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1 "Nur mit einem aktiven IT-Asset- und Lizenzmanagement lassen sich hochwertige IT-Services erbringen, die IT- Kosten nachhaltig senken und rechtliche Bestimmungen einhalten." ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung Version 2.0 Seite: 1 / 112

2 Impressum: ADV (Hrsg.): Studie Toolgestütztes IT-Asset- und Lizenzmanagement Aufgaben, Prozesse, Toolangebot. Autoren: Kreuzeder, Johann; Tiemeyer, Ernst. Wien ISBN Bestellungen An den Herausgeber Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung (ADV) Homepage: Zu den Autoren der Studie: Mag. Johann Kreuzeder studierte Sozial- und Wirtschaftswissenschaften in Wien. War von 1977 bis 2012 Generalsekretär der Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung (ADV), von 1989 bis 2012 auch Geschäftsführer der ADV Handelsgesellschaft m. b. H. Zu seinen Aufgabenbereichen gehörte u. a. die Herausgabe von Studien, der periodisch erscheinenden Zeitschrift ADV-Mitteilungen sowie von Vortragsdokumentationen zahlreicher Konferenzen und Tagungen zu Themen der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Dipl.-Hdl. Ernst Tiemeyer hat nach seinem Studium der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften zunächst mehrere Jahre an einem wissenschaftlichen Forschungsinstitut gearbeitet. Heute ist er als IT- und Management-Consultant, Management-Trainer und Fachjournalist tätig. Aktuelle Tätigkeitsschwerpunkte (Beratung, Forschung, Lehre) sind: Projektmanagement (IT-Projekte und Projekte zur Personalentwicklung), Strategisches IT- Management, IT-Controlling, IT-Servicemanagement und IT-Architekturmanagement, Geschäftsprozessorganisation und Geschäftprozessmanagement (Strategien, Projekte, Tools) sowie E-Human Resource Management (Bildungsmanagement, E-Learning). Allgemeines Die Informationen werden im gegenwärtigen Istzustand und ohne jegliche Gewährleistung bereitgestellt. Des Weiteren gibt es keine Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und/oder Funktionalität. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir keinen Einfluss auf die Inhalte und Aussagen von Links haben. Alle Angaben sind daher informativ und ohne Gewähr. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in der Studie berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Für Anmerkungen und Hinweise auf Fehler sind wir sehr dankbar! Die Bezeichnungen sollen immer geschlechtsneutral verstanden werden. ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung Version 2.0 Seite: 2 / 112

3 INHALTSVERZEICHNIS: 0. Vorwort Herausforderung "IT-Asset- und Lizenzmanagement" Einordnung und Bedeutung von IT-Asset- und Lizenzmanagement Bestandsverwaltung als Grundlage - das Datenbankkonzept zu IT-Assets Software-Lizenzmanagement (SAM = Software Asset Management) Produktdatenmanagement und Integration von CMDB-Informationen Aufgabenbereiche und Prozesse im IT-Asset- und Lizenzmanagement Bestandsmanagement und Managed Services Ist-Assets auswerten IMAC-Prozesse - Veränderungsmanagement zu den IT-Assets Lizenzmanagement-Prozesse IT-Produktlebenszyklusmanagement - Prozesse Order-Management-Prozesse - Bedarfsplanung und Bestellabwicklung IT-Service- und Systemmanagement-Prozesse unterstützen Prozesse im IT-Kosten- und Finanzmanagement unterstützen Vertragsmanagement-Prozesse IT-Revisionsprozesse - IT-Audits unterstützen Toolauswahl für das IT-Asset- und Lizenzmanagement - Vorgehensweise und Kriterienkatalog Einordnung zum Toolangebot Produkte im Überblick Vorgehensweise zur Toolauswahl Kriterienkatalog zur Toolauswahl Checkliste zur Toolauswahl von Software für Asset- und Lizenzmanagement Toolübersichten - Kurzbeschreibung und kriterielle Einordnung Produkt "Spider Licence" Produkt "DELL Kace K/VK1100" Produkt "Asset.Desk" Produkt "SmartTrack" Produkt "Miss Marple Enterprise Edition" Produkt "DeskCenter Management Suite" Produkt "ManageEngine ServiceDesk Plus" Produkt "HP Asset Manager" Produkt "wikima4 mesaforte LicenseMining" Fazit: Nutzen des Tooleinsatzes für das IT-Asset- und Lizenzmanagement Literatur Bibliographie Interessante Internetlinks ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung Version 2.0 Seite: 3 / 112

4 0. Vorwort Die Landschaft der Informations- und Kommunikationstechnologien hat in den letzten Jahren einen grundlegenden Wandel erfahren. Leistungsfähigere Prozessoren, größere und schnellere Speicher (umfassende Storage Management Lösungen), Mikrocomputer und mobile Systeme, fortschreitende Möglichkeiten der Bild- und Videoverarbeitung, offene Systeme (Open-Source-Produkte), Client-Server-Architekturen und Virtualisierungen, leistungsfähige Netzwerkmanagementsysteme, E-Business-Konzepte (Weiterentwicklung des E-Commerce, Industrie 4.0), Cloud Computing und neue Web- Angebote (Social Media etc.) - all dies sind Symptome einer rasanten Entwicklung, deren Ende noch nicht abzusehen ist. Eine nachhaltige Sicherung der IT-Services ist heute nur dann auf hohem Niveau möglich, wenn die im Unternehmen vorhandenen Bestände an IT-Systemen (Infrastrukturen, Software, IT-Ressourcen) umfassend als IT-Assets (Infrastruktur- Assets, Software-Assets, Service-Assets) bezeichnet allen Entscheidungsträgern zu IT-Fragen bekannt sind. In engem Zusammenhang damit sind der Aufbau und die Optimierung eines Lizenzmanagements zu sehen; hier stehen ergänzend rechtliche und finanzielle Fragen im Vordergrund. Darüber hinaus ermöglicht die vollständige und aktuelle Verfügbarkeit der Asset-Daten ein gezieltes Produktlebenszyklusmanagement für die installierten IT-Systeme sowie die umfassende Unterstützung von Beschaffungs- und Auditprozessen. Wie die zahlreichen Aufgaben und Herausforderungen eines IT-Asset- und Lizenzmanagement im Kontext vernetzter IT-Prozesse, neuer technologischer Entwicklungen (etwa Mobility-Integration, Cloud-Computing) und von Compliance- Anforderungen einzuordnen sind, wird zu Beginn dieser Studie systematisch herausgearbeitet. Mit dieser Einordnung werden wichtige Voraussetzungen geschaffen, um ein Verständnis und eine Positionierung zum Thema für die eigene Organisation vornehmen zu können und damit die unternehmensspezifischen Anforderungen an nachhaltige IT-Lösungen in diesem Bereich formulieren zu können. Gleichzeitig soll deutlich werden, welche Optimierungsansätze für die Unternehmenspraxis damit gegeben sind. Dazu werden in dieser Studie die grundlegenden Informationen bereitgestellt, damit im Umfeld von IT-Organisationen bei Fragen zu Entscheidungen über die Auswahl und den Einsatz entsprechender Tools die Interessen wesentlicher Stakeholder angemessen berücksichtigt werden. Die Studie soll so in besonderer Weise zum optimalen Einsatz unternehmenspezifisch geeigneter Tools für das IT-Asset- und Lizenzmanagement anregen. Sie gibt eine Übersicht über die Programme, die nachhaltig geeignet sind, prozessorientierte Lösungen in der Praxis erfolgreich zu ralisieren. Durch die Marktübersicht (sowie weiterführende Links) und die Vorstellung marktführender Produkte (auf Basis eines gemeinsamen Kriterienkatalogs) sowie durch die entwickelten Auswahlkriterien und Auswahlchecklisten erhalten Sie als Leser dieser Studie konkrete Entscheidungshilfen für eine ggf. aktuell anstehende Produktauswahl. Um eine konkrete Systematisierung vornehmen zu können, wurde unsererseits eine Erhebung gestartet, in der das Leistungsspektrum der angebotenen Tools im Hinblick ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung Version 2.0 Seite: 4 / 112

5 auf die dargestellten Funktionalitäten ermittelt wurde. Da einerseits die begriffliche Einordnung der Produkte nicht eindeutig, andererseits das Produktangebot ständig zunimmt, konnte eine vollständige Erfassung des Toolangebotes nicht das Ziel der Studie sein. Es ging vielmehr darum, grundlegende Kategorien und Funktionen von Tools zu beschreiben, ausgewählte Tools ausführlich darzustellen und Ansatzpunkte für eine Auswahlentscheidung im konkreten Fall aufzuzeigen. Ausgangspunkt für die Produktevaluation ist in der Praxis sinnvollerweise eine Checkliste, die für Ausschreibungen genutzt werden können. Sie wird im Rahmen dieser Studie wiedergegeben und kann firmenspezifisch ggf. noch ergänzt und modifiziert werden. Wichtige Tools zum IT-Asset- und Lizenzmanagement werden schließlich nach einem standardisierten Schema vorgestellt. Damit erhalten Sie einen raschen Einstieg für eine anstehende Produktauswahl (bzw. bei umfangreichen Tools eine Vorauswahl; für sie empfiehlt sich vor dem endgültigen Erwerb eines Tools in der Regel noch ein intensiver Vergleich durch eine Herstellerpräsentation oder das Installieren einer Testversion). Die Studie, die Ihnen nun als 2. Auflage vorliegt, richtet sich an alle Entscheidungsträger, die neue Lösungen zum Asset- und Lizenzmanagement in der Praxis einführen wollen. Dies können neben der IT-Leitung (DV-Leiter, CIO) vor allem Lizenzmanager, IT-Einkäufer, IT-Produkt- und Systemverantwortliche, IT-Controller, IT- Service-Verantwortliche oder IT-Rechtsexperten sein. Bei allen Personen und Organisationen, die uns bei der Erstellung dieser Studie unterstützt haben und bei ihrer Weiterentwicklung helfen werden, bedanken wir uns recht herzlich. Für weitere Anregungen aus dem Kreis der Leser freuen wir uns. Johann Kreuzeder und Ernst Tiemeyer Wien, im Mai 2014 ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung Version 2.0 Seite: 5 / 112