IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser

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1 Management Einleitung Der Wettbewerb im Asset und Property Management hat sich in Deutschland durch - erfolgreiches Zusammenspiel von Asset und Property Manager sind ein hoher Pro- und Dokumente. mentenhaltung im Asset und Property Management gestellt werden und welche Um- wird die erfolgreiche Realisierung einer integrierten IT-Infrastruktur in einem Gewerbeimmobilienportfolio eines angelsächsischen Investors erläutert ist ein Unternehmen der versteht sich als Asset Manager, der sich um alle Belange rund um die fung, Kostenoptimierung und Wertsteigerung einer Immobilie kümmert. Kunden sind institutionelle Anleger, Privatinvestoren sowie Unternehmen mit umfangreichen Immobilienbeständen in Deutschland und europaweit. Grundlagen ment, REIM 7 perty Management vor. Die Richtlinie hat sich in Deutschland als Branchenstandard in Deutschland 8 Management in Deutschland 9 Dienstleistungen im Portfolio, Asset und Property Management. Bei professionellen Automatisierungsgrads erreicht wird und dass professionelle IT-Systeme klar struktu- 10 porting auf Portfolioebene verantwortlich. 11 Er übernimmt die Erstellung und die an- Treasury und Cash Management sowie die Steuerung des Rechnungslaufs von Rech- - Immobilien für das Investmentvehikel. Der Asset Manager ist verantwortlich für den Abschluss von neuen Mietverträgen, die von Forderungen aus Mietrückständen, die Mieterbetreuung und die Beendigung von pier,

2 34 02 Mietverhältnissen. Innerhalb des Bestandsmanagements übernimmt der Asset Manager auf Objektebene die Immobilie in die Bewirtschaftung, wählt einen oder mehrere - entwicklungen durch und betreut Revitalisierungen. Im Rahmen des Verkaufs begleitet er die Verkaufs-Due-Diligence inklusive der Datenraumerstellung, vertritt den Eigentümer bei den Verkaufsverhandlungen und betreut alle After-Sales-Aktivitäten. sowie -kontrolle, das Mietvertragsmanagement inklusive der Erstellung der Nebenkostenabrechnung, die Auswahl und Steuerung von Facility-Management-Dienstleistern, die Objektbuchhaltung und das Berichtswesen auf Objektebene verantwortlich Grundlagen Die operativen IT-Systeme im Asset und Property Management lassen sich gem. - verfügbaren Dokumente dienen der späteren Erstellung eines elektronischen Ver- nagement-systeme sind AWARO, Brainloop, Flowfact, DRS, Intralinks oder irooms. Im ERP-System erfolgt die komplette Mietvertragsverwaltung, Objektbuchhaltung und - 12 Der Asset Manager bildet auf Basis der Daten der ERP-Systeme typische Asset-Ma- und Banken-Reporting in seiner eigenen Asset-Management-Software ab. Verbreitete Asset-Management-Softwaresysteme sind Cougar, Evans, Immopac und RE-VC. Bei einige Unternehmen Board, Click View oder SAP BW ein, um Rohdaten in strukturierter 12

3 35 Vertikale versus horizontale IT-Integration Die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Property Management müssen dem Asset - Vertikale Integration der Datenverarbeitung führendes Property-Management-System. Er stellt sowohl dem Property Manager als Management-Reporting. Der Asset Manager generiert aus dem gleichen System das Eigentümer- und Banken-Reporting. - IDA Abb. 7: Assetklassen Opportunistisch bis Value Add Eine der Hauptaufgaben bestand in der integrierten Abwicklung aller Geschäftsvorfälle professionelle Wertsteigerung institutioneller Immobilieninvestitionen, 2013

4 Vorgehensweise und Umsetzung Vervollständigung des integrierten Asset Management und Verkaufsdatenraums 3. Erfassung der Stamm- und Bewegungsdaten sowie Saldenübernahme Einrichtung der Rechnungsfreigabe und des Zahlungsverkehrs Eine weitere Herausforderung bestand darin, Daten und Dokumente Dritter sowohl in Im Sharepoint-basierten Datenraum argoshare wurden alle Dokumente gemäß de- umfassende Sichtung der vorhandenen physischen Unterlagen und eine Komplettierung des bestehenden elektronischen Datenraums. tragung im elektronischen Datenraum argoshare freigeschaltet. Dadurch konnte ein wie eine Freigabe der Rent Roll durch die Asset Manager gewährleisteten eine umfangreiche Qualitätssicherung. Die Saldenvorträge wurden nach Buchungsschluss des Vorverwalters eingebucht. Workshops. Für das umfangreiche Reporting-Paket wurden jeweils Musterreports inkl. tümer und den Portfolio Manager.

5 37 Abb. 8: Berichtsstruktur im Portfolio nach Seilheimer Portfolio Ersteller Asset Manager Property Manager Empfänger Asset Manager Portfolio Manager & Asset Manager Intervall Monatlich Monatlich Inhalt Zusammenfassung Zusammenfassung 15a-Register Besondere Vorkommnisse Besondere Vorkommnisse Quartalsabschluss Jahresabschluss inkl. Real Estate Performance Real Estate Performance Anlagenspiegel Rent Roll Rent Roll Cash Flow inkl. Budget Soll-Ist- Cash Flow inkl. Budget Soll-Ist- Vergleich Vergleich Gekündigte und beendete Gekündigte und beendete Mietverträge Mietverträge Anstehende Indexierungen Anstehende Indexierungen Anstehende Anstehende Mietrückstände Mietrückstände Real Estate Activities Real Estate Activities Vermietungsaktivitäten Kostenvertragsübersicht Wesentliche Vorkommnisse Wartungs- und Verkaufsaktivitäten Sachverständigenprüfplan Versicherungsfälle CapEx & TI-Reporting CapEx & TI-Reporting für folgende Belegarten eingerichtet: - Die freigegebenen Rechnungen werden in einem Zahlungslauf als DTAUS-Datei über eine Datenschnittstelle aus dem ERP-System in das Online-Portal der Bank hochgeladen Die Anforderungen an ein integriertes Datenhaltungs- und Dokumentenmanagement ierung des Investmentvehikels, dem Ankauf der Immobilien über die Bewirtschaftung - ren bestens aufbauen lässt.