Berichtsempfehlung. 1.1 Budgetüberwachungsbericht Budgetgesamtsicht

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1 Berichtsempfehlung Globalbudgetsicht des gesamten Instituts: Budgetüberwachungsbericht Globalbudgetsicht der einzelnen Abteilungen/Kontierungsobjekte eines Instituts: PC-PlanIstObligoBericht Drittmittelsicht des gesamten Instituts/Fachbereichs (Fonds): Auftragsbericht Drittmittelsicht eines Projektes auf Einzelpostenebene: Einzelposten Ist-Bericht 1.1 Budgetüberwachungsbericht Budgetgesamtsicht Transaktionscode: ZBUDUEB (Menü: Berichte / FM Haushaltsmanagement / Budgetüberwachung ) Zweck: Darstellung der Einnahmen und Ausgaben bzw. des Budgetstands/Verfügungsrestes eines Institutes im hoheitlichen Bereich. Detailinformationen - bis zum Rechnungsbeleg - sind möglich! Eingabemaske: Variante holen Bei Finanzkreis geben Sie bitte TUW1 ein. Geben Sie bei Fonds UNI ein und Sie sehen Ihr hoheitliches Budget. Geschäftsjahr ist das gewünschte Jahr. Die Finanzstelle lautet 3 mit Bindestrich und die Kostenstelle Ihres Institutes (= Institutsnummer + 000). Bei den Finanzpositionen 60-PRO bis 69-NEP ausschließen, um die Personalkosten auszublenden. Um den Verfügungsrest zu ermitteln kreuzen Sie bitte nur Ausgaben an! Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie dieses Icon (Symbolbild mit Uhr und Hakerl) klicken.

2 Der Fonds UNI kombiniert mit einer Institutsfinanzstelle inkludiert die Kostenstellen Ihres Instituts und die hoheitlichen Innenaufträge (KTS*, KTG*, GEV*, GSV*, INV*, EIN*, BER*, EXK*). Budgetüberwachung: In der Spalte Originalbudget finden Sie u.a. unter der Finanzposition 79-SON das zugewiesene Budget vom VR für Finanzen. Budgetrest aus dem Vorjahr. Fortsetzung... Der Bericht beinhaltet im oberen Teil allgemeine Daten, die in der Eingabemaske eingegeben wurden.

3 Darunter finden Sie folgende Spalten: Finanzstelle Institute: 3-Institutsnummer Sonst. OE: 2- Institutsnummer Finanzstellen-Bez. Finanzposition Finanzposition Bezeichnung Übergeordnete Finanzposition Budgetübertrag Original Budget Budget Änderung Aktuelles Budget Obligo Mittelreservierung CO-Istbuchung Institutsbezeichnung Zusammenfassung der einzelnen Sachkonten zu Gruppen (Finanzpositionen). genaue Bezeichnung der Finanzposition A... Ausgaben; A1... Investition; A2...Personal; A3...Sonst. Ausgaben; E... Einnahmen Abbildung des Budgetrests vom Vorjahr Budget, das Sie zu Jahresbeginn via Zuweisung erhalten Umbuchungen (zb laufende Umbuchungen zw. Dekanat und Institut während des Finanzjahres), Rückgaben und Nachträge im Globalbudget, sowie die Budgeterhöhenden Einnahmen (zb Einnahmen aus Skriptenverkauf). Die Spalte Aktuelles Budget zeigt die Summe der Spalte Budgetübertrag + Originalbudget + Budgetänderungen. Von diesem Betrag werden dann die laufenden Ausgaben im Finanzjahr abgezogen, um den Verfügungsrest zu berechnen. Hier werden noch offene Bestellungen abgebildet. Diese sollten laufend kontrolliert werden! Ist eine bestimmte Bestellung wirklich noch offen, oder wurde beispielsweise vergessen, in der Bestellung das Endrechnungskennzeichen zu setzen? Eine Art Mittelbindung im FM für bestimmte Finanzpositionen TU-interne Leistungsverrechnungen (zb ZID-Rechnungen,...) Beispielsweise budgetwirksame Kostenarten für ZID- Leistungsverrechnungen: FIPOS Kostenart Bedeutung 96-DLV Sonstige Leistungen ZID 75-MAT Verrechnung SW-Lizenzen 75-MAT Verrechnung PC-Unterstützung 77-KOM Verrechnung Telefongespräche Rechnung Erfasste Eingangs- und Ausgangsrechnungen

4 Verfügungsrest Betragsrest Nichtfällige Obligo Nichtfällige Rechnung Budgetvortrag = Aktuelles Budget Obligos Mittelreservierung CO- Istbuchung - Rechnungen = Aktuelles Budget CO-Istbuchung - Rechnungen Statistisch fortgeschriebene Bestellungen und Mittelbindungen, welche nicht im aktuellen Geschäftsjahr fällig sind. (zb Abonnements, Dauerschuldvorhaben) Fortgeschriebene Rechnungen, welche nicht im aktuellen Geschäftsjahr fällig sind. Der Budgetübertrag ins nächste Jahr

5 1.2 PC Plan Ist Obligo Bericht - Budgetabteilungssicht Berichtsaufruf: Zweck: SAP Menü: Berichte/CO Kostenrechnung/ PC Plan Ist Bericht Differenzierte Übersicht für ganze Bereiche: Plan-Ist-Übersicht ( Budgetrest pro Fachbereich/ Abteilung ) Plan-Ist-Übersicht ( Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung ) BEISPIEL Zur Budgetsicht im hoheitlichen Bereich sind folgende Eingaben notwendig: Für die Budgetsicht (vollständige Planwerte) müssen die Monate 1 16 eingegeben werden! PC_ = Abteilung Stahlbau Verfügungsrest der Berufungszusage Verfügungsrest der Abteilung Betonbau incl. Exkursionen

6 Kontrolle: Der Verfügungsrest des gesamten Instituts sollte mit dem Verfügungsrest des Budgetüberwachungsberichts übereinstimmen. BEISPIEL für Budgetsicht ohne Exkursions- & Berufungszusage-Innenaufträge Wenn Sie die Spalte CO-Objekt markieren und dann auf den Filter klicken, dann können Sie Innenaufträge, die nicht gewünscht werden, bei den rot markierten Reitern ausblenden. Wichtig: Die Planversion 0 entspricht in Summe dem Institutsbudget. Da Budgetumbuchungen sowohl budgetmäßig von der Quästur als auch im Plan von der CE-Abteilung durchgeführt werden müssen, kann es kurzfristig zu Abweichung kommen. Sollte die Aufteilung der Planwerte in der Planversion 0 geändert werden, dann informieren Sie bitte Fr. Beate Andre (bandre@zv.tuwien.ac.at). Sie haben auch die Möglichkeit Ihre Planwerte selbständig in der Planversion ZI zu verwalten. Nähere Information dazu bekommen Sie bei Fr. Beate Andre.

7 1.3 Auftragsbericht für 27-Projekte Gesamtüberblick über Drittmittelprojekte Transaktionscode: ZAUFBER (Menü: Berichte / FM-Haushaltsmanagement / Auftragsbericht für 27-Projekte ) Zweck: Der Auftragsbericht ermöglicht eine detaillierte Darstellung gegliedert nach einzelnen Projekten zum Beispiel im Drittmittelbereich. Es sind einzelne Innenaufträge ( 27-Projekte) sichtbar, selektierbar und auch gruppiert auswertbar. Eingabemaske: Bei Finanzkreis geben Sie bitte wieder TUW1 ein. Da der Auftragsbericht nur den Drittmittelbereich betrifft, muss als Fonds immer F und Ihre Institutsnummer eingegeben werden. Bei einem zweiten Girokonto ist der Fonds F2062 bzw. bei einem dritten F2063. Die Finanzstelle lautet 3 mit Bindestrich und Ihrer Kostenstelle. Geben Sie bei Auftragsnummer Ihren gewünschten Innenauftrag ein. Wenn Sie keine Auftragsnummer eingeben, enthält der Bericht alle Innenaufträge des selektierten Fonds (Girokonto). Oder Sie geben ein Intervall ein, dann sehen Sie nur die Einnahmen/Ausgaben dieser Aufträge. Die Auftragsart Z102 steht für 27-Projekte. Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie dieses Icon (Symbolbild mit Uhr und Hakerl) klicken. Der Auftragsbericht bezieht sich immer auf einen Fonds bzw. ein Girokonto.

8 Auftragsbericht für 27-Projekte: Kopfdaten betreffen den gesamten Fonds bzw. das gesamte Girokonto! Ein negativer Verfügungsrest! In der Verfügungsrestspalte bedeutet Minus: Negativer Rest Plus: positiver Rest Ein negativer Anfangsbestand! In der Budgetübertragsspalte bedeutet Minus: Negativer Übertrag und Plus: Positiver Übertrag Im oberen Teil des Berichtes finden Sie sowohl allgemeine Daten, die Sie bei der Einstiegsmaske eingegeben haben, als auch den Budgetübertrag (Saldo aus dem Vorjahr) Einnahmen (budgeterhöhend) Gesamtbudget Verfügung Verfügungsrest. Diese beziehen sich immer auf die Summe aller Innenaufträge Ihres Girokontos/Fonds (unabhängig von Ihrer Auftrags-Selektion). Auftrag Bezeichnung Finanzposition Budgetübertrag Einnahmen Obligo Ausgaben Innenauftragsnummer des jeweiligen Projektes Bezeichnung des Projektes Die Finanzposition fasst Ausgabenarten (Sachkonten) zu Gruppen zusammen. Die FIPO ******** in der ersten Zeile bedeutet Budgetübertrag vom Vorjahr. Anfangsbestand des Innenauftrages Unterjährige budgetwirksame Einnahmen der Projekte Mittelbindung, sobald eine Bestellung (im MM) gebucht wurde. Hier werden Ihnen Rechnungen, Barbelege, Handverläge, Umbuchungen der Bibliothek und der Poststelle sowie sonstige Interne Leistungsverrechnungen angezeigt.

9 Verfügung Verfügungsrest Obligo + Ausgaben Übertrag + Einnahmen - Verfügung Bitte beachten Sie: das einzelne Drittmittelprojekt kann durchaus ins Minus rutschen, wenn dieses Minus durch andere Drittmittelprojekte Ihres Institutes gedeckt ist. Die Bedeckungsprüfung setzt am Gesamtinstitut/Girokonto an, das durch Finanzstelle und Fonds abgegrenzt ist.

10 1.4 Einzelpostenbericht (IST) Aufträge Transaktionscode: Zweck: KOB1 (Menü: Berichte / CO Kostenrechnung / Aufträge Einzelposten Ist ) Zeigt alle einzelnen Kosten (Buchungen) eines Innenauftrages innerhalb einer ausgewählten Periode. Eingabemaske: Unter Auftrag geben Sie bitte Ihre Innenauftragsnummer(n) ein. Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben eine Kostenartengruppe ein. TUW-FM zeigt die budgetwirksamen Einzelposten und somit das budgetwirksame Ergebnis dieses Projektes. Die Eingabe des Buchungsdatums (von - bis) ermöglicht eine Einschränkung des Betrachtungszeitraumes. Bei Projekten mit Beginn vor 2004 sollte bis aktuelles Datum eingegeben werden. Die Anzeigevariante Ihrer Wahl eingeben: /DM-Bericht1: dieses Layout beinhaltet die wichtigsten Spalten /Ausgleich: dieses Layout soll eine Hilfestellung bei erhaltenen Mahnungen dienen (Ergänzung zu Offenen Posten Liste). Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie dieses Icon (Symbolbild mit Uhr und Hakerl) klicken. Wenn der Einzelpostenbericht (CO) mit dem Auftragsbericht (FM) verglichen werden soll, dann ist das Datum des CO-Berichtes auf (Übertragsbuchung erfolgte mit im CO) bis bzw. heutiges Datum einzustellen. Den Auftragsbericht im FM sehen Sie sich für das aktuelle Jahr an. Verwenden Sie bitte als Kostenartengruppe TUW-FM für einen Vergleich!

11 Einzelpostenbericht IST: Auftrag Kostenart- & -bezeichnung Wert/Berichtswährung Gegenkonto- & -bezeichnung Belegnummer Referenzbelegnummer Belegkopftext Bestelltext Buchungsdatum Ausgleich Innenauftrag des Projektes Die Spalten Kostenart und Kostenartenbezeichnung geben Auskunft über die Kostenart. Betrag in Euro (Brutto incl. Ust) Gegenkonto und Gegenkontobezeichnung informieren, woher die Buchungen stammen (Debitor/Kreditor) und wen oder was sie betreffen. Kostenrechnungsbeleg Beleg, der CO-Beleg auslöst, zb Bestellung oder Faktura Hinweis auf Beleg (Buchungstext) + Bestelltexte Belegkopftext: Text von manueller Umbuchung Das Buchungsdatum ist das Datum der Buchung der Rechnung in SAP. Das Ausgleichsdatum entspricht dem Datum des Ausgleichs der Rechnung. Bei Eingangsrechnungen entspricht es dem Datum des Zahllaufes. Bei Ausgangsrechnungen entspricht es dem Datum des Eingangs am Girokonto der Organisationseinheit. Bei Ausgangsrechnungen scheint das Ausgleichsdatum erst dann im SAP auf, wenn der Kontoauszug durch die Quästur eingebucht wurde. Bei Personalkosten, Handverlägen und anderen Internen Leistungsverrechnungen wird kein Ausgleichsdatum angezeigt, da diese Kosten mittels einer Sammelbuchung von der Quästur

12 vom jeweiligen Institutskonto abgebucht werden. Durch Klicken auf einzelne Zellen in den Spalten Referenz, Einkaufsbeleg bzw. Referenzbelegnummer gelangen Sie direkt zur jeweiligen Bestellung, Eingangsrechnung bzw. Faktura.