REPORTS... 1 DER SMART PUBLISHER... 1 CODEBUCH MIT KATEGORIENDEFINITIONEN ERSTELLEN... 9 CODEHÄUFIGKEITEN PRO DOKUMENT, DOKUMENTGRUPPE, DOKUMENTSET

Transkript

1 Reports

2 Inhaltsverzeichnis REPORTS... 1 DER SMART PUBLISHER... 1 CODEBUCH MIT KATEGORIENDEFINITIONEN ERSTELLEN... 9 CODEHÄUFIGKEITEN PRO DOKUMENT, DOKUMENTGRUPPE, DOKUMENTSET PROJEKT-INFORMATION... 11

3 Reports Der Smart Publisher Der Smart Publisher ist ein komfortabler Report-Generator. Er exportiert ausgewählte Codierungen in einen gelayouteten Bericht als Word-Dokument mit Titelseite und Inhaltsverzeichnis. Die Struktur des Berichts ergibt sich direkt aus dem Codesystem: Jeder Code der ersten Ebene erhält ein eigenes Kapitel. Alle Subcodes eines Codes werden zu Unterkapiteln. Inhalt jedes (Unter-)Kapitels sind die mit diesem Code codierten Segmente. Aufruf des Smart Publishers Den Smart Publisher können Sie über ein Icon in der Hauptmenüleiste oder über das Menü Reports > Smart Publisher starten. Aufruf des Smart Publishers Hinweis: Um den Smart Publisher unter Windows verwenden zu können, muss Microsoft Word Version 2003 oder neuer installiert sein. Nach dem Aufruf erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, welche Codes in den Bericht aufgenommen werden sollen. Es können Codes der obersten Ebene im Codesystem ausgewählt werden; die zugehörigen Untercodes werden automatisch im Bericht ausgegeben. Sie können zudem auswählen, dass nur Codierungen aus aktivierten Dokumenten berücksichtigt werden. 1

4 Auswahl eines Obercodes für den Smart Publisher Einstellungen für den Smart Publisher Im nachfolgenden Dialogfeld besteht die Möglichkeit, zahlreiche Einstellungen für die Aufbereitung des Berichts einzustellen. Die Einstellungen des Smart Publishers sind zur leichten Navigation auf sieben Tabs angeordnet. 2

5 Optionen des Smart Publisher einstellen Bereich Titelseite Titel Titel, der auf der ersten Seite des Berichts erscheint Untertitel Untertitel, der auf der ersten Seite des Berichts erscheint Bilddatei 1 und 2 Auswahl von bis zu zwei Bilddateien, die auf der ersten Seite des Berichts angezeigt werden; wenn das Feld leer bleibt, wird nichts angezeigt. Bereich Kopf- und Fußzeile Jeder Bericht kann optional um eine Kopf- und eine Fußzeile ergänzt werden, die nach der Titelseite auf allen Seiten eingefügt wird. Kopfzeile Text für die Kopfzeile Fußzeile Text für die Fußzeile 3

6 Bereich Optionen Sie können die Ausgabe im Bericht auf Segmente beschränken, denen ein Gewicht in einem definierten Bereich zugewiesen wurde. Kommentar Unterhalb eines Codings wird auch dessen Coding-Kommentar ausgegeben. Code Alias anstelle des Codenamens verwenden Es wird nicht der Codename aus der Liste der Codes im Bericht als Überschrift verwendet, sondern sofern für den jeweiligen Code definiert der Code Alias (siehe Code Alias vergeben). Bereich Quellangaben Unter dem Punkt Quellangaben lassen sich folgende Optionen für die Präsentation der codierten Segmente im Bericht angeben: Anführungszeichen Textsegmente werden in Anführungszeichen gesetzt. Dokument Dokumentgruppe und Dokumentname werden in der Quellenangabe unterhalb des Segments ausgegeben. Position Beginn und das Ende des codierten Segmentes (bei Texten also die Absatznummern) werden in die Quellenangabe integriert. Erstellt am das Erstelldatum der Codierung wird in die Quellenangabe integriert. Autor der Benutzername, unter dem die Codierung erstellt wurde, wird in die Quellenangabe integriert. Gewicht das Gewicht der Codierung wird in die Quellenangabe integriert. Die folgende Abbildung zeigt einen kleinen Auszug aus einem Bericht, der mithilfe des Smart Publishers generiert wurde. Das angezeigte Segment stammt aus dem Absatz 3 des Dokuments B03 Sarah aus der Dokumentgruppe Interviews. Es wurde von Fr. Berkempers am erzeugt und mit einem Gewicht von 0 codiert. Das Segment wurde dem Code religiöse, kulturelle Konflikte zugeordnet. 4

7 Auszug aus einem Bericht des Smart Publishers Bereich Word-Vorlage (nur in MAXQDA für Windows einstellbar) Hier können Sie einstellen, auf welche Word-Vorlage der Smart Publisher zurückgreifen soll. Die Word-Vorlage bestimmt das Aussehen des Berichts und kann frei verändert werden (s.u.) Nach einem Klick auf OK und der Wahl eines Dateinamens und Speicherorts beginnt der Smart Publisher den Report zu erstellen; dies kann je nach Anzahl der exportieren Codierungen einen Moment in Anspruch nehmen. Hinweis: Während der Smart Publisher Ihren Bericht erstellt, sollten Sie Word nicht verwenden, da die Erstellung des Berichts dadurch beeinträchtigt werden könnte. Der fertige Bericht Das Resultat besteht aus einem Dokument (unter Windows im DOCX-Format, unter Mac im RTF-Format) mit Titelseite, Inhaltsverzeichnis, einer Seite mit einer Auflistung aller verwendeten Dokumente und dem Hauptteil mit allen exportierten Segmenten. Wurde eine Kopf- und/oder Fußzeile vergeben, findet sich diese auf allen Seiten außer der Titelseite wieder. Alle Elemente haben der benutzten Word-Vorlage (im DOT-Format) entsprechende Formatierungen, die auch im fertigen Bericht noch beliebig editiert werden können. Beispielsweise können Sie noch zusätzliche Seiten oder Inhalte problemlos in den Bericht einfügen. Aliasnamen für Codes Smart Publisher übernimmt für die einzelnen Unterkapitel des Berichts als Überschrift die Codenamen des Codesystems. Es steht Ihnen jedoch frei für einzelne oder auch für alle Codebezeichnungen einen alternativen Namen anzugeben. Dieser Wunsch kann beispielsweise auftreten, weil die maximale Zeichenanzahl für Codenamen von 63 5

8 Zeichen für die gewünschte Kapitelüberschrift nicht ausreicht und man gerne einen längeren Namen eingeben möchte oder weil eine verkürzte Kapitelüberschrift besser geeignet erscheint. Für diesen Zweck steht in MAXQDA der so genannte Code Alias zur Verfügung, der bis zu 255 Zeichen lang sein kann. Um für einen Code einen Code Alias festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Code im Codesystem und wählen Eigenschaften. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter anderem einen Code Alias für den angeklickten Code vergeben können. Code Alias für Code im Fenster Code-Eigenschaften vergeben Über das Menü Codes > Code Alias Tabelle lässt sich zudem eine Tabelle aufrufen, in der komfortabel zu mehreren Codes ein Code Alias festgelegt werden kann und aus der ersichtlich ist, für welche Codes bereits ein Code Alias vorliegt. Code Alias Tabelle 6

9 Die Word-Vorlage für den Smart Publisher (nur für Windows) Bei der Installation von MAXQDA unter Windows werden im Ordner MAXQDA12 bei den eigenen Dokumenten (bzw. auf dem USB-Gerät bei einer portablen Installation) zwei Dokumentvorlagen namens _Smart_Publisher_Template_A4.dot und _Smart_Publisher_Template _Letter.dot angelegt, die mit Microsoft Word geöffnet und bearbeitet werden können. Wie der Dateiname bereits verrät, ist die eine Vorlage auf das Seitenformat A4 eingestellt, während die andere das Letter-Format verwendet. Sie können für verschiedene Anlässe mehrere Kopien der Word-Vorlagen anlegen und diese nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Platzhalter zur Anpassung der Word-Vorlage Die Word-Vorlage beinhaltet Platzhalter für z.b. Titel und Untertitel in der Form <Title>. Die Platzhalter können genau wie andere Inhalte eines Word-Dokumentes formatiert werden. Auch die Position der Platzhalter kann beliebig gewählt werden. Wird ein Platzhalter gelöscht, kann dieses Element vom Smart Publisher nicht eingefügt werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: <Date> = Erstelldatum des Berichts <Title> = auf dem Tab Titelseite vergebener Titel für den Bericht <Subtitle> = auf dem Tab Titelseite vergebener Untertitel für den Bericht <Image 1> = Bilddatei 1 <Image 2> = Bilddatei 2 <ContentTable> = Inhaltsverzeichnis <DocumentList> = Dokumentenliste <Documents> = Auflistung der Dokumente in einer Tabelle 7

10 Platzhalter für die Word-Vorlage Formatvorlagen Die Word-Vorlage enthält vordefinierte Formatvorlagen, die nicht gelöscht werden dürfen: MX_Header1 9 (Kapitelüberschriften nach Position des Codes im Codesystem) MX_Standard (Textinhalt von codierten Textsegmenten) MX_Numbering (Nummerierung einzelner Textsegmente innerhalb der Kapitel) MX_Table (Auflistung der Dokumente als Tabelle) Die Formatierung der Formatvorlagen kann direkt in der Word-Vorlage angepasst werden. Auch die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses lässt sich dort anpassen. Hinweis: Die Vorlage enthält einige Beispieltexte, etwa für die Überschriften und die Darstellung von Textsegmenten, so dass Sie die Formatvorlagen leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können die Beispieltexte auch verändern, jedoch werden beim Erstellen des Berichts nur die Platzhalter gefüllt und alle anderen Texte automatisch entfernt. 8

11 Codebuch mit Kategoriendefinitionen erstellen Mit der Funktion Codebuch exportieren haben Sie die Möglichkeit, automatisch ein Codebuch also ein Kategorienhandbuch zu erzeugen. Das Codebuch listet alle oder ausgewählte Codes in der Reihenfolge des Codesystems auf und bei jedem Code wird das zugehörige Code-Memo ausgegeben. Das fertige Codebuch enthält also die Kategoriendefinitionen der einzelnen Codes, sofern man diese in den Code-Memos festgehalten hat. Dies spart sehr viel Arbeit bei der Erstellung eines Anhangs für einen Forschungsbericht, zumal es die Möglichkeit gibt, die Schriftart für alle Memotexte zu vereinheitlichen. Das Codebuch wird im RTF-Format erstellt und lässt sich daher problemlos mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word öffnen. Es enthält ein Deckblatt mit dem Titel Codebuch, dem Projektnamen und dem Erstelldatum. Auf der folgenden Seite ist das Codesystem in einer Tabelle aufgeführt. Im Hauptteil werden dann die jeweiligen Codes mit den zugehörigen Memos in der Reihenfolge des Codesystems aufgelistet. Die Funktion wird aufgerufen über das Menü Reports > Codebuch. Nach dem Aufruf öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die einzelnen Optionen für den Inhalt des Codebuchs genauer bestimmen können. Optionen für das Codebuch einstellen 9

12 Im oberen Bereich dieses Dialogfeldes können Sie angeben, welche Codes in das Codebuch einbezogen werden sollen: Nur Codes der obersten Ebene Wenn Sie das Häkchen hier setzen, werden nur die Codes auf der obersten Hierarchieebene im Codesystem mit den jeweiligen CodeMemos aufgelistet. Subcodes werden nicht einbezogen. Nur aktivierte Codes Hier werden nur die aktivierten Codes in das Codebuch übernommen. Dabei können Sie entscheiden, ob auch (nicht aktivierte) Subcodes einbezogen werden sollen: Subcodes einbeziehen. Letzteres ist nur dann möglich, wenn der Haken bei Nur Codes der obersten Ebene nicht gesetzt ist. Hinweis: Es werden grundsätzlich nur die Codes exportiert, welche überhaupt ein Code-Memo besitzen. Weitere Optionen können im unteren Bereich festgelegt werden: Memo-Schrift vereinheitlichen Wenn die Schriftarten, -größen etc. in den einzelnen Memos unterschiedlich sind, können sie mit dieser Option im Codebuch einheitlich dargestellt werden. Codes nummerieren Bei Auswahl dieser Option werden die Codes entsprechend der Hierarchie im Codesystem nummeriert aufgeführt. Obercodes in Codenamen integrieren Wenn Sie diese Option auswählen, wird bei Subcodes der gesamte Codepfad als Überschrift angegeben. Codesystem mit Häufigkeiten ausgeben Ist dieses Häkchen gesetzt, wird in der tabellarischen Übersicht des Codesystems eine Spalte mit der Codehäufigkeit ergänzt. Nach Bestätigung des Dialogfelds wählen Sie im Dateibrowser einen Speicherort und namen, bevor das Codebuch erzeugt und im Standard-Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geöffnet wird. Codehäufigkeiten pro Dokument, Dokumentgruppe, Dokumentset Wie häufig kommt ein Code in einem Dokument, einer Dokumentgruppe oder einem Dokumentset vor? Im Menü Reports finden Sie drei Funktionen, welche für die Beantwortung dieser Fragen konzipiert sind: 10

13 1. Codehäufigkeiten pro Dokument 2. Codehäufigkeiten pro Dokumentgruppe (nur klickbar, wenn Dokumentgruppen vorhanden) 3. Codehäufigkeiten pro Dokumentset (nur klickbar, wenn Dokumentsets vorhanden) Im Prinzip handelt es sich um einen Schnellzugriff auf den MAXQDA Code-MatrixBrowser, der für die Report-Ausgabe mit folgenden Optionen aufgerufen wird: In den Knotenpunkten von Dokumenten und Codes werden die Codehäufigkeiten dargestellt. Es werden nur die aktivierten Codes und Dokumente angezeigt. Wenn keine Codes aktiviert sind, werden alle in die Darstellung integriert; gleiches gilt für Dokumente. Alle Codes sind unabhängig von ihrem Status in der Liste der Codes eingeklappt und ihre Codehäufigkeiten werden aggregiert. In den Spalten stehen entweder Dokumente, Dokumentgruppen oder Dokumentsets je nach aufgerufener Funktion. Bei Dokumentgruppen und Dokumentsets werden die Codehäufigkeiten der jeweils zugehörigen (und ggf. aktivierten) Dokumente aggregiert. Die Summenspalte und Summenzeile sind sichtbar. Codehäufigkeiten pro Dokument Projekt-Information Die Funktion Reports > Projekt-Information stellt Informationen über das aktuell geöffnete Projekt zusammen und zeigt den fertigen Report in einem eigenen Fenster an. Konkret enthält die Projekt-Information folgende Daten: Reportdatum Name der MAXQDA 12 Projektdatei Projekt-Memo (von der Wurzel aus der Liste der Dokumente ) Anzahl der Dokumentgruppen, Dokumentsets und der einzelnen Dokument-Arten Anzahl der Codes, Codings und Codesets 11

14 Anzahl der Memos Anzahl der Dokument- und Codevariablen Anzahl der Dokument-Links Die Projektinformation lässt sich per Klick auf den Button Kopieren in die Zwischenablage und von dort in ein anderes Programm, z.b. Word, transferieren. Projekt-Information 12