Immo Meets Office Easy Office Storage Handbuch

Transkript

1 Immo Meets Office Easy Office Storage Handbuch 1

2 2 Inhaltsverzeichnis 1 Systemvoraussetzungen Installation Voraussetzungen Installationsbeginn Lizenzvereinbarung (EULA) Benutzerinformationen Bereit das Programm zu installieren Installationsfortschritt Abschluss der Installation Begriffserläuterungen Tag(s) (englisch) Storage(s) (englisch) Kontextmenü Drag and Drop Nach der Installation/Erster Start Easy Office Storage Easy Office Storage Config Easy Database Importer Server-/Datenbankeinrichtung Server Windows Authentifizierung Server testen Datenbank Datenbank testen Kundendaten Lizenzprüfung Lizenzschlüssel Kontextmenü Easy Office Storage Menü Kundendaten Benutzer Arten Gruppen... 21

3 Dynamische Felder Storages Lizenzen Toolleiste s Dokumente Bilder Gesprächsnotizen Kundendaten Benutzer Benutzer Einstellungen s Dokumente Bilder Gesprächsnotizen Benutzerfreigabe(n) Kontextmenü Kontextmenü Arten Bezeichnung Speichern Kontextmenü Drag and Drop Gruppen Sortierung Bezeichnung Speichern Kontextmenü Drag and Drop Dynamische Felder Sortierung Bezeichnung Feldart Gruppe Speichern... 47

4 Kontextmenü Drag and Drop Explorer Linke Fensterseite Rechte Fensterseite Storages s Dokumente Bilder Gesprächsnotizen Easy Database Importer Datenbankverbindung Menü Datenbankimport Toolleiste Datenbankimport Datenbankverbindungen Domus Domus Datenbankimport Domus 1000/Domus Microsoft Outlook Abschluss Troubleshooting Domus Mögliche Probleme umgehen Impressum Markenhinweise

5 1 Systemvoraussetzungen Immo Meets Office Easy Office Storage benötigt nachfolgende Komponenten: - Microsoft.Net Framework 4.5 o Die Systemvoraussetzungen für das Microsoft.Net Framework 4.5 entnehmen Sie bitte nachfolgendem Link: - Unterstützt werden o Microsoft Vista ab SP1 o Microsoft Windows 7 o Microsoft Windows 8/8.1 o Microsoft Windows Server Betriebssysteme - Microsoft SQL Server o Einen Microsoft SQL Server (ab 2008) Express Edition. Achtung: Dieser ist nicht im Lieferumfang enthalten! - Optional eine der nachfolgend aufgeführten und aktuell unterstützten Hausverwaltungssysteme o DOMUS 1000 o DOMUS Installation Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind bzw. die Installation mit administrativen Rechten durchführen. Nach dem Sie die Installationsdatei herunter geladen haben, führen Sie bitte nachfolgende Schritte aus, um das Immo Meets Office Easy Office Storage zu installieren. Nach dem Download der Installationsdatei muss die Zip-Datei noch entpackt werden, damit die eigentliche Installationsdatei verwendet werden kann. Abb. Aufruf der Installation: Starten Sie die Installation des Immo Meets Office Easy Office Storage mit einen Doppelklick auf die Datei EasyOfficeStorageSetup.exe. 2.1 Voraussetzungen Nachdem der InstallShield Wizard konfiguriert wurde, erhalten Sie die Informationen welche Elemente (Programme) benötigt werden - die vor der eigentlichen Installation des Immo Meets Office Easy Office Storage installiert werden müssen. Das Setup macht dies automatisch.

6 Abb.: Voraussetzungen/Abbildung ähnlich wie IMO Easy Outlook Sync 6 Klicken Sie bitte auf Installieren um die Installation der Voraussetzungen zu beginnen. Nachdem die Installation der Voraussetzungen abgeschlossen ist, wird die eigentliche Installation des Immo Meets Office Easy Office Storage gestartet. Anmerkung: Die aufgeführten Systemvoraussetzungen können an verschiedenen Arbeitsplätzen abweichend sein.

7 2.2 Installationsbeginn Abb.: Installationsbeginn Klicken Sie bitte auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen Lizenzvereinbarung (EULA) Abb.: Lizenzvereinbarung Bitte lesen Sie sich die Endnutzer Lizenzbestimmungen sorgfältig durch. Falls Sie mit diesen Bedingungen nicht einverstanden sind, brechen Sie das Setup des Immo Meets Office Easy Office Storage an dieser Stelle mit Klick auf Abbrechen ab.

8 Wenn Sie mit den Bedingungen einverstanden sind, klicken Sie die Option Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung an. Klicken Sie bitte auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen. 2.4 Benutzerinformationen Abb.: Benutzerinformationen 8 Geben Sie Ihren Benutzernamen sowie den Namen Ihres Unternehmens ein. Klicken Sie bitte auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

9 2.5 Bereit das Programm zu installieren Abb.: Bereit das Programm zu installieren 9 Sie erhalten eine Übersicht aller getätigten Einstellungen bevor die Installation gestartet wird. Klicken Sie bitte auf Installieren um die Installation des Immo Meets Office Easy Office Storage zu beginnen. 2.6 Installationsfortschritt Abb.: Installationsfortschritt Der Installationsfortschritt zeigt Ihnen den aktuellen Fortschritt der Installation während der Installation an. Nach der vollständigen Installation gelangen Sie automatisch zum nächsten Schritt.

10 2.7 Abschluss der Installation Abb.: Abschluss der Installation 10 Mit Klick auf Fertig stellen wird die Installation des Immo Meets Office Easy Office Storage abgeschlossen und das Setup wird beendet.

11 3 Begriffserläuterungen 3.1 Tag(s) (englisch) Als Tag(s) wird Ihr Stammdatenbereich bezeichnet, d.h. ein Tag steht für - eine Eigenschaft, - einen Suchbegriff, - einen Datenbereich,, der sich wiederum aus weiteren Detaildaten zusammensetzen kann. 3.2 Storage(s) (englisch) Als Storage wird der einzelne Datenbereich für die Aufbewahrung/Speicherung bezeichnet, der unterschiedliche Datenbereiche enthält. Die Datenbereiche werden hierbei in - s - Dokumente - Bilder - Gesprächsnotizen unterteilt. 3.3 Kontextmenü Als Kontextmenü (Context) werden Menüs bezeichnet, die auf einer Oberfläche (Formular /Steuerelement) mit der rechten Maustaste betätigt werden. Dazu muss der Mauszeiger über einer Oberfläche oder Datensatz bewegt werden und die rechte Maustaste gedrückt werden um ein Menü anzeigen zu lassen. In einer Oberfläche können unterschiedliche Kontextmenüs (auf verschiedenen Steuerelementen) vorhanden sein Drag and Drop Als Drag and Drop Operationen werden die Aktionen bezeichnet, die es ermöglichen einzelne Elemente (wie Dateien oder auch Daten innerhalb einer Anwendung) durch verschieben/ziehen mit der Maus zu bearbeiten. Dazu muss die Maus über ein Element bewegt werden und die linke Maustaste wird gedrückt und gehalten. Während des Haltens kann das Element in einen anderen Bereich verschoben werden (dazu ändert sich der Mauszeiger). Wenn der neue Bereich eine Drag and Drop Operation unterstützt, kann die linke Maustaste losgelassen werden um die Aktion abzuschließen. Immo Meets Office Easy Office Storage unterstützt diese Drag and Drop Operationen innerhalb der Anwendung sowie in bestimmten Bereichen wie dem -/Dokumenten- und Bilder Storage auch aus anderen Anwendung wie Microsoft Outlook oder dem Microsoft Windows Explorer heraus. Beispiel: - Sie können eine (oder mehrere) (s) aus dem Microsoft Outlook per Drag and Drop in das Storage einfügen. - Sie können ein (oder mehrere) Dokumente aus dem Microsoft Windows Explorer per Drag and Drop in den Dokumenten Storage einfügen. - Sie können ein (oder mehrere) Bild(er) aus dem Microsoft Windows Explorer per Drag and Drop in den Bilder Storage einfügen. In einigen Bereichen wird die Drop Operation verwendet um einen Bereich zu entfernen. So z. B. im Bereich der Tag Zuordnung von Dokumenten. Dort wird die Drop Operation außerhalb des Formulars als Löschaktion verwendet.

12 4 Nach der Installation/Erster Start Vielen Dank für die Installation des Immo Meets Office Easy Office Storage. Während der Installation werden 3 Menüeinträge für das Immo Meets Office Easy Office Storage in der Programmgruppe Immo Meets Office erstellt. Des Weiteren wird ein Desktops Shortcut Easy Office Storage erstellt. Abb.: Windows 8.1 Apps Abb.: Windows 8.1 Desktop Shortcut Easy Office Storage Über diesen Shortcut gelangen Sie direkt in das Immo Meets Office Easy Office Storage. D.h. die Anwendung wird gestartet. 4.2 Easy Office Storage Config Über diesen Shortcut gelangen Sie zuerst in die Server-/Datenbankeinrichtung um die Server-/ bzw. Datenbankverbindung zu überprüfen bzw. zu aktualisieren. Im Anschluss wird das Immo Meets Office Easy Office Storage - die Anwendung - gestartet. 4.3 Easy Database Importer Über diesen Shortcut gelangen Sie den Immo Meets Office Easy Database Importer die Anwendung - um Daten aus externen Anwendungen zu importieren.

13 Sollten Sie das Immo Meets Office Easy Office Storage erstmalig starten, so können Sie entweder den Shortcut Easy Office Storage oder Easy Office Storage Config ausführen. 4.4 Server-/Datenbankeinrichtung Server In der Server- und Datenbankeinrichtung wird zunächst die Serververbindung benötigt. Abb.: Servereinstellungen/Konfiguration des Server- und Datenbankeinstellungen 13 Anmerkung: Ggf. müssen Sie das Immo Meets Office Easy Office Storage als Administrator ausführen um einige Aktionen durchzuführen. Dazu können Sie den Servernamen Ihrer Microsoft SQL Server Instanz angeben. Klicken Sie alternativ auf das Auswahlfeld und wählen Sie < Durchsuchen > um nach Microsoft SQL Server Instanzen zu suchen. Anmerkung: Die Suche nach Microsoft SQL Server Instanzen kann bis zu ein paar Minuten dauern!

14 4.4.2 Windows Authentifizierung Geben Sie bitte an, ob der Microsoft SQL Server über eine Windows oder eine SQL Server Authentifizierung verfügt. Bei einer reinen Microsoft SQL Server Authentifizierung entfernen Sie den haken bei Windows Authentifizierung um den Benutzer bzw. optional das Kennwort anzugeben Server testen Klicken Sie nun auf Server testen um die Verbindung zum Microsoft SQL Server herzustellen. Wenn dies erfolgreich durchgeführt werden konnte, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und die verfügbaren Datenbanken werden vom Microsoft SQL Server abgerufen. Anmerkung: diese Aktion kann bis zu ein paar Minuten dauern! Abb.: Meldung, dass die Verbindung erfolgreich hergestellt werden konnte Datenbank Wählen Sie nun die Datenbank aus, die verwendet werden soll. Der Standardname der Datenbank lautet: EasyOfficeStorage, kann jedoch nach Ihren Anforderungen geändert werden. Anmerkung: Wenn Sie bereits eine Datenbank verwendet haben, kann diese hier ausgewählt werden. Falls noch keine Datenbank vorhanden ist, kann diese mit der Angabe des Datenbanknamens erstellt werden Datenbank testen Durch das testen der Datenbank wird überprüft ob eine Datenbank bereits vorhanden ist und genutzt werden kann. Hier können Sie alternativ eine neue Datenbank in Ihrer Microsoft SQL Server Instanz erstellen lassen.

15 Abb.: Eingegebene Datenbank konnte nicht gefunden werden 15 Wenn die Datenbankerstellung bzw. Datenbanküberprüfung erfolgreich durchgeführt werden konnte, können Sie die Server-/Datenbankeinstellungen speichern. Abb.: Meldung, dass die Datenbank erfolgreich angelegt werden konnte.

16 Sollten Sie die Server-/Datenbankeinstellungen nachträglich ändern wollen, rufen Sie die Server- /Datenbankeinrichtung über das Programmmenü/Shortcut Immo Meets Office Easy Office Storage Config erneut auf. Klicken Sie auf Speichern um die Server-/Datenbankeinstellungen zu speichern und zu der Eingabe der Kundendaten zu gelangen. 16

17 4.5 Kundendaten Über die Eingabe der Kundendaten können Sie Ihre persönlichen Daten hinterlegen. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus und Speichern Sie diese. Falls Ihre Kundennummer noch nicht bekannt ist, können Sie dieses Feld leer lassen bzw. zum späteren Zeitpunkt nachtragen. Nach dem Speichern können Sie das Fenster schließen bzw. Abbrechen klicken um das Formular schließen und zu der Eingabe der Lizenzschlüssel zu gelangen. Abb.: Beispiel für ein ausgefülltes Kundendaten Formular 17

18 4.6 Lizenzprüfung Die Lizenzprüfung erfolgt bei jedem Programmstart (auch nach der Erstinstallation), daher erhalten Sie ggf. die Meldung, dass keine freie Lizenz zugeordnet werden konnte. Dies können Sie mit OK bestätigen. Abb.: Es konnte keine freie Lizenz zugeordnet werden! Lizenzschlüssel Im Lizenzformular erhalten Sie eine Übersicht der vorhandenen Lizenzen. Hier können Sie auch neu erworbene oder zu Testzwecken zur Verfügung gestellte Lizenzschlüssel hinzufügen. 18 Geben Sie dazu bitte den übermittelten Lizenzschlüssel (inkl. aller Sonderzeichen) in das Feld Lizenzschlüssel ein. Wenn Sie einen gültigen Lizenzschlüssel eingegeben haben, verändert sich das Symbol hinter dem Feld Lizenzschlüssel und wird grün. Dann können Sie über den Button Hinzufügen den Lizenzschlüssel speichern. Bei Eingabe eines ungültigen Lizenzschlüssels wird das Symbol hinter dem Feld Lizenzschlüssel rot dargestellt. Bei Eingabe eines zeitlich begrenzten Lizenzschlüssels wird Ihnen eine Information unter dem Feld Lizenzschlüssel angezeigt, wie lange der Lizenzschlüssel gültig ist. Anmerkung: Jeder Benutzer, der sich an das Immo Meets Office Easy Office Storage anmeldet, erhält automatisch einen Lizenzschlüssel zugeordnet! Bzw. beim Abmelden wird der Lizenzschlüssel wieder frei gegeben.

19 Abb.: Lizenzformular Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Ausgewählte Lizenz zurücksetzen Über diese Aktion lässt sich der ausgewählte Lizenzschlüssel zurücksetzen bzw. freigeben. Der Lizenzschlüssel wird dem aktuellen Benutzer (siehe Benutzerzuordnung) entzogen, so dass der Lizenzschlüssel einen anderen Benutzer zugeordnet werden kann. Achtung: Sollte jedoch der zugeordnete Benutzer mit dem Lizenzschlüssel aktiv arbeiten, wird dies zu einer Lizenzverletzung führen und das Programm des zugeordneten Benutzers wird beendet! Ausgewählte Lizenz löschen Über diese Aktion lässt sich der ausgewählte Lizenzschlüssel löschen. Dieses Löschen sollte jedoch nur bei Lizenzschlüsseln mit einem Ablaufdatum durchgeführt werden, wenn das Ablaufdatum bereits erreicht oder überschritten wurde. Abgelaufene Lizenzschlüssel stehen nur noch Informativ zur Verfügung und werden nicht mehr genutzt.

20 5 Easy Office Storage Das Explorer Fenster ist das Hauptformular des Immo Meets Office Easy Office Storage. Hierrüber lassen sich fast alle Aktionen und Datenbereiche verwalten. Abb.: Easy Office Storage - Explorer Formular 20

21 5.1 Menü Die Hauptmenüleiste besteht aus folgenden Bestandteilen: Abb.: Menüleiste Kundendaten Bearbeitung der Kundendaten, die beim Erststart hinterlegt wurden Benutzer Benutzerverwaltung Benutzer Bearbeitung des aktuell angemeldeten Benutzers. Wenn Sie alle Benutzer bearbeiten wollen, starten Sie bitte das Immo Meets Office Easy Office Storage als Administrator. Andernfalls erhalten Sie nur Zugriff auf Ihre eigenen Benutzerdaten Benutzerfreigabe(n) Benutzerfreigabe der Tags Arten Bearbeitung der Tag Arten Gruppen Bearbeitung der Gruppen der Tag(s) Dynamische Felder Bearbeitung der Dynamischen Felder der Tag(s) Storages Storageverwaltung s Storage Dokumente Dokumenten Storage Bilder Bilder Storage.

22 Gesprächsnotizen Gesprächsnoitzen Storage Lizenzen Lizenzverwaltung. 22

23 5.2 Toolleiste Die wichtigsten Datenbereiche wurden in einer Toolleiste zusammengefasst, dies besteht aus folgenden Bereichen: Abb.: Toolleiste s Storage Dokumente Dokumenten Storage Bilder Bilder Storage Gesprächsnotizen Gesprächsnoitzen Storage. 23

24 5.3 Kundendaten In den Kundendaten können Sie Ihre persönlichen Daten hinterlegen. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus und Speichern Sie diese. Falls Ihre Kundennummer noch nicht bekannt ist, können Sie dieses Feld leer lassen bzw. zum späteren Zeitpunkt nachtragen. Nach dem Speichern können Sie das Fenster schließen bzw. Abbrechen klicken um das Formular zu schließen. Abb.: Beispiel für ein ausgefülltes Kundendaten Formular 24

25 5.4 Benutzer In der Benutzerverwaltung erhalten Sie die Möglichkeit Ihre persönlichen Benutzerinformationen zu bearbeiten. Jeder Benutzer, der das Immo Meets Office Easy Office Storage startet, wird mit seiner persönlichen Windows Anmeldung/Authentifizierung (SID) in der Datenbank registriert. D.h. es besteht keine Notwendigkeit einzelne Benutzer und Kennwörter zu hinterlegen, um das Immo Meets Office Easy Office Storage zu nutzen, da der angemeldete Microsoft Windows Benutzer mit seinen Anmeldeinformationen verwendet wird. Anmerkung: Als angemeldeter Benutzer haben Sie nur Zugriff auf Ihre eigenen Benutzerdaten! Starten Sie das Immo Meets Office Easy Office Storage jedoch als Administrator (rechte Maustaste als Administrator ausführen ), so erhalten Sie Zugriff auf alle Benutzerdaten. Abb.: Immo Meets Office Easy Office Storage als Administrator ausführen 25

26 5.4.1 Benutzer In der Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeit die einzelnen Programmeinstellungen sowie persönlichen Daten anzusehen oder zu verändern. Abb.: Benutzerverwaltung 26 Bei einer Benutzeranlage werden die Microsoft Windows Informationen bzw. die Windows Anmeldung (SID) und der dazugehörige Domänen und Benutzername (hier als Beispiel IMODEV\Romuald) sowie die aktuelle Berechtigungsstufe (Benutzer oder Administrator) in der Datenbank gespeichert. Um einzelne Benutzerdaten zu ändern, wählen Sie zunächst (einen oder) Ihren Benutzer aus Kunde Im Feld Kunde wird der aktuelle Kunde angezeigt, d.h. die Daten, die über die Kundendaten angelegt wurden, stehen hierbei zur Auswahl SID Die SID ist Ihre persönliche Windows Identifikationsnummer. Daran erkennt Immo Meets Office Easy Office Storage wer Sie sind.

27 Rolle Die Rolle des Benutzers wird automatisch bei der Ersteinrichtung des Benutzers ermittelt. D.h. wenn Sie sich als Administrator anmelden bzw. Sie über Administrative Rechte verfügen, wird Administrator ansonsten Benutzer angezeigt Vorname Geben Sie hier bitte den Vornamen des Benutzers ein Nachname Geben Sie hier bitte den Nachnamen des Benutzers ein Geben Sie hier bitte die Adresse des Benutzers ein. 27

28 5.4.2 Einstellungen Im Register Einstellungen können globale Einstellungen vorgenommen werden Sprache Aktuell beinhalten die Einstellungen nur eine Sprachauswahl: - de-de für die Sprache Deutsch in Deutschland Abb.: Register Einstellungen 28

29 s Im Register s können einzelne Programmeinstellungen für den Storage vorgenommen werden. Diese Einstellungen werden bei Drag and Drop Operationen sowie bei der Synchronisierung verwendet. Abb.: Register s Anzeige Anzahl Hierbei können Sie eine Zahl angeben, wie viele s bei der Suche bzw. Anzeige ausgegeben werden sollen. Der Standardwert für dieses Feld sind 50 anzuzeigende s. Sie können diesen Wert jedoch jederzeit anpassen. Anmerkung: Je höher der Wert Anzahl ist, desto länger dauert auch das Laden der Anzeige der vorhandenen Daten Microsoft Outlook Importeinstellungen Aktuell werden nur Microsoft Outlook Produkte (KEINE Express Edition, KEINE Windows Mails etc.) unterstützt Anlagen Aus Microsoft Outlook s können Anlagen (Attachments) wie Dokumente (PDF; Word- Dokumente; etc.) sowie Bilder (GIF; BMP; etc.) in der Datenbank gespeichert werden. Hierbei können Sie aus folgenden Optionen wählen:

30 Keine Anlagen Es werden keine Anlagen gespeichert Einmalig speichern Nur bei der Erstüberprüfung/Erstübertragung wird die Anlage im Dokumenten/Bilder Storage gespeichert Immer speichern Alle Anlagen werden bei jeder Überprüfung/Änderung im Dokumenten/Bilder Storage gespeichert. Abb.: Optionen bei den Anlagen Kontakt Aus Microsoft Outlook s können Kontakte/Personen importiert und die entsprechenden Kontaktdaten als Tag(s) in der Datenbank gespeichert werden. Dabei werden der Absender, Empfänger sowie etwaige Kopien bzw. Blindkopien als Tag(s) mit den jeweiligen Details angelegt bzw. aktualisiert. Hierbei können Sie aus folgenden Optionen wählen: Keine Kontakte Es werden keinerlei Kontakte gespeichert Einmalig Speichern Nur bei der Erstüberprüfung-/Erstübertragung werden die Kontakte im Dokumenten/Bilder Storage gespeichert Immer Speichern Alle Kontakte werden bei jeder Überprüfung/Änderung in den Tags gespeichert. Abb.: Optionen bei den Kontakten

31 Blob Blobs (Binary Large Objects) werden Objekte/Dateien genannt, die vollständig in einer Datenbank gespeichert werden. D.h. s, Dokumente sowie Bilder sind dann nicht nur im Windows Explorer oder in einer Microsoft Outlook sondern auch vollständig in der Datenbank enthalten. Dies hat unterschiedliche Vor- und Nachteile: Vorteile: - Die Dateien sind immer in der Datenbank verfügbar, auch wenn ein Benutzer keine Berechtigung oder Zugriff auf die Windows Datei hat. o z.b. bei Remoteverbindungen Nachteile - Da die Datei vollständig gespeicherte wird, verhält sich dies negativ auf die Größe und ggf. der Performance der Datenbank aus. Anmerkung: Bei Microsoft SQL Server Express Editions ist die Datenbankgröße eingeschränkt! Somit kann es vorkommen, dass Sie mit deutlich weniger Dateien, die Größe bzw. Einschränkung der Express Edition erreichen und die Datenbank dann nicht erweitert werden kann, bzw. Sie eine Kostenpflichtige Version des Microsoft SQL Servers erwerben müssen. Abb.: Optionen für Blobs Body Als Body wird der Inhalt (Text) einer bezeichnet. Der Inhalt kann sowohl als Text (ohne Formatierungen) als auch als HTML Body (Aufbau ähnelt einer Webseite und beinhaltet Formatierung) dargestellt bzw. übernommen werden. Abb.: Optionen für Body

32 5.4.4 Dokumente Im Register Dokument können einzelne Programmeinstellungen für den Dokumenten Storage vorgenommen werden. Abb.: Register Dokumente Anzeige Anzahl Hierbei können Sie eine Zahl angeben, wie viele Dokumente bei der Suche bzw. Anzeige ausgegeben werden sollen. Der Standardwert für dieses Feld sind 50 anzuzeigende Dokumente. Sie können diesen Wert jedoch jederzeit anpassen. Anmerkung: Je höher der Wert Anzahl ist, desto länger dauert auch das Laden der Anzeige der vorhandenen Daten.

33 Dokument/Datei Importeinstellungen Blob Blobs (Binary Large Objects) werden Objekte/Dateien genannt, die vollständig in einer Datenbank gespeichert werden. D.h. s, Dokumente sowie Bilder sind dann nicht nur im Windows Explorer sondern auch vollständig in der Datenbank enthalten. Dies hat unterschiedliche Vor- und Nachteile: Vorteile: - Die Dateien sind immer in der Datenbank verfügbar, auch wenn ein Benutzer keine Berechtigung oder Zugriff auf die Windows Datei hat. o z.b. bei Remoteverbindungen Nachteile - Da die Datei vollständig gespeicherte wird, verhält sich dies negativ auf die Größe und ggf. der Performance der Datenbank aus. Anmerkung: Bei Microsoft SQL Server Express Editions ist die Datenbankgröße eingeschränkt! Somit kann es vorkommen, dass Sie mit deutlich weniger Dateien, die Größe bzw. Einschränkung der Express Edition erreichen und die Datenbank dann nicht erweitert werden kann, bzw. Sie eine kostenpflichtige Version des Microsoft SQL Servers erwerben müssen. Abb.: Optionen für Blobs 33

34 5.4.5 Bilder Im Register Bilder können einzelne Programmeinstellungen für den Bilder Storage vorgenommen werden. Abb.: Register Bilder Anzeige Anzahl Hierbei können Sie eine Zahl angeben, wie viele Bilder bei der Suche bzw. Anzeige ausgegeben werden sollen. Der Standardwert für dieses Feld sind 50 anzuzeigende Bilder. Sie können diesen Wert jedoch jederzeit anpassen. Anmerkung: Je höher der Wert Anzahl ist, desto länger dauert auch das Laden der Anzeige der vorhandenen Daten.

35 Blob Blobs (Binary Large Objects) werden Objekte/Dateien genannt, die vollständig in einer Datenbank gespeichert werden. D.h. s; Dokumente sowie Bilder sind dann nicht nur im Windows Explorer sondern auch vollständig in der Datenbank enthalten. Dies hat unterschiedliche Vor- und Nachteile: Vorteile: - Die Dateien sind immer in der Datenbank verfügbar, auch wenn ein Benutzer keine Berechtigung oder Zugriff auf die Windows Datei hat. o z.b. bei Remoteverbindungen Nachteile - Da die Datei vollständig gespeicherte wird, verhält sich dies negativ auf die Größe und ggf. der Performance der Datenbank aus. Anmerkung: Bei Microsoft SQL Server Express Editions ist die Datenbankgröße eingeschränkt! Somit kann es vorkommen, dass Sie mit deutlich weniger Dateien, die Größe bzw. Einschränkung der Express Edition erreichen und die Datenbank dann nicht erweitert werden kann, bzw. Sie eine kostenpflichtige Version des Microsoft SQL Servers erwerben müssen. Abb.: Optionen für Blobs 35

36 5.4.6 Gesprächsnotizen Im Register Gesprächsnotizen können einzelne Programmeinstellungen für den Gesprächsnotizen Storage vorgenommen werden. Abb.: Register Gesprächsnotizen Anzeige Anzahl Hierbei können Sie eine Zahl angeben, wie viele Gesprächsnotizen bei der Suche bzw. Anzeige ausgegeben werden sollen. Der Standardwert für dieses Feld sind 50 anzuzeigende Gesprächsnotizen. Sie können diesen Wert jedoch jederzeit anpassen. Anmerkung: Je höher der Wert Anzahl ist, desto länger dauert auch das Laden der Anzeige der vorhandenen Daten. Füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus um den aktuellen Benutzer zu speichern.

37 5.5 Benutzerfreigabe(n) In der Benutzerfreigabe können Sie vorhandenen Benutzern das Recht zuweisen, Ihre eigenen Tags zu sehen bzw. zu bearbeiten. Standardmäßig wird bei der Neuanlage eines Tags bzw. beim Import (wenn keine weitere Option vorhanden ist) der Benutzer hinterlegt, der den Tag auch erstellt. Für andere Benutzer ist dieser Datensatz nicht sichtbar bzw. verfügbar. Abb.: Benutzerfreigaben Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile):

38 Ausgewählten Benutzer der Gruppe hinzufügen Diese Aktion kann genutzt werden um einen Benutzer die Freigabe über alle Untergeordneten Datensätze zu erteilen. Dazu markieren Sie eine Gruppe in der Abbildung Adressen (Microsoft Outlook) und führen Sie die Aktion aus und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Damit wird die Gruppe für den Benutzer freigegeben. Abb.: Sicherheitsabfrage bei Gruppenfreigabe Wenn Sie eine Gruppe markieren, erhalten Sie keine Übersicht der zugeordneten Benutzer, da diese je Datensatz unterschiedlich sein kann. 38 Anmerkung: Alternativ können Sie hier den Benutzer aus dem oberen Bereich Alle vorhandenen Benutzer in den unteren Bereich Zugeordnete Benutzer per Drag and Drop ziehen um diesen zuzuordnen Ausgewählten Benutzer aus Gruppe löschen Diese Aktion kann genutzt werden um einem Benutzer die Freigabe über alle Untergeordneten Datensätze zu entziehen. Dazu markieren Sie eine Gruppe in der Abbildung Adressen (Microsoft Outlook) und führen Sie die Aktion aus. Damit wird die Freigabe des Benutzers für die Gruppe entfernt. Abb.: Sicherheitsabfrage bei Gruppenlöschung

39 Abb.: Zugeordnete Benutzer: Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Neue Benutzerfreigabe hinzufügen Um einem Benutzer die Freigabe für einen Datensatz zu erteilen, markieren Sie im linken Bereich einen untergeordneten Datensatz und fügen Sie den entsprechenden Benutzer hinzu. Sobald Sie einen untergeordneten Datensatz gewählt haben, werden die Zugeordneten Benutzer angezeigt Ausgewählte Benutzerfreigabe löschen Sobald Sie im linken Bereich einen untergeordneten Datensatz gewählt haben, werden die Zugeordneten Benutzer angezeigt. Die Freigabe des aktuell markierten Benutzers wird über diese Aktion entfernt Alle Benutzerfreigaben aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Benutzerfreigaben wird aktualisiert und neu geladen.

40 5.6 Arten Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Arten (Gruppierungen) zu erfassen. Diese Arten können Sie nach Belieben strukturieren, um eine spätere Baumstruktur zu erstellen. Bei einigen Importmöglichkeiten wie aus Microsoft Outlook werden Ihnen einige Arten wie Adresse (Microsoft Outlook) vorgegeben. Weitere Gruppen sowie dynamische Felder werden dann ebenfalls vorbelegt. Standardmäßig sind die Arten leer. Abb.: Arten 40 Die Arten dienen zur Sortierung und Strukturierung von Tag(s). Sie können beliebig viele Arten erstellen, bearbeiten bzw. löschen Bezeichnung In den Arten müssen Sie nur eine Bezeichnung festlegen um die Art speichern zu können Speichern Wenn Sie eine neue Bezeichnung eingegeben bzw. eine vorhandenen geändert haben, müssen Sie den Datensatz über den Button Speichern speichern. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus um den Datensatz zu speichern.

41 Um die Arten zu bearbeiten verwenden Sie hier bitte das Kontextmenü: Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Neue Art erstellen Wenn Sie eine neue Art erstellen, wird die rechte Formularseite mit einer leeren Bezeichnung angezeigt. Diese müssen Sie eingeben um die neue Art über den Button Speichern zu speichern Gewählte Art bearbeiten Wenn Sie eine vorhandene Art anklicken bzw. dieses Aktion verwenden, wird Ihnen die vorhandene Art (siehe Abbildung: Adressen (Microsoft Outlook)) auf der rechte Formularseite angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, die vorhandene Bezeichnung zu verändern und zu speichern Gewählte Art löschen Wenn Sie eine vorhandene Art löschen möchten, können Sie durch markieren des Datensatzes sowie der entsprechenden Aktion die Art aus der Datenbank entfernen. Beachten Sie dabei, dass nur die Arten gelöscht werden können, die noch keine Datensätze enthalten haben! Anmerkung: Verwenden Sie die Drag and Drop Aktion um eine Art zu löschen indem Sie den Datensatz aus dem Formular ziehen! Alle Arten aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Arten wird aktualisiert und neu geladen Drag and Drop Per Drag and Drop haben Sie hier die Möglichkeit eine einzelne Art aus dem Fenster zu ziehen, dies entspricht dem Kontextmenü Gewählte Art löschen. Wenn die gewählte Art keine weiteren Detaildaten bzw. Zuordnungen enthält, wird diese ohne Rückfrage gelöscht!

42 5.7 Gruppen Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Gruppen (Gruppierungen in den Tag(s) Details) zu erfassen. Über diese Gruppen können Sie Dynamische Felder in einer Gruppe Sinnvoll zusammenfassen. Bei einigen Importmöglichkeiten wie aus Microsoft Outlook werden Ihnen einige Gruppen wie Allgemein Privat Geschäftlich Erreichbarkeit vorgegeben. Weitere Dynamische Felder werden dann ebenfalls vorbelegt. Die Gruppen werden unabhängig der einzelnen Arten erfasst und können somit in verschiedenen Arten in dem jeweiligen Dynamischen Feld - genutzt werden. Abb.: Gruppen Sortierung Die Sortierung wird für die Positionierung - der einzelnen Gruppen in den Tag(s) Details verwendet.

43 5.7.2 Bezeichnung Legen Sie eine Bezeichnung für die Gruppe fest. Dies wird ebenfalls in den Tag(s) Details angezeigt Speichern Wenn Sie eine neue Sortierung und Bezeichnung eingegeben bzw. vorhandene geändert haben, müssen Sie den Datensatz über den Button Speichern speichern. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus, um den Datensatz zu speichern. Standardmäßig sind die Gruppen leer. Abb.: Tag(s) im Register Details 43 Die Gruppen dienen zur Sortierung und Strukturierung von Tag(s) Details. Sie können beliebig viele Gruppen erstellen, bearbeiten bzw. löschen. Um die Gruppe zu bearbeiten verwenden Sie hier bitte das Kontextmenü: Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile):

44 Neue Gruppe erstellen Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen, wird die rechte Formularseite mit einer leeren Sortierung sowie Bezeichnung angezeigt. Diese müssen Sie eingeben, um die neue Gruppe über den Button Speichern zu speichern Gewählte Gruppe bearbeiten Wenn Sie eine vorhandene Gruppe anklicken bzw. diese Aktion verwenden, wird Ihnen die vorhandene Gruppe auf der rechten Formularseite angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, die vorhandene Sortierung sowie Bezeichnung zu verändern und zu speichern Gewählte Gruppe löschen Wenn Sie eine vorhandene Gruppe löschen möchten, können Sie durch markieren des Datensatzes sowie der entsprechenden Aktion die Gruppe aus der Datenbank entfernen. Beachten Sie dabei, dass nur die Gruppen gelöscht werden können, die noch keine Datensätze enthalten haben! Alle Gruppe aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Gruppen wird aktualisiert und neu geladen Drag and Drop Per Drag and Drop haben Sie hier die Möglichkeit eine einzelne Gruppe aus dem Fenster zu ziehen, dies entspricht dem Kontextmenü gewählte Gruppe löschen. Wenn die gewählte Gruppe keine weiteren Detaildaten bzw. Zuordnungen enthält, wird diese ohne Rückfrage gelöscht! 44

45 5.8 Dynamische Felder Sie haben die Möglichkeit, verschiedene dynamische Felder (in den Tag(s) Details) zu erfassen. Über diese dynamischen Felder können Sie den einzelnen Tags(s) beliebige Felder zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellen. Bei einigen Importmöglichkeiten wie aus Microsoft Outlook werden Ihnen einige Dynamische Felder wie Vorname Nachname Strasse Postleitzahl Ort vorgegeben. Abb.: Dynamische Felder 45

46 Achtung: Es werden ebenfalls einige Systemfelder erstellt um Datensätze wieder zu finden. Hier beim Import aus Microsoft Outlook zum Beispiel das dynamische Feld Z EntryID. Diese Felder dürfen nicht verändert oder gelöscht werden, da eine spätere Widererkennung nicht mehr möglich ist. Dies gilt auch für den Inhalt dieser Felder! Standardmäßig sind die dynamischen Felder leer. Die dynamischen Felder dienen zur Eingabe von Daten in den Tag(s) Details. Sie können beliebig viele Dynamische Felder erstellen, bearbeiten bzw. löschen Sortierung Die Sortierung wird für die Positionierung - des einzelnen dynamischen Feldes in den Tag(s) Details verwendet Bezeichnung Legen Sie eine Bezeichnung für das dynamische Feld fest. Dies wird ebenfalls in den Tag(s) Details angezeigt Feldart Wählen Sie eine Feldart aus um die Eingabemöglichkeit für das dynamische Feld einzuschränken. Zur Auswahl stehen hier folgende Feldarten: Abb.: Feldarten Datum Ein reines Datumsfeld, welches ein Datum enthalten kann. Bsp.: Datum Uhrzeit Ein vollständiges Datum- und Uhrzeitfeld, welches ein Datum sowie eine Uhrzeit enthalten kann. Bsp.: :15: Ganze Zahl mit Vorzeichen ( bis ) Ein Zahlenfeld, welches nur ganze Zahlen in einem bestimmten Gültigkeitsrahmen enthalten kann. Die Eingabe ist von bis eingeschränkt Ganze Zahl mit Vorzeichen ( bis ) Ein Zahlenfeld, welches nur ganze Zahlen in einem bestimmten Gültigkeitsrahmen enthalten kann. Die Eingabe ist von bis eingeschränkt Ganze Zahl mit Vorzeichen ( bis ) Ein Zahlenfeld, welches nur ganze Zahlen in einem bestimmten Gültigkeitsrahmen enthalten kann. Die Eingabe ist von bis eingeschränkt.

47 Logischer boolescher Typ Ein boolesches Feld, welches nur die Angabe Ja oder Nein (Aktiviert oder Deaktiviert) enthalten kann Präziser Bruchtyp oder ganzzahliger Typ, der Dezimalzahlen mit 29 signifikanten Stellen darstellen kann Ein Zahlenfeld, welches Bruchzahlen (Nachkommastellen) enthalten kann. Dieses Feld ähnelt der Währung, jedoch wir dieses ohne Währungskennzeichen und mit mehreren Nachkommastellen ausgegeben. Bsp.: 4.125, Text Ein Textfeld, welches einen Text (alphanumerisch: Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen) enthalten kann Uhrzeit Eine reines Uhrzeitfeld, welches eine Uhrzeit enthalten kann. Bsp.: 11:15: Währung Ein Währungsfeld, welches ein formatiertes Währungsfeld enthalten kann. Bsp.: 4.125, Gruppe Wählen Sie eine Gruppe aus, zu der das dynamische Feld zugeordnet werden soll. Dies wird dann innerhalb der Gruppe nach der Sortierung positioniert Speichern Wenn Sie eine neue Sortierung, Bezeichnung, Feldart und Gruppe eingegeben bzw. vorhandene geändert haben, müssen Sie den Datensatz über den Button Speichern speichern. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus um den Datensatz zu speichern.

48 Abb.: Tag(s) im Register Details 48 Um die dynamischen Felder zu bearbeiten verwenden Sie hier bitte das Kontextmenü: Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Neues dynamisches Feld erstellen Wenn Sie ein neues dynamisches Feld erstellen, wird die rechte Formularseite mit einer leeren Sortierung, Bezeichnung, Feldart und Gruppenzuordnung angezeigt. Diese müssen Sie eingeben um das neue dynamische Feld über den Button Speichern zu speichern Gewähltes dynamisches Feld bearbeiten Wenn Sie ein vorhandenes dynamisches Feld anklicken bzw. diese Aktion verwenden, wird Ihnen das vorhandene dynamische Feld auf der rechten Formularseite angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, die vorhandene Sortierung, Bezeichnung, Feldart und Gruppenzuordnung zu verändern und zu speichern.

49 Gewähltes dynamisches Feld löschen Wenn Sie ein vorhandenes dynamisches Feld löschen möchten, können Sie durch Markieren des Datensatzes sowie der entsprechenden Aktion, das dynamisches Feld aus der Datenbank entfernen. Beachten Sie dabei, dass nur die dynamischen Felder gelöscht werden können, die noch keine Datensätze enthalten haben! Alle dynamischen Felder aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der dynamischen Felder wird aktualisiert und neu geladen Drag and Drop Per Drag and Drop haben Sie hier die Möglichkeit ein einzelnes dynamisches Feld aus dem Fenster zu ziehen, dies entspricht dem Kontextmenü Gewähltes dynamisches Feld löschen. Wenn das gewählte dynamische Feld keine weiteren Detaildaten bzw. Zuordnungen enthält, wird diese ohne Rückfrage gelöscht! 49

50 5.9 Explorer Der Immo Meets Office Easy Office Storage Explorer ist das Hauptbearbeitungsfenster. Darin können sie Daten (Tag(s) oder Storages) suchen, bearbeiten und auch löschen. Der Explorer ist in verschiedene Bereiche aufgebaut. Abb.: Explorer Formular 50

51 5.9.1 Linke Fensterseite Die wichtigsten Arbeitsbereiche wurden in einer Registerform im linken Fensterbereich des Explorers eingefügt: Abb.: Linke Fensterseite Suche nach Tag(s) Suche im Stammdatenbereich nach einzelnen Feldinhalten/Suchbegriffen/etc. Die Suche ist in vier Bereiche unterteilt Auswahl der Arten Hier können Sie die Suche innerhalb einer bestimmten Art beschränken oder die Sucheinstellung auf -> alle <- setzen. Bei der Option -> alle <- werden alle Tag(s) in Ihrem Datenbestand durchsucht.

52 Details durchsuchen Die Suche kann auf die Details also die dynamischen Felder bzw. Feldinhalte ausgedehnt werden, indem Sie diese Option setzen. In der Suche (ohne aktive Option) wird nur nach der Tag Bezeichnung gesucht. Anmerkung: Je mehr dynamische Felder bzw. Daten in einer Art vorhanden sind, kann die Suche unter Umständen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen Suchfeld Im Suchfeld können Sie Ihren zu suchenden Wert eingeben. Die Suche wird automatisch ab der Eingabe des 2ten Buchstabens/der zweiten Ziffer ausgeführt und im Suchergebnis dargestellt Suchergebnis Im Suchergebnis werden die gefundenen Tags nach Gruppen (Arten) gegliedert dargestellt. Per Doppelklick auf einen Datensatz im Suchergebnis wird der Datensatz in der rechten Fensterseite als Register angezeigt. Abb.: Suche nach Tag(s) - Auswahl der Arten 52 Bsp.: Sie benötigen alle Datensätze mit einer bestimmten adresse: wählen Sie hierzu die Suchoption -> alle <-, aktivieren Sie die Option Details durchsuchen und geben Sie ein Suchkriterium ) an.

53 Strukturierte Tag(s) Ansicht der Tags in einer Baumstruktur. Diese kann rekursive Daten enthalten, da Sie die Möglichkeit haben, bei der Anlage bzw. Bearbeitung von Tags einen untergeordneten Tag anzugeben. Dies ermöglicht die Anzeige der Tag(s) in mehreren Ebenen. Abb.: Strukturierte Tag(s) Die Anzeige der strukturierten Tag(s) dient Ihnen als Eingabe- bzw. Bearbeitungsmöglichkeit für neue oder bereits vorhandene Daten Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile):

54 Neuen Tag erstellen Wenn Sie einen neuen Tag erstellen, wird Ihnen die rechte Formularseite mit einem leeren (Tag-) Detaildatensatz angezeigt. Abb.: Register Neuer Tag 54 Bei einem neuen Tag müssen Sie zunächst die einzelnen Felder befüllen um den neuen Tag über Speichern speichern zu können. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus um den Datensatz speichern Art Wenn Sie in den strukturierten Tags eine Gruppe (Art) markiert haben und diese Aktion ausführen, wird Ihnen die entsprechende Art vorbelegt. Andernfalls müssen Sie eine Art auswählen, die für diesen Tag verwendet werden soll. Je nach Auswahl werden im weiteren Verlauf die Eingabemöglichkeiten der Detaildatensätze freigegeben. Sie können hier nur die vorhandenen Arten wählen Bezeichnung Legen Sie eine Bezeichnung für diesen Tag fest. Die Bezeichnung wird in der Suche nach Tags als Standardoption verwendet.

55 Untergeordnet Dieses Feld ist optional und kann leer bleiben. Über eine Auswahl (Button ) können Sie eine Suche und Zuordnung durchführen. Über dieses Feld können Sie eine Zuordnung herstellen, in der Sie angeben können, ob dieser Tag unter einer anderen Art - in den Strukturierten Tag(s) - angezeigt werden soll. Über diese Eingabenmöglichkeit können Sie eine Baumstruktur erstellen Besitzer Dieses Feld dient zur Anzeige, welcher Benutzer diesen Tag erzeugt hat. Nur dieser Benutzer hat die Berechtigung diesen Tag auch wieder zu entfernen. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich! Dieses Feld wird bei neuen Datensätzen automatisch beim Speichern -durch den aktuellen Benutzer befüllt Löschen Diese Aktion kann nur vom Besitzer - siehe Feld Besitzer ausgeführt werden, d.h. nur der Besitzer darf einen Tag auch wenn dieser über eine Benutzerfreigabe anderen Benutzern zur Verfügung gestellt wurde auch wieder löschen Speichern Wenn Sie die Pflichtfelder eingegeben bzw. vorhandene Felder geändert haben, müssen Sie den Datensatz über den Button Speichern speichern. Bei einer Neuanlage sind die Details dynamische Felder - erst nach dem Speichern vorhanden Abbrechen Sie können die Neuanlage bzw. Änderung eines vorhandenen Tag(s) über den Button Abbrechen wieder abbrechen. D.h. die von Ihnen durchgeführten Änderungen werden nicht gespeichert Gewählten Tag bearbeiten Um einen Tag zu bearbeiten, können Sie den Tag markieren und diese Aktion ausführen. Diese Aktion ist gleichzusetzen mit einem Doppelklick auf einen Tag Alle Tag(s) aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige des Datenbaumes wird aktualisiert und neu geladen.

56 Benutzer Anzeige der vorhandenen Benutzer. Dieser Bereich ist für Drag and Drop Operationen vorhanden. Es werden Ihnen alle vorhandenen Benutzer angezeigt, die Sie einzeln in den Bereich der Benutzerfreigabe (Register Benutzerfreigabe(n)) einer , eines Dokumentes, eines Bildes bzw. einer Gesprächsnotiz ziehen können um einen Datensatz dem entsprechenden Benutzer freizugeben. Abb. Benutzer Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Alle Benutzer aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Benutzer wird aktualisiert und neu geladen. 56

57 Wiedervorlage Anzeige der Wiedervorlage für den aktuellen Benutzer. In diesem Bereich werden Ihnen Ihre Wiedervorlagen angezeigt, die Sie sich eingerichtet haben. Wiedervorlagen können Sie für s, Dokumente und Bilder erstellen. Wenn Sie eine Wiedervorlage bearbeiten möchten, können Sie per Doppelklick auf den jeweiligen Datensatz die entsprechende bzw. das Dokument, das Bild bzw. den Tag anzeigen lassen und bearbeiten. Anmerkung: Aktuell können Wiedervorlagen nur für den aktuellen Benutzer hinterlegt werden. Abb. Wiedervorlage mit Kontext Mneü Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Gewählte Wiedervorlage bearbeiten Um eine Wiedervorlage zu bearbeiten, können Sie diese in der Auflistung markieren und diese Aktion ausführen. Diese Aktion ist gleichzusetzen mit einem Doppelklick auf einer Wiedervorlage Gewählte Wiedervorlage löschen Um eine Wiedervorlage zu entfernen, markieren Sie diese in der Auflistung und führen Sie diese Aktion aus Wiedervorlage aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Wiedervorlage wird aktualisiert und neu geladen.

58 5.9.2 Rechte Fensterseite In der rechten Fensterseite werden Ihnen die Datensätze im Registerformat angezeigt, sowohl die einzelnen Storages ( , Dokumente, Bilder und Gesprächsnotizen) als auch die zur Bearbeitung gewählten Tags(s) werden angezeigt. Sie können hierbei mehrere Datensätze öffnen und zwischen den einzelnen Registern wechseln. Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit über ein Kontextmenü einzelne Aktionen auszuführen Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Aktives Register schließen Um das aktuelle aktive Register (sei es ein Tag, Storage, Dokumenten Storage, Bilder Storage oder eine Gesprächsnotiz) zu schließen, klicken Sie im Bereich der Register um diese Aktion durchzuführen Alle Register schließen Um alle geöffneten Register zu schließen, klicken Sie im Bereich der Register um diese Aktion durchzuführen.

59 5.10 Storages Sie können über das Menü bzw. Tool Menü die einzelnen Storages aufrufen. Dies werden dann im Immo Meets Office Easy Office Storage Explorer in Form eines Registers dargestellt. Anmerkung: In einer Mehrbenutzerumgebung und Mehrfachbenutzerfreigabe: sollten Sie einen Tag bzw. einen Storage länger offen lassen, so kann es vorkommen, dass der Datensatz nicht mehr aktuell oder durch einen anderen Benutzer geändert wurde. Daher empfiehlt es sich die Datensätze bzw. einzelnen Berieche regelmäßig zu aktualisieren. Abb.: Explorer Formular 59 Alternativ können Sie die einzelnen Storages, bzw. die entsprechenden Dateien, die in den jeweiligen Storages hinterlegt wurden, auch über einen Tag(s) aufrufen. Der Unterscheid zum Explorer, der immer alle Dateien des jeweiligen Storages anzeigt, ist, dass im aufgerufenen Tag(s) die Dateien des jeweiligen Storages angezeigt werden, die dem Tag zugeordnet sind.

60 Abb.: Über den Explorer aufgerufener Tag(s) und dessen Storages 60

61 s Im Storage können alle hinterlegten s, vorausgesetzt Sie haben die Benutzerberechtigung, gesucht bzw. und bearbeitet werden. Abb.: Storage als Register Der Aufbau des Storages ist in drei Bereiche aufgeteilt: 61

62 Linke Seite Anzahl Die Anzahl wird aus den Benutzereinstellungen vorbelegt, kann jedoch jederzeit geändert werden um die entsprechende Anzahl der Datensätze im Suchergebnis anzuzeigen Suche Im Bereich der Suche können Sie nach Inhalten (Body) einzelner s suchen. Die Suche wird automatisch ab der Eingabe von mind. 2 Buchstaben bzw. Ziffern ausgeführt und die gefundenen Datensätze werden im Suchergebnis ausgegeben Suchergebnis Das Suchergebnis gibt alle gefundenen s als Datensatz an, die mit der Suche übereinstimmen. Sobald mindestens ein Datensatz gefunden bzw. angezeigt wird, können Sie per Mausklick auf den Datensatz die Vorschau (im unteren Teil des Storages) bzw. alle dazugehörenden Informationen - wie Tag(s), Anlage(n), Benutzerfreigabe(n) und Wiedervorlagen anzeigen lassen. Über einen Doppelklick auf dem Datensatz wird die Aktion gewählte öffnen ausgeführt. Weitere mögliche Aktionen sind im Kontextmenü enthalten. Anmerkung: Das Suchergebnis ist gleichzeitig der Bereich für den Drop Effekt (Drag and Drop Operationen)! D.h. wenn Sie eine aus Microsoft Outlook in diesen Bereich ziehen erscheint ein Mauszeiger, der Ihnen anzeigt, dass Sie hier eine einfügen können. Bei loslassen einer oder mehrere s werden diese dann in den Storage importiert Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Gewählte öffnen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz öffnen. Diese Aktion kann auch per Doppelklick auf einen Datensatz ausgeführt werden Gewählte speichern unter Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, den aktuell markierten Datensatz zu speichern/zu exportieren. Dabei wird ein Speicher unter - Dialogfenster geöffnet und Sie erhalten die Möglichkeit einen Datenpfad bzw. einen Dateinamen anzugeben, worunter der Datensatz gespeichert werden soll.

63 Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie den Datensatz aus dem Immo Meets Office Easy Office Storage z.b. in den Windows Explorer oder auf den Desktop ziehen um diesen zu speichern Gewählte löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Datensatz aus der Datenbank zu entfernen. Dazu markieren Sie diesen und führen Sie diese Aktion aus. Anmerkung: nur der aktuelle Besitzer des Datensatzes kann diesen auch löschen/entfernen Gewählte auf Wiedervorlage setzen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz auf die Wiedervorlage setzen. Dabei wird Ihnen ein Formular angezeigt, in dem Sie ein Wiedervorlagedatum bzw. -uhrzeit angeben können. Wählen Sie hierbei über den Kalender ein Datum aus oder geben Sie dies manuell ein und klicken Sie auf Speichern um den Datensatz auf die Wiedervorlage zu setzen. Abb. Wiedervorlageeinstellungen Alle s aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige des Storages wird aktualisiert und neu geladen.

64 Rechte Seite Tag(s) Die in der zugeordneten Tag(s) werden mit der jeweiligen Bezeichnung angezeigt bzw. hier können Sie neue Tag(s) hinzufügen oder vorhandenen Zuordnungen löschen. Mit einem Doppelklick auf einen Tag wird dieser in einem neuen Fenster geöffnet um Ihnen die Details anzuzeigen. Die vorhandenen Tag(s) werden anhand Ihrer zugeordneten Arten gruppiert angezeigt. Abb.: Tag(s) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): 64 Abb.: Kontextmenü Neuen Tag hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz einen neuen Tag zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, die dieselben Suchoptionen bereitstellt wie das Register Suche nach Tag(s) im Explorer Formular. Suchen Sie hierbei den Tag, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Tag im Datensatz gespeichert.

65 Abb.: Suchfenster Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Suche nach Tag(s) direkt in eine geöffnete ziehen um den Tag zuzuordnen Gewählten Tag löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Tag aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Tags können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Tags, wieder löschen Alle Tag(s) aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Tags wird aktualisiert und neu geladen Anlage(n) Sollten sich Anlagen (Dokumente, Bilder, etc.) in einer befinden, werden diese beim Import der wenn die Benutzereinstellungen die Option Anlagen enthält automatisch überprüft und die Anlagen zusätzlich im Dokumenten Storage bzw. Bilder Storage gespeichert. Über das Register Anlage(n) können Sie die einzelnen Anlagen - per Doppelklick öffnen. Abb.: Anlagen

66 Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Gewählte Anlage öffnen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz öffnen. Diese Aktion kann auch per Doppelklick auf einen Datensatz ausgeführt werden Gewählte Anlage speichern unter Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, den aktuell markierten Datensatz zu speichern/zu exportieren. Dabei wird ein Speichern unter - Dialogfenster geöffnet und Sie erhalten die Möglichkeit einen Datenpfad bzw. einen Dateinamen anzugeben, worunter der Datensatz gespeichert werden soll Gewählte Anlage im Storage anzeigen Durch diese Aktion können Sie die gewählte Anlage im Storage anzeigen lassen, dabei wird automatisch der Dokumenten oder der Bilder Storage in einem neuen Fenster angezeigt und die Anlage markiert Alle Anlagen aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Tags wird aktualisiert und neu geladen.

67 Benutzerfreigabe(n) In der Benutzerfreigabe(n) werden die zugeordneten Benutzer angezeigt, die diese sehen und bearbeiten können. Einer manuell importierten wird immer der eigene Benutzer zugeordnet und kann nicht entfernt werden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit weitere Benutzer für diese freizugeben. Zudem kann die Benutzerfreigabe der für einen Benutzer entfernt werden. Abb. Benutzerfreigabe(n) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Neue Benutzerfreigabe hinzufügen Durch diese Aktion können Sie einem Datensatz eine neue Benutzerfreigabe zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, welches die Suchoptionen nach Benutzernamen bereitstellt. Suchen Sie hierbei den Benutzer, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Benutzer im Datensatz gespeichert.

68 Abb.: Suchfenster 68 Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Benutzer direkt in eine geöffnete ziehen um den Benutzer zuzuordnen Ausgewählte Benutzerfreigabe löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit die aktuell markierte Benutzerfreigabe aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Benutzer können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Benutzers, wieder löschen Alle Benutzerfreigaben aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Benutzerfreigaben wird aktualisiert und neu geladen.

69 Wiedervorlage In der Wiedervorlage haben Sie die Möglichkeit einzelne s mit einer Wiedervorlage zu versehen um sich diese zu merken. Die Wiedervorlage wird dann im Register der Wiedervorlage bzw. im Explorer im Register Wiedervorlage angezeigt. Dabei können Sie mehrere Termine als Wiedervorlage für die einzelne hinterlegen. Alle Wiedervorlagen werden bis zum ausgewählten Datum bis der Standard ist das Tagesdatum/Rechnertagesdatum - angezeigt. Wenn Sie zukünftige Wiedervorlagen sehen möchten, ändern Sie das Datum um die Anzeige zu aktualisieren. Abb.: Wiedervorlage Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Gewählte Wiedervorlage bearbeiten Durch diese Aktion können Sie die vorhandene Wiedervorlage noch mal bearbeiten um z.b. ein anderes Wiedervorlagedatum zu setzen Gewählte Wiedervorlage löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit die aktuell markierte Wiedervorlage aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen Wiedervorlage aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Wiedervorlage wird aktualisiert und neu geladen.

70 Unten Vorschau Im Bereich der Vorschau wird Ihnen der aktuell gewählte Datensatz angezeigt. Dabei kann die Anzeige je nach Benutzereinstellungen (Body: HTML oder nur Text bzw. nur Text) abweichend von der original sein. 70

71 Dokumente Im Dokumenten Storage können alle hinterlegten Dokumente, vorausgesetzt Sie haben die Benutzerberechtigung, gesucht und bearbeitet werden. Abb.: Dokumenten Storage im Register Der Aufbau des Dokumenten Storages ist in 3 Bereiche aufgeteilt: 71

72 Linke Seite Anzahl Die Anzahl wird aus den Benutzereinstellungen vorbelegt, kann jedoch jederzeit geändert werden, um die entsprechende Anzahl der Datensätze im Suchergebnis anzuzeigen Suche Im Bereich der Suche können Sie nach Inhalten einzelner Dokumente suchen. Die Suche wird automatisch ab der Eingabe von mind. 2 Buchstaben bzw. Ziffern ausgeführt und die gefundenen Datensätze werden im Suchergebnis ausgegeben Dateitypen Sie können die Dokumente, die durchsucht werden sollen, auch im Datentyp einschränken. D.h. wenn Sie einen bestimmten Dokumententyp suche möchten, z.b. ein PDF, können Sie hier die Suche der vorhandenen, bereits Importierten Dateien, auf diesen Dokumententypen eingrenzen. Der Standardwert ist hierbei immer -> alle <- und somit werden alle vorhandenen Dokumente durchsucht Suchergebnis Das Suchergebnis gibt alle gefundenen Dokumente als Datensatz an, die mit der Suche übereinstimmen. Sobald mindestens ein Datensatz gefunden bzw. angezeigt wird, können Sie per Mausklick auf den Datensatz die Vorschau (im unteren Teil des Storages) bzw. alle dazugehörenden Informationen - wie Tag(s), Benutzerfreigabe(n) und Wiedervorlagen anzeigen lassen bzw. über einen Doppelklick auf dem Datensatz die Aktion das gewählte Dokument öffnen. Weitere mögliche Aktionen sind im Kontextmenü enthalten. Anmerkung: Das Suchergebnis ist gleichzeitig der Bereich für den Drop Effekt (Drag and Drop Operationen)! D.h. wenn Sie eine Datei aus dem Microsoft Explorer in diesen Bereich ziehen erscheint ein Mauszeiger, der Ihnen anzeigt, dass Sie hier eine Datei einfügen können. Beim Loslassen einer oder mehrere Dateien werden diese dann in den Dokumenten Storage importiert.

73 Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Eine Datei importieren Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, Dateien einzeln aus dem Windows Explorer zu importieren. Dafür wird Ihnen eine Datei öffnen Dialogfenster zur Verfügung gestellt, um eine Datei auszuwählen. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie auch mehrere Dateien z.b. vom Desktop oder aus dem Windows Explorer in das Immo Meets Office Easy Office Storage importieren. Jedoch kann dies bei größeren Datenmengen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen Ein Verzeichnis importieren Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, ein vollständiges Verzeichnis aus dem Windows Explorer zu importieren, dafür wird Ihnen eine Ordner suchen Dialogfenster zur Verfügung gestellt um ein Verzeichnis auszuwählen. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie auch mehrere Dateien z.b. vom Desktop oder aus dem Windows Explorer in das Immo Meets Office Easy Office Storage importieren. Jedoch kann dies bei größeren Datenmengen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen Gewähltes Dokument öffnen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz öffnen. Diese Aktion kann auch per Doppelklick auf einen Datensatz ausgeführt werden.

74 Gewähltes Dokument speichern unter Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, den aktuell markierten Datensatz zu speichern/zu exportieren. Dabei wird ein Speichern unter - Dialogfenster geöffnet und Sie erhalten die Möglichkeit einen Datenpfad bzw. einen Dateinamen anzugeben, worunter der Datensatz gespeichert werden soll. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie den Datensatz aus dem Immo Meets Office Easy Office Storage z.b. in den Windows Explorer oder auf den Desktop ziehen um diesen zu speichern Gewähltes Dokument per versenden Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, das aktuell markierte Dokument per (aktuell Microsoft Outlook ) als Dateianhang zu versenden. Dabei wird das Dokument als Dateianhang an eine neue gehängt. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie auch Dokumente aus dem Immo Meets Office Easy Office Storage in eine als Anhang übertragen oder in andere Anwendungen, die Drag and Drop Operationen unterstützen! Gewähltes Dokument löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Datensatz aus der Datenbank zu entfernen. Dazu markieren Sie diese und führen die Aktion aus. 74 Anmerkung: nur der aktuelle Besitzer des Datensatzes kann diesen auch löschen/entfernen Gewähltes Dokument auf Wiedervorlage setzen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz auf die Wiedervorlage setzen. Dabei wird Ihnen ein Formular angezeigt, in dem Sie ein Wiedervorlagedatum bzw. -uhrzeit angeben können. Wählen Sie hierbei über den Kalender ein Datum aus oder geben Sie dies manuell ein und klicken Sie auf Speichern um den Datensatz auf die Wiedervorlage zu setzen. Abb. Wiedervorlageeinstellungen Alle Dokumente aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige des Dokumenten Storages wird aktualisiert und neu geladen.

75 Rechte Seite Tag(s) Die in dem Dokument zugeordneten Tag(s) werden mit der jeweiligen Bezeichnung angezeigt bzw. hier können Sie neue Tag(s) hinzufügen oder vorhandene Zuordnungen löschen. Mit einem Doppelklick auf einen Tag wird dieser in einem neuen Fenster geöffnet, um Ihnen die Details anzuzeigen. Die vorhandenen Tag(s) werden anhand Ihrer zugeordneten Arten gruppiert angezeigt. Abb.: Tag(s) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Neuen Tag hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz einen neuen Tag zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, das dieselben Suchoptionen bereitstellt wir das Register Suche nach Tag(s) im Explorer Formular. Suchen Sie hierbei den Tag, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Tag im Datensatz gespeichert.

76 Abb.: Suchfenster Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Suche nach Tag(s) direkt in ein geöffnetes Dokument ziehen um den Tag zuzuordnen Gewählten Tag löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Tag aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Tags können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Tags, wieder löschen Alle Tag(s) aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Tags wird aktualisiert und neu geladen.

77 Benutzerfreigabe(n) In der Benutzerfreigabe(n) werden die zugeordneten Benutzer angezeigt, die dieses Dokument sehen und bearbeiten können. Einer manuell importierten Datei wird immer der eigene Benutzer zugeordnet und kann nicht entfernt werden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit weitere Benutzer für dieses Dokument freizugeben. Zudem kann die Benutzerfreigabe für einen Benutzer entfernt werden. Abb. Benutzerfreigabe(n) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Neue Benutzerfreigabe hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz eine neue Benutzerfreigabe zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, welches die Suchoptionen nach Benutzernamen bereitstellt. Suchen Sie hierbei den Benutzer, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Benutzer im Datensatz gespeichert.

78 Abb.: Suchfenster 78 Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Benutzer direkt in ein geöffnetes Dokument ziehen um den Benutzer zuzuordnen Ausgewählte Benutzerfreigabe löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit die aktuell markierte Benutzerfreigabe aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Benutzer können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Benutzers, wieder löschen Alle Benutzerfreigaben aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Benutzerfreigaben wird aktualisiert und neu geladen.

79 Wiedervorlage In der Wiedervorlage haben Sie die Möglichkeit einzelne Dokumente mit einer Wiedervorlage zu versehen um sich diese zu merken. Die Wiedervorlage wird dann im Register der Wiedervorlage bzw. im Explorer im Register Wiedervorlage angezeigt. Dabei können Sie mehrere Termine als Wiedervorlage für die einzelnen Dokumente hinterlegen. Alle Wiedervorlagen werden bis zum ausgewählten Datum bis der Standard ist das Tagesdatum/Rechnertagesdatum - angezeigt. Wenn Sie zukünftige Wiedervorlagen sehen möchten, ändern Sie das Datum um die Anzeige zu aktualisieren. Abb.: Wiedervorlage Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Gewählte Wiedervorlage bearbeiten Durch diese Aktion können Sie die vorhandene Wiedervorlage noch mal bearbeiten um z.b. ein anderes Wiedervorlagedatum zu setzen Gewählte Wiedervorlage löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit die aktuell markierte Wiedervorlage aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen Wiedervorlage aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Wiedervorlage wird aktualisiert und neu geladen.

80 Unten Vorschau Im Bereich der Vorschau wird Ihnen der aktuell gewählte Datensatz angezeigt. Dabei kann die Anzeige je nach Benutzereinstellungen und Dokumententyp abweichend sein. 80

81 Bilder Im Bilder Storage können alle hinterlegten Bilder, vorausgesetzt Sie haben die Benutzerberechtigung, gesucht und bearbeitet werden. Abb.: Bilder Storage im Register Der Aufbau des Dokumenten Storages ist in drei Bereiche aufgeteilt: 81

82 Linke Seite Anzahl Die Anzahl wird aus den Benutzereinstellungen vorbelegt, kann jedoch jederzeit geändert werden, um die entsprechende Anzahl der Datensätze im Suchergebnis anzuzeigen Suche Im Bereich der Suche können Sie nach Inhalten einzelner Bilder suchen. Die Suche wird automatisch ab der Eingabe von mind. zwei Buchstaben bzw. Ziffern ausgeführt und die gefundenen Datensätze werden im Suchergebnis ausgegeben Dateitypen Sie können die Bilder, die durchsucht werden sollen, auch im Datentyp einschränken. D.h. wenn Sie einen bestimmten Bildertyp suchen möchten, z.b. ein GIF, können Sie hier die Suche der vorhandenen, bereits Importierten Dateien, auf diesen Bildertypen eingrenzen. Der Standardwert ist hierbei immer -> alle <- und somit werden alle vorhandenen Bilder durchsucht Suchergebnis Das Suchergebnis gibt alle gefundenen Bilder als Datensatz an, die mit der Suche übereinstimmen. Sobald mindestens ein Datensatz gefunden bzw. angezeigt wird, können Sie per Mausklick auf den Datensatz die Vorschau (im unteren Teil des Storages) bzw. alle dazugehörenden Informationen - wie Tag(s), Benutzerfreigabe(n) und Wiedervorlagen anzeigen lassen. Über einen Doppelklick auf dem Datensatz wird die Aktion gewähltes Bild öffnen ausgeführt. Weitere mögliche Aktionen sind im Kontextmenü enthalten. Anmerkung: Das Suchergebnis ist gleichzeitig der Bereich für den Drop Effekt (Drag and Drop Operationen)! D.h. wenn Sie eine Datei aus dem Microsoft Explorer in diesen Bereich ziehen, erscheint ein Mauszeiger, der Ihnen anzeigt, dass Sie hier eine Datei einfügen können. Beim Loslassen einer oder mehrere Dateien werden diese dann in den Bilder Storage importiert.

83 Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Eine Bild importieren Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, Dateien einzeln aus dem Windows Explorer zu importieren. Dafür wird Ihnen ein Datei öffnen Dialogfenster zur Verfügung gestellt um eine Datei auszuwählen. 83 Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie auch mehrere Dateien z.b. vom Desktop oder aus dem Windows Explorer in das Immo Meets Office Easy Office Storage importieren. Jedoch kann dies bei größeren Datenmengen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen Ein Verzeichnis importieren Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, ein vollständiges Verzeichnis aus dem Windows Explorer zu importieren, dafür wird Ihnen ein Ordner suchen Dialogfenster zur Verfügung gestellt um ein Verzeichnis auszuwählen. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie auch mehrere Dateien z.b. vom Desktop oder aus dem Windows Explorer in das Immo Meets Office Easy Office Storage importieren. Jedoch kann dies bei größeren Datenmengen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen Gewähltes Bild öffnen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz öffnen. Diese Aktion kann auch per Doppelklick auf einen Datensatz ausgeführt werden.

84 Gewähltes Bild speichern unter Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, den aktuell markierten Datensatz zu speichern/zu exportieren. Dabei wird ein Speicher unter Dialogfenster geöffnet und Sie erhalten die Möglichkeit einen Datenpfad bzw. einen Dateinamen anzugeben, worunter der Datensatz gespeichert werden soll. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie den Datensatz aus dem Immo Meets Office Easy Office Storage z.b. in den Windows Explorer oder auf den Desktop ziehen um diesen zu speichern Gewähltes Bild per versenden Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, das aktuell markierte Bild per (aktuell Microsoft Outlook ) als Dateianhang zu versenden. Dabei wird das Bild als Dateianhang an eine neue gehängt. Anmerkung: Durch die Drag and Drop Operation können Sie auch Bilder aus dem Immo Meets Office Easy Office Storage in eine als Anhang übertragen oder in andere Anwendungen, die Drag and Drop Operationen unterstützen! Gewähltes Bild löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Datensatz aus der Datenbank zu entfernen. Dazu markieren Sie diese und führen Sie diese Aktion aus. 84 Anmerkung: nur der aktuelle Besitzer des Datensatzes kann diesen auch löschen/entfernen Gewähltes Bild auf Wiedervorlage setzen Durch diese Aktion können Sie den aktuell markierten Datensatz auf die Wiedervorlage setzen. Dabei wird Ihnen ein Formular angezeigt, in dem Sie ein Wiedervorlagedatum bzw. -uhrzeit angeben können. Wählen Sie hierbei über den Kalender ein Datum aus oder geben Sie dies manuell ein und klicken Sie auf Speichern um den Datensatz auf die Wiedervorlage zu setzen. Abb. Wiedervorlageeinstellungen Alle Bilder aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige des Bilder Storages wird aktualisiert und neu geladen.

85 Rechte Seite Tag(s) Die in dem Bild zugeordneten Tag(s) werden mit der jeweiligen Bezeichnung angezeigt. Hier können Sie neue Tag(s) hinzufügen oder vorhandene Zuordnungen löschen. Mit einem Doppelklick auf einen Tag wird dieser in einem neuen Fenster geöffnet, um Ihnen die Details anzuzeigen. Die vorhandenen Tag(s) werden anhand Ihrer zugeordneten Arten gruppiert angezeigt. Abb.: Tag(s) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Neuen Tag hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz einen neuen Tag zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, das dieselben Suchoptionen bereitstellt wir das Register Suche nach Tag(s) im Explorer Formular. Suchen Sie hierbei den Tag, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Tag im Datensatz gespeichert.

86 Abb.: Suchfenster Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Suche nach Tag(s) direkt in ein geöffnetes Bild ziehen um den Tag zuzuordnen Gewählten Tag löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Tag aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Tags können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Tags, wieder löschen Alle Tag(s) aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Tags wird aktualisiert und neu geladen.

87 Benutzerfreigabe(n) In der Benutzerfreigabe(n) werden die zugeordneten Benutzer angezeigt, die dieses Bild sehen und bearbeiten können. Einer manuell importierten Datei wird immer der eigene Benutzer zugeordnet und kann nicht entfernt werden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit weitere Benutzer für dieses Bild freizugeben. Zudem kann die Benutzerfreigabe für einen Benutzer entfernt werden. Abb. Benutzerfreigabe(n) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Neue Benutzerfreigabe hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz eine neue Benutzerfreigabe zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, welches die Suchoptionen nach Benutzernamen bereitstellt. Suchen Sie hierbei den Benutzer, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Benutzer im Datensatz gespeichert.

88 Abb.: Suchfenster 88 Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Benutzer direkt in ein geöffnetes Bild ziehen um den Benutzer zuzuordnen Ausgewählte Benutzerfreigabe löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierte Benutzerfreigabe aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Benutzer können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Benutzers, wieder löschen Alle Benutzerfreigaben aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Benutzerfreigaben wird aktualisiert und neu geladen.

89 Wiedervorlage In der Wiedervorlage haben Sie die Möglichkeit einzelne Bilder mit einer Wiedervorlage zu versehen um sich diese zu merken. Die Wiedervorlage wird dann im Register der Wiedervorlage bzw. im Explorer im Register Wiedervorlage angezeigt. Dabei können Sie mehrere Termine als Wiedervorlage für die einzelnen Bilder hinterlegen. Alle Wiedervorlagen werden bis zum ausgewählten Datum bis der Standard ist das Tagesdatum/Rechnertagesdatum - angezeigt. Wenn Sie zukünftige Wiedervorlagen sehen möchten, ändern Sie das Datum um die Anzeige zu aktualisieren. Abb.: Wiedervorlage Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Gewählte Wiedervorlage bearbeiten Durch diese Aktion können Sie die vorhandene Wiedervorlage noch mal bearbeiten um z.b. ein anderes Wiedervorlagedatum zu setzen Gewählte Wiedervorlage löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit die aktuell markierte Wiedervorlage aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen Wiedervorlage aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Wiedervorlage wird aktualisiert und neu geladen.

90 Unten Vorschau Im Bereich der Vorschau wird Ihnen der aktuell gewählte Datensatz angezeigt. Dabei kann die Anzeige je nach Benutzereinstellungen und Dokumententyp abweichend sein. 90

91 Gesprächsnotizen Im Gesprächsnotizen Storage können alle hinterlegten Gesprächsnotizen - vorausgesetzt Sie haben die Benutzerberechtigung dazu - gesucht und bearbeitet werden. Abb.: Gesprächsnotizen Storage im Register Der Aufbau des Gesprächsnotizen Storage ist in drei Bereiche aufgeteilt: 91

92 Linke Seite Anzahl Die Anzahl wird aus den Benutzereinstellungen vorbelegt, kann jedoch jederzeit geändert werden, um die entsprechende Anzahl der Datensätze im Suchergebnis anzuzeigen Suche Im Bereich der Suche können Sie nach Inhalten einzelner Gesprächsnotizen suchen. Die Suche wird automatisch, ab der Eingabe von mind. zwei Buchstaben bzw. Ziffern, ausgeführt und die gefundenen Datensätze werden im Suchergebnis ausgegeben Suchergebnis Das Suchergebnis gibt alle gefundenen Gesprächsnotizen als Datensatz an, die mit der Suche übereinstimmen. Sobald mindestens ein Datensatz gefunden bzw. angezeigt wird, können Sie per Mausklick auf den Datensatz die Bearbeitung (im unteren Teil des Storages) bzw. alle dazugehörenden Informationen - wie Tag(s) und Benutzerfreigabe(n) anzeigen lassen Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Eine Gesprächsnotiz erstellen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit eine neue Gesprächsnotiz zu erstellen. Dabei wird wie in der Bearbeitung der untere Bereich angezeigt, indem Sie eine neue Gesprächsnotiz erfassen können Gewählte Gesprächsnotiz per versenden Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, die aktuell markierte Gesprächsnotiz per (aktuell Microsoft Outlook ) zu versenden. Dabei wird der Betreff der Gesprächsnotiz sowie der Text als Text (Body) in eine neue übergeben Gewählte Gesprächsnotiz löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Datensatz aus der Datenbank zu entfernen. Dazu markieren Sie diesen und führen die Aktion aus Alle Gesprächsnotizen aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Gesprächsnotizen wird aktualisiert und neu geladen.

93 Rechte Seite Tag(s) Die in der Gesprächsnotiz zugeordneten Tag(s) werden mit der jeweiligen Bezeichnung angezeigt bzw. hier können Sie neue Tag(s) hinzufügen oder vorhandene Zuordnungen löschen. Mit einem Doppelklick auf einen Tag wird dieser in einem neuen Fenster geöffnet, um Ihnen die Details anzuzeigen. Die vorhandenen Tag(s) werden anhand Ihrer zugeordneten Arten gruppiert angezeigt. Abb.: Tag(s) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): 93 Abb.: Kontextmenü Neuen Tag hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz einen neuen Tag zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, das dieselben Suchoptionen bereitstellt wir das Register Suche nach Tag(s) im Explorer Formular. Suchen Sie hierbei den Tag, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Tag im Datensatz gespeichert.

94 Abb.: Suchfenster Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Suche nach Tag(s) direkt in eine geöffnete Gesprächsnotiz ziehen um den Tag zuzuordnen Gewählten Tag löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierten Tag aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Tags können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Tags, wieder löschen Alle Tag(s) aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Tags wird aktualisiert und neu geladen.

95 Benutzerfreigabe(n) In der Benutzerfreigabe(n) werden die zugeordneten Benutzer angezeigt, die diese Gesprächsnotiz sehen und bearbeiten können. Einer Gesprächsnotiz wird immer der eigene Benutzer zugeordnet und kann nicht entfernt werden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit weitere Benutzer für diese Gesprächsnotiz freizugeben. Zudem kann die Benutzerfreigabe für einen Benutzer entfernt werden. Abb. Benutzerfreigabe(n) Kontextmenü Folgende Kontextmenüs stehen im Formular zur Verfügung (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile): Abb.: Kontextmenü Neue Benutzerfreigabe hinzufügen Durch diese Aktion können Sie dem Datensatz eine neue Benutzerfreigabe zuordnen. Dazu wird Ihnen ein neues Suchfenster angezeigt, welches die Suchoptionen nach Benutzernamen bereitstellt. Suchen Sie hierbei den Benutzer, der dem Datensatz zugeordnet werden soll und markieren Sie diesen. Mit klicken auf den Button Übernehmen wird der Benutzer im Datensatz gespeichert.

96 Abb.: Suchfenster 96 Anmerkung: Neue Tag(s) können Sie per Drag and Drop aus dem Register Benutzer direkt in eine geöffnete Gesprächsnotiz ziehen um den Benutzer zuzuordnen Ausgewählte Benutzerfreigabe löschen Durch diese Aktion erhalten Sie die Möglichkeit den aktuell markierte Benutzerfreigabe aus der Zuordnung zu diesem Datensatz zu entfernen. Anmerkung: Vorhandene Benutzer können Sie per Drag and Drop, durch herausziehen des Benutzers, wieder löschen Alle Benutzerfreigaben aktualisieren Diese Aktion aktualisiert die Auflistung. Die Anzeige der Benutzerfreigaben wird aktualisiert und neu geladen.

97 Unten Bearbeitung/Neuanlage Im Bereich der Bearbeitung wird Ihnen der aktuell gewählte Datensatz angezeigt. Hierbei haben Sie die Möglichkeit neue Gesprächsnotizen zu erstellen bzw. vorhandene Gesprächsnotizen zu verändern. Abb.: Bearbeitung/Neuanlage Gesprächsnotizen Datum/Uhrzeit Hierbei können Sie das Datum und die Uhrzeit der Gesprächsnotiz einfügen. Standardmäßig wird immer das aktuelle Datum und Uhrzeit bei Klick auf die Neuanlage angezeigt Betreff Einen Betreff für die Gesprächsnotiz muss angegeben werden Inhalt Der Inhalt/Text der Gesprächsnotiz. Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus und Speichern Sie diese.

98 6 Easy Database Importer Der Easy Database Importer ist eine eigenständige Anwendung, die es Ihnen ermöglicht, Daten (Tags) aus vorhandenen Systemen in das Immo Meets Office Easy Office Storage zu importieren. Abb.: Windows 8.1 Apps Alle Daten die in diesem Bereich Importiert werden können werden Benutzerabhängig importiert. D.h. wenn Sie sich als normaler Benutzer anmelden, werden alle erzeugten Daten/Tags Ihre Benutzerzuordnung erhalten. Überprüfen Sie daher vorher, ob es Sinnvoll ist, die Daten als normaler Benutzer oder als Administrator zu importieren. Anmerkung: Um Daten als Administrator zu Importieren, starten Sie den Immo Meets Office Easy Database Importer als Administrator. 98 Für folgende optional im Einsatz befindliche Softwaresysteme wird ein Import der Stammdaten (Tags) angeboten: - Microsoft Outlook - DOMUS Software AG o DOMUS1000 o DOMUS4000

99 6.1 Datenbankverbindung In der Datenbankverbindung erhalten Sie die Möglichkeit, verschiedene Softwaresysteme auszuwählen, um einen Datenimport durchzuführen. Anmerkung: Wenn Sie Daten aus Microsoft Outlook importieren möchten, können Sie direkt in den Datenbankimport wechseln, da für Microsoft Outlook keine Datenbankverbindungen benötigt werden. Abb.: Datenbankverbindungen 99

100 6.2 Menü Die Hauptmenüleiste besteht aus folgenden Bestandteilen: Abb.: Menüleiste Datenbankimport Stammdaten-/Datenbankimport der Tags aus Softwaresystemen. 6.3 Toolleiste Die wichtigsten Datenbereiche wurden in einer Toolleiste zusammengefasst, diese besteht aus folgenden Bereichen: Abb.: Toolleiste Datenbankimport Stammdaten-/Datenbankimport der Tags aus Softwaresystemen.

101 6.4 Datenbankverbindungen Um eine Datenbankverbindung zu dem Hausverwaltungssystem DOMUS 1000 oder DOMUS 4000 zu erstellen, klicken Sie bitte in der jeweilige Gruppe DOMUS 1000 bzw. DOMUS 4000 den Eintrag neue Datenbankverbindung anlegen an. Wenn Sie bereits Datenbankverbindungen gespeichert haben, werden diese unterhalb der jeweiligen Gruppe angezeigt. Um vorhandene Datenbankverbindungen zu bearbeiten, klicken Sie dazu den entsprechenden Eintrag an. Anmerkung: Bitte überprüfen/erfragen Sie bereits in der Testphase welche Domus 1000 bzw. Domus 4000 Version (Buildnummer) importiert bzw. verwendet werden kann! Domus 1000 Bei Domus 1000 handelt es sich um eine Microsoft Access Datenbank. Daher werden hier die Datenbankdateien, die Arbeitsgruppe und der Benutzer benötigt. Abb.: Datenbankverbindung zu Domus