Arbeitnehmerdatenschutz

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1 dtb Datenschutz- und Technologieberatung Arbeitnehmerdatenschutz Aktuelle Seminare 2018 für Betriebs- und Personalräte Betriebsvereinbarungen an Systemen überprüfen: SAP -Systeme SuccessFactors, Workday Office 365 Neues BDSG ab Mai 2018: Seminar zum neuen Gesetz in Kooperation mit

2 Matthias Wilke dtb Datenschutzund Technologieberatung dtb-datenschutz-audit Eine Überprüfung am SAP -System durch die zertifizierten Experten der dtb schafft Sicherheit. Das dtb-audit nach Maß: Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir wünschen Euch allen ein erfolgreiches, gesundes neues Jahr! Vieles ist im Umbruch und einiges, was früher als sicher galt, ist es längst nicht mehr. Wir müssen uns an neue Verhältnisse gewöhnen, im politischen und gesellschaftlichen Bereich, aber auch im Bereich unserer Arbeitsverhältnisse. Digitalisierung und agile Arbeitsmethoden bringen Gutes mit sich, werfen jedoch viele Probleme und Fragen für Interessenvertretungen im Hinblick auf den Datenschutz auf. In unseren Seminaren machen wir Euch fit für die neuen Herausforderungen. Neu strukturiert bieten wir Euch die Weiterbildung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz an, die wir neben SAP auf IT-Systeme wie Workday, SuccessFactors und Microsoft Cloud erweitert haben. Diese Seminare können auch einzeln gebucht werden. Wir erstellen einen individuellen Prüfleitfaden auf Basis der Betriebsvereinbarung Wir überprüfen live am SAP -System vor Ort, im Betrieb Wir werten die Ergebnisse aus Datenschutzlücken werden gemeinsam geschlossen Aktuelle Seminare 2018 Weiterbildung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei IT-Systemen Seite 3 Seminar Datenschutzrecht BDSG neu und EU-DSGVO praktische Umsetzung im Alltag Seite 4 Seminar Technik SAP Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System Seite 4 Seminar Technik Personal Personalmanagement in der Cloud Seite 5 Seminar Technik Office 365 Office 365: Die Microsoft Cloud Seite 5 Übrigens erfüllen alle Seminare grundsätzlich die vom BAG gestellten Anforderungen an 37 Abs. 6 BetrVG bzw. 46 Abs. 6 BPersVG und der jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze sowie SGB IX für die Schwerbehindertenvertretungen. Der Arbeitgeber muss die Kosten dafür tragen. Der BR/PR/SBV hat aber jeweils die konkrete Erforderlichkeit zu prüfen. Wir freuen uns auf informative Veranstaltungen mit Euch! Am 25. Mai 2018 tritt das neue BDSG in Kraft! Bei Fragen sind wir unter Telefon (0561) zu erreichen. Weitere Seminare unter SAP HANA für den Betriebsrat Seite 6 Krankheitsbedingte Fehlzeiten Seite 6 Arbeit 4.0 und agile Methoden Seite 7 Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis Seite 7 Abbildungsnachweise: Bildagentur PantherMedia / lightsource (Titelbild), PantherMedia Stock Agency/Goodluz (S. 1), Emrah Turudu_gettyimages.com (S. 2), PantherMedia Stock Karsten Ehlers S. 1, S. 3)

3 Technik Technik Technik SuccessFactors Workday & Co. Grundlagen zum Datenschutz EU-DSGVO und BDSG neu Weiterbildung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei IT-Systemen Unser neu strukturiertes Weiterbildungsangebot zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei IT-Systemen umfasst ein Grundlagenseminar zum Datenschutzrecht (BDSG neu) und drei aufbauende Technik-Seminare zu den Themen SAP (Seminar Technik SAP ), SuccessFactors, Workday (Seminar Technik Personal) oder Office 365 (Seminar Technik Office 365), die einzeln gebucht werden können. Seit langem werden die Geschäftsprozesse eines Unternehmens über IT-Systeme abgewickelt. Was auf der einen Seite praktisch und zeitsparend ist, birgt auf der anderen Seite Risiken für den Datenschutz, da vielfach mit personenbezogenen Informationen der Beschäftigten gearbeitet wird. Die Datenverarbeitung unterliegt in Deutschland und Europa besonderen Schutzbestimmungen, deren Einhaltung auch die Betriebs- und Personalräte kontrollieren müssen, um die sensiblen Daten der Beschäftigten vor unrechtmäßigem Zugriff zu schützen und die rechtlichen Vorschriften einzuhalten. In den seltensten Fällen jedoch sind die Betriebsund Personalräte mit den technischen Aspekten von SAP -Systemen, SuccessFactors, Workday oder Office 365 vertraut. in Kooperation mit Die Teilnehmer/-innen erlernen nicht nur die theoretischen Grundlagen, sondern sie überprüfen bei den Seminaren Technik SAP oder Technik Office 365 ganz praktisch, direkt am System. Und sie erfahren, wie sie gezielt alle zur Überprüfung relevanten Informationen und Daten von den zuständigen Stellen im Unternehmen einfordern können. E-Klausur Nach Absolvierung des Seminars Datenschutzrecht und einem der Technik-Seminare schließt sich bei Interesse die Online-Prüfung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz für den Betriebs-/Personalrat durch die dtb-kassel an. Die Prüfung erfolgt in Kooperation mit dem Datenschutzbeauftragten der Technischen Hochschule Mittelhessen (THM). Der Termin zur Online-Klausur kann frei gewählt werden. Prüfungsgebühr: 158 Euro (zzgl. MwSt.) 3

4 Weiterbildung zur Datenschutzfachkraft Seminar Datenschutzrecht Das Seminar Datenschutzrecht ist ein Grundlagenseminar, das mit den Seminaren Technik SAP, Personal oder Office 365 kombiniert werden kann. BDSG neu und EU-DSGVO: Praktische Umsetzung des neuen Bundesdatenschutzgesetzes und der (neuen) Landesdatenschutzgesetze im betrieblichen/ behördlichen Alltag Das Seminar bildet die Grundlage zur Mit bestimmung beim betrieblichen und behördlichen Datenschutz. Es beinhaltet eine Einführung in den Beschäftigtendatenschutz. Das Seminar schult die Teilnehmer/-innen darin, welche Aufgaben und Berechtigungen eine Fachkraft für Datenschutz bei IT- Systemen hat, und informiert darüber, wie Betriebs- und Personalräte Betriebsvereinbarungen gestalten können: Einführung in das neue Datenschutzrecht Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG neu) zum Beschäftigtendatenschutz Bedeutung der EU-Datenschutz-Grundverordnung für das BDSG neu und den BR/PR Aktuelle Rechtsprechung von BAG und LAG Kooperationsmöglichkeiten: betrieblicher Datenschutzbeauftragter und BR/PR Ausübung des Mitbestimmungsrechts Aufgaben und Berechtigungen einer Datenschutzfachkraft des BR/PR Überwachungs-/Informationsrechte von BR/PR bei Einführung/Betrieb von IT-Systemen Entwicklung von IT-Vereinbarungen Datenschutz und Mitbestimmung: konkrete Regelungen und Handlungsoptionen gemäß BetrVG, BPersVG und den jeweiligen Personalvertretungsgesetzen (PersVG) der Länder Referenten: Hajo Köppen, Datenschutzbeauftragter THM; Dr. Eberhard Kiesche, DV-Betriebswirt Termine: 18. bis 22. Juni 2018, Kurparkhotel, Kassel 17. bis 21. September 2018, Kurparkhotel, Kassel Teilnahmegebühr: Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 338 Euro Übernachtung: voraussichtlich 369 Euro Seminar Technik SAP Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System Das Seminar informiert die Teilnehmer/-innen über die Grundlagen zu SAP -Systemen und darüber, wie der Arbeitgeber Leistung und Verhalten der Beschäftigten überwachen kann. Alle Teilnehmenden erhalten einen SAP -Datenschutzprüfleitfaden, arbeiten aktiv an einem PC mit Zugang zum SAP -System und erlernen, selbstständig Kontrollen durchzuführen. Die Teilnehmer/-innen erfahren, wie man Änderungen an Daten und Schlüssel verzeichnissen erkennen kann, wie man Schnittstellen und Auswertungen überprüft und Protokolle in SAP nutzen kann: Einführung in die SAP -Grundlagen Leistungs- und Verhaltenskontrollen mit SAP Audit-Rollen und Berechtigungen Übungen sowie Überprüfung von Auswertungen und Schnittstellen am SAP -System Praktische Hinweise für die Überprüfung der Anlagen zur Betriebsvereinbarung Checkliste für Prüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung Betriebsbezogenes Kontrollkonzept und Handlungsanleitung BR-/PR-Datenschutzprüfleitfaden Prüfung des SAP -Systems anhand einer Muster-Vereinbarung Referenten: Detlev Sachse, Dozent Datenschutz und IT- Sicherheit; René Fabian, zertifizierter Berater für SAP -Software und Datenschutzbeauftragter Termine: 22. bis 26. Oktober 2018, Waldhotel Schäferberg Kassel, Espenau 21. bis 25. Januar 2019, Waldhotel Schäferberg Kassel, Espenau Teilnahmegebühr: Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 338 Euro Übernachtung: voraussichtlich 369 Euro Bei den Seminaren Technik SAP und Office 365 arbeiten die Teilnehmer/innen an einem PC mit Zugang zum System und erlernen, wie Kontrollen in der Praxis durchgeführt werden. 4

5 Seminar Technik Personal Personalmanagement in der Cloud: SuccessFactors, Workday & Co Werden Personalinformationssysteme (PIS) in die Cloud ausgelagert wie beispielsweise mit SuccessFactors, Workday oder Oracle, dann stehen Arbeitnehmervertreter vor der Herausforderung, diese datenschutzkonform und im Sinne ihrer Beschäftigten zu regeln. Diese Systeme sollen die Verwaltung der Belegschaft vereinfachen. Von der Bewerbung über die Zielvereinbarung bis hin zur Nachfolgeplanung bieten PIS alle Möglichkeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander vergleichbar und als mögliche Nachfolger für ausgewählte Stellen vorzuschlagen. So sollen Leistungsträger identifiziert und Low Performer aussortiert werden. Das Seminar führt in die technischen Rahmenbedingungen von PIS ein und erarbeitet Regelungsansätze im Hinblick auf den Datenschutz. Personalmanagement-Systeme und Datenschutz Praxisbeispiele und deren datenschutzrechtliche Bewertung Wie kann der Schutz vor Leistungs- und Verhaltenskontrolle sichergestellt werden? Was ist nach den Regeln des BDSG neu 2018 zukünftig beim Einsatz von Personalinformationssystemen zu beachten? Eckpunkte für Betriebsvereinbarungen zu Personalinformationssystemen Referenten: Mattias Ruchhöft, Technologieberater; René Fabian, zertifizierter Berater für SAP -Software und Datenschutzbeauftragter Termine: 2. bis 6. Juli 2018, Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel 19. bis 23. November 2018, Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel Teilnahmegebühr: Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 338 Euro Übernachtung: voraussichtlich 369 Euro Seminar Technik Office 365 Office 365: Die Microsoft Cloud was verbirgt sich in der Wolke? Die Microsoft Cloud Office 365 wird in immer mehr Unternehmensnetzwerke eingeführt und bietet ein großes Paket von Funktionen. Nicht alle werden installiert oder genutzt, und einige entdecken Betriebs- und Personalräte erst dann, wenn das System bereits läuft. Wir zeigen mit einem direkten Blick in die Office 365 -Administration und die SharePoint-Online-Website-Funktionen, was sich hinter der Microsoft-Wolke verbirgt. Nach dem Motto Sicher bewegen in der Microsoft Cloud lernen die Teilnehmer, die Risiken und Möglichkeiten bei der Einführung und Nutzung von Office 365 besser abzuschätzen. Weitere wichtige Themen des Seminars sind die neuesten Entwicklungen beim Datenschutz in Bezug auf Cloud-Systeme sowie Regelungsmöglichkeiten, auf deren Grundlage Arbeitnehmervertreter eine rechtssichere Betriebsvereinbarung zu Microsoft Office 365 formulieren können. Funktionen und Programme in Office 365 z. B. Office, SharePoint, Skype for Business National und international zusammenarbeiten, in der Cloud abspeichern Datenschutz und Cloud-Systeme Administration von Office 365 : Berechtigungen, Funktionen und Programme SharePoint in der Betriebs- und Personalratsarbeit sinnvoll nutzen; Berechtigungen, Webseiten, Workflows Regelungsmöglichkeiten für Dienst-/ Betriebsvereinbarungen Referenten: Jens Mösinger, IT-Administrator; Mattias Ruchhöft, Technologieberater; Martin Schlenker, IT-Administrator Termine: 11. bis 15. Juni 2018, Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel 3. bis 7. September 2018, Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel Teilnahmegebühr: Euro Tagungspauschale: voraussichtlich 338 Euro Übernachtung: voraussichtlich 369 Euro 5

6 Datenschutz und Mitbestimmung SAP HANA für den Betriebsrat Cloud-Technologie und mitbestimmungsrelevante Themen Das Seminar informiert die Teilnehmer/-innen über die Grundlagen zu SAP HANA und darüber, wie der Arbeitgeber Leistung und Verhalten der Beschäftigten mit diesem System überwachen kann. Es richtet sich an alle Betriebs- und Personalräte, bei denen eine Migration oder Einführung von SAP HANA geplant ist bzw. die neue Technologie SAP HANA bereits eingeführt ist, aber die Mitbestimmung nach BetrVG/PersVG bislang noch nicht geregelt wurde, und gibt praktische Tipps. Das Besondere an SAP HANA, der Unterschied zu SAP ERP Cloud-Anwendungen, Datenschutz und Mitbestimmung Rechtliche Grundlagen (BetrVG/PersVG/ BDSG neu, DSGVO) Betriebsvereinbarung zu SAP HANA, EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und 26 BDSG neu Checkliste für Prüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung Wie kann der Betriebsrat datenschutzgerecht SAP nutzen? Welche Daten und Auswertungen sind zulässig? Wie werden freie Abfragen geregelt? Wie werden die Zugriffsrechte vergeben (Rollenkonzept)? Wohin gehen die Daten? DSAG-Leitfaden SAP HANA Referent: Detlev Sachse, Dozent für Datenschutz und IT-Sicherheit Termin: 20. bis 22. März 2018 Tagungsort: Waldhotel Schäferberg, Kassel-Espenau (Beginn am ersten Tag um 11:00 Uhr, Ende am letzten Tag um 15:30 Uhr) Seminargebühr: Euro Unterkunft: ca. 184 Euro Tagungspauschale: ca. 192 Euro Krankheitsbedingte Fehlzeiten Rückkehrgespräche, Fehlzeitenmanagement in Kooperation mit 6 Krankheiten können gravierende Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben. Beschäftigte werden oftmals mit Rückkehrgesprächen konfrontiert, ohne dass sie exakt um ihre Rechte wissen. Interessenvertretungen müssen sich immer wieder mit Themen wie z. B. Betriebsarzt und Gesundheitsdaten, arbeitgeberseitigen Fragen nach Erkrankungen und Zulässigkeit von Krankenrückkehrgesprächen auseinandersetzen. Das Seminar vermittelt Euch aktuelles Grundwissen. Es wird mit 14 Stunden von der DGUV als Weiterbildung für zertifizierte Disability Manager (CDMP) anerkannt. Krankenrückkehrgespräche, Fehlzeitenmanagement und Rechte der Beschäftigten Instrumente (z. B. Abmahnung, Krankenbesuche, Einsatz von Detektiven) Arbeiten trotz Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung? Mitbestimmung, praxiserprobte Strategien, aktuelle Rechtsprechung Datenschutzrecht (u. a. EU-Datenschutz-Grundverordnung, BDSG neu) Gesundheitsdaten (u. a. Fragerecht des Arbeitgebers, Betriebsarzt und Schweigepflicht) Referenten: Volker Althoff, Disability Manager (CDMP)/Auditor (CDMA); Dr. Eberhard Kiesche; Berater für Arbeits- und Datenschutz Termin: 16. bis 18. April 2018 Tagungsort: H4 Hotel, Kassel (Beginn am ersten Tag um 10:00 Uhr, Ende am letzten Tag um 14:00 Uhr) Seminargebühr: 725 Euro Unterkunft: ca. 189 Euro Tagungspauschale: ca. 242 Euro

7 Arbeit 4.0 und agile Methoden, digital und selbstverantwortlich arbeiten mehr Verantwortung, mehr arbeiten? Agile Arbeitsmethoden werden genutzt, um den Beschäftigten mehr Verantwortung zu übertragen und flexibles, schnelles Arbeiten ermöglichen. Dabei kommen auf die Teams selbst immer mehr Entscheidungen zu. Doch die Transparenz der Arbeit und mehr Verantwortung bei gleichzeitig hohem Arbeitsaufkommen führen zu einem höheren Stresslevel. Agiles Arbeiten wird durch unterschiedliche IT-Anwendungen und Apps wie Trello, Asana oder Microsoft Teams unterstützt, die agile Methoden durch digitale Vernetzung und virtuelle Teamarbeit ermöglichen. In diesem Seminar werden Regelungsmöglichkeiten hinsichtlich der IT-Anwendungen sowie des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erarbeitet. Übersicht über einige agile Führungs- und Projektmethoden Folgen des agilen Arbeitens für Beschäftigte, das Management und die Mitbestimmung Vorstellung von IT-Anwendungen für die Abbildung agiler Methoden wie Trello, Asana, Teams etc. Leistungsbeurteilung des Teams im Team Regelungspunkte für die Erstellung von Dienst-/Betriebsvereinbarungen zu agilen Arbeitsmethoden und entsprechenden IT-Systemen Referenten: Andrea Breme, Kommunikationstrainerin, Dipl. Coach; Mattias Ruchhöft, Technologieberater Termin: 11. bis 13. September 2018 Tagungsort: Kurparkhotel Wilhelmshöhe, Kassel (Beginn am ersten Tag um 11:00 Uhr, Ende am letzten Tag um 15:30 Uhr) Seminargebühr: 749 Euro Unterkunft: ca. 184 Euro Tagungspauschale: ca. 198 Euro Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis Daten- und Persönlichkeitsschutz in Kooperation mit Die Verwendung von Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis stellt Interessenvertretungen vor schwierige rechtliche Herausforderungen. Diese Daten müssen vor unberechtigten Zugriffen des Arbeitgebers, der Führungskräfte oder der Personalabteilung geschützt werden. Beschäftigte haben ein berechtigtes Interesse daran, den Umfang ihrer im Arbeitsverhältnis offenzulegenden Gesundheitsdaten zu begrenzen. Gesundheitsdaten sind u. a. Arbeitsunfähigkeitszeiten, Einschränkungen bei Behinderungen und Ergebnisse von ärztlichen Untersuchungen. Das Seminar vermittelt aktuelles Grundwissen, wie Interessenvertretungen den Datenschutz bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten fördern können. Gesundheitsdaten, aktuelles Datenschutzrecht Gesundheitsdaten und Personalakte, Personalaktenrecht Gesundheitsdaten in Krankenrückkehrgesprächen Gesundheitsdaten im BEM ( 167 Abs. 2 SGB IX) Datenschutzvorkehrungen bei Mitarbeiterbefragungen Arbeitsmedizinische Vorsorge, Einstellungsund Tauglichkeitsuntersuchungen Handlungsmöglichkeiten, aktuelle Rechtsprechung Referenten: Volker Althoff, Disability Manager (CDMP)/Auditor (CDMA); Dr. Eberhard Kiesche; Berater für Arbeits- und Datenschutz Termin: 29. bis 31. Oktober 2018 Tagungsort: Mercure Hotel Bochum City (Beginn am ersten Tag um 10:00 Uhr, Ende am letzten Tag um 14:00 Uhr) Seminargebühr: 725 Euro Unterkunft: ca. 225 Euro Tagungspauschale: ca. 205 Euro 7

8 dtb Datenschutz- und Technologieberatung Theaterstraße Kassel Seminar-Anmeldung per Fax (0561) Zertifizierte Datenschutzfachkraft für den Betriebsrat bei IT-Systemen Seminar Datenschutzrecht: BDSG neu und EU-DSGVO praktische Umsetzung im betrieblichen/ behördlichen Alltag 18. bis 22. Juni 2018 (SEM_100) 17. bis 21. September 2018 (SEM_170) oder per info@dtb-kassel.de Datenschutz und Mitbestimmung SAP HANA für den Betriebsrat 20. bis 22. März 2018 (SEM_70) Krankheitsbedingte Fehlzeiten 16. bis 18. April 2018 (SEM_80) Arbeit 4.0 und agile Methoden 11. bis 13. September 2018 (SEM_140) Seminar Technik SAP : Überprüfung von SAP -Vereinbarungen am System 22. bis 26. Oktober 2018 (SEM_200) 21. bis 25. Januar 2019 (SEM_20) Seminar Technik Personal: Personalmanagement in der Cloud 2. bis 6. Juli 2018 (SEM_110) 19. bis 23. November 2018 (SEM_240) Seminar Technik Office 365: Office 365: Die Microsoft Cloud 11. bis 15. Juni 2018 (SEM_90) 3. bis 7. September 2018 (SEM_150) E-Klausur: Prüfung zur zertifizierten Fachkraft für Datenschutz bei IT-Systemen Ich nehme an der E-Klausur teil Vorname, Name (1. Teilnehmer) Gesundheitsbezogene Daten im Arbeitsverhältnis 29. bis 31. Oktober 2018 (SEM_205) Hotelreservierung ja nein Anreise am Vorabend erwünscht Besondere Wünsche (Allergien, Vegetarier, barrierefrei etc.): Der BR PR die SBV hat die Teilnahme der oben genannten Person(en) beschlossen. Die AGB habe ich zur Kenntnis genommen. Die Seminare erfüllen die vom BAG gestellten Anforderungen an 37 Abs. 6 BetrVG bzw. 46 Abs. 6 BPersVG und der jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze, sowie SGB IX für die Schwerbehindertenvertretungen. Vorname, Name (2. Teilnehmer) Vorname, Name (3. Teilnehmer) Abweichende Rechnungsanschrift Firma Firma Straße/Nr. Straße/Nr. PLZ, Ort PLZ, Ort Telefon-Nr. (Durchwahl) Fax-Nr. Ort, Datum Unterschrift -Adresse Auszug aus unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Die Seminar- bzw. Tagungsgebühr ist bis zum Seminarbeginn zu begleichen. Falls Sie kurzfristig verhindert sein sollten, müssen wir dem Arbeitgeber Ausfallkosten in Rechnung stellen: Ab 4 Wochen vor Seminarbeginn: 50 % der Kosten, ab 2 Wochen vor Seminarbeginn: 80 % der Kosten. Bei einem Nichtantritt zu einer Veranstaltung ohne vorherigen Rücktritt von dem Vertrag werden 100 % der Veranstaltungskosten in Rechnung gestellt. Ein kleiner Tipp: Um Ausfallkosten von vornherein zu vermeiden, empfehlen wir, bei der Beschlussfassung nach 37.6 BetrVG einen Ersatzteilnehmer einzubeziehen, der Ihren Seminarplatz bei persönlich oder beruflich bedingter Verhinderung einnehmen kann. SEM 22 D C A