Arbeitnehmerdatenschutz

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1 dtb Datenschutz- und Technologieberatung Arbeitnehmerdatenschutz Aktuelle Seminare für Betriebs- und Personalräte Mit iphone, Laptop oder Tablet-PC immer im Dienst Arbeiten ohne Grenzen? Belastungen erkennen und thematisieren Andrea Breme Weiterbildung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei SAP -Systemen Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis Daten- und Persönlichkeitsschutz Dr. Eberhard Kiesche in Kooperation mit

2 Liebe Kolleginnen und Kollegen, virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation in sozialen Netzen verändern die Unternehmenskultur. Die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmt immer häufiger. Wo vieles möglich und manches einfacher erscheint, entstehen aber auch neue Belastungen und Anforderungen, beispielsweise durch die ständige Erreichbarkeit über iphone und Laptop. Stressbedingte Krankheiten nehmen zu. Arbeitsunfähigkeitszeiten oder medizinische Befunde sind sensible Gesundheitsdaten, und Beschäftigte haben ein berechtigtes Interesse am Schutz dieser Daten, damit es nicht zum Beispiel zu krankheitsbedingten Kündigungen kommt. Denn die landläufige Annahme, Arbeitnehmern könne wegen Krankheit keine Kündigung geschickt werden, ist falsch. Allerdings gelten dafür klare Regeln und das Kündigungsschutzgesetz muss eingehalten werden. Zudem spielen die Zeit, die der Mitarbeiter krank ist, die Prognose und die Verhältnismäßigkeit eine Rolle. In unseren Seminaren gehen wir unter anderem den Fragen nach, wie krankheitsbedingte Kündigungen im Vorfeld verhindert werden können und was Betriebsräte für den Daten- und Persönlichkeitsschutz in Bezug auf Gesundheitsdaten tun können. Die Themen Gesundheitsbezogene Daten und Krankheit und Kündigung bieten wir in Kooperation mit Arbeit und Lernen Detmold an. Wir freuen uns über Euer Interesse und Eure Teilnahme! Aktuelle Seminare 2015 Office 365 Darf es noch etwas mehr sein? Neue Anwendungen durch die Hintertür Seite 3 Mit iphone, Laptop oder Tablet-PC immer im Dienst Arbeiten ohne Grenzen? Belastungen erkennen und thematisieren Seite 6 Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis Daten- und Persönlichkeitsschutz Seite 6 Krankheit und Kündigung Belastungen erkennen und rechtliche Spielräume Seite 7 Datenschutz und Personalmanagement Grundlagen, Rechte und Pflichten in der Personalabteilung Seite 7 Matthias Wilke dtb Datenschutzund Technologieberatung Bei Fragen sind wir unter Telefon (0561) zu erreichen. Weitere Seminare unter Weiterbildung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei SAP -Systemen Bestehend aus Seminar I und Seminar II mit abschließender Zertifizierung* Seite 4 Seminar I Praktische Umsetzung des Bundesdatenschutzgesetzes und der Landesdatenschutzgesetze im betrieblichen/behördlichen Alltag Seite 5 Seminar II Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System Seite 5 *Zertifizierung Online-Klausur Seite 5 Abbildungsnachweise: panthermedia.net / everythingpossible (Titel), fotolia.com / THesIMPLIFY (Grafik, Titel) panthermedia.net / Alexandr Atkishkin (S. 3), fotolia.com / contrastwerkstatt (S. 4), fotolia.com / bluedesign (S. 5), fotolia.com / contrastwerkstatt (S. 6)

3 Der Appetit kommt beim Essen nach diesem Motto halten viele Anwendungen Einzug in die Unternehmen. Office 365 Darf es noch etwas mehr sein? Neue Anwendungen durch die Hintertür Office 365, die Cloud-Lösung von Microsoft für die Standard-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint wird von immer mehr Unternehmen eingeführt. Doch ähnlich wie auf dem Hamburger Fischmarkt bekommt man mehr in die Tüte, als man eigentlich braucht. Mit der Office-365-Wolke kommen viele Anwendungen für soziale Netze, virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation, die man eigentlich gar nicht bestellt hat. Da sie aber mit im Paket sind, nutzt man sie auch. Doch wie gehen die Betriebs- und Personalräte mit diesen Themen um? Welche Auswirkungen auf die Unternehmenskultur bringen die sozialen Netze und virtuellen Zusammenarbeitsräume mit sich? Dazu gibt es die Vorführung einer typischen Office-365-Umgebung mit Teamweb sites, Yammer und SharePoint, bei der mögliche Anwendungsbeispiele gezeigt werden. Anhand dieser Praxisbeispiele informiert das Seminar über die Rechte des Betriebs- und Personalrats und die Möglichkeiten zur Regelung. Gemeinsam werden Regelungspunkte und Ansätze für Dienstund Betriebsvereinbarungen erarbeitet. Cloud Computing von Office 365 und Datenschutz Office-365-Businesspläne und inklusive Funktionalitäten Virtuelle Zusammenarbeit in Office 365 Mitbestimmung bei Cloud-Computing- Lösungen (Änderungen, neue Versionen) Regelung sozialer Kollaboration Referenten: Mattias Ruchhöft, Dipl.-Ök.; Jens Mösinger, IT-Administrator Termin: Dezember 2015 (Beginn am ersten Tag: Uhr, Ende am letzten Tag: Uhr) Ort: Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel Teilnahmegebühr: 769 Euro Unterkunft: voraussichtlich 184 Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 192 Euro 3

4 Weiterbildung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei SAP -Systemen Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen: Zunehmend werden die Geschäftsprozesse eines Unternehmens über die betriebswirtschaftliche Software der Firma SAP abgewickelt. In Deutschland arbeiten 75 Prozent aller Großunternehmen damit. Die digitale Bearbeitung von Daten ist praktisch und zeitsparend, birgt aber Risiken für den Datenschutz, da vielfach mit personenbezogenen Informationen der Beschäftigten gearbeitet wird. Die Datenverarbeitung unterliegt in Deutschland und Europa besonderen Schutzbestimmungen, deren Einhaltung auch die Betriebs- und Personalräte kontrollieren müssen, um die sensiblen Daten der Beschäftigten vor unrechtmäßigem Zugriff zu schützen und die rechtlichen Vorschriften einzuhalten. In den seltensten Fällen jedoch sind die Betriebs- und Personalräte mit den technischen Aspekten von SAP -Systemen vertraut. Die beiden Seminare befassen sich mit der Umsetzung und der Überprüfung von Datenschutzbestimmungen am SAP -System. Abschließend können die Teilnehmer/-innen eine Online-Prüfung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz für den Betriebs- und Personalrat der Technischen Hochschule Mittelhessen (THM) absolvieren. Diejenigen, die keine Zertifizierung wünschen, erhalten eine Teilnahmebestätigung mit Auflistung der Inhalte eines Seminars oder beider Seminare. 4

5 Seminar I Praktische Umsetzung des Bundesdatenschutzgesetzes und der Landesdatenschutzgesetze im betrieblichen /behördlichen Alltag Das Seminar bildet die Grundlage zur Mitbestimmung beim betrieblichen und behördlichen Datenschutz. Es beinhaltet eine Einführung in den Beschäftigtendatenschutz. Das Seminar schult die Teilnehmer/-innen darin, welche Aufgaben und Berechtigungen eine Fachkraft für Datenschutz bei SAP -Systemen hat, und informiert darüber, wie Betriebs- und Personalräte SAP -Vereinbarungen gestalten können: Einführung in das Datenschutzrecht Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zum Beschäftigtendatenschutz Aktuelle Rechtsprechung von BAG und LAG Kooperationsmöglichkeiten: Betrieblicher Datenschutzbeauftragter und BR/PR Ausübung des Mitbestimmungsrechts Aufgaben und Berechtigungen einer Datenschutzfachkraft des BR/PR Überwachungs-/Informationsrechte von BR/PR bei Einführung/Betrieb von SAP -Systemen Entwicklung von SAP -Vereinbarungen Datenschutz und Mitbestimmung: konkrete Regelungen und Handlungsoptionen gemäß BetrVG, BPersVG und den jeweiligen Personalvertretungsgesetzen (PersVG) der Länder Termine: November 2015, Kassel Februar 2016, Kassel Juli 2016, Kassel Teilnahmegebühr: Euro (ermäßigter Sonderpreis bei Buchung von Seminar I und II: insgesamt Euro) Tagungspauschale: voraussichtlich 338 Euro Übernachtung: voraussichtlich 368 Euro Seminar II Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System Das Seminar informiert die Teilnehmer/-innen über die Grundlagen zu SAP -Systemen und darüber, wie der Arbeitgeber Leistung und Verhalten der Beschäftigten überwachen kann. Alle Teilnehmenden erhalten einen SAP -Datenschutzprüfleitfaden, arbeiten aktiv an einem PC mit Zugang zum SAP -System und erlernen, selbstständig Kontrollen durchzuführen. Die Teilnehmer/-innen erfahren, wie man Änderungen an Daten und Schlüssel verzeichnissen erkennen kann, wie man Schnittstellen und Auswertungen überprüft und Protokolle in SAP nutzen kann: Einführung in die SAP -Grundlagen Leistungs- und Verhaltenskontrollen mit SAP Audit-Rollen und Berechtigungen Übungen sowie Überprüfung von Auswertungen und Schnittstellen am SAP -System Praktische Hinweise für die Überprüfung der Anlagen zur Betriebsvereinbarung Checkliste für Prüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung Betriebsbezogenes Kontrollkonzept und Handlungsanleitung BR-/PR-Datenschutzprüfleitfaden Prüfung des SAP -Systems anhand einer Vereinbarung Termine: September 2015, Kassel-Espenau Januar 2016, Kassel-Espenau April 2016, Kassel-Espenau Teilnahmegebühr: Euro (ermäßigter Sonderpreis bei Buchung von Seminar I und II: insgesamt Euro) Tagungspauschale: voraussichtlich 318 Euro Übernachtung: voraussichtlich 359 Euro Zertifizierung Nach Absolvierung von Seminar I und II schließt sich bei Interesse die Prüfung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz für den Betriebs-/Personalrat der Technischen Hochschule Mittelhessen (THM) an. Die Prüfung erfolgt in einer Online-Klausur. Der Termin zur Online-Klausur kann frei gewählt werden. Prüfungsgebühr: 158 Euro (zzgl. MwSt.) Mehr Infos 5

6 Neue Arbeitskultur neue Belastungen Mit iphone, Laptop oder Tablet-PC immer im Dienst Arbeiten ohne Grenzen? Belastungen erkennen und thematisieren Immer häufiger verschwimmt die Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit. So gaben 27 Prozent aller Befragten beim DGB-Index Gute Arbeit an, sehr häufig oder oft noch nach Feierabend für Kunden oder Vorgesetzte erreichbar zu sein; 15 Prozent arbeiten in der Freizeit für ihren Arbeitgeber. Dieser Trend wurde durch die mobile Nutzung von iphones, Laptops und Tablet-PCs verstärkt. Denn die Geräte, die oft privat und dienstlich genutzt werden, kennen keinen Feierabend und rufen allzeit dienstliche Nachrichten ab oder ermöglichen den Zugriff auf Firmendaten zum Weiterarbeiten nach Feierabend. Doch Experten warnen vor dem Morbus Blackberry : Die ständige Erreichbarkeit schadet der Gesundheit. Im Seminar werden die Teilnehmer über Ursachen und Folgen psychischer Belastungen informiert und über ihre Möglichkeiten geschult. Psychische Belastungen Rechtliche Ansatzpunkte für den Betriebs- und Personalrat Ursachen und Folgen psychischer Belastungen Stress und Burnout Wie geht es nach dem Seminar weiter? Referentin: Andrea Breme, Kommunikationstrainerin, Dipl. Coach Termin: Oktober 2015 (Beginn am ersten Tag: Uhr, Ende am letzten Tag: Uhr) Ort: Kurparkhotel Kassel, Wilhelmshöher Allee Teilnahmegebühr: 729 Euro Unterkunft: voraussichtlich 171 Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 188 Euro in Kooperation mit Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis Daten- und Persönlichkeitsschutz Nicht nur Ärzte unterliegen der Schweigepflicht auch Gesundheitsdaten von Beschäftigten dürfen nicht einfach weitergegeben werden. 6 Die Verwendung von Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis stellt Interessenvertretungen und Beschäftigte vor rechtliche Herausforderungen. Gesundheitsdaten sind sensitive Daten und müssen vor unberechtigten Zugriffen des Arbeitgebers, der Führungskräfte oder der Personalabteilung geschützt werden. Beschäftigte haben ein berechtigtes Interesse daran, den Umfang ihrer im Arbeitsverhältnis offenzulegenden Gesundheitsdaten zu begrenzen, damit es beispielsweise nicht zu krankheitsbedingten Kündigungen kommt. Gesundheitsdaten sind zum Beispiel Arbeitsunfähigkeitszeiten, medizi nisch-psychologische Befunde, Einschränkungen bei Behin derungen und Ergebnisse von ärztlichen Untersuchungen. Sie werden in Personalfragebogen, vom Betriebsarzt oder in Mitarbeiterbefragungen erhoben. Das Seminar vermittelt Grundwissen, wie Interessenvertretungen den Daten- und Persönlichkeitsschutz im Arbeitsverhältnis in Bezug auf Gesundheitsdaten fördern und welche Mitbestimmungs- und Handlungsmöglichkeiten sie dabei nutzen können. Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis und Datenschutzvorschriften Gesundheitsdaten in der Personalakte / Personalaktenrecht Gesundheitsdaten in Personalfragebogen und Krankenrückkehrgesprächen, bei Bewerbungen, im BEM ( 84 Abs. 2 SGB IX) Datenschutzvorkehrungen bei Mitarbeiterbefragungen Arbeitsmedizinische Vorsorge, Einstellungs- und Tauglichkeitsuntersuchungen und Beschäftigtendatenschutz Ergonomie und Datenschutz Handlungsmöglichkeiten, aktuelle Rechtsprechung Referent: Dr. Eberhard Kiesche, DV-Betriebswirt Termin: Januar 2016 (Beginn am ersten Tag: Uhr, Ende am letzten Tag: Uhr) Ort: elements pure Bremen, Bremen Teilnahmegebühr: 695 Euro Unterkunft: voraussichtlich 141 Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 182 Euro

7 Datenschutz & Mitbestimmung in Kooperation mit Krankheit und Kündigung Belastungen erkennen und rechtliche Spielräume nutzen Krankheitsbedingte Ausfallzeiten stellen ein erhebliches Konfliktpotenzial dar auch in Zeiten guter wirtschaftlicher Unternehmenszahlen. Dabei werden die Ursachen und Konsequenzen sehr unterschiedlich bewertet. Krankheit ist als Kündigungsgrund wieder stärker in den Vordergrund gerückt. Neben der krankheitsbedingten Kündigung selbst geht das Seminar auch auf Fragen rund um das Thema Arbeitsunfähigkeit im Arbeitsverhältnis ein: Wie können krankheitsbedingte Kündigungen im Vorfeld verhindert werden, wie wirkt sich das Betriebliche Eingliederungsmanagement ( 84 Abs. 2 SGB IX) aus und welche Rolle spielt die neue Rechtsprechung des EuGH zum Urlaubsanspruch bei Krankheit? Teilkrankheit für bestimmte Arbeit? Arbeitnehmerpflichten bei Arbeitsunfähigkeit Urlaub und Arbeitsunfähigkeit Anforderungen an eine krankheitsbedingte Kündigung Gesundheitsdaten und datenschutzrechtliche Anforderungen Fehlzeitengespräche / Krankenrückkehrgespräche Ziele des Eingliederungsmanagements Prävention statt Kündigung Referenten: Ulrich Krätzig, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Höxter; Dr. Eberhard Kiesche, DV-Betriebswirt Ort: Mercure Hannover City, Hannover (Beginn am ersten Tag: Uhr, Ende am letzten Tag: Uhr) Termin 1: Februar 2016 Teilnahmegebühr: 695 Euro Unterkunft: voraussichtlich 146 Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 197 Euro Termin 2: 31. August 2. September 2016 Teilnahmegebühr: 695 Euro Unterkunft: voraussichtlich 142 Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 195 Euro Datenschutz und Personalmanagement geht das zusammen? Grundlagen, Rechte und Pflichten in der Personalabteilung Im modernen Personalmanagement gibt es viele Systeme, die die Verwaltung der Belegschaft vereinfachen sollen. Doch wie datenschutzkonform sind diese Personalinformationssysteme (PIS)? Welche Listen werden in der Personalabteilung erzeugt und veschickt? Sind alle Mitarbeiter berechtigt, diese Listen zu empfangen? Werden die Vorgaben des Datenschutzes wie Datenvermeidung und -sparsamkeit eingehalten? Hat der Betriebsrat Zugriff auf die Personal management- Systeme? Ist dies datenschutzrechtlich in Ordnung oder sollte der Betriebsrat auf bestimmte Informationen keinen Zugriff haben? Das Seminar informiert über die rechtlichen Rahmenbedingungen des Datenschutzes und die Möglichkeiten zur Regelung in einer Betriebsvereinbarung. Personalaktenrecht, Personalmanagement- Systeme, die Rolle der Personalabteilung, der Betriebsrat als Teil der verantwortlichen Stelle und Beschäftigtendatenschutz Aktuelle Themen des Personalmanagements und deren datenschutzrechtliche Bewertung aus BR-Sicht, wie z. B. Umgang mit Bewerberdaten, Daten in der Personalakte, Bruttogehaltslisten Weitergabe der Beschäftigtendaten von der Personalabteilung an den Betriebsrat: Zulässigkeit, Grenzen, Probleme, aktuelle Rechtsprechung Datenschutz- und Datensicherheitskonzept für die Betriebsratsarbeit: Pflichten im Datenschutzmanagement, Rechte der Beschäftigten Referenten: Dr. Eberhard Kiesche, DV-Betriebswirt; Mattias Ruchhöft, Dipl.-Ök. Termin: März 2016 (Beginn am ersten Tag: Uhr, Ende am letzten Tag: Uhr) Ort: Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel Teilnahmegebühr: 749 Euro Unterkunft: voraussichtlich 184 Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 192 Euro 7

8 dtb Datenschutz- und Technologieberatung Theaterstraße Kassel Seminar-Anmeldung per Fax (0561) oder per info@dtb-kassel.de Zertifizierte Datenschutzfachkraft für den Betriebsrat bei SAP -Systemen Seminar I: Praktische Umsetzung des BDSG und der LDSG im betrieblichen/behördlichen Alltag 23. bis 27. November 2015 (SEM_180) 22. bis 26. Februar 2016 (SEM_40) 4. bis 8. Juli 2016 (SEM_90) Seminar II: Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System 21. bis 25. September 2015 (SEM_140) 18. bis 22. Januar 2016 (SEM_10) 18. bis 22. April 2016 (SEM_50) E-Klausur: Prüfung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei SAP -Systemen Ich nehme an der E-Klausur teil Das Seminar Datenschutzrechtliche Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System findet im Waldhotel Schäferberg Kassel/Espenau, das Seminar Praktische Umsetzung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) im betrieblichen Alltag im Kurparkhotel Kassel statt. Neue Arbeitskultur neue Belastungen Mit iphone, Laptop oder Tablet-PC im Dienst Arbeiten ohne Grenzen? Belastungen erkennen und thematisieren 27. bis 29. Oktober 2015 (SEM_155) Office 365 Darf es noch etwas mehr sein? Neue Anwendungen durch die Hintertür 1. bis 3. Dezember 2015 (SEM_190) Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis Daten- und Persönlichkeitsschutz 20. bis 22. Januar 2016 (SEM_20) Krankheit und Kündigung Belastungen erkennen und rechtliche Spielräume nutzen 1. bis 3. Februar 2016 (SEM_30) 31. August bis 2. September 2016 (SEM_100) Datenschutz und Personalmanagement Grundlagen, Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Betriebsrat 1. bis 3. März 2016 (SEM_45) Hotelreservierung ja nein Nichtraucherzimmer Besondere Wünsche (Allergien, Vegetarier, barrierefrei etc.): Vorname, Name (1. Teilnehmer) Vorname, Name (2. Teilnehmer) Vorname, Name (3. Teilnehmer) Anreise am Vorabend erwünscht Der BR/PR hat die Teilnahme der oben genannten Person(en) beschlossen. Die AGB habe ich zur Kenntnis genommen. Ich nehme zur Kenntnis, dass die von mir hier angegebenen Daten automatisiert verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Firma Abweichende Rechnungsanschrift Straße/Nr. Firma PLZ, Ort Straße/Nr. Telefon-Nr. (Durchwahl) Fax-Nr. PLZ, Ort -Adresse Ort, Datum Unterschrift Auszug aus unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Die Seminar- bzw. Tagungsgebühr ist bis zum Seminarbeginn zu begleichen. Falls Sie kurzfristig verhindert sein sollten, müssen wir dem Arbeitgeber Ausfallkosten in Rechnung stellen: Ab 4 Wochen vor Seminarbeginn: 50 % der Kosten, ab 2 Wochen vor Seminarbeginn: 80 % der Kosten. Bei einem Nichtantritt zu einer Veranstaltung ohne vorherigen Rücktritt von dem Vertrag werden 100 % der Veranstaltungskosten in Rechnung gestellt. Ein kleiner Tipp: Um Ausfallkosten von vornherein zu vermeiden, empfehlen wir, bei der Beschlussfassung nach 37.6 BetrVG einen Ersatzteilnehmer einzubeziehen, der Ihren Seminarplatz bei persönlich oder beruflich bedingter Verhinderung einnehmen kann.