Microsoft Dynamics NAV Geschäft so fojpcca

Transkript

1 Jürgen Holtstiege, Christoph Köster, Michael Ribbert, Thorsten Ridder Microsoft Dynamics NAV Geschäft so fojpcca ш richtig abbilden Ein praxisorientierter Compliance-Leitfaden

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 13 Motivation - Der Geschäftsprozess im Fokus 14 Zielgruppe 15 Inhalt und Aufbau des Buchs 15 Methodisches Vorgehen 17 1 Grundlagen des Risikomanagements und der Prüfung 21 Grundlagen des Risikomanagements 22 Der Prozess im Focus des Risikomanagements 24 Aufbau des Risikomanagementsystems 25 COSO Enterprise Risk Management Framework 26 COBIT 27 Integration von COSO und COBIT 29 Prüfung des Risikomanagementsystems 30 Rechtliche Grundlagen 32 Das KonTraG (Gesetz für mehr Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) Auswahl wichtiger gesetzlicher Anforderungen 33 SOX (Sarbanes Oxley Act) 37 2 Technische Grundlagen 39 Microsoft Dynamics NAV Einführung 40 Applikationsstruktur 41 C/SIDE-Entwicklungsumgebung 41 Classic Client und rollenbasierter Client 43 Benutzeroberfläche 44 Technologie von Dynamics NAV Systemarchitektur 60 Datenbankoption 61 Dynamics NAV-Datenbankobjekte 63 Tabellen 63 Forms 68 Pages 74 Reports 75 Dataports und XMLports 84 Codeunits 84

3 Inhaltsverzeichnis 3 Basisprüfung 85 Grundeinrichtung 86 Organisationseinheiten 86 Sachkonten und Kontenplan 91 Dimensionskonzept 95 Nummernserien 106 Belegfluss und Beleggenehmigung 111 Belegbegriff und Belegaufbau 112 Offene und gebuchte Belege 113 Belegarchivierung 114 Belegstatus 117 Belegfluss und Postenerstellung 118 Beleggenehmigungen 122 Buchungsprozesse 134 Buchungsgruppen 135 Kontenfindung in Dynamics NAV 136 Buchungskontrolle 139 Systemzugriff 143 Zugriffsarten 143 Authentifizierung 144 Sicherheitsstufen 146 Berechtigungskonzept 147 Datenbankadministration 153 Allgemeine Datenbankverwaltung 154 Datensicherungen 156 Objektänderungsprozess 158 Systemintegration 163 Änderungsprotokoll 165 Funktion des Änderungsprotokolls 166 Einrichtung des Änderungsprotokolls 166 Auswertung des Änderungsprotokolls 170 Änderungsprotokoll aus Compliance-Sicht Einkauf 173 Organisationseinheiten des Einkaufs 174 Darstellung der Einkaufsorganisation 174 Einkaufsorganisation aus Compliance-Sicht 177 Einrichtung des Einkaufs 178 Einrichtungsparameter für Kreditoren und Einkauf 178 Einrichtungsparameter für Kreditoren und Einkauf aus Compliance-Sicht 181 Stammdaten im Einkauf 182 Der Prozess im Überblick 182 Kreditoren- und Artikelstammdaten aus Compliance-Sicht 194 Einrichtung von Kreditoren-Stammdatenvorlagen 196 Der Einkaufsprozess und Belegfluss im Überblick 198 Einkaufsanfrage und Einkaufsbestellung 200 Der Prozess im Überblick 200 Einkaufsanfrage/Einkaufsbestellung aus Compliance-Sicht 204

4 Inhaltsverzeichnis 7 Preise und Preisfindung 205 Der Prozess im Überblick 206 Ablauf und Einrichtung der Preise und Preisfindung 207 Preise und Preisfindung aus Compliance-Sicht 211 Zeilen- und Rechnungsrabatte 212 Der Prozess im Überblick 212 Ablauf und Einrichtung von Zeilen- und Rechnungsrabatten 213 Zeilen- und Rechnungsrabatte aus Compliance-Sicht 221 Vorauszahlungen 222 Der Prozess im Überblick 223 Ablauf und Einrichtung der Vorauszahlung 224 Vorauszahlung aus Compliance-Sicht 227 Lieferung und Rechnungseingang 227 Der Prozess im Überblick 227 Ablauf und Einrichtung des Lieferungs- und Fakturierungsprozesses 229 Lieferung und Fakturierungsprozesse aus Compliance-Sicht 231 Artikel-Zu-/Abschläge 234 Zahlungsausgang für offene Verbindlichkeiten 234 Der Prozess im Überblick 234 Ablauf und Einrichtung des Zahlungsausgangs 236 Zahlungsausgang aus Compliance-Sicht 244 Lieferanten-Mahnwesen 247 Der Prozess im Überblick 248 Ablauf und Einrichtung des Mahnwesens 249 Lieferanten-Mahnwesen aus Compliance-Sicht 253 Einkaufsreklamation und Gutschriften 255 Der Prozess im Überblick 255 Ablauf und Einrichtung von Reklamationen und Gutschriften 256 Reklamationen und Gutschriften aus Compliance-Sicht Logistik 265 Organisationseinheiten der Logistik 266 Darstellung der Logistikorganisation 267 Logistikorganisation aus Compliance-Sicht 270 Einrichtung der Logistik 272 Lagereinrichtung 272 Logistikeinrichtung 276 Lagerorteinrichtung 278 Prozesse der Lagerverwaltung 291 Standardprozesse bei Wareneingang und Einlagerung 293 Standardprozesse bei Kommissionierung und Warenausgang 310 Prozesse der Lagerverwaltung aus Compliance-Sicht 322 Artikelverfügbarkeit, Artikelverfolgung, Reservierung und Zuordnung von Artikeln (Cross Docking) 326 Artikelverfügbarkeit 326 Artikelverfolgung 328 Reservierung, Bedarfsverursacher und Zuordnung von Artikeln (Cross Docking) 333 Artikelverfügbarkeit, Artikelverfolgung, Reservierung und Zuordnung von Artikeln (Cross Docking) aus Compliance-Sicht 341

5 Inhaltsverzeichnis Umlagerung und Umbuchung von Lagerbeständen 342 Umlagerung von Lagerbeständen 342 Umbuchung von Lagerbeständen 362 Umlagerung und Umbuchung von Lagerbeständen aus Compliance-Sicht 366 Inventur 370 Manuelle Durchführung der Inventur 370 Inventurauftrag, Inventurerfassung, zyklische Inventuren 374 Inventur aus Compliance-Sicht 382 Lagerbewertung 385 Herausforderung der Lagerbewertung 385 Lagerabgangsmethoden 388 Buchungen in der Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung 391 Lagerbewertung aus Compliance-Sicht 407 Methodik der automatischen Wiederbeschaffung Verkauf 415 Organisationseinheiten des Verkaufs 416 Darstellung der Verkaufsorganisation 416 Verkaufsorganisation aus Compliance-Sicht 418 Einrichtung des Verkaufs 420 Stammdaten im Verkauf 429 Der Prozess im Überblick 429 Anlage und Pflege von Kontaktstammdaten 430 Anlage und Pflege von Debitorenstammdaten 433 Anlage und Pflege von Kontakt- und Debitorenstammdaten aus Compliance-Sicht 438 Einrichtung von Stammdatenvorlagen 441 Der Verkaufsprozess und Belegfluss im Überblick 442 Kundenangebot und Kundenauftrag 445 Der Prozess im Überblick 445 Ablauf und Einrichtung des Angebots/Auftrags 447 Ablauf und Einrichtung des Auftrags aus Compliance-Sicht 449 Kreditlimit 450 Der Prozess im Überblick 450 Ablauf und Einrichtung des Kreditlimits 452 Kreditlimit aus Compliance-Sicht 454 Vorauszahlungen 455 Der Prozess im Überblick 456 Ablauf und Einrichtung der Vorauszahlung 457 Vorauszahlung aus Compliance-Sicht 460 Preise und Preisfindung 460 Der Prozess im Überblick 460 Ablauf und Einrichtung der Preise und Preisfindung 462 Verkaufsarten - Debitorenpreisgruppen und Kampagnen 466 Preise und Preisfindung aus Compliance-Sicht 468 Zeilen- und Rechnungsrabatte 469 Der Prozess im Überblick 469 Ablauf und Einrichtung von Zeilen- und Rechnungsrabatten 470 Debitoren-, Artikelrabattgruppen und Kampagnen 477

6 Inhaltsverzeichnis 9 Prioritäten bei der Vergabe und Berechnung von Zeilen- und Rechnungsrabatten 478 Zeilen- und Rechnungsrabatte aus Compliance-Sicht 479 Lieferung und Fakturierung 481 Der Prozess im Überblick 481 Ablauf und Einrichtung des Lieferungs- und Fakturierungsprozesses 483 Lieferung und Fakturierungsprozesse aus Compliance-Sicht 486 Artikel-Zu-/Abschläge 487 Der Prozess im Überblick 488 Ablauf und Einrichtung von Zu- und Abschlägen 489 Kontenfmdung für Zu-/Abschlagsartikel 491 Zu-/Abschlagsartikel aus Compliance-Sicht 491 Forderungen und offene Posten 493 Der Prozess im Überblick 493 Ablauf und Einrichtung der Forderungsüberwachung 495 Forderungen und offene Posten aus Compliance-Sicht 496 Zahlungseingang 499 Der Prozess im Überblick 499 Ablauf und Einrichtung des Zahlungseingangs 501 Zahlungseingang aus Compliance-Sicht 510 Mahnwesen 512 Der Prozess im Überblick 512 Ablauf und Einrichtung des Mahn wesens 514 Mahnwesen aus Compliance-Sicht 518 Reklamation und Gutschriften 520 Der Prozess im Überblick 520 Ablauf und Einrichtung von Reklamationen und Gutschriften 522 Reklamationen und Gutschriften aus Compliance-Sicht 525 Intercompany-Transaktionen 527 Einrichtung 527 Intercompany-Belege 532 Intercompany-Buch. -Blätter Finanzmanagement 549 Organisationseinheiten des Finanzmanagements 550 Einrichtung des Finanzmanagements 550 Einrichtungsparameter der Finanzbuchhaltung 551 Die Einrichtung aus Compliance-Sicht 552 Buchhaltungsperioden 554 Buchhaltungsperioden aus Compliance-Sicht 556 Verfolgungscodes 557 Buchungsblattvorlagen 558 Fibu-Buchungsblattvorlagen aus Compliance-Sicht 559 Stammdaten im Finanzmanagement 560 Direkte Buchungen in der Finanzbuchhaltung 561 Ablauf und Einrichtung direkter Buchungen 562 Direkte Buchungen aus Compliance-Sicht 566 Storno- und Korrekturbuchungen 569 Ablauf und Einrichtung von Storno- und Korrekturbuchungen 569 Storno- und Korrekturbuchungen aus Compliance-Sicht 572

7 10 Inhaltsverzeichnis Bankmanagement 573 Einrichtung von Bankkonten 573 Die Einrichtung von Bankkonten aus Compliance-Sicht 576 Arbeiten mit Fremdwährungen 577 Einrichtung und Ablauf beim Arbeiten mit Fremdwährungen 577 Arbeiten mit Fremdwährungen aus Compliance-Sicht 588 Anlagenbuchhaltung 589 Einrichtung und Ablauf der Anlagenbuchhaltung 591 Anlagenbuchhaltung aus Compliance-Sicht 599 Mehrwertsteuer in Dynamics NA V/Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung 601 Ablauf und Einrichtung der Umsatzsteuervoranmeldung 602 MwSt./Umsatzsteuervoranmeldung aus Compliance-Sicht 607 Monatsabschlussarbeiten 609 Ablauf und Einrichtung der Monatsabschlussarbeiten 609 Monatsabschlussarbeiten aus Compliance-Sicht 610 Jahresabschlussarbeiten 614 Ablauf und Einrichtung der Jahresabschlussarbeiten 615 Eröffnungsbilanzwerte/Saldenvorträge 618 Der Jahresabschluss aus Compliance-Sicht 618 Konsolidierung 619 Einrichtung und Ablauf einer Konsolidierung 620 Konsolidierung aus Compliance-Sicht 625 GDPdU 626 Reports und andere Analyseoptionen 626 Standardberichte 627 Analyse des Kontenplans 629 Kontenschemata 632 A Begleitmaterial zum Buch 639 MenuSuite zum Buch 640 Kritische Benutzerrechtskombinationen 641 Einrichtung 642 Kombinationsprüfung 643 Einzelprüfung 644 Superbenutzerprüfung 644 Dublettensuche für Debitoren und Kreditoren 645 Einrichtung 645 Dublettensuche durchführen 646 Prüfung der Dublettenvorschläge 647 Konsistenzanalyse 648 Analyse von kurzfristigen Änderungen 652 Reports 654 Gelieferte, nicht fakturierte Verkaufspositionen 654 Kreditlimit-Überschreitungen 656 Obligo-Analyse 657 Wertgutschriften-Analyse 658

8 nhaltsverzeichnis Abweichende Zahlungsbedingungen 658 Analyse der Logistikbelegverwendung 660 Artikel-ABC-Analyse 662 Modifizierte Lager - Sachpostenabstimmung 664 Lizenzierung von Datenbankobjekten 665 Support 668 Import von Datenbankobjekten 668 в Beispielhafte Einrichtung des Änderungsprotokolls 67i Änderungsprotokoll einrichten 672 Kapitel 3: Basisprüfung 674 Kapitel 4: Einkauf 675 Kapitel 5: Logistik 679 Kapitel 6: Verkauf 684 Kapitel 7: Finanzmanagement 702 с Glossar 711 Stichwortverzeichnis 733 Über die Autoren 741