Berichtswesen der Technischen Universität Wien

Transkript

1 Berichtswesen der Technischen Universität Wien Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, die vorliegende Berichtsdokumentation stellt das Ergebnis der neuen Berichte, die im Zuge des Workshops Ausbau des Berichtswesen an der TU-Wien entwickelt wurden, dar. Im Sommer 2006 wurden Anforderungen der Institute ans Berichtswesen gesammelt und anschließend umgesetzt. Nicht nur neue Berichte im SAP-Standard wurden programmiert, auch eine neue Technologie, nämlich der Aufbau eines TU eigenen Business Warehouse (Anbindung an TUWIS) wurde entwickelt. Diese Dokumentation soll Ihnen bei der Verwendung sowohl der Berichte über TUWIS, als auch der SAP-Berichte helfen. Sollten Sie Fragen im technischen Bereich zb im Zusammenhang mit den BW-Berichten haben, wenden Sie sich bitte ans CCC, bei inhaltlichen Fragen bitte die jeweiligen Fachabteilungen (Quästur, CE-Abteilung) kontaktieren. Wir freuen uns auch über Anmerkungen/Ergänzungen zu den Berichten. Bitte schicken Sie uns gegebenenfalls ein , so dass wir Ihr Anliegen berücksichtigen können. Vielen Dank für Ihre Unterstützung Das CCC, die Quästur und die CE-Abteilung Stand: März

2 Inhaltsverzeichnis 1. Technische Einstellung für die Berichte in TUWIS BW-Bericht: Verfügbarkeit BW-Bericht: Globalbudget (Plan-Ist) Profit Center PlanIstObligoBericht Personalkostenbericht

3 1. Technische Einstellung für die Berichte in TUWIS Für das Aufrufen der BW-Berichte über TUWIS notwendige Einstellungen ) Aufnahme in die vertrauenswürdigen Sites: Gehen Sie in Ihrem Internet Explorer auf Extras, Internetoptionen, Sicherheit und klicken Sie auf Vertrauenswürdige Sites und dann auf die Schaltfläche Sites. Geben Sie in das obere weiße Feld ein, und drücken Sie die Schaltfläche Hinzufügen und Ok

4 Aktivierung von ActiveX: Klicken Sie auf Internet (wiederum in Ihrem Internet Explorer unter Extras, Internetoptionen, Sicherheit) und dann auf Stufe anpassen. Unter ActiveX sind die Einträge so zu machen, wie Sie unten in den Screenshots sehen. Dann drücken Sie einmal Ok

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6 Dann gehen Sie auf Vertrauenswürdige Sites und Stufe anpassen : Beim zweiten Eintrag unter ActiveX (ActiveX Steuerelemente initialisieren und ausführen, die - 6 -

7 nicht als sicher für Skripting aktiviert sind) muß Aktivieren ausgewählt werden. Bestätigen Sie zweimal mit Ok

8 2. BW-Bericht: Verfügbarkeit 27 Berichtsaufruf: TUWIS Dort finden Sie den Eintrag SAP Berichte über BW. Wenn Sie diesen Button betätigen, gelangen Sie zu folgendem Bildschirm. Hier betätigen Sie den Link: Verfügbarkeit 27 Da der Datentransport von SAP ins BW immer bis ca Uhr in der Früh dauert, wird empfohlen diesen Bericht erst ab 9.00 Uhr zu verwenden

9 Zweck: Eingabemaske: Übersichtliche Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben im Drittmittelbereich inklusive offener Forderungen, offener Verbindlichkeiten usw. Sie sehen alle Fonds für die Sie berechtigt sind! Bitte geben Sie den heutigen Stichtag ein und klicken Sie auf Ausführen. Darstellung: Der Bericht ist nach folgenden Spalten gegliedert: Gezeigt werden die Einnahmen, Ausgaben usw. summiert nach Innenaufträgen des betroffenen Fonds. Budgetübertrag: Einnahmen: Ausgaben: Betragsrest: VA Einnahmen: Obligo: Diese Spalte stellt den Budgetübertrag aus dem Vorjahr pro Innenauftrag dar. Diese Spalte beinhaltet alle Ausgangsrechnungen. Diese Spalte beinhaltet alle Eingangsrechnungen, Personalkosten, Reisekosten, die verrechneten Kostenersätze, Interne Leistungsverrechnungen und Barbelege aus dem Drittmittelbereich (Kassa und Handverlag). Betragsrest = Budgetübertrag + Einnahmen Ausgaben In dieser Spalte werden veranschlagte Einnahmen/offene Forderungen dargestellt, welche noch nicht fakturiert wurden. In dieser Spalte werden offene Verbindlichkeiten dargestellt, für die noch - 9 -

10 keine Eingangsrechnung vorliegt. Verfügungsrest: Verfügungsrest = Betragsrest + VA Einnahmen - Obligo Belegdetail: Um Details zu den einzelnen Buchungen zu sehen, muss man im ersten Schritt ein Feld des Berichtes mit der Maus markieren. Mittels Doppelklick auf das Auswahlfeld Belegdetail gelangt man zu den einzelnen Buchungen. Auffrischen/ Aktualisieren/ Folgende Menüleiste ist für die Bearbeitung des BW-Berichtes vorgesehen. Mittels des Buttons kann der Bericht aktualisiert werden. Klicken Sie wieder auf Ausführen um den aktualisierten Bericht zu erhalten. Wichtig: Bei einem Vergleich des Verfügbarkeitsberichts mit dem Auftragsbericht f. 27 Projekte in SAP möchten wir darauf hinweisen, dass die BW-Berichte die Buchungen mit heutigem Erfassungsdatum und Buchungen mit Buchungsdatum in der Zukunft nicht anzeigen

11 3. BW-Bericht: Globalbudget (Plan-Ist) Berichtsaufruf: TUWIS Dort finden Sie den Eintrag SAP Berichte über BW. Wenn Sie diesen Button betätigen, gelangen Sie zu folgendem Bildschirm. Hier betätigen Sie den Link: Globalbudget (Plan-Ist) Da der Datentransport von SAP ins BW immer bis ca Uhr in der Früh dauert, wird empfohlen diesen Bericht erst ab 9.00 Uhr zu verwenden

12 Zweck: Eingabemaske: Da die Stammdaten mit Jahreswechsel geändert wurden, ist eine Abteilungssicht erst ab 2007 bei diesem Bericht möglich. Verfügungsrest auf Abteilungsebene unter Berücksichtigung der gewünschten Kontierungsobjekte Gesamtüberblick. zentrale offizielle Planversion (entspricht dem Budget): erstes Tabellenblatt Plan-Ist-Zahlungssicht 0 dezentrale Planversion (von Instituten gepflegt): zweites Tabellenblatt Plan-Ist-Zahlungssicht ZI Bitte geben Sie den aktuellen Kalendertag und evtl. jene Innenaufträge und Kostenstellen, die ausgeblendet werden sollen ein und klicken Sie auf Ausführen. Gesamtbericht: Im oberen Teil des Berichtes sehen Sie jene Daten in einem Block dargestellt, die Sie durch Doppelklick im Bericht anzeigen lassen können, wie zb Sachkonto, Debitor, Darunter werden Daten zur Berichtsselektion als Information angezeigt. Der Bericht selber besteht aus folgenden Spalten: Profit Center: PC stellen Bereiche dar. Das heißt, in der Hoheit zb die einzelnen

13 Abteilungen/Fachbereiche des Instituts mit Bezeichnung. IA/KST: Finanzposition: Übertrag: Plan: Aktuelles Budget: Einnahmen: Ausgaben: ILV: Betragsrest: Obligo: VA Einnahmen: Innenaufträge bzw. Kostenstellen der jeweiligen Abteilung. Sind Gruppen von Sachkonten; Finanzpositionen werden mit Bezeichnung dargestellt. Budgetübertrag aus dem Vorjahr. Die Planwerte entsprechen dem Budget auf Abteilungsebene im Tabellenblatt Plan-Ist-Zahlungssicht 0 werden die Planwerte angezeigt, die zentral eingegeben wurden; im Tabellenblatt Plan-Ist-Zahlungssicht ZI werden die dezentral eingegebenen Planwerte angezeigt; Summe des Budgets/der Planwerte auf Abteilungsebene. Diese Spalte beinhaltet alle Ausgangsrechnungen. Diese Spalte beinhaltet alle Eingangsrechnungen, sowie Reisekosten ect. TU-interne Leistungsverrechungen zb ZID-Rechnungen, sowie Handverläge ect. Betragsrest = Aktuelles Budget + Einnahmen Ausgaben +/- ILV Mittelbindung, sobald eine Bestellung gebucht wurde. In dieser Spalte werden veranschlagte Einnahmen/offene Forderungen dargestellt, welche noch nicht fakturiert wurden. Verfügungsrest: Verfügungsrest = Betragsrest + VA Einnahmen - Obligo Einzelpostenebene Durch Doppelklick auf die Zelle neben BelegDetail (B/6) kommt man auf die Belegdetailebene. Hier scheinen Belegnummer und Belegtext auf

14 Durch Doppelklick auf BelegDetail kommt man wieder zur Gesamtübersicht. Durch Doppelklick auf die Zelle neben Buchungsdatum (B/7) kommt man das Buchungsdatum zu den Einzelposten

15 Durch Doppelklick auf Buchungsdatum kommt man wieder zur Gesamtübersicht. Auffrischen/ Aktualisieren/ Folgende Menüleiste ist für die Bearbeitung des BW-Berichtes vorgesehen. Mittels des Buttons kann der Bericht aktualisiert werden. Hier können Innenaufträge (zb KTS*, KTG*) / Kostenstellen ausgeblendet werden. Wichtig: Bei einem Vergleich des Plan-Ist-Zahlungssichtbericht mit dem Budgetüberwachungsbericht in SAP möchten wir darauf hinweisen, dass die BW-Berichte die Buchungen mit heutigem Erfassungsdatum und Buchungen mit Buchungsdatum in der Zukunft nicht anzeigen

16 4. Profit Center PlanIstObligoBericht Berichtsaufruf: Zweck: Eingabemaske: SAP Menü: Berichte/CO Kostenrechnung/ PC Plan Ist Bericht Differenzierte Übersicht für ganze Bereiche: 1. Kostenrechnungssicht 2. Plan-Ist-Übersicht ( Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung ) 1. Kostenrechnungssicht Unter Planversion können Sie die Version 0 ( offizielle Version, gekoppelt an Budget) eingegeben. Dann haben Sie die Planwerte, welche in Summe das Budget ergeben. Haben Sie diese auf Fachbereichsebene aufgeteilt und der CE-Abteilung diese Aufteilung mitgeteilt, dann sehen Sie in der Planversion 0 die Plan/Ist-Werte und somit den Verfügungsrest auf Abteilungsebene. Die Planversion ZI ( Spielwiese, keine zentrale Prüfung) soll den Instituten

17 zur Planung dienen und kann auch durch diesen Bericht abgefragt werden. Zur dezentralen Plandateneingabe gibt es eigene Informationsveranstaltungen. Ansprechperson: Fr. Beate Andre (Tel ) Zeitraum sollte von Monat bis Monat innerhalb eines Jahres eingegeben werden. Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben eine Kostenartengruppe, wie zum Beispiel TUW-CO ein: dann sehen Sie alle Kostenarten der Kostenrechnung (inkl. Abschreibung, exkl. Investition) Bei TUW-FM werden die Kostenarten exkl. Abschreibung angezeigt; entspricht der Zahlungssicht (Einnahmen + Ausgaben) und ist für Drittmittel- Abfragen erforderlich. TUW-Budget schließt die Abschreibung und die Personalkosten aus. Bei der Selektion nach CO-Objekten kann nach Bereichen (Profit Center) oder einzelnen Kontierungsobjekten abgefragt werden. Nach Profit-Center-Gruppe zb ALL_ umfasst alle Kontierungsobjekte des gesamten Instituts E212. Während X28_ nur die hoheitlichen Kontierungsobjekte beinhaltet. X27_ umfasst den Drittmittelbereich mit all seinen Projekten. Bei Profit Center können einzelne Profit Center eingegeben werden. Ab gibt es pro Fachbereich ein Profit Center: PC_21200, PC_212010, PC_ Nach Kostenstellengruppe oder Kostenstellen Nach Innenauftragsgruppe oder Innenaufträge Je nachdem ob eine Budget- oder Kostenrechnungssicht erwünscht ist kann das entsprechende Layout ausgewählt werden: /FMÜBERSICHT (Budget-Abteilungsübersicht ohne GIN, GIP) Budget-Abteilungsübersicht ohne Innenaufträge für innovative Projekte, UNI- Infrastrukturprojekte /FMSICHT+G* (FM-Abteilungsübersicht mit GIN, GIP) Budget-Abteilungsübersicht mit Innenaufträge für innovative Projekte, UNI- Infrastrukturprojekte /KLR (Kosten-Leistungsrechnungssicht) Der folgende Bericht soll die Kostenrechnungssicht zeigen. Folglich sind folgende Einstellungen notwendig: Kostenartengruppe: TUW-CO Layout: /KLR

18 Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie dieses Icon S (Symbolbild mit Uhr und Hakerl) klicken. PC_ = Abteilung Betonbau Kostenverrechnung vom ZID f. bestimmte Leistungen Kostenartengruppe

19 2. Plan-Ist-Übersicht ( Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung ) BEISPIEL Zur Budgetsicht im hoheitlichen Bereich sind folgende Eingaben notwendig: Für die Budgetsicht (vollständige Planwerte) müssen die Monate 1 16 eingegeben werden! PC_ = Abteilung Stahlbau Kontrolle: Der Verfügungsrest des gesamten Instituts sollte mit Verfügungsrest der Berufungszusage Verfügungsrest der Abteilung Betonbau incl. Exkursionen dem Verfügungsrest des Budgetüberwachungsberichts übereinstimmen

20 BEISPIEL für Budgetsicht ohne Exkursions- & Berufungszusage-Innenaufträge Wenn Sie die Spalte CO-Objekt markieren und dann auf den Filter klicken, dann können Sie Innenaufträge, die nicht gewünscht werden, bei den rot markierten Reitern ausblenden. Wichtig: Die Planversion 0 entspricht in Summe dem Institutsbudget. Da Budgetumbuchungen sowohl budgetmäßig von der Quästur als auch im Plan von der CE-Abteilung durchgeführt werden müssen, kann es kurzfristig zu Abweichung kommen. Sollte die Aufteilung der Planwerte in der Planversion 0 geändert werden, dann informieren Sie bitte Fr. Beate Andre (bandre@zv.tuwien.ac.at). Wie bereits erwähnt, haben Sie auch die Möglichkeit Ihre Planwerte selbständig in der Planversion ZI zu verwalten

21 5. Personalkostenbericht Berichtsaufruf: Zweck: SAP Menü: Personalkosten Personalkosten pro Projekt/Innenauftrag pro Person Eingabemaske: Beispiel für Ausgabe der 27 Projektkosten des Instituts 260 für den Oktober Abfrage für alle Drittmittelprojekte eines Instituts: Wählen Sie bei dem Punkt Selektionen Formularauswahl Personalkosten für Projekte aus. Beim Punkt Selektionen Allgemein belassen Sie den Kostenrechnungskreis bei TUW1 und den Kontenplan bei EKON und wählen Sie einen Zeitraum aus (z.b )

22 Beim Punkt Selektionen Aufträge klicken Sie auf das Eingabefeld bei Auftragsgruppe und wählen Sie X27_ Organisationseinheit (z.b. X27_260000) bzw. X26_ Organisationseinheit (z.b.x26_260000) Klicken Sie jetzt auf Ausführen. Abfrage für ein Projekt (mehrere Projekte): Wählen Sie bei dem Punkt Selektionen Formularauswahl Personalkosten für Projekte aus. Beim Punkt Selektionen Allgemein belassen Sie den Kostenrechnungskreis bei TUW1 und den Kontenplan bei EKON und wählen Sie einen Zeitraum aus (z.b ). Beim Punkt Selektionen Aufträge klicken Sie auf Innenaufträge, und geben Sie den gewünschten Innenauftrag ein. Klicken Sie jetzt auf Ausführen. Beispiel für die Ausgabe der Oktober-Personalkosten des Innenauftrags T

23 Wollen Sie mehrere Innenaufträge abfragen klicken Sie bitte auf den Button Mehrfachselektion (Pfeil). Danach öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie nun die Aufträge eingeben können. Wenn Sie die Innenaufträge eingegeben haben, bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button ausführen

24 Abfrage pro Person: Wählen Sie bei dem Punkt Selektionen Formularauswahl Projekt-Personalkosten pro Person aus. Beim Punkt Selektionen Allgemein belassen Sie den Kostenrechnungskreis bei TUW1 und den Kontenplan bei EKON und wählen Sie einen Zeitraum aus (z.b ). Beim Punkt Selektionen Aufträge klicken Sie auf Innenaufträge, und geben Sie den Innenauftrag ein. Klicken Sie jetzt auf ausführen. Beispiel für die Abfrage der Personalkosten einer Person. Sie können natürlich auch hier nach mehreren Personen suchen. Drücken Sie einfach auf den Button Mehrfachselektion. Nach der Eingabe bestätigen Sie mit ausführen

25 Danach erscheinen diese Fenster. Hier können Sie den Bericht entweder ausdrucken, oder durch anklicken der Schaltfläche Druckansicht ansehen. Sollte der Bericht mehrere Seiten beinhalten bitte mit dem Button weiter blättern. Wichtig: Bei der Abfrage nach einer Person ist mit einer längeren Wartezeit zu rechnen, da das System über alle Daten selektieren muss. Hinweis: Wenn Sie wissen von welchem Innenauftrag bzw. Innenaufträgen die Personalkosten des Dienstnehmers getragen werden, geben Sie diesen ein, dadurch wird die Wartezeit verkürzt