Anleitung für die Mail-Umstellung

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1 Anleitung für die Mail-Umstellung Version/Datum: November-2013 Autor/Autoren: Green.ch Autorenteam Seite 1/11

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Einleitung Allgemeine Informationen zur Migration Kontakt zu green.ch Die Migration Wichtige Vorbereitungen Konto einrichten Ihre neuen Zugangsdaten Ablauf der -Umstellung seitens green.ch Die Umstellung Kundenseitige Umstellung bei POP/IMAP -Konten Einstellungen für Ihr -Programm Das neue Webmail Die neue Administrations-Konsole Konfigurationsanleitungen IMAP aktivieren Einstellung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos FAQ (Häufig gestellte Fragen) Gehen während der Umstellung s verloren? Wie lange wird mein Konto nicht erreichbar sein? Weshalb gibt es einen Unterbruch? Was ist eine Domain? Was ist eine TLD (Top Level Domain)? Fact Sheet Mail-Client Einstellungen Restriktionen Seite 2/11

3 1 Einleitung Die green.ch AG, als führender Schweizer Anbieter von Web- und Mailhosting-Lösungen, ist bestrebt mit innovativen Lösungen und fortschrittlichen Angeboten ihre Produkte ständig auf dem neusten Stand zu halten. In diesem Zusammenhang hat die green.ch AG die Serverlandschaft in den letzten Monaten auf georedundante Cluster, verteilt über 3 Rechencentren, verschoben und die Netzwerk-Infrastruktur aktualisiert. Aus diesem Grund wird der Mail-Server, auf welchem sich Ihre -Konten befinden, abgeschaltet. Damit Sie Ihre -Konten weiterverwenden können, werden diese auf die neue Mail- Server-Umgebung von green.ch migriert. Wir sind bemüht, die Migration für unsere Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Trotzdem ist es unumgänglich, dass der Besitzer des -Kontos oder der jeweilige IT-Verantwortliche Einstellungen bei den -Programmen oder Domänen vornehmen muss. Dieses Dokument liefert alle notwendigen Informationen und Anleitungen für die kundenseitigen Arbeitsschritte welche während der Migration nötig sind. Zudem liefert es Auskunft über den Ablauf der Umstellung und zu den einzelnen Arbeitsschritten. Sollten Sie die Migration nicht selbst durchführen können, konsultieren Sie bitte Ihren IT-Verantwortlichen. 2 Allgemeine Informationen zur Migration 2.1 Kontakt zu green.ch Sollten Sie Fragen zur Migration haben, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. Unser Kundendienst steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr telefonisch unter zur Verfügung. Alternativ können Sie uns mittels Ticketanfrage über erreichen. 3 Die Migration 3.1 Wichtige Vorbereitungen green.ch ist sich bewusst, dass die -Korrespondenz heutzutage eines der wichtigsten Kommunikations-Mittel darstellt. Aus diesem Grund werden diese Migrationen mit äusserster Vorsicht geplant und durchgeführt Konto einrichten Ihr -Programm sollte bereits richtig konfiguriert sein. Bitte überprüfen Sie trotzdem Ihre Einstellungen anhand des Datenblatts in Kapitel 6.1. Trotz sorgfältiger Migrations-Vorbereitungen empfehlen wir Ihnen dringend, Sicherheitskopien ihrer - Konten anzufertigen. Insbesondere dann, wenn Sie mit dem IMAP-Protokoll ihre s auf den Computer laden Ihre neuen Zugangsdaten Die Zugangsdaten zu Ihrer Adresse bleiben bestehen. Die Angaben zum Server werden in dieser Anleitung aufgeführt. Konsultieren Sie hierzu Kapitel oder Kapitel Ablauf der -Umstellung seitens green.ch Bitte entnehmen Sie den Zeitpunkt der Umstellung aus dem Die Umstellung Für diese Umstellung ist ein Zeitfenster von ca. 1 bis 2 Stunden notwendig. Sie werden ab dem im erwähnten Datum einen entsprechenden Unterbruch des Maildienstes erfahren. Seite 3/11

4 3.3 Kundenseitige Umstellung bei POP/IMAP -Konten Wenn Sie Ihre s via POP oder IMAP auf Ihr -Programm laden, müssen Sie am Tag der Umstellung Ihr - Programm (z.b. Outlook, Thunderbird, Mac Mail etc.) unter Umständen anpassen. Prüfen Sie bitte Ihre - Einstellungen gemäss dem Fact-Sheet in Kapitel 6. Passen Sie die Einstellungen wenn nötig an. (Anmerkung: Im Normalfall sind keine Anpassungen notwendig. Ausser Sie haben bis anhin bei den Server- Einstellungen die Domain messaging.ch oder eine IP-Adresse verwendet.) Einstellungen für Ihr -Programm Benutzername: Passwort: Ihre -Adresse Ihr persönliches Passwort (wurde im zugestellt) Posteingangsserver (POP): pop.ihredomain.xy Port: 110 oder Posteingangsserver (IMAP): imap.ihredomain.xy Port: 143 Postausgangsserver (SMTP): smtp.ihredomain.xy Port: 587 Der SMTP Server muss auch mit dem Benutzernamen und Passwort authentifizieren Das neue Webmail Auch wenn Sie Ihr -Programm am Tag der Umstellung noch nicht neu konfiguriert haben, werden Ihnen die s nach der Umstellung bereits auf das neue Webmail zugestellt. Sie können das Webmail wie folgt erreichen: Link zum Webmail: Benutzername: Passwort: Ihre -Adresse Ihr persönliches Passwort Die neue Administrations-Konsole Neu können Sie bequem persönliche Einstellungen in Ihrem -Konto konfigurieren. Sie können unter anderem die folgenden Einstellungen vornehmen: s an eine weitere -Adresse weiterleiten Das Passwort anpassen Usw. Hierzu steht Ihnen die Administrationskonsole unter my.green.ch zu Verfügung. Sie können die Administrationskonsole wie folgt erreichen: Link: Benutzername: Passwort: Ihre -Adresse Ihr persönliches Passwort Seite 4/11

5 4 Konfigurationsanleitungen 4.1 IMAP aktivieren Wichtig: Diese Arbeit muss von Ihrem Administrator durchgeführt werden. 1. Gehen Sie auf und melden Sie sich mit Admin-Benutzer an. Der Admin Benutzer heisst in der Regel 2. Klicken Sie auf Liste der Benutzer. Seite 5/11

6 3. Klicken Sie bei dem Benutzer, welchen Sie bearbeiten wollen, auf das Bleistift-Symbol. 4. Wählen Sie bei Einstellungen den Radiobutton Benutzerdefiniert aus (1.) und setzten Sie den Haken bei IMAP. Klicken Sie anschliessen auf Speichern (2.) um den Vorgang abzuschliessen. Wiederholen Sie den Vorgang bei allen Benutzern, welche mit IMAP arbeiten möchten. Seite 6/11

7 4.2 Einstellung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und wählen Sie unter Konteneinstellungen im Drop-Down Menu Kontoeinstellungen aus. 2. Wählen Sie das betroffene -Konto aus und klicken Sie auf Ändern. Seite 7/11

8 3. Geben Sie in den Feldern a. Posteingangsserver b. Postausgangsserver c. Benutzername d. Passwort die Daten gemäss Fact Sheet (Siehe Kapitel 6) ein. Ihr Benutzername und Passwort sind unverändert. Klicken Sie anschliessend auf Weitere Einstellungen. 4. Wählen Sie den Reiter Postausgangsserver an und kontrollieren Sie, dass der Haken bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung gesetzt ist. Markieren Sie zusätzlich die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. Seite 8/11

9 5. Wechseln Sie in den Reiter Erweitert und kontrollieren Sie die Serveranschlussnummern. Bei Posteingangsserver (POP3) verwenden Sie Port 110. Sollten Sie Ihr Konto mit IMAP konfiguriert haben, verwenden Sie bitte Port 143. Beim Postausgangsserver (SMTP) verwenden Sie bitte Port 587. Klicken Sie auf OK um das Fenster zu verlassen. 6. Da während der Umstellung beim testen der Kontoeinstellungen ein Fehler auftritt, entfernen Sie den Hacken bei Konteneinstellungen durch klicken auf Schaltfläche Weiter testen. Klicken Sie nun auf Weiter und im folgenden Fenster auf Fertigstellen. Die Umstellung der Konten kann ca. 2 Stunden in Anspruch nehmen. Der Unterbruch ist notwendig, damit Ihre s auf das neue System kopiert werden können. Seite 9/11

10 5.1.1 Gehen während der Umstellung s verloren? Die Umstellung wird durch green.ch mit aller Sorgfalt geplant. Es gehen keine s verloren. Es ist jedoch trotzdem ratsam, eine Kopie der s auf dem Computer zu erstellen. Während des Umzuges wird das -Konto für einen gewissen Zeitraum gesperrt. Dies hat zur Folge, dass s, welche zu diesem Zeitpunkt an das -Konto gesendet werden, mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgesendet werden. Moderne -Server versuchen die s eine gewisse Zeit erneut zuzustellen. Daher wird sich die Anzahl s, welche nicht zustellbar sein werden, in Grenzen halten Wie lange wird mein Konto nicht erreichbar sein? Der Umzug eines Kontos ist leider nicht ohne Unterbruch möglich. In der Regel dauert der Unterbruch ca. 2 Stunden. Bei Konten, welche wenig s beinhalten, kann der Unterbruch jedoch auch weniger Zeit in Anspruch nehmen Weshalb gibt es einen Unterbruch? Während des Unterbruchs werden Ihre s vom alten auf den neuen Server kopiert. Während dieser Zeit dürfen die -Konten nicht aktiv sein da sonst s oder Kalendereinträge etc. verloren gehen können Was ist eine Domain? Die Domain ist der Name, welcher eindeutig auf Ihr -Konto oder ihre Internet-Seite verweist. Bei der -Adresse steht die Domain immer hinter Was ist eine TLD (Top Level Domain)? Die TLD stellt den hintersten Teil der gesamten Domain dar (zum Beispiel.ch oder.com). Seite 10/11

11 6.1 Mail-Client Einstellungen Benutzername Posteingangsserver (POP3) Posteingangsserver (IMAP) Postausgangsserver (SMTP) Authentifizierung Posteingang und Postausgang Webmail Admin-Konsole Benutzername: Ihre -Adresse Passwort: Ihr persönliches Passwort Benutzername: Ihre -Adresse Passwort: Ihr persönliches Passwort pop.ihredomain.xy (Port 110) imap.ihredomain.xy (Port 143) smtp.ihredomain.xy (Port 587) Ihre -Adresse Zwingend mit Benutzernamen und persönlichem Passwort oder Restriktionen Maximale Empfängerzahl Maximale Attachement-Grösse Versandlimit in einem gewissen Zeitraum 50 Empfänger pro Mail 25 MB pro Mail 250 Mails pro Stunde und Domain Gut zu Wissen! Green.ch ist Mitglied der Initiative StopSpam. Details finden Sie unter Daher ist unauthentifizierter Versand von s auf den green.ch Systemen nicht gestattet. Es muss zwingend mit dem korrekten Benutzernamen und Passwort authentifiziert werden. Es kann nur noch mit Adressen authentifiziert werden, für welche ein Abonnement bei green.ch besteht. Zum Beispiel wird der Versand mit einer gmx.ch-adresse über den Postausgangsserver smtp.ihredomain.xy nicht mehr möglich sein. Empfang mit TLS ist über POP (Port 110) und IMAP (Port 143) nicht möglich. Seite 11/11