Präsentationstechniken

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1 FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Arne Franz Präsentationstechniken Ergebnisse der Forschungsprojekte Regieren und Verwalten im Informationszeitalter und Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung Präsentation Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach D Speyer am Rhein Tel.: Fax: foev@foev-speyer.de - Internet:

2 Die folgenden Empfehlungen basieren auf den Erfahrungen und enthalten Beispiele aus Lehrveranstaltungen an der DHV Speyer: Sommersemester 2004: A 523: E-Business und E-Government Wirtschaft und Verwaltung im Informationszeitalter Dr. Jörn von Lucke Wintersemester 2003/2004: A 533: Electronic Government Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung Wintersemester 2001/2002: A 513: Electronic Government Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung Sommersemester 2001: A 516: Electronic Government Regieren und Verwalten im Informationszeitalter Wintersemester 2000/2001: A 514: Electronic Government Regieren und Verwalten im Informationszeitalter

3 Übersicht Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen Farbwahl und -gestaltung Schriftgröße und Schriftart Seitenlayout Animationen, Grafiken und Effekte Corporate Design und Abschluss Vortragstechniken und Software

4 Übersicht Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen Farbwahl und gestaltung Schriftgröße und Schriftart Seitenlayout Animationen, Grafiken und Effekte Corporate Design und Abschluss Vortragstechniken und Software

5 Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen Die Präsentation soll den Vortrag unterstützen. Sie soll wichtige Punkte visualisieren und so mithelfen, dass das Gesagte lange erinnert wird. Erinnerungsleistung abhängig von der Art der Aufnahme: Größter Effekt durch Sehen und Hören. Eine Präsentation ist kein Selbstzweck! Schlechte Präsentationen können kontraproduktiv sein und dem Vortrag mehr schaden als nutzen.

7 Hintergrundgestaltungen können angenehm wirken und zu einer optisch gelungenen Präsentation beitragen.

8 Allerdings können sie auch störend sein und die Aufmerksamkeit völlig vom Vortrag ablenken.

9 Wichtig ist auch das Zusammenspiel mit der Schriftfarbe. Fehlende Kontraste sind hier ebenso hinderlich,

10 ... wie unangenehm starke Kontraste, z.b. Rot auf Blau. Das menschliche Auge kann beide Farben nicht parallel sehen, weshalb es immer wieder hin und her springt. Der Effekt ist für den Betrachter fast unerträglich.

11 In der Regel eignen sich helle Schriftfarben gut für dunkle Hintergründe,

12 ... wohingegen dunkle Schriftfarben für helle Hintergründe besser geeignet sind.

13 Farbwahl und -gestaltung Angenehme Farben auswählen, sowohl für den Hintergrund, wie auch für die Schrift. Akzeptable Kontraste suchen. Bizarre Kombinationen vermeiden. Einheitliche Farbgestaltung in einer Präsentation.

15 Schriftgrößen Schriftgröße 10 Punkt Schriftgröße 12 Punkt Schriftgröße 16 Punkt Schriftgröße 20 Punkt Schriftgröße 24 Punkt Schriftgröße 28 Punkt Schriftgröße 32 Punkt Schriftgröße 36 Punkt Schriftgröße 40 Punkt Schriftgröße 44 Punkt Die Schrift kann in verschiedensten Größen verwendet werden.

16 Schriftgrößen Die Schrift sollte nicht zu klein sein......aber den Zuhörer auch nicht erschlagen. Ein gesunder Mittelweg passt meistens.

17 Besonders gut geeignet Die Möglichkeiten sind für Folien sind Sans-Serif -Schriften: vor allem Arial, Verdana,Tahoma in diesem Bereich nahezu Unbegrenzt. Schriftarten Aber auch hier gilt: Weniger ist mehr! Sans-Serif -Schriften, wie: Arial, Verdana, Tahoma sind aufgrund ihres schlichten Schriftbildes für Präsentationen am besten geeignet.

19 D. Republik Italien I. Nationale Institutionen - 1. Teil Parlamento Italiano [Italian Parliament] ( Camera dei Deputati [Chamber of Deputies] ( Senato delle Repubblica [Senate of the Republic] ( Presidenza del Consiglio dei Ministri [Presidency of the Council of Ministers] Istituto Nazionale di Statistica (ISTAT) [National Institute of Statistics] ( Ministero per le Politiche Agricole (MiPA) [Ministry for Agricultural Policies] ( Ministero delle Comunicazioni [Ministry of Communications] ( Ministero della Difesa [Ministry of Defence] ( Ministero delle Finanze [Ministry of Finance] ( Guardia di Finanza ( Ministero degli Affari Esteri (MAE) [Ministry of Foreign Affairs] Ministero per il Commercio con l'estero (MCE) [Ministry for Foreign Commerce] ( Ministero dell'industria, del Commercio e dell'artigianato (MICA) [Ministry of Industry, Commerce and Handicraft] ( Beispiel, wie es nicht geht: - Schrift zu klein - Folie viel zu voll - Text zu eng platziert - Kontraste unerträglich

20 Stichwörter oder Sätze? Bei der Beschriftung von Folien sollte darauf geachtet werden, dass keine zu langen Sätze formuliert werden, die die Aufmerksamkeit und Konzentration des Publikums für längere Zeit binden. In dieser Zeitspanne kann das Publikum Ihnen nur sehr schwer folgen, weil es mit dem Lesen von Informationen beschäftigt ist. Also nicht zu viele Infos auf eine Folie und diese klar strukturieren, damit das Publikum was mitnimmt und nicht verwirrt wird, was leicht geschehen kann.

21 Stichwörter statt Sätze Stichwörter verwenden. Stichwörter lenken weniger ab. Texte nicht vorlesen. Definitionen ausformulieren. Zeit lassen zum Lesen (Faustformel: 1 min pro Folie).

22 Verschiedene Textgrößen können ein wichtiges Gestaltungselement sein. Aber auch hiermit sollte man es nicht übertreiben. Denn sonst überlagert die Gestaltung den Inhalt. Und das ist kontraproduktiv.

23 Seitenlayout Seiten nicht überfrachten. Nicht mehr 6-8 Zeilen pro Seite. Stichworte statt langer Sätze. Maximal 3 Schriftgrößen pro Folie. GROSSBUCHSTABEN SIND SCHWERER LESBAR.

25 Im Gegensatz zu den Möglichkeiten bietet die Software nahezu unzählige Schatten, Fülleffekte, Strukturen und 3-D-Effekte Softwareliefert zahlreiche Möglichkeiten der optischen Gestaltung früherer Jahre, Optionen der Visualisierung. verleihen den Objekten noch mehr Lebendigkeit.

26 Animationen können Dynamik und Leben in in eine Präsentation bringen, Auch Animationen und Sounds sollte sie könnenman aber schnell auch ziemlich albern sie können wirken! sparsam einsetzen.

27 Hilfreich sind grafische Sinnvoll sind Visualisierungen zur Darstellung abstrakter Zusammenhänge. Elemente immer dann, Wirtschaft wenn man komplexe Politik Sachverhalte damit visualisieren kann. Netzwerk Verwaltung Wissenschaft Bürger Gesellschaft In diesem Beispiel ist das Netzwerk, das sich durch den Kontakt der verschiedenen Beteiligten entwickelt, als solches leicht erkennbar.

28 Der schrittweise Aufbau von Darstellungen ist der eigentliche Vorteil der Software Organisation Partnersuche / Team Technische Umsetzung Rechtliche Gestaltung Gesch.Modell, LoI, MoU Finanzplanung Auswahl Partner für Programmierung Entwicklungsverträge Lizenzabkommen Anpassung der Prozesse Anpassung Datenhaltung Grobkonzept Pflichtenheft Konsortialverträge Betreibervertrag Schulungen Testläufe Programmierung Liveschaltung Gesellschaftsgründung So können auch komplizierte Treuhandgesellschaften Sachverhalte veranschaulicht werden. Die Zuhörer werden nicht mit Grafiken und Zahlen erschlagen, sondern mitgenommen.

29 Online-Auktionen: DaimlerChrysler Terminierung Online-Auktion Teilnahmebestätigung per ausgefülltes Formblatt zurück an DC * unterschriebene Vertragsbedingungen & Antragsformular zurück an Covisint * Live-OA Einladungsschreiben Einladungsschreiben OA Leitfaden * Auction Rules Formblatt Erfassung Bieterdaten * Antragsformular * Vertragsbedingungen * Formulare von: Covisint DaimlerChrysler Lieferant technische Anleitung Bieterleitfaden Versand UserID & Passwort Hier ist die Chronologie der Entwicklung Ablaufplan durch den Spezifikationen Pfeil und die Tätigkeit der Beteiligten durch die Farben schön visualisiert. Die verlaufenden * Nur bei erster OA notwendig Quelle: Online Bidding Leitfaden DaimlerChrysler Farben erzeugen einen angenehmen Gesamteindruck.

30 Deutschniederländische Region Euregio Man kann Grafiken auch mit Software-Elementen Deutschfranzösische Region PAMINA verbinden Sinnvoll kann auch die Verknüpfung von Software-Elementen und Grafiken aller Art sein.

31 nline-auktionen: Durchführung Hier werden auf diese Weise bestimmte Elemente einer Website für die Zuhörer nachvollziehbar erläutert. Anzeige der einzelnen Auktionen; Zeile anklicken, um diese Auktion zu bearbeiten Verzeichnisbaum, in dem die jeweilige Auktion ausgewählt werden muss Eingabe des Gebotes erfolgt entweder direkt im Angabe Feld der oder Auktionsdetails über +/-

32 atrada [ Hier wird ein Element der Website als Einzelgrafik herausgehoben. Gebotsassiste nt

33 Piktogramme können die Verständlichkeit erhöhen und Textwüsten auflockern. über den direkten elektronischen Kanal Internet, interaktives Fernsehen, Kioske über sprachtelefonische Kanäle Call Center mit Zugriff zum Portal über elektronische Kanäle über einen persönlichen Kanal bei Kundenberatern in deren Büros, die direkten Zugriff zum Portal haben

34 Animationen, Grafiken und Effekte Nutzen Sie die Vorteile der Software: - Visualisierungsmöglichkeiten - Gestaffelter Seitenaufbau. Effekte sparsam einsetzen, keine Show! Grafiken und Piktogramme unterstützend verwenden, nicht als Selbstzweck.

35 Übersicht Grundlagen: Sinn und Zweck von Präsentationen Farbwahl und gestaltung Schriftgröße und Schriftart Seitenlayout Animationen, Grafiken und Effekte Corporate Design und Abschluss Vortragstechniken und Software

36 Logos dienen dem Corporate Design. Sinnvoll kann auch die Angabe von Datum, Referent und Logos dienen dem Corporate Design. Sinnvoll kann auch die Angabe von Datum, Referent, Thema und die Seitenzahl sein. Thema sein Arne Franz: Präsentationstechniken - 7 -

37 Ein einheitliches Corporate Design erhöht den Wiedererkennungswert, birgt aber FORSCHUNGSINSTITUT auch die Gefahr FÜR der ÖFFENTLICHE Überfrachtung VERWALTUNG der Folie und beschränkt die Möglichkeiten der Visualisierung. Ein einheitliches Corporate Design erhöht den Wiedererkennungswert, birgt aber auch die Gefahr der Überfrachtung der Folie und beschränkt die Möglichkeiten der Visualisierung Arne Franz: Präsentationstechniken - 7 -

38 Definition von Wissensmanagement Wissensmanagement beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Einflussnahme auf die Ressource Wissen in Organisationen. Wissensmanagement versucht gezielt in die organisationale Wissensbasis einzugreifen und entwickelt zu diesem Zweck Konzepte und Methoden. Quelle: K. Romhardt, Die Organisation aus wissensorientierter Perspektive, 1998, S. 56 Bei Zitaten und Bildern sind Quellenangaben unerlässlich. Diese müssen nicht unbedingt bibliographisch vollständig sein, aber die Wiederauffindbarkeit auf jeden Fall gewährleisten.

39 Vielen Dank für Ihr Interesse Ihr Ansprechpartner: Treebeard Shepherd of Trees Fangorn ForestTel: Middle-Earth Wichtig ist eine abschließende Folie auf der auch die wichtigsten Kontaktdaten stehen.

40 Corporate Design und Abschluss Auf Zweck und Zielgruppe zuschneiden. Logos veranstaltender Organisationen einbinden. Einheitliches Corporate Design. Name (Autor), Thema, Präsentationsdatum, Seite. Quellenangaben bei Definitionen, Zitaten, Bildern. Abschlussbild mit Ansprechpartner.

42 Handout Handout möglichst auf eine Seite reduzieren. Handout sollte umfassen: - zentrale Positionen und Thesen - wichtige Verweise. Verteilung vor Beginn oder nach Ende des Vortrages (Ablenkungsgefahr bei Verteilung vor Beginn).

43 Vortrag Freie Rede, stehend Blick zum Publikum: - Nicht zu sehr auf die Leinwand sehen - Monitor als Teleprompter verwenden Hilfsmittel: Karteikarten, Redetext: Die Software macht das überflüssig! Präsentation vorher lokal speichern und im Saal live testen Übung bringt Routine und Sicherheit und verhindert Zeitüberschreitungen

44 Inhalte und Multimedia Multimedia ersetzt nicht den Inhalt. Aufgabenstellung berücksichtigen. Gedanken über Gliederung machen. Konzentration auf das Wesentliche. Auswahl von wirklich prägnanten Beispielen. Stets das Zeitlimit im Hinterkopf behalten.

45 Bei Fragen und Anregungen Bei Fragen und Anregungen wenden Sie sich wenden Sie sich bitte bitte an: an: Diplom-Wirtschaftsinformatiker Dr. rer. publ. Joern von Lucke Sektionsreferent am Forschungsinstitut für Öffentliche Verwaltun Bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Sp Postfach 14 09, Speyer Tel.: 06232/ und Arne Franz M.A., Mag.rer.publ. Forschungsreferent Forschungsinstitut für Öffentliche Verwaltung Bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Sp Postfach 14 09, Speyer Tel.: 06232/