Wissen sollten wir organisieren!

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1 Wissen sollten wir organisieren! ein Beitrag von Luder Bettmer Im Zusammenhang mit dem Thema Wissen fallen häufig Begriffe wie Schule, Lernen, Ausbildung, etc.. Formulierungen wie Wissen ist unser Rohstoff sind zunehmend in Presse und anderen Medien zu lesen. Auch wenn das Thema Wissensgesellschaft an sich nichts Neues ist, so sollte der Umgang damit in weiten Teilen des gesellschaftlichen Lebens intensiviert werden. Wissen darf besonders im unternehmerischen Denken kein Zufallsprodukt sein, sondern muss systematisch organisiert werden, und zwar nicht nur in der sogenannten Lernphase, sondern auch danach. Mit einigen Aspekten dieses Themas beschäftigt sich der vorliegende Artikel. Wissen liefert Kraft zur Wertschöpfung Wissen hat in den vergangenen Jahren in fast allen Gegenden der Welt eine zunehmende Bedeutung bekommen. Nicht nur die Wirtschaft, sondern auch andere Teile des gesellschaftlichen Lebens sind betroffen und nicht zu vergessen: das private Umfeld im engeren Sinne. Wissen betrifft sowohl Personen als Individuen wie auch Institutionen. Die rasante Entwicklung auf dem Sektor der Informationstechnologie hat zu dieser Entwicklung wesentlich beigetragen. Aus den darin liegenden Chancen ergibt sich für jeden von uns die Möglichkeit, ungeahnte Werte zu schaffen. Wissen ist zu einem zentralen Faktor des gesellschaftlichen Lebens geworden, oder anders ausgedrückt: Aus Wissen kann eine enorme Wertschöpfungskraft generiert werden, und zwar dann, wenn wir Wissen richtig organisieren. 1 / 8

2 Was verstehen wir unter Wissen? Angesichts der Vielzahl der Bücher, in denen Wissen behandelt wird, ist es nicht verwunderlich, dass es auch zahlreiche Definitionen von Wissen gibt (angefügt eine Literaturliste mit Angaben zu Büchern, aus denen Anregungen für diesen Aufsatz entnommen wurden): Besteht Wissen aus Kenntnissen und Fähigkeiten? Handelt es sich bei Wissen um dokumentierte Ergebnisse des Denkens und Handelns oder sind diese besser als Informationen zu bezeichnen? Oder besteht Wissen aus Erfahrungen von einzelnen Individuen? Nach Willke entsteht Wissen aus Informationen, indem es in einen praktischen (persönlichen) Zusammenhang gestellt wird, Wissen ist also demnach immer an Personen gebunden, Informationen sind dagegen neutral. Der Inhalt eines Buches könnte als eine Sammlung von Informationen bezeichnet werden. Wird dieses Buch z. B. von zwei Personen gelesen, so entsteht bei den Lesern (sehr wahrscheinlich) unterschiedliches Wissen, weil aus deren verschiedenen Ausgangslagen die Informationen unterschiedlich verarbeitet werden, d. h. in verschiedene praktische (persönliche) Zusammenhänge gestellt werden. Also halten wir fest: Informationen sind die (neutrale) Basis für Wissen. Wissen wiederum entsteht durch die Verknüpfung von Informationen mit persönlichen Erfahrungen, ist also immer an Personen gebunden. 2 / 8

3 Implizites und explizites Wissen Diese beiden Begriffe liefern zwei weitere Perspektiven auf das Wissen: Implizites Wissen hat eine Person aufgrund von Erfahrungen oder durch Lernen erworben. Manchmal weiß diese Person gar nicht, dass sie über dieses Wissen verfügt. Und selbst wenn sie weiß, dass sie etwas weiß, kann sie dieses Wissen häufig nicht erklären oder beschreiben. Ein Beispiel ist das Wissen darüber, wie das Fahrradfahren funktioniert, was getan werden muss, um mit einem Fahrrad zu fahren, ohne zu stürzen. Implizites Wissen beantwortet damit die Frage: Kann ich es tun? Explizites Wissen hingegen ist ausgesprochenes oder formuliertes und dokumentiertes Wissen. Der Wissende kann also über dieses explizite Wissen sprechen. Explizites Wissen beantwortet damit die Frage: Kann ich es sehen oder nachlesen? Diese grundlegende Unterscheidung ist u. a. für Organisationen sehr wichtig. Diese sollten nämlich immer bestrebt sein, das implizite Wissen ihrer Mitarbeiter über wichtige Prozesse, Kunden, etc. zu explizieren, also zu explizitem Wissen zu machen. Mitarbeiter, die exklusiv über bestimmtes Wissen in ihrem Kopf verfügen, können sonst zu Risikofaktoren für Organisationen werden. Das Risiko besteht darin, dass dieses Wissen nicht dokumentiert ist und somit anderen Mitarbeitern nicht zur Verfügung steht. Besonders kritisch kann es werden, wenn dann eine solche Person die Organisation verlässt. Es klingt banal, aber aus Zeit- und anderen Gründen wird dieser Zusammenhang häufig nicht beachtet. 3 / 8

4 Wissen und Kompetenz Organisationen wie auch einzelne Personen erwerben Wissen, um danach in der Lage zu sein, bestimmte Aufgaben (besser) zu erledigen. Eine Aufgabe erledigen zu können, zielt auf Handeln ab, gemeint ist damit eine Fähigkeit oder eine Kompetenz. Auch im Fall des Begriffs der Kompetenz gibt es unterschiedliche Definitionen. Weitestgehend festigt sich aber wohl die Festlegung, dass der Aufbau von Wissen als Grundlage für den Erwerb von Kompetenzen anzusehen ist. Anwendung von Wissen, d. h. dieses in Handeln umzusetzen, wird damit also unter Kompetenz verstanden. Was bedeutet dies für eine Organisation? Der einfache Erwerb von Wissen durch einen Mitarbeiter (z. B. auf einem Seminar) reicht nicht aus. Sie müssen dieses Wissen auch anwenden können und wollen, um aktives Handeln zu generieren. Auf der anderen Seite müssen diese Mitarbeiter aber auch bereit sein, ihr Wissen anderen zur Verfügung zu stellen. Ein Anspruch auf Herrschaftswissen passt nicht zu einer modernen Unternehmenswirklichkeit. Insgesamt sprechen wir damit die Kultur im Umgang mit Wissen an. Neben allen technischen Aspekten spielen also auch unternehmenskulturelle Fragen eine sehr gewichtige Rolle, die u. a. mit der Motivation jedes Einzelnen zu tun haben. Wissensmanagement als Prozess Stellt sich eine Organisation nun der Aufgabe, ihr Wissen zu managen, so sind sinnvollerweise verschiedene Themen zu behandeln: Wissensziele, Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensverteilung, Wissensnutzung und Wissensbewertung. Die Reihenfolge ist nicht zufällig gewählt, im Gegenteil: Die aufgeführten Themen sollten als Phasen verstanden werden, die nacheinander durchlaufen werden. In diesem Sinne ist demnach die Gestaltung des Wissensmanagements ein phasenorientierter Prozess. 4 / 8

5 Nun zu den einzelnen Phasen einige erklärende Stichworte: Wissensziele Basis für die Beantwortung der Frage nach den Wissenszielen ist die Strategie des Unternehmens oder der Organisation. Zielführend sind folgende Leitfragen: Wie wichtig ist Wissen für den Geschäftserfolg? Oder: Welches Wissen und welche Kompetenzen sind erforderlich, um diese Strategie zu realisieren? Wissensidentifikation In dieser Phase wird der Ist-Zustand erhoben: Über welches Wissen und über welche Kompetenzen verfügt die Organisation bereits? Methodisch gibt es für diese Phase verschiedene Unterstützungen. Stichworte sind: Wissenslandkarten, Yellow Pages (Gelbe Seiten oder das Branchenbuch einer Organisation), Wissensbilanzen u. v. m.. Fragen nach dem Speicherort des Wissens und nach den wichtigen Kompetenz- und Wissensträgern spielen bei dem Thema Wissensidentifikation ebenfalls eine Rolle. Wissenserwerb Mit dieser Phase ist das Entwickeln von Wissen angesprochen: Ausund Weiterbildung, Personalentwicklung, Kundenbefragungen, u. v. m.. An dieser Stelle muss auch die Dokumentation von implizitem Wissen behandelt werden, denn durch das so entstehende explizite Wissen sind andere Mitarbeiter in der Lage, Wissen zu erwerben. Ähnliches gilt z. B. für die Erstellung und benutzerfreundliche Ablage von Sitzungsprotokollen, wobei dies auch schon den nächsten Absatz betrifft. 5 / 8

6 Wissensverteilung Die Leitfrage für dieses Thema ist: Wie wird das Wissen ausgetauscht, verteilt und bereitgestellt? Neben technischen Aspekten (z. B. der benutzerfreundlichen Organisation der Wissensdatenbanken) kommen an dieser Stelle auch die schon erwähnten kulturellen Einstellungen zur Wissensweitergabe auf die Tagesordnung. Eine weitere Frage beschäftigt sich mit dem Thema: Wer soll Zugang zu welchem Wissen erhalten? Jeder bekommt Zugriff auf alles ist sicher eine einfache, aber wenig zielführende Lösung. Denn sie führt nur zu eine Informations-/Wissensüberflutung bei den Mitarbeitern. Also werden bedarfsgerechte Lösungen benötigt. Wissensnutzung Wird das (mühevoll) erworbene und bereitgestellte Wissen auch in der gewünschten Weise genutzt und damit in Handlungen umgesetzt? Zum einen kann bei dem heutigen Stand der Technik auf einfache Weise der Nutzungsgrad von Datenbanken und anderen Wissensquellen ermittelt werden. Viel wichtiger ist es aber, dass die Nutzung von Wissen einfach und attraktiv gestaltet wird. In diesem Zusammenhang spielt die benutzerfreundliche Struktur und Beschreibung der Wissensquellen eine besondere Rolle. In gewisser Weise sollte also Marketing für das vorhandene Wissen betrieben werden. Dazu gehört auch, das Wissen immer auf einem aktuellen Stand zu halten. Unter Umständen ist es von Vorteil, sich von veraltetem Wissen zu trennen. Wissensbewertung Zum Schluss sollte evaluiert werden, ob der Einsatz des Wissens den gewünschten Erfolg gebracht hat. Dies geschieht am besten durch den Vergleich des erreichten Standes im Wissensmanagement mit den zu Beginn formulierten Zielen. Daraus lassen sich Erkenntnisse ableiten, die zu einer Feinjustierung des beschriebenen Wissensmanagementprozesses genutzt werden können. Reflexion und Lessons Learned sind hier die Stichworte. Diese Schritte werden häufig auch als eine Ebene der Lernenden Organisation bezeichnet. Ideal wäre es, wenn in dieser Phase nicht nur eine Kosten-Nutzen-Berechnung, sondern auch eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt würde. 6 / 8

7 Fazit Ein Ziel dieses kurzen Aufsatzes wäre erreicht, wenn der Leser Anregungen für die persönliche Arbeit erhalten hat. Wir empfehlen, das Thema Wissensmanagement auf die Agenda zu nehmen. Dank der Digitalisierung von Wissen können immer mehr Daten und Informationen zu immer geringeren Kosten gespeichert und in kürzester Zeit an fast jedem beliebigen Ort des Globus transportiert werden. Darin liegen ungeahnte Chancen, an die bis vor kurzem noch niemand zu denken gewagt hat. Aber wo Licht ist, ist auch Schatten: Wir laufen Gefahr, mit Informationen überhäuft zu werden. Die Lösung liegt in einem intelligenten Umgang mit Wissen. Das oben vorgestellte Vorgehensmodell trägt dazu bei, ein Wissensmanagement erfolgreich zu implementieren. Dabei sollte beachtet werden, dass der Umgang mit Wissen nicht nur eine Frage der technischen Organisation ist. Sicher spielt das eine enorme Rolle, es ist eine zentrale Basis für den Erfolg. Nicht weniger wichtig ist aber auch die innere Einstellung jedes Einzelnen zu den angesprochenen Aspekten. In vielen Fällen könnte es einem Paradigmenwechsel gleichkommen, wenn der Umgang mit Wissen auf eine neue und damit offene und transparente Grundlage gestellt wird. Das Verhalten und die Einstellung der Menschen verändert sich nicht automatisch, wenn eine neue Technik bereitgestellt wird. Will heißen: Auch der psychologische Aspekt des Wissensmanagements muss aktiv beachtet und bearbeitet werden. Allein die technische Dimension des Themas zu behandeln, wird zur Folge haben, dass viel Geld verpulvert wird, ohne die (gewünschte) Wirkung zu erzielen. Nein: Beide Dimensionen des Wissensmanagements, also die technisch-fachliche wie auch die psychologisch-kulturelle müssen einbezogen werden, dann wird Ihr Wissensmanagement zu einem Erfolgsbaustein Ihres Unternehmens. 7 / 8

8 Literatur Götz, Klaus; Schmid, Michael (2004): Praxis des Wissensmanagements. München: Vahlen. Probst, Gilbert; Raub, Steffen; Romhardt, Kai (2006): Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 5., überarbeitete Auflage. Wiesbaden: Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. T. Gabler. Reinmann, Gabi; Eppler, Martin J. (2008): Wissenswege. Methoden für das persönliche Wissensmanagement. Bern: Huber. Schiersmann, Christiane; Thiel, Heinz-Ulrich (2009): Organisationsentwicklung. Prinzipien und Strategien von Veränderungsprozessen. Wiesbaden: VS Verlag für Sozialwissenschaften. Willke, Helmut (1998): Systemisches Wissensmanagement. Stuttgart: Lucius und Lucius. Willke, Helmut (2004): Einführung in das systemische Wissensmanagement. Heidelberg: Carl-Auer Verlag. Ludger Bettmer EVOLOG Beratersozietät Else-Lang-Str. 1, Köln Tel.: , Fax: EVOLOG/LB/CM/NM/ / 8