapiere etc.) Enthält Vorlagen für Dateien mit Kopf- und Fusszeilen Enthält Kreisschreiben des Vormundschaftsamtes an die Vormundschaftsbehörden und andere vormundschaftliche Stellen Kriterien Gefährliche Kundschaft Enthält ein Dokument von D. Bongers, Consulting & Psychotherapie, mit dem Titel Kriterien zur Einschätzung der Gefährlichkeit Mandatsträger Enthält Dokumente zu einer Wegleitung für die vormundschaftlichen Mandatsträgerinnen und Mandatsträger der Gemeinden im Leimental Protokollführung der Fachkommission bei der Fachstelle Kindes- und Jugendschutz lag Archivieren, da das Sekretariat der Kommission beim Vormundschaftsamt lag. In den Papierablieferungen befinden sich keine Unterlagen zu der Kommission, da keine inhaltliche Relevanz Archivieren, da mit den Kreisschreiben das Amt seiner Aufsichtspflicht gegenüber den Vormundschaftsbehörden nachgekommen ist (Kernaufgabe), da kein direkter Bezug zur Tätigkeit des Vormundschaftsamts erkennbar ist, da nur Dokumentation. Wegleitung wurde von den Gemeinden ohne Beizug des Vormundschaftsamts erstellt 6.9 MB (24 Ordner, MB (79 Dateien, 19 Ordner) (1 Ordner, KB (1 Ordner, KB (1 Ordner, 1 Datei) 1.6 MB (2 Ordner,

5 Musterbeispiele VB-Beschlüsse Enthält Vorlagen mit Textbausteinen, da ohne inhaltliche Relevanz 715 KB (1 Ordner, 46 Personal Ordner ist leer 0 MB (1 Ordner) Pflegekinderwesen Aufgrund neuer bundesgesetzlicher Archivieren, da Federführung für 2.52 MB Bestimmungen musste das dieses Geschäft beim Kantonalen (3 Ordner, 19 Verfahren zwischen den involvierten Vormundschaftsamt lag. Zu diesem Vormundschaftsbehörden und dem Geschäft gibt es keine Pflegefamiliendienst beider Basel Papierablieferung neu geregelt werden. Die Federführung für diese Neuregelung lag beim Kantonalen Vormundschaftsamt Protokolle Kadersitzung KPK mit KVA Enthält vier Protokolle von Sitzungen des Kantonalen Vormundschaftsamtes mit den Kaderärzten der Kantonalen Psychiatrischen Klinik zwischen 2009 und 2011 Archivieren, da von inhaltlicher Relevanz 203 KB (1 Ordner, 4 Protokolle Sitzung EPD KVA Ordner ist leer 0 MB (1 Ordner) Rechtliches Enthält Bundesgerichtsurteile,, da nur 1.6 MB Anfragen an und Antworten der Dokumentationsmaterial und (2 Ordner, 19 Aufsichtsstelle Gemeinden, z.b. zu Geschäftskontext fehlt der Frage, was bei Nichterscheinen - 5 -

6 Register Rev. Gesundheitsgesetz Revision Geb.Vo Revision Geb.Vo II einer Person zu einem Termin zu geschehen hat. Sämtliche Dokumente ohne ersichtlichen direkten Fallbezug Zwei Formulare und vier Antworten zu Anfragen, ob bestimmte Personen im Vormundschaftsregister eingetragen sind. Unterlagen zu 44-44b der Revision des Gesundheitsgesetzes (medizinische Zwangsmassnahmen): Notizen und Stellungnahmen. Insgesamt 4 Dateien Enthält Protokolle einer Arbeitsgruppe "Gebühren im Vormundschaftswesen. Protokollführung wechselte, lag zum Teil beim Vormundschaftsamt. Im Ordner sind zudem Excel-Listen als Beispiele abgelegt, welchen Aufwand bestimmte Rechtsgeschäfte verursachen Enthält Protokolle sowie zusätzliche Dokumente einer weiteren Arbeitsgruppe betreffend "Gebühren im Vormundschaftswesen im Zusammenhang mit der Schaffung der Kindes- und, da Korrespondenz ohne weiteren Fallbezug, da Federführung nicht beim Vormundschaftsamt lag Archivieren. Federführung ist nicht ganz eindeutig. Eventuell werden die Protokolle von der Zivilrechtsverwaltung 1 zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls abgeliefert. Archivieren. Federführung ist nicht ganz eindeutig. Eventuell werden die Protokolle von der Zivilrechtsverwaltung 1 zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls 3 MB (7 Ordner, MB (2 Ordner, KB (1 Ordner, KB (1 Ordner, 4-6 -

7 Revision ZGB runder Tisch Integration Erwachsenenschutzbehörden Protokollführung lag beim Kantonalen Vormundschaftsamt. Unterlagen zur Revision des kantonalen Einführungsgesetzes zum Zivilgesetzbuch. Enthält Protokolle, Aktennotizen, Abklärungen beim Bund und anderen kantonalen Stellen. Beinhaltet auch Unterlagen zur Aufhebung des Vormundschaftsamtes und zur Schaffung der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden, die vermutlich nur in dieser File-Ablage vorhanden sind Enthält 6 Protokolle des Runden Tisches Integration aus den Jahren 2006/2007. abgeliefert. Archivieren. Doppelüberlieferung mit der Zivilrechtsverwaltung ist partiell möglich, doch handelt es sich hier um ein Kerngeschäft des Vormundschaftsamtes, da die Federführung des Runden Tisches beim Generalsekretariat lag. Zudem sind beim Vormundschaftsamt nur die Jahre 2006 und 2007 dokumentiert. 490 MB (76 Ordner, KB (1 Ordner, 6 Scanning Ordner enthält einen leeren Ordner 0 MB (2 Ordner) Sekretariat u Enthält Unterlagen des Sekretariats, da inhaltlich von wenig 200 MB wie Abläufe bei Personalmutationen, Relevanz und Evidenzwert bei der (37 Ordner, Geburtstagslisten, Vorlagen für sehr kleinen Dienststelle (5 519 Adressetiketten, Bestellungen von Mitarbeitende) gering Büromaterial etc. Ein Ordner OHB - 7 -

8 Staats-und VerwR BL Statistiken beinhaltet selbst erstellte Anleitungen betreffend Tribuna. Enthält zwei Dateien zu Landratsvorlagen Enthält Statistiken des Vormundschaftsamtes und der Vormundschaftsbehörden. Die Zahlen wurden an die Kantonale Vormundschaftsdirektorenkonferenz weiter geleitet und in der Zeitschrift für Vormundschaftswesen publiziert. 425 KB (1 Ordner, 2 Archivieren. Die Zahlen wurden zwar publiziert, doch sind die kantonalen Erhebungen detaillierter 3.9 MB (10 Ordner, 61 Teamsitzungen Ordner ist leer 0 MB (1 Ordner) Tribuna Doku Beinhaltet (Word-)Dokumente der Archivieren, da die Dokumente eine 16.2 MB Firma Deltalogic und vom Unterstützung zum Verständnis der (23 Ordner, Vormundschaftsamt erstellte Tribunadaten sind. 56 Dokumente zu Tribuna Volontär Ordner ist leer 0 MB (1 Ordner) Vorträge Enthält Dokumente (Power-Point- Archivieren, da die Inhalte der 14.3 MB Präsentationen und Word- Vorträge die Aussendarstellung des (4 Ordner, 62 Dokumente) zu Vorträgen, welche Vomundschaftsamts widerspiegeln. Mitarbeitende des Vormundschaftsamtes gehalten haben (z.b. bei der BKSD, an der - 8 -

9 VT Wegleitung Vormundschaftsbehörden Wegweisung Universität, bei der Kantonalen Psychiatrischen Klinik). Die Grundaussagen der Folien und Referatstexte wiederholen sich. Da der Ordner praktisch keine Unterstruktur aufweist, ist nicht immer erkennbar, bei wem und in welchem Rahmen ein Vortrag gehalten wurde Enthält Unterlagen zur Konfiguration von Tribuna, Logs und Testdaten in unbekannten Formaten. Zwei Dokumente TechKonzept Vormund_bl und Parameter_GK_V stammen von der Firma Deltalogic und umfassen Technische Konzepte Enthält elektronische Dokumente zu einer Wegleitung, welche das Vormundschaftsamt zuhanden der Vormundschaftsbehörden gemacht hat. Es dürfte sich dabei um einen Ordner mit rund 200 Seiten gehandelt haben. Enthält Landratsvorlage und einen Gesetzesentwurf zur Änderung des Polizeigesetzes sowie eine Stellungnahme des Die beiden Dokumente TechKonzept Vormund_bl und Parameter_GK_V archivieren, Rest vernichten. Archivieren, da mit der Wegleitung das Vormundschaftsamt einem seiner Kernaufgaben (Aufsicht der Vormundschaftsbehörden in den Gemeinden) nachgekommen ist. : Das Vormundschaftsamt war an dem Geschäft nicht federführend beteiligt. 2.4 MB (1 Ordner, 2 3 MB (1 Ordner, MB (395 Ordner, KB (1 Ordner, 3-9 -

10 Vormundschaftsamtes zuhanden der Interventionsstelle gegen häusliche Gewalt jvavorlagen$ Inhalt Bewertungsvorschlag Menge Enthält Vorlagen für Tribuna-Dokumente, z.t. mit Textbausteinen jedoch immer mit fehlerhafter Textmarke, da von keinem Informations- oder Evidenzwert (die tatsächlich verwendeten Formulierungen ergeben sich aus den Dokumenten in den entsprechenden Dossiers und nicht aus den Vorlagen) 8.4 MB (15 Ordner, 182 jvatribuna$ 040 Enthält Schreiben mit Auskünften zu Angaben aus dem Vormundschaftsregister z.b. an die Ausgleichskassen 050 Enthält selbst erstellte Dokumente zu Vormundschaftsfällen (Verfahren und, da es sich um reine Korrespondenz ohne weiteren Geschäftszusammenhang handelt Nur Dokumente von denjenigen Dossiers archivieren, zu denen es keine Papierakten gibt. Rest 30 MB (140 Ordner, 1.3 MB (51 Ordner, MB 6050 Ordner,

11 055 Enthält selbst erstellte Dokumente zu Fürsorgerischen Freiheitsentziehungen 095 Enthält die selbst erstellten Dokumente zu allgemeinen Vormundschaftsfällen, d.h. Korrespondenzen und Abklärungen ohne einen direkten Dossierbezug 099 Irrläufer. Enthält ein einziges Dokument ohne Inhalt ABLAGE Massnahmen) vernichten Enthält einen leeren Unterordner (Instanz) Die Papierdossiers zu den Fürsorgerischen Freiheitsentziehungen wurden lückenlos abgeliefert. Die elektronischen Dokumente können vernichtet werden. Die 95er-Fälle aus den Jahren wurden auf Papier abgeliefert (d.h. inklusive eingehende Post). Deshalb können die elektronischen Dokumente aus dieser Zeit vernichtet werden. Die Dokumente zu 95er- Fällen aus den Jahren hingegen werden archiviert, da es dazu keine Papierablieferung gibt MB (299 Ordner, Dateien 502 MB (3433 Ordner, MB (184 Ordner, KB (1 Ordner, 1 Datei) Statistik Enthält 4 leere Excel-Dateien 138 KB (1 Ordner,

12 Total. 618 MB, 644 Ordner, 3166 Dateien : 2196 MB, Ordner, Dateien