Nutzer Handbuch Antispam - Tool

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1 Nutzer Handbuch Antispam - Tool Copyright 08/2007 by All rights reserved. No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying and recording, for any purpose without the express written permission of the owner department in. All product names mentioned are trademarks of their respective companies or distributors. 1

2 Vorwort Zum Schutz gegen unerwünschte Mails (engl. Spam-Mails, Junk-Mails), bietet Ihnen arvato systems ab sofort einen neuen, sehr flexiblen Spamfilter an. Die eingehenden Spammails werden bereits am Eingangs-Server geblockt und zentral 45 Tage lang gespeichert. Der User hat die Möglichkeit, sich jederzeit seinen persönlichen Junk-Ordner anzuschauen und sich bei Bedarf die geblockten Mails nachträglich zustellen zu lassen. Ausserdem kann der Anwender nun auch seine persönliche Whiteliste (Liste der erlaubten Absenderadressen) und Blackliste (Liste der blockierten Absenderadressen) selbst verwalten. In diesem Handbuch wird die Nutzung des Antispam-Tools für den Anwender erklärt. Der Spamfilter unterscheided vier Bedrohungs-Varianten von Spammails. 1. Spam: Wenn eine Mail vom Filter sehr sicher als Spam eingestuft wird, wird sie als solche deklariert. 2. Spamverdacht: Hierunter fallen alle Mails, die vom Filter nicht mit 100%iger Sicherheit als Spam erkannt wurden, aber sehr wahrscheinlich Spammails sind. 3. Betrugmails: Als Betrugmails (engl. PhishingMails oder Fraud-Mails) werden Mails klassifiziert, die von falschen Absendern stammen und zum Ziel haben, geheime Zugangsdaten (User-Accounts, Kontonummern und Passwörter) der Anwender zu erstehlen. Durch täuschend echtes Design soll der Anwender glauben, die Mail kommt z.b. von seiner Bank. Die in den Mails integrierten Weblinks führen dann auf eine falsche Webseite. 4. Betrugsverdachtmails: Hierunter fallen alle Mails, die nicht mit 100%iger Sicherheit als Betrugsmails erkannt wurden, aber sehr wahrscheinlich Betrugmails sind. 2

3 Inhaltsangabe 1. Anmeldung und Abmeldung an Ihrem Junkordner Spamverdachts-Übersicht: Anmeldung an Ihrer Junbox: Anmeldung Abmeldung Junkordner Nachträgliche Zustellung geblockter Mails Ansicht des Inhalts geblockter Mails Suchfunktion Spamschutzverfahren Einstellungen Stellvertretungen Persönliche Einstellungen Ihrer Spamverdacht-Übersicht Nachricht Änderung der Sprache

4 1. Anmeldung und Abmeldung an Ihrem Junkordner 1.1 Spamverdachts-Übersicht: Wenn das Antispam-Tool eine Mail geblockt hat, speichert es diese Mail auf einem zentralen Speicherort auf dem Server und sendet Ihnen standardmäßig einmal am Tag eine Infomail Spamverdacht-Übersicht zu. Somit bekommen Sie eine aktuelle Übersicht Ihrer geblockten Mails. Aus dieser Spam-Verdachts-Übersichtsmail können Sie sich direkt durch einen Klick auf Junkverdacht aufheben eine geblockte Mail nachträglich zustellen lassen. Dabei wird die Absender-Adresse automatisch in Ihre persönliche Whitelist (= Liste der erlaubten Absender) hinzugefügt und in Zukunft nicht mehr geblockt: Möchten Sie eine geblockte Mail nachträglich zugestellt haben, klicken Sie bitte auf Spamverdacht aufheben 4

5 1.2 Anmeldung an Ihrer Junbox: Möchten Sie Änderungen an Ihrer Junkmailbox vornehmen, so können Sie sich jederzeit direkt über Ihren Webbrowser an Ihre Junkmailbox anmelden. Die Anmeldung an Ihren persönlichen Junkordner erfolgt durch Anklicken des Links, den Sie in Ihrer Junkverdacht-Übersicht -Nachricht finden: Klicken Sie hier zum Einloggen Sie können sich natürlich auch durch direkte Eingabe des folgendes Links in Ihren Webbrowser anmelden: 5

6 1.3 Anmeldung: Geben Sie Ihren User-Namen und Ihr Passwort ein (wählen Sie dabei auch Ihre korrekte Domäne aus): Für die Anmeldung benutzen Sie bitte die gleichen Anmeldedaten, wie für die Anmeldung an Ihr Outlook Postfach. Anmerkung: Deaktivieren Sie gegebenenfalls Ihren Pop-Up-Blocker, falls dieser in Ihrem Webbrowser aktiviert ist. Zahlreiche Pop-Up Blocker verhindern das Öffnen der Antispam Tool-Webseite. 6

7 Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich Ihre persönlicher Junkordner, der alle geblockten Mails in einer Liste anzeigt: 7

8 1.4 Abmeldung Sie können sich aus jedem Fenster von der Webseite abmelden. Zum Abmelden klicken Sie oben rechts auf den Button Abmelden : Sie können jedoch auch einfach die Webseite schliessen. 2. Junkordner Der Junkordner zeigt im unteren Fensterabschnitt alle Ihre geblockten s in einer Liste an. Die geblockten Mails werden 45 Tage lang auf dem Server gespeichert und danach automatisch gelöscht. 8

9 Sie haben die Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten Nachrichten selbst anzupassen. Sie können aber auch durch die einzelnen Listen durchblättern, indem Sie die Vorwärts- /Rückwärts -Buttons auf der Übersichtsseite anwählen: 9

10 2.1 Nachträgliche Zustellung geblockter Mails Falls Sie eine geblockte Mail nachgeliefert haben möchten, markieren Sie die entsprechende(n) Mail(s) und klicken Sie anschließend auf den Button Junk-Verdacht aufheben. Die ausgewählten Mails werden automatisch an Ihren Posteingang zugestellt.: Anmerkung: Sobald Sie die Funktion Junk-Verdacht aufheben für Mails ausgeführt haben, werden die Absender-Adressen automatisch in Ihre persönliche Whiteliste aufgenommen, d.h. in Zukunft werden Mails von diesen Absendern nicht mehr geblockt. 2.2 Ansicht des Inhalts geblockter Mails Das Webtool bietet Ihnen die Möglichkeit, sich den Inhalt der geblockten Mails anzuschauen, ohne daß Sie sich die Mail zuvor zustellen lassen. Klicken Sie hierzu einfach auf den Betreff einer Mail: 10

11 Soll die Mail zugestellt werden, können Sie auf dem oberen Button Junkverdacht für Nachricht aufheben anklicken. Gleichzeitig wird der Absender in Ihre persönliche Whilte- Liste hinzugefügt und in Zukunft werden Nachrichten von diesem Absender nicht mehr geblockt. Anmerkung: Aus Sicherheitsgründen wird nur der Textinhalt der Nachricht angezeigt. HTML-formatierte Mails sowie Bilder werden nicht angezeigt. Es werden auch keine Informationen an den Spamabsender geschickt, so dass dieser keine Info erhält, dass Ihre Mailadresse gültig ist. 11

12 2.3 Suchfunktion Falls in Ihrem Junkordner sehr viele Nachrichten geblockt wurden, haben Sie über die Suchfunktion die Möglichkeit, bestimmte Mails schneller zu finden. Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. Beispiel: Sie möchten alle Mails suchen, die den Begriff postbank im Betreff-Feld enthalten: 3. Spamschutzverfahren Unter dem Button Spamschutzverfahren haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Absender- Adressen freizuschalten oder zu blockieren. Wählen Sie hierzu den Button Spamschutzverfahren aus: 12

13 Auf der linken Seite können Sie nun auswählen, auf welche Gruppe die Spamschutzeinstellungen vorgenommen werden. Mögliche Gruppen sind: Personen (einzelne Absender-Adressen) Unternehmen (hier können Sie ganze Domänen eintragen) Listen (hier können Sie Absender-Adressen für Newsletter eintragen) Ebene Personen: Auf der Ebene Personen können Sie einzelne Absender-Adressen erlauben oder sperren. a) erlauben Klicken Sie hierzu den Reiter Erlaubt, und durch Anklicken des Buttons Hinzufügen öffnet sich ein neues Eingabefenster. Nach Eingabe des Absenders bestätigen Sie den Eintrag mit Hinzufügen. Beispiel: Hinzufügen des Absenders zur Liste der erlaubten Absender 1. Öffnen Sie den Reiter Erlaubt 2. Klicken Sie auf Hinzufügen 3. Tragen Sie die Absenderadresse ein 13

14 5. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen womit die neue Adresse zur Liste hinzugefügt wird. b) sperren: Unter dem Reiter Gesperrt fügen Sie die Mailabsender hinzu, die immer geblockt werden sollen (Schritte 2-5 analog wie bei erlauben ). Ebene Unternehmen Auf der Ebene Unternehmen können Sie ganze Absender-Domänen freischalten. Beispiel: Sie möchten alle Absender der Maildomäne microsoft.com freischalten 1. Klicken Sie auf Unternehmen 14

15 2. Wählen Sie den Reiter Erlaubt 3. Klicken Sie auf Hinzufügen und tragen Sie microsoft.com ein 4. Bestätigen Sie abschließend mit einem Klick auf Hinzufügen Anmerkung: Sein Sie bitte vorsichtig beim Hinzufügen von kompletten Domänen. Denn es ist generell möglich, mit jeder beliebigen Adresse Spammails zu versenden. Große und bekannte Domänen, wie z.b. yahoo.com oder aol.com, aber auch Firmen Domänen, wie z.b. Microsoft.com, werden gerne von Spammern als Absenderdomäne verwendet. Wenn Sie daher eine komplette Domäne eintragen, ist die Gefahr, dass Spammails durchkommen, sehr groß. 15

16 Ebene Listen: In der Ebene Listen können Sie Absender-Adressen für Newsletter eintragen. Wählen Sie hierzu die Ebene Liste an und führen Sie die Schritte analog wie unter der Ebene Personen aus. Anmerkung: Wenn Sie Mailinglisten Adressen haben, die Sie in Ihre persönliche Whiteliste aufnehmen möchten, dann tragen Sie diese Adressen bitte unter der Ebene Liste ein. Bei Mailingslistenmails ist es öfters der Fall, dass diese Mails nicht immer von dem gleichen Absender gesendet werden. Die Nachricht wird von jemanden, der eine neue Nachricht einstellt, an alle und die Mailinglist-Adresse gesendet. Daher wird bei der Ebene Listen einmal das VON:Feld und das AN:Feld überprüft. 4. Einstellungen 4.1 Stellvertretungen Für den Fall, dass Sie längere Zeit abwesend sind und Sie einen Vertreter berechtigen möchten, Ihre Junk-Mailbox zu verwalten, bietet Ihnen das Antispam-Tool die Möglichkeit, Vertreter zu aktivieren: Beispiel: Stellvertreter soll Andreas Sawitzki sein: 1. Hierzu wählen Sie links unter dem Button Einstellungen den Unterpunkt Stellvertreter" aus: 2. Wählen Sie nun Hinzufügen und es öffnet sich folgende Eingabe-Maske: 16

17 3. Geben Sie oben rechts die -Adresse Ihres Vertreters ein und starten Sie die Suche mit Klick auf Los : 17

18 4. Anschließend bestätigen Sie den Stellvertreter, indem Sie ihn aus der unteren Liste anhaken und durch ein Klick auf Stellvertreter hinzufügen bestätigen. Anmerkung: Der Stellvertreter muß ebenfalls im Antispamfilter aktiviert sein, damit er Ihren JunkOrdner verwalten kann. Hierzu meldet sich der Stellvertreter an seinen eigenen Junkbox-Ordner an und wählt dann unten links im Fenster die Funktion Als Stellvertreter anmelden aus: 18

19 Antispam - Messaging Essentials 4.2 Persönliche Einstellungen Ihrer Spamverdacht-Übersicht Nachricht Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre Spamverdacht-Übersichts Nachricht nach Ihren Wünschen einzustellen. Hierzu wählen Sie innerhalb des Menüs Einstellungen die Option Junkverdachtsübersicht aus: Anschließend können Sie in folgendem Fenster Ihre Spamverdacht-Übersicht Nachricht individuell konfigurieren: Nehmen Sie zuerst den oberen Haken unter unbedingt einhalten Unternehmenstandard heraus: 19

20 Antispam - Messaging Essentials Nun können Sie Ihre persönlichen Einstellungen, abweichend von der Standardkonfiguration für alle ändern und abschließend mit Änderungen übernehmen speichern. 5. Änderung der Sprache Die Sprache des Antispam-Tools richtet sich automatisch nach der Spracheinstellung Ihres persönlichen Webbrowsers. Die Sprache kann jedoch jederzeit nach Ihren Wünschen geändert werden: Wählen Sie hierzu den Punkt Bevorzugte Sprache unten rechts im Fenster aus: Bevorzugte Sprache wählen Nun können Sie aus folgenden Sprachen wählen: 20