Spesenreglement für die Angestellten der Gemeinde Zollikon. vom 12. Dezember 2013

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1 .0.6 Spesenreglement für die Angestellten der Gemeinde Zollikon vom. Dezember 0 Inhaltsverzeichnis I. Allgemeine Bestimmungen Art. Geltungsbereich Art. Grundsätze II. Telefonkosten Art. Abgabe Mobilgeräte/Übernahme der Abonnements- und Gesprächsgebühren Art. Übernahme einer privaten Nummer Art. 5 Privatgespräche Art. 6 Dienstmobilgeräte Art. 7 Abrechnung Telefongesprächsgebühren über private Anschlüsse Art. 8 Pauschale Abgeltung Kommunikationsspesen III. Fahrkosten Art. 9 Fahrkosten öffentliche Verkehrsmittel Art. 0 Fahrkosten private Fahrzeuge Art. 0 Versicherung der Privatfahrzeuge IV. Verpflegungskosten Art. Verpflegungskosten V. Übernachtungskosten 5 Art. Übernachtungskosten 5 Art. Dienstkleider und Ausrüstungsgegenstände 5 VI. Vergütung und Abrechnung 5 Art. Vergütung und Abrechnung Spesen 5 VII. Spezielle Regelungen 6 Art. 5 Private Nutzung von Telefon, Fotokopierer und Drucker 6 Art. 6 Heimarbeitsplätze 6 Art. 7 Beiträge für Mitgliedschaften in Berufsverbänden 6 Art. 8 Beiträge für persönliche Mitgliedschaften 6 Art. 9 Barausgaben für dienstliche Zwecke 7 Art. 0 Genehmigung durch die Kantonale Steuerverwaltung 7 Art. Inkrafttreten und Aufhebung bisheriger Reglemente 7 /7

2 I. Allgemeine Bestimmungen Art. Geltungsbereich Dieses Spesenreglement gilt für die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung und der Schule Zollikon. Für die Behörden, Angehörige der Feuerwehr und vergleichbare Personengruppen gelten separate Bestimmungen. Art. Grundsätze Als Spesen gelten die Auslagen, die den Angestellten in Ausübung ihrer Tätigkeit am Arbeits - platz oder bei auswärtigen Einsätzen im Interesse der Arbeitgeberin anfallen. Die Angestellten sind verpflichtet, die Auslagen auf das Notwendige zu beschränken. Auf - wendungen, die für die berufliche Tätigkeit nicht notwendig sind, tragen sie selbst. Der Gemeinderat kann für Angestellte mit regelmässig anfallenden Spesen Pauschalen festlegen. II. Telefonkosten Art. Abgabe Mobilgeräte/Übernahme der Abonnements- und Gesprächsgebühren Um die Erreichbarkeit für dienstliche Zwecke zu garantieren und die Synchronisation der elektronischen Agenden sicherzustellen, stellt die Gemeinde den Mitgliedern der Geschäfts - leitung der Gemeindeverwaltung ein Mobilgerät zur Verfügung. Die Geschäftsleitung, die Leitung der Schulverwaltung und die Schulleiter/innen bestimmen, welchen weiteren Mitar - beitenden ebenfalls ein Mobilgerät zur Verfügung gestellt wird. Die Gemeinde übernimmt die Abonnements- und alle Gesprächsgebühren, soweit diese den üblichen Rahmen nicht überschreiten. Die Rechnung wird direkt an die Abonnement-Inhaber/innen in der Gemeinde adressiert und auf der entsprechenden Kostenstelle kontiert. Die Beschaffung der Mobilgeräte sowie die Koordination von Reparaturen und Service - leistungen werden zentral über die Liegenschaftenabteilung abgewickelt. 5 Die zur Verfügung gestellten Mobilgeräte sind Eigentum der Gemeinde. Bei einem Austritt kann das Gerät erworben werden. Falls die Nummer beim Austritt übernommen werden möchte, wird dies mittels einer Übertrittserklärung geregelt. Art. Übernahme einer privaten Nummer Bei Mitarbeitenden, die gemäss Art. Anspruch auf ein Mobilgerät der Gemeinde haben, und bereits über ein typengerechtes Mobilgerät und eine Mobilnummer verfügen, kann mittels einer Übertrittserklärung die Nummer von der Gemeinde Zolliko n übernommen werden. Das Abonnement läuft dann über das Geschäftsabonnement der Gemeinde. /7

3 Art. 5 Privatgespräche Das von der Gemeinde zur Verfügung gestellte Mobilgerät darf privat genutzt werden. Bei einer häufigen privaten Nutzung und bei Auslandgesprächen müssen die Mitarbeitenden diese Kosten jeweils vor Jahresabschluss bzw. bei einem Austritt zurückerstatten. Art. 6 Dienstmobilgeräte Wenn das Mobilgerät aufgrund der beruflichen Tätigkeit sehr stark und/oder auch während Auslandaufenthalten oder von verschiedenen Mitarbeiter/innen genutzt wird, wird ein Dienst - mobilgerät abgegeben. Bei Dienstmobilgeräten werden die Abo- und alle Gesprächskosten übernommen. Die Gemeinde kann beim Netzbetreiber jederzeit und ohne Ankündigung einen vollständigen Auszug der Gespräche verlangen. Art. 7 Abrechnung Telefongesprächsgebühren über private Anschlüsse Die Kosten für Gesprächskosten, die über private Anschlüsse getätigt wurden, werden nur gegen Vorlegen eines entsprechenden Gesprächsgebührenauszugs ausbezahlt. Die Auszahlung der Gebühren erfolgt über das Spesenformular. Art. 8 Pauschale Abgeltung Kommunikationsspesen Die Schulleiter/innen und die Leitung Schulverwaltung erhalten eine monatliche Pauschale von 50 Franken als Kommunikationsspesen. Damit sind sämtliche Telefonspesen (inkl. Gesprächstaxen), Internetnutzung, Computer etc. abgegolten. III. Fahrkosten Art. 9 Fahrkosten öffentliche Verkehrsmittel Für den Bereich des Zürcher Verkehrsverbundes (ZVV) stehen in der Gemeinde zwei Jahresabonnemente zur Verfügung. Die Reservation und der Bezug dieser Karten erfolgt über den Empfang im Gemeindehaus. Wenn die Abonnemente nicht verfügbar sind, können Billette zweiter Klasse verrechnet werden. Ausserhalb des ZVV sind grundsätzlich Billette zweiter Klasse zu verrechnen. Für weite Dienstreisen sollen SBB Tageskarten bezogen werden (Reservation und Bezug über die Einwohnerkontrolle). Wenn von der Gemeinde ein Halbtaxabonnement finanziert wurde, wird nur der reduzierte Tarif vergütet. 5 Wenn für Dienstreisen ausserhalb des ZVV Bereichs das private GA eingesetzt wird, wird gegen einen Beleg (z. B. Internetausdruck) der Halbtaxpreis zweiter Klasse vergütet. 6 Im Regelfall werden die Billette ab Arbeitsort vergütet. /7

4 Art. 0 Fahrkosten private Fahrzeuge Grundsätzlich sind öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen. Die Kosten für den Gebrauch eines privaten Fahrzeuges werden nur vergütet, wenn durch dessen Benützung eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis erzielt wird oder die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist oder solche nicht zur Verfügung stehen. Der Gebrauch des eigenen Fahrzeuges ist mit den Vorgesetzten abzusprechen. Bei regelmässiger Nutzung des privaten Fahrzeuges ist über die gefahrenen Kilometer und den Zweck der Fahrten ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses ist den Vorgesetzten viertel jährlich zur Unterschrift vorzulegen. Die Kilometerentschädigung beträgt für die Benützung eines Autos Motorrades mit Hubraum über 50 cm Motorfahrrades oder Fahrrades 70 Rp. 0 Rp. 0 Rp. 6 Parkgebühren werden in der Regel nicht übernommen. Art. 0 Versicherung der Privatfahrzeuge Mit der Kilometerentschädigung sind grundsätzlich sämtliche Kosten, Risiken und Schäden aus der Benutzung des privaten Autos abgedeckt. Bussen jeglicher Art sind in jedem Fall von den Verursacher/innen selber zu bezahlen. Schäden, die Angestellte an ihren Fahrzeugen während Dienstfahrten verursachen, sind durch die Kollektivversicherung für Arbeitnehmerfahrzeuge der Arbeitgeberin kaskoversichert. Schadensfälle sind unter Einhaltung des Dienstwegs umgehend der Finanzabteilung zu melden. 5 Der Schadensmeldung ist immer eine Kopie des Führerausweises und allenfalls weitere Unterlagen (Unfallrapport, Fotos etc.) beizufügen. IV. Verpflegungskosten Art. Verpflegungskosten Es besteht kein genereller Anspruch auf Entschädigung der auswärtige n Verpflegung. Steht die Verpflegung im Zusammenhang mit einer auswärtigen dienstlichen Tätigkeit oder einer Weiterbildung, werden die effektiven Kosten bis zum Höchstbetrag von 0 Franken pro Hauptmahlzeit vergütet. Alkoholische Getränke und/oder Zwischenverpflegungen gehen immer zulasten der Mitarbeitenden. Den Angehörigen der Polizei werden für die Verpflegung während der nächtlichen Patrouillen ab.00 Uhr die effektiven Verpflegungskosten bis zu max. 0 Franken vergütet. /7

5 5 Wenn es im dienstlichen Interesse liegt und mit Einverständnis der Abteilungsleitungen, der Leitung Schulverwaltung oder Schulleiter/innen können Angestellte Drittpersonen (nicht Mitarbeitende) einladen. Bei der Wahl der Lokalitäten ist auf die geschäf tliche Bedeutung sowie die ortsüblichen Gebräuche Rücksicht zu nehmen. Vergütet werden die effektiven Gesamtkosten. 6 Der Bezug der Mahlzeiten von MundArt wird über den Lohn abgerechnet. Diese Mahlzeiten werden durch die Arbeitgeberin nicht vergünstigt. V. Übernachtungskosten Art. Übernachtungskosten Wenn die Heimkehr von einer auswärtigen dienstlichen Tätigkeit nicht möglich oder nicht zumutbar ist oder im Rahmen einer Weiterbildung oder Klausur eine auswärtige Über nachtung notwendig ist, werden in der Regel die Ansätze für ein Hotel mittlerer Preisklasse vergütet. Bezahlt werden die tatsächlichen Übernachtungskosten einschliesslich Frühstück, aber ohne Privatauslagen. Art. Dienstkleider und Ausrüstungsgegenstände Sind zur Dienstausübung regelmässig spezielle Kleidungsstücke oder Ausrüstungsgegenstände erforderlich, werden diese unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Die Einzelheiten sind in dem vom Gemeinderat erlassenen Dienstkleiderreglement festge - halten. VI. Vergütung und Abrechnung Art. Vergütung und Abrechnung Spesen Es werden nur die effektiven Auslagen vergütet. Diese sind mit Originalbelegen auszuweisen. Für die Spesenabrechnung ist das Spesenformular der Gemeinde zu verwenden. Zu jedem Ereignis müssen folgende Angaben vorliegen: Ort, Zweck und Datum Fahrkosten bzw. Kilometerzahl Verpflegungskosten (Name aller Personen, Name und Ort des Lokals) Die Vergütung der Spesen sowie die Freigabe von Telefonrechnungen zur Bezahlung erfolgt nach Vorliegen des Visums der zuständigen Instanz mit der Lohnabrechnung: Angestellte: Abteilungsleitungen: Gemeindeschreiber/in: Leitung Schulverwaltung: Schulleiter/innen: Visum Abteilungsleitungen Visum Gemeindeschreiber/in Visum Gemeindepräsidium Visum Schulpräsidium Visum zuständiges Mitglied der Schulpflege 5/7

6 5 Die Mitarbeitenden sind für die Richtigkeit der Spesenabrechnung verantwortlich, die Vorgesetzten kontrollieren die Angemessenheit und die Höhe der Ausgaben. 6 Bei Kleinbeträgen bis 50 Franken sind Sammelbelege einzureichen. Die Auszahlung erfolgt in diesen Fällen quartalsweise. 7 Pauschalentschädigungen werden monatlich ausbezahlt. 8 Die Originalbelege werden im Personaldienst aufbewahrt. VII. Spezielle Regelungen Art. 5 Private Nutzung von Telefon, Fotokopierer und Drucker Vereinzelte private Telefongespräche dürfen ohne Entschädigung getätigt werden. Dies gilt auch für einzelne private Ausdrucke oder Kopien. Eine grössere Zahl von Ausdrucken/Kopien müssen wie folgt bezahlt werden (doppelseitig gleich doppelter Tarif): A A s/w 0 Rappen 0 Rappen farbig 0 Rappen 0 Rappen Die Rückerstattung privater Telefongespräche oder Kopier- bzw. Druckkosten erfolgt über die Kasse in der Einwohnerkontrolle. Art. 6 Heimarbeitsplätze Mit Zustimmung der Abteilungsleitungen bzw. Schulleitungen und dem Gemeindeschreiber bzw. der Gemeindeschreiberin oder der Leitung Schulverwaltung können die Angestellten temporär zu Hause arbeiten. Für die Infrastruktur wird keine Entschädigung ausgerichtet. Art. 7 Beiträge für Mitgliedschaften in Berufsverbänden Die Beiträge für Berufsverbände, von deren fachspezifischen Dienstleistungen (Zeitschriften, Weiterbildungsangebote, Tagungen etc.) die Gemeinde profitiert, werden von der Gemeinde bezahlt. Falls Kollektivmitgliedschaften möglich sind, werden nur die reduz ierten Beträge vergütet. (In diesen Fällen handelt es sich nicht um Spesen, sondern um Berufsauslagen, die über die Finanzabteilung vergütet werden.) Art. 8 Beiträge für persönliche Mitgliedschaften Wenn mit der Mitgliedschaft bei Berufsverbänden gemäss Art. 7 persönliche Vorteile verbunden sind (Rechtschutzversicherung etc.) kann die Gemeinde einen freiwilligen Beitrag der Mitgliedschaftskosten übernehmen. Es werden keine Beiträge für die Mitgliedschaft in einem gewerkschaftlich orientierten Verband ausgerichtet. Diese persönlichen Mitgliedschaften werden über Spesen abgerechnet. 6/7

7 Art. 9 Barausgaben für dienstliche Zwecke Barausgaben sind auf das absolute Minimum zu beschränken. Bei dienstlich notwendigen Einkäufen ist eine Rechnung lautend auf die Gemeinde Zollikon zu verlangen. Bei Ausgaben, die nicht im Spesenreglement aufgeführt sind, handelt es sich nicht um Spesen. Solche Ausgaben werden deshalb nicht über den Personaldienst, sondern über die Finanzbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) rückerstattet. Art. 0 Genehmigung durch die Kantonale Steuerverwaltung Dieses Spesenreglement wurde von der Steuerverwaltung des Kantons Zürich genehmigt. Aufgrund der Genehmigung verzichtet die Politische Gemeinde Zollikon auf die betragsmässige Bescheinigung der nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen in den Lohnausweisen. Jede Änderung dieses Spesenreglements wird der Steuerverwaltung des Kantons Zürich vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ebenso wird die Steuerverwaltung des Kantons Zürich informiert, wenn das Reglement ersatzlos aufgehoben wird. Art. Inkrafttreten und Aufhebung bisheriger Reglemente Dieses Reglement tritt am. Januar 0 in Kraft. Alle bisherigen Weisungen und Reglemente zu Spesenabrechnungen werden mit Inkrafttreten des Spesenreglements aufgehoben (u. a. das Reglement Telefonentschädigung 0. und 0. Reglement Dienstfahrten).. Dezember 0 (GRB 5:0) Gemeinderat Zollikon 7/7

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