I. Teil Erläuterungen zur Dienstordnung für Notare (DONot) \ Text der Dienstordnung für Notare (DONot) vom *) (Bearbeiter: Weingärtner)

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1 I. Teil Erläuterungen zur Dienstordnung für Notare (DONot) \ Text der Dienstordnung für Notare (DONot) vom *) (Bearbeiter: Weingärtner) Bedeutung und Entwicklung der DONot 1 19 A Bedeutung und Entwicklung 1 19 B Rechtsnatur der DONot 2 20 C Muß- und Sollvorschriften 6 22 D Folgen bei Verstößen gegen die DONot Dienstrechtliche Folgen Schadensersatzansprüche Dritter Verstoß der Aufsichtsbehörde Abschnitt Die Amtsführung im allgemeinen 1 Amtliche Unterschrift des Notars 24 A Die Unterschrift des Notars Bedeutung der Unterschrift Fehlen der Unterschrift B Die»Unterschriftsprobe«nach 1 DONot Gestaltung der Unterschriftsprobe a) Abweichende Unterschrift des Notars bei Beurkundungen b) Name, Vorname, Titel c) Schreibmaterial Zusatz»Notar«21 26 C Notarvertreter Notariatsverweser Amtssiegel 29 A Das Amtssiegel Bedeutung des Siegels Notwendigkeit des Amtssiegels B Die verschiedenen Siegel Prägesiegel Farbdrucksiegel Anwendungsbereich der verschiedenen Siegel *) Die DONot ist am in Niedersachsen, in den anderen Ländern später in Kraft getreten IX

2 C Form und Gestaltung des Siegels Landeswappen Umschrift D Bedeutung der»siegelprobe«37 33 E Verhinderung des Mißbrauchs ( 2 Abs. 2 DONot) F Verlust des Siegels ( 2 Abs. 3 DONot) G Notarvertreter, Notariatsverweser, Erlöschen des Amtes Notarvertreter Notariatsverweser Erlöschen des Amtes Anhang: Verwendung des Landeswappens in Briefköpfen, notariellen Urkunden und Urkundsumschlägen Sonstige Zusätze auf Briefköpfen Amtsschild 37 A Hinweis auf die Geschäftsstelle Möglichkeiten des Hinweises Berechtigung zur Anbringung eines Amtsschildes B Gestaltung des Amtsschildes C Namensschilder D Anbringung am Gebäude pp E Ausscheiden des Notars, Verlegung der Geschäftsstelle F Notarvertreter, Notariatsverweser, Amtsnachfolger Bezug von Zeitschriften 42 A Zeitschriften B Bürogemeinschaft C Fortbildung D Notariatsverweser J Zeit und Ort der Amtsausübung 44 A Verpflichtung zur Unterhaltung einer Geschäftsstelle Wohnsitzpflicht B Übliche Geschäftsstunden ( 5 Abs. 1 S. 1 DONot) Übliche Bürostunden Mehrere Geschäftsstellen C Amtsgeschäfte außerhalb der üblichen Geschäftsstunden ( 5 Abs. 1 S. 2 DONot) Ausnahmefälle Zusatzgebühr D Amtshandlungen außerhalb der Geschäftsstelle Grundsatz: Amtshandlungen in der Geschäftsstelle Notwendige»Auswärtsbeurkundung« Auswärtige Sprechtage Zulässige»Auswärtsbeurkundung« Fernbeglaubigungen 82 50

3 6. Amtshandlungen außerhalb des Amtsbezirks Zusatzgebühr E Notarvertreter Notariatsverweser Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Verpflichtung der bei dem Notar beschäftigten Personen 53 A Pflicht zur Verschwiegenheit ( 18 BNotO) Betroffener Personenkreis Folgen der Pflichtverletzung Pflicht zur Belehrung ( 6 DONot, 1 Verpflichtungsgesetz) Zur Form der Belehrung B Verbot der Darlehns- und Grundstücksvermittlung pp. ( 14 Abs. 4 BNotO) C Die Belehrung D Niederschrift über die Belehrung Muster E Wiederholung der Belehrung F Besonderheiten: Bürogemeinschaft, Amtsnachfolger, Wiederholung der Belehrung Exkurs: Der Büroangestellte im 19. Jahrhundert 101a 61 Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Abschnitt Die Bücher und Akten des Notars Die Bücher des Notars 63 A Die Urkundenrolle Bedeutung der Urkundenrolle Führung der Rolle durch Notar oder Personal Die Urkundenrolle als Buch Numerierung der n Titelblatt Namensverzeichnis ( 7 Abs. 3 DONot) Eintragungen der Urkundsgeschäfte 112a Erbvertragsverzeichnis Änderungen, Verbesserungen pp 113a 67 B Das Verwahrungs-und Massenbuch Bedeutung der Bücher Die äußere Gestaltung des Verwahrungsbuches Die äußere Gestaltung des Massenbuches C Bürogemeinschaft - Sozietät 117a 69 D Einsicht des Finanzamts in die Bücher des Notars 117b 69 E Durchsuchungen und Beschlagnahme von Notarakten 117c 70 F Fortführung der Bücher durch den Notarvertreter, Notariatsverweser und den Amtsnachfolger Anhang: Hinweise für den Notarprüfer XI

4 8 Die Urkundenrolle und $ 9 Eintragungen 73 A Eintragungspflichtige Amtsgeschäfte B Inhalt der Eintragung Muster Spalte 1 (laufende Nr.) Spalte 2 (Tag der Ausstellung der Urkunde) Spalte 3 (Name, Beruf, Wohnort der Beteiligten) Spalte 4 (Gegenstand des Geschäfts) Spalte 5 (Bemerkungen) C Änderungen, Verbesserungen ( 9 Abs. 4 DONot) Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Vermerke auf Urkunden Verwahrung von Wertgegenständen 82 A Vorbemerkung zu DONot B Allgemeines zum Verwahrungsauftrag Keine Verpflichtung zur Annahme des Auftrags 145a Pflicht zur Ablehnung des Verwahrungsauftrags 145b 85 C Das Treuhandverhältnis die Hinterlegungsanweisung D Die Stellung des Notars im Treuhandverhältnis E Inhalt der Hinterlegungsanweisung, 11 Abs. 1 DONot I. Allgemeines Generalklausel 148a,b 88 II. Regelungsbedürftige Punkte 148c Anweisender Empfänger 148d Hinterlegungszeitpunkt 148e Sachliche Bedingungen 148f 90 a) Auswahl der Bank 148g 90 b) Mehrere Konten 148h 90 c) Art der Festlegung der Gelder Festgeldkonto 148i 90 d) Zinsen 148j 91 e) Bankkosten 148k 91 f) Hinweis auf Bindung des Notars durch die Hinterlegungsvereinbarung g) Rückzahlung 148m 92 h) Auszahlung 148n 92 F Schriftform der Hinterlegungsanweisung, 11 Abs. 2 DONot G Änderung oder Widerruf der Hinterlegungsanweisung im»einseitigen«treuhandverhältnis im»zweiseitigen«treuhandverhältnis a) Vereinbarte Widerrufsmöglichkeit 152a 94 b) Nicht vereinbarte Widerrufsmöglichkeit 152b 95 H Eintragungspflichtige Vorgänge, 11 Abs. 3 u. 4 DONot Verwahrung von Geld Verwahrung von Wertpapieren 153b 98

5 3. Verwahrung von Kostbarkeiten 153e Verwahrung anderer Gegenstände 153f 99 I Liste der Kreditinstitute (Anderkontenliste), 11 Abs. 5 DONot Muster 154a 101 Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Durchführung der Verwahrung 102 A Verbot der Umgehung der Vorschriften der DONot B Begriffsbestimmung: Wertpapiere, Kostbarkeiten, Geld C Verwahrung von Wertpapieren und Kostbarkeiten Übergabe an eine Bank Aufbewahrung im Banksafe Aufbewahrung im Büro Keine Verpflichtung zur Verwaltung der Wertpapiere D Verwahrung von Geldbeträgen ( 12 Abs. 2 DONot) I. Verwahrung in natura II. Verwahrung auf Anderkonten Auswahl der Bank ( 12 Abs. 2 S. 2 DONot) a) pflichtgemäßes Ermessen b) Streuung auf mehrere Banken Das Anderkonto a) Begriff des Anderkontos b) alleinige Verfügungsbefugnis des Notars c) unverzügliche Einzahlung d) Erfüllung durch Hinterlegung? e) Zinsberechtigter f) zinsgünstige Anlage Festgeldkonto Auszahlung vom Anderkonto, 12 Abs a) unverzügliche Auszahlung bei Bedingungseintritt, 12 Abs. 3, S b) Zweifel an der Person des Empfangsberechtigten Hinterlegung c) Verbot der Verrechnung, 12 Abs. 3 S d) Auszahlung der Zinsen, 12 Abs. 3 S e) Auszahlungsmodalitäten, 12 Abs. 3 S Abrechnung E Einsicht Dritter in Anderkonten Einsicht der Aufsichtsbehörde Einsicht des Finanzamts 188a 119 F Notarvertreter Notariatsverweser G Maßnahmen bei vorläufiger Amtsenthebung Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Das Verwahrungsbuch und das Massenbuch 122 A Das Massen-und Verwahrungsbuch B Eintragungen in den Büchern ( 13 Abs. 1, 2 und 3 DONot)

6 1. unverzügliche Eintragung ( 13 Abs. 1 DONot) Eintragungen im Verwahrungsbuch ( 13 Abs. 2 DONot) a) amtliches Muster b) Erläuterungen zum Muster c) Übertrag Saldierung d) Jahresabschluß Eintragungen im Massenbuch ( 13 Abs. 3 DONot) a) amtliches Muster b) Erläuterungen zum Muster c) Erledigung der Masse C Die Belegsammlung ( 13 Abs. 4 DONot) Ausgabennachweis durch Belege, 13 Abs. 4 S a) Auszahlung durch Überweisung 209a 130 b) Barauszahlung oder Auszahlung mittels Scheck 209b 131 c) Kein Nachweis durch Eigenbelege 209c Sammlung der Belege ( 14 Abs. 4 S. 2 DONot) D Abrechnung E Fernbuchung F Änderungen pp. in den Büchern Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Besondere Formen der Führung der Bücher 136 A Die Urkundenrolle B Das Verwahrungsbuch C Die Massenkartei Anhang: Hinweise für den Notarpriifer Kostenregister im Bereich der Notarkasse 141 Vorbemerkung in 16 DONot A Möglichkeiten der Errichtung letztwilliger Verfügungen durch mündliche Erklärung durch Übergabe einer Schrift B Unverzügliche Abgabe zur amtlichen Aufbewahrung Verfügungen von Todes wegen 146 A Form und Inhalt des Vermerkblattes ( 16 Abs. 1 S DONot) B Zurückbehalten einer beglaubigten Abschrift ( 16 Abs. 1 S. 3 DONot) C Aushändigung der beglaubigten Abschrift ( 16 Abs. 1 S. 4 DONot) D Mitteilungspflichten nach Abschluß eines Erbvertrages pp. ( 16 Abs. 2 DONot) Fallgruppen nach 16 Abs. 2 S. 1 DONot Adressat der Mitteilung Form der Mitteilung E Mitteilungspflichten nach Eintritt des Erbfalles oder nach Ablauf von 50 Jahren ( 16 Abs. 2 S DONot)

7 F Erbvertragsverzeichnis ( 16 Abs. 3 DONot) G Erlöschen des Notariats ( 16 Abs. 3 S. 8 DONot) H Regelmäßige Durchsicht des Erbvertragsverzeichnisses ( 16 Abs. 4 DONot) Anhang: Hinweis für den Notarprüfer Abschriften von Entwürfen 159 A Entwurf und Unterschriftsbeglaubigung ( 17 S. 1 DONot) B Unterschriftsbeglaubigung Verbot der Fernbeglaubigung Personenfeststellung Unterschrift und Amtssiegel 258a Vertreterbescheinigung C Herstellung der beglaubigten Abschrift D Kostenberechnung E Absende- und Benachrichtigungsvermerke ( 17 S. 2 DONot) Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Urkunden ohne Niederschrift 166 A Fälle des 18 DONot B Unterschriftsbeglaubigung ' Form und Inhalt des Beglaubigungsvermerks Fernbeglaubigung Beglaubigung außerhalb der Geschäftsstelle »Auswärtsbeglaubigung« Auslandsbeglaubigung C Form und Inhalt des Vermerkblattes Bezeichnung der Beteiligten Nummer der Urkunde Kostenberechnung Bezeichnung des Geschäftsgegenstandes Feststellung des Vollzugs der Unterschrift Unterschrift des Notars D Beglaubigte Abschrift anstelle des Vermerkblattes Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Urkundensammlung 172 A Zur Urkundensammlung zu nehmende Urkunden Urschriften ( 25 Abs. 1 BNotO) a) Urschriften - Ausnahmen b) aufgehobene Verträge c) Genehmigungserklärungen pp. ( 19 IV, V DONot) d) Ersatzurkunden ( 40 BeurkG) e) Übersetzungen ( 50 BeurkG) f) Kostenberechnungen ( 154 KostO) Ausfertigungen XV

8 3. Beglaubigte Abschriften Vermerkblätter nach 16 Abs. 1,18 DONot B Art und Weise der Aufbewahrung Nummernfolge alsbaldige Einordnung in die Urkundensammlung Beschaffenheit der Urkundensammlung, ihre Aufbewahrung C Einsicht in die Urkundensammlung D Dauer der Aufbewahrung, Notariatsverweser Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Wechsel- und Scheckproteste 178 A Wechsel- und Scheckprotest Form und Inhalt der Protesturkunde Beglaubigte Abschrift der Protesturkunde; Vermerkblatt ( 20 DONot) B Aufbewahrung der beglaubigten Abschriften und der Vermerkblätter Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Nebenakten 183 Vorbemerkung A Die Blattsammlung zum Verwahrungsgeschäft ( 21 Abs. 2 DONot) B Die Blattsammlung im Zusammenhang mit Beurkundungen ( 21 Abs. 2 DONot) C Blattsammlung oder Sammelakte für sonstigen Schriftwechsel ( 25 Abs. 1 DONot) D Gestaltung der Blattsammlung E Gestaltung der Sammelakte F Mikroverfilmung von Nebenakten G Einsicht in Nebenakten Durchsuchung Beschlagnahme H Dauer der Aufbewahrung ( 21 Abs. 3 DONot) I Erlöschen des Notaramtes, Notariatsverweser Anhang: Hinweise für den Notarprüfer $ 22 Generalakten 189 A Die Generalakte a) Inhalt b) Gestaltung B Erlöschen des Amts Notariatsverweser Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Geschäftsübersichten 191 A Verpflichtung zur Einreichung der Geschäftsübersicht ( 23 Abs. 1 DONot) B Form und Inhalt der Geschäftsübersicht ( 23 Abs. 2 DONot) amtliches Muster Erläuterungen

9 24 Übersichten über die Verwaltungsgeschäfte 195 A Verpflichtung zur Einreichung der Übersicht ( 24 Abs. 1 DONot) B Form und Inhalt der Übersicht ( 24 Abs. 2 DONot) amtliches Muster Erläuterungen Versicherung des Notars Ausscheidender Notar 358a Abschnitt Feststellung und Bezeichnung der Beteiligten A Feststellung der Beteiligten ( 25 Abs. 1 DONot) , 40 Abs. 4 BeurkG »Äußerste Sorgfalt«bei der Identitätsfeststellung Die Beteiligten i. S. der Vorschrift Die Identitätsfeststellung a)»persönlich bekannt« b) Vorlage eines Ausweises ( 25 Abs. 1 S. 2 DONot) c) Vorlage sonstiger Urkunden d) Erkennungszeugen aa) persönliches Kennen des Erkennungszeugen bb) Nichtbeteiligung des Erkennungszeugen e) Ausweis durch Sachkunde Fehlende Identitätsfeststellung Nachträgliche Identitätsfeststellung Zuverlässigkeit, Geschäftsfähigkeit, Verfügungsbefugnis 387a 205 B Die Bezeichnung der Beteiligten ( 25 Abs. 2 DONot) C Muster Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Abschnitt Form und Gestaltung der notariellen Urkunden Herstellung der Urschriften 209 A Urschrift Unterschrift B Herstellung der Urschriften Tinten- oder Schreibmaschinenschrift ( 26 Abs. 1 DONot) Verwendung von Kugelschreibern ( 26 Abs. 2 DONot) Druckverfahren pp. ( 26 Abs. 3 DONot) Verwendung von Stempeln ( 26 Abs. 4 DONot) Verwendung von Formblättern ( 26 Abs. 5 DONot) C Ersetzung von Urschriften Anhang: Hinweise für den Notarprüfer

10 5 27 Herstellung von Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften 214 A Ausfertigung beglaubigte Abschrift Die Ausfertigung vollstreckbare Ausfertigung Die beglaubigte Abschrift a) allgemein b) Beglaubigung fremdsprachiger Urkunden 425a 217 B Die Herstellung der Ausfertigung und der beglaubigten Abschrift C Kostenberechnung 428a 219 Anhang: Hinweise für Notarprüfer Urkundenpapier Heften von Urkunden 221 A Folgen der Nichtbeachtung des 44 BeurkG und des 29 DONot B Zusammenheftung mehrerer Blätter C Art und Weise der Heftung Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Lücken und Änderungen in den Urkunden 225 A Bedeutung der Vorschrift B Verbot des Ausschabens pp. ( 30 Abs. 1 S. 1 DONot) C Wichtige Zahlen ( 30 Abs. 1 S. 2 DONot) D Lücken pp. ( 30 Abs. 2 DONot) E Änderungen vor Abschluß der Niederschrift ( 30 Abs. 3 DONot) Zusätze innerhalb des fortlaufenden Textes Geringfügige Änderungen Nicht geringfügige Änderungen und Zusätze außerhalb des fortlaufenden Textes a) Randvermerk b) Schlußvermerk Änderungen in Anlagen (Abs. 3 S. 2) F Änderungen nach Abschluß der Niederschrift ( 30 Abs. 3 DONot) Anhang: Hinweise für den Notarprüfer Genehmigung oder Bestätigung durch eine Behörde 233 A Einleitung 18 BeurkG B 31 Abs. 1 DONot »Voranfrage«nach 31 Abs. 1 DONot Behörde Gericht »in geeigneten Fällen« Beispiele für gerichtliche und behördliche Genehmigungen Prüfungspflicht des Notars C 31 Abs. 2 DONot Anhang: Hinweise für den Notarprüfer

11 5. Abschnitt Prüfung der Amtsführung 238 A Die Aufsichtsbehörden B Die Grenzen der Amtsaufsicht Personenkreis Befugnisse der Aufsichtsbehörde 487a 239 C Haftung der Aufsichtsbehörde D Pflichtverletzungen des Anwaltsnotars E Disziplinarmaßnahme Ermahnung nach 75 BNotO durch die Notarkammer Disziplinarmaßnahmen nach 94 ff. BNotO a) Mißbilligung 493a 244 b) Maßnahmen im Disziplinarverfahren 493b Verjährung Tilgung Umfang der Prüfung 246 A Prüfungszeitraum B Mitwirkungspflicht des Notars C Umfang der Prüfung, ausgenommen Kostenprüfung, ( 32 Abs. 2 DONot) I. Praktische Hinweise für den Notar und den Notarprüfer häufig widerkehrender Fehler Allgemeine Feststellungen a) Unzulässige Sozietät b) Zeitpunkt der letzten Prüfung 506a 251 c) Feststellung der Zahl der Urkundsgeschäfte 506b Beanstandungen des letzten Prüfungsberichts Einrichtung der Geschäftsstelle pp Generalakten ( 22 DONot) a) Vertreterbestellung b) Schriftwechsel mit der Dienstaufsicht c) Belehrung der Angestellten d) nicht in die Generalakte gehörende Schriftstücke Wechsel- und Scheckproteste ( 20 DONot) Beanstandungen zur Urkundenrolle ( 7 ff. DONot) a) Titelblatt b) alphabetisches Stichwortverzeichnis c) Vertretervermerk d) Ordnungsgemäße Eintragung in die Urkundenrolle »Äußere«Mängel der Urkunden a) Vollständigkeit der Urkundensammlung b) Verwendung zulässigen Schreibmaterials c) Zusätze, Streichungen pp d) Füllstriche e) Heften von Urkunden XIX

12 f) Wichtige Zahlen g) Unterschrift des Notars 525a 254 h) Wechselseitiger Hinweis i) Ausfertigungsvermerk »Inhaltsprüfung«der Urkunden Mitwirkungsverbot Überschreiten des Amtsbezirks Personenfeststellung Persönliche Zuverlässigkeit 533a Geschäftsfähigkeit Testierfähigkeit Angabe des Geburtsdatums Verfügungsbefugnis 535a Vollmacht Vertretungsmacht Bevollmächtigung von Notarangestellten Nebenabreden 537a Vereinbarung der VOB 537b Einbeziehung von Protokollanlagen Bezugnahme auf andere Urkunden Problem der Mutterurkunde 538a Grundbucheinsicht Belehrungspflicht Bauherrenmodell 539a Hinterlegungsvereinbarung 539b Briefpfandrecht Genehmigungserfordernisse Vorkaufsrecht Steuerliche Hinweise Sammelbeurkundung 542c Hinzuziehung eines Dolmetschers 542d Schlußvermerk v. u. g Vorlesen der Urkundsniederschrift Eidesstattliche Versicherung Unterschriftsbeglaubigung Entwurf und Unterschriftsbeglaubigung Letztwillige Verfügungen Bescheinigung über Vertretungsberechtigung ( 21 BNotO) Vollzugsüberwachung 550a Unzulässige Kostenerhebung bei unrichtiger Sachbehandlung ( 16 KostO) sicherster Weg billigster Weg Belehrungspflicht über Kosten 551b Nebenakten Beistandspflichten a) Übertrags- und Schenkungsverträge b) Grunderwerbssteuerpflichtige Vorgänge c) Kapitalverkehrssteuerpflichtige Vorgänge

13 d) Benachrichtigung in Nachlaßsachen-Gütertrennungsverträge e) Benachrichtigung nach dem Personenstandsgesetz f) Mitteilung an Gutachterausschuß g) Mitteilungspflicht gegenüber dem Handels- oder Genossenschaftsregister 558a Haftpflichtversicherung II. Prüfung der Verwaltungsgeschäfte Vollständigkeit der Eintragungen Abwicklung der Verwahrungsgeschäfte Einsicht in Bankkonten III. Schlußvermerk D Prüfung der Kostenberechnungen E Maßnahmen bei Mängeln der Amtsführung Geringfügige Mängel Schwerwiegende Mängel F Maßnahmen bei Verdacht von Veruntreuungen Prüfungsbeauftragte 283 A Der Richter als Prüfungsbeauftragter B Der Kostenbeamte als Prüfungsbeauftragter C Stellung der Prüfungsbeauftragten Abschnitt Notariatsverweser und Notarvertreter 285 A Der Notarvertreter B Der Notariatsverweser A Geltung der DONot für den Vertreter und Verweser ( 34 Abs. 1 DONot) B 34 Abs. 2 und Abs. 3 DONot, entsprechende Anwendung der DONot C Anzeige der Vertretungsfälle ( 34 Abs. 4 DONot) D Anzeige der Beendigung der Vertretung ( 34 Abs. 5 DONot)