BERICHTSDOKUMENTATION. Version 2 (vorbehaltlich Änderungen)

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1 BERICHTSDOKUMENTATION Version (vorbehaltlich Änderungen) Juli 0

2 Inhaltsverzeichnis. Ihre Ansprechpersonen für Berichte.... FM Berichte: Budgetüberwachung + Auftragsbericht.... Profit Center Plan/Ist/Obligo (PC PIO) nur im Kalenderjahr selektierbar.... Profit Center Plan/Ist/Obligo (PC PIO) freie Zeitraumselektion... 7 a. EXK-Innenaufträge (Exkursionsbudget)... 7 b. KTS- und KTG-Innenaufträge... 9 c. Abfrage 7-Innenaufträge.... Aufträge Einzelposten Istkosten anzeigen Anlagenbestand (Einzelposten) Berichte für Christian Doppler Gesellschaft... 7 a. Aufträge Einzelposten Istkosten anzeigen... 7 b. Auftrag: Ist/Plan/Obligo: Selektieren... 8 Controlling.07.0 Seite von 9

3 . Ihre Ansprechpersonen für Berichte Die Berichtsdokumentation erklärt die häufigsten Standardabfragen. Sollten Sie zusätzliche oder detailliertere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht und wenden Sie sich an folgende MitarbeiterInnen der Controlling-Abteilung: Informationen zu Berichtsabfragen betreffend Globalbudget (alphabetische Reihenfolge) MitarbeiterIn Durchwahl Huber Markus 0 markus.huber@tuwien.ac.at Schmid-Müllegger Elisabeth 08 elisabeth.schmid-muellegger@tuwien.ac.at Wolf Georg 0 georg.wolf@tuwien.ac.at Informationen zu Berichtsabfragen betreffend Drittmittel (alphabetische Reihenfolge) MitarbeiterIn Durchwahl Huber Markus 0 markus.huber@tuwien.ac.at Pauller Andreas 09 andreas.pauller@tuwien.ac.at Krehan Harald 07 harald.krehan@tuwien.ac.at Schmid-Müllegger Elisabeth 08 elisabeth.schmid-muellegger@tuwien.ac.at Im Fall von Berichtsanfragen oder Rückmeldungen zur Berichtsdokumentation können Sie sich auch gerne an die allgemeine -Adresse controlling@tuwien.ac.at wenden.. FM Berichte: Budgetüberwachung + Auftragsbericht Durch die Abschaltung des SAP-Moduls FM können diese beiden Berichte nur bis..0 abgefragt werden, danach weisen diese Berichte keine aktuellen Werte aus. Aus diesem Grund werden diese Berichte auch nicht näher erläutert. Eine detaillierte Beschreibung (FM Berichte bis 0) erhalten Sie unter: Profit Center Plan/Ist/Obligo (PC PIO) nur im Kalenderjahr selektierbar Mit Hilfe dieses Berichts können Sie das Globalbudget des Instituts abfragen. Grundsätzlich können Sie statt diesem Bericht auch den Profit Center Plan/Ist/Obligo Bericht freie Zeitraumselektion verwenden. Sie können den Bericht entweder über das Menü oder den Transaktionscode aufrufen:. Menü: Berichte/CO Kostenrechnung/ PC Plan Ist Bericht.. Transaktionscode: zzuni_ccc_pcpiojahr den Transaktionscode können Sie direkt in diesem Eingabefeld eintragen: Controlling.07.0 Seite von 9

4 6 Unter Planversion ist die Version 0 einzugeben. Diese Planversion entspricht der Universitätsplanung und ergibt in Summe das zugeteilte Budget. Sollten Sie die Planwerte auf Fachbereichsebene aufgeteilt und der CO-Abteilung diese Aufteilung mitgeteilt haben, dann sehen Sie in der Planversion 0 die Plan/Ist-Werte und somit den Verfügungsrest auf Abteilungsebene. Der Zeitraum sollte von Monat bis Monat innerhalb eines Jahres eingegeben werden. Um sicherzugehen, dass alle Kosten die bisher gebucht wurden auch berücksichtigt wurden, ist es empfehlenswert die Periode -6 (siehe Screenshot) einzugeben. Controlling.07.0 Seite von 9

5 Bei der Kostenart können Sie entweder eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben eine Kostenartengruppe an, wie zum Beispiel: TUW-Budget : ausgeschlossen werden dadurch Abschreibungen und Personalkosten. Abgebildet wird die Budgetsicht. TUW-FM : alle zahlungsrelevanten Kostenarten exkl. Abschreibung. Diese Kostenartengruppe entspricht der Zahlungssicht (Einnahmen + Ausgaben) und ist vor allem für Drittmittel-Abfragen erforderlich. TUW-CO : Alle Kostenarten der Kostenrechnung (inkl. Abschreibung, jedoch exkl. Investition) Nach Profit-Center-Gruppe z.b.: X8_000 umfasst alle hoheitlichen Kontierungsobjekte des gesamten Instituts. Es können auch einzelne Profit Center (z.b.: PC_00) oder Profit Center-Gruppen (z.b.: PC_0) eingegeben werden. Natürlich können Sie auch nur bestimmte Kostenstellen oder Innenaufträge auswählen. Dafür ist es nur notwendig, die jeweilige Checkbox zu markieren. Beim Layout gibt es mehrere Möglichkeiten die Sie wählen können: Empfohlene Layouts: /PLAN (Plandaten ohne GIN GIP) Budgetsicht Mit Ausnahme der GIN- und GIP-Innenaufträge, werden alle CO-Objekte je nach Auswahl unter Punkt ausgewiesen. /FMSICHT+G* (Plandaten mit GIN-, GIP-IA) Das Layout entspricht dem Layout /PLAN allerdings inkl. GIN- und GIP-Innenaufträge. /OHNE IA (Kostenstellen nur mit EIN-, INV-IA) Bei diesem Layout werden nur die Kostenstellen sowie EIN- und INV- Innenaufträge angezeigt. /FMSICHT-EXK (Plandaten ohne EXK-IA) Bedingt dadurch, dass EXK-Innenaufträge nur über das Studienjahr abgefragt werden dürfen, besteht die Möglichkeit, diese Innenaufträge auszuschließen. 6 Zum Ausführen des Berichts müssen Sie auf dieses Icon klicken. Controlling.07.0 Seite von 9

6 Grundsätzlich werden alle CO-Objekte ausgewiesen die entsprechend der Eingabemaske aufgerufen werden sollen. Zu beachten ist hierbei, dass nur jene CO-Objekte angezeigt werden, die im ausgewählten Zeitraum bebucht wurden. Hier werden nun die Spalten im Detail erklärt: Plan Ist-Werte Betragsrest Obligo (Bestellungen) Verfügungsrest Jeweils zugebuchter Planwert. Ausgewiesen werden alle Buchungen, die auf diesem Innenauftrag bereits vorgenommen wurden. Plan Ist-Werte In dieser Spalte werden offene Verbindlichkeiten dargestellt, für die noch keine Eingangsrechnung vorliegt Plan Ist-Werte Obligo bzw. Betragsrest Obligo! Für bestimmte Innenaufträge (z.b.: GIN-, GIP, LION, BER, etc.) ist es erforderlich, dass die Gesamtlaufzeit in SAP aufgerufen wird. Wir bitten Sie, sich bei Fragen welche Innenaufträge das betrifft, mit den MitarbeiterInnen der Controlling-Abteilung in Verbindung zu setzen. Gerne können Sie Ihre Frage auch per an senden. Jene Innenaufträge, bei denen nun die Gesamtlaufzeit berücksichtigt werden muss, können über den Profit Center Plan/Ist/Obligo Bericht freie Zeitraumselektion abgefragt werden. Dieser Bericht wird im folgenden Kapitel näher vorgestellt. Controlling.07.0 Seite 6 von 9

7 . Profit Center Plan/Ist/Obligo (PC PIO) freie Zeitraumselektion Dieser Bericht wird primär dazu verwendet 7- und 8-Innenaufträge abzufragen. Grundsätzlich können Sie diesen Bericht aber genauso verwenden wie jenen, der nur für das Kalenderjahr selektierbar ist. a. EXK-Innenaufträge (Exkursionsbudget) Die Besonderheit bei der Abfrage des Exkursionsbudgets liegt darin, dass sich der Zeitraum der Abfrage auf das Studienjahr und nicht das Kalenderjahr bezieht. 6 Unter Planversion ist die Version 0 einzugeben. Der Zeitraum bezieht sich auf das Studienjahr z.b.: In diesem Feld sollte die Kostenartengruppe TUW-Budget ausgewählt werden. Geben Sie bitte hier die Innenauftragsnummer des EXK ein, dessen Budgetstand abgefragt werden soll. Controlling.07.0 Seite 7 von 9

8 Für die Abfrage der EXK-Innenaufträge steht Ihnen folgendes Layout zur Verfügung: /PLAN (Plandaten ohne GIN GIP) Budgetsicht Mit Ausnahme der GIN- und GIP-Innenaufträge, werden alle CO-Objekte je nach Auswahl unter Punkt ausgewiesen. 6 Zum Ausführen des Berichts müssen Sie auf dieses Icon klicken.! Sollten Sie detailliertere Informationen benötigen, finden Sie unter folgendem Link eine ausführlichere Beschreibung: Der ausgeführte Bericht entspricht dem folgendem Screenshot: Plan Ist-Werte Betragsrest Obligo (Bestellungen) Verfügungsrest Jeweils zugebuchter Planwert Ausgewiesen werden alle Buchungen die auf diesem Innenauftrag bereits vorgenommen wurden. Plan Ist-Werte In dieser Spalte werden offene Verbindlichkeiten dargestellt, für die noch keine Eingangsrechnung vorliegt Plan Ist-Werte Obligo bzw. Betragsrest Obligo Controlling.07.0 Seite 8 von 9

9 b. KTS- und KTG-Innenaufträge Um sicherzugehen, dass alle Kosten berücksichtigt werden, empfehlen wir diese Innenaufträge wie folgt abzufragen: 6 Unter Planversion ist die Version 0 einzugeben. Als Zeitraum wählen Sie am besten bis zum Ende des aktuellen Jahres. Diese Auswahl gewährleistet, dass alle Buchungen enthalten sind. Zu den gebuchten Personalkosten gibt es bei einigen hoheitlichen Innenaufträgen eine Einschränkung, die auch KTG/KTS- Innenaufträge betrifft. Diese wird im nächsten Punkt, der Wahl der Kostenartengruppe, erläutert. Controlling.07.0 Seite 9 von 9

10 Sie können entweder eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben eine Kostenartengruppe an, wie zum Beispiel: TUW-Budget : Dabei werden grundsätzlich Abschreibungen und Personalkosten ausgeschlossen. Wie bereits erwähnt, gibt es bzgl. der Personalkosten eine Einschränkung. Bei KTS- und KTG-Innenaufträge ist darauf zu achten, dass die anfallenden Personalkosten durch Einnahmen gedeckt werden müssen. In der Vergangenheit wurde gewünscht, dass diese Innenaufträge auch mit der Kostenartengruppe TUW-Budget abgefragt werden können. Da bei dieser Kostenartengruppe aber die Personalkosten ausgeschlossen werden, wird eine manuelle Plan-Umbuchung durchgeführt (Kostenart: ). Die Personalkosten werden somit mit einer 7*-Kostenart ausgewiesen, wodurch die Abfrage mit TUW-Budget grundsätzlich nun zu einem richtigen Ergebnis führt. Zu beachten ist dabei, dass diese Umbuchungen immer erst gegen Ende des Folgemonats nach Quartalsende erfolgen. Sobald nach der Korrekturbuchung wieder Personalkosten verbucht werden, scheinen diese bis zur nächsten Korrekturbuchung im Profit Center Plan/Ist/Obligo Bericht nicht auf. Dadurch kann der Verfügungsrest fälschlicherweise zu hoch ausgewiesen werden, da nicht alle Personalkosten berücksichtigt wurden. Bei TUW-FM werden alle zahlungsrelevanten Kostenarten exkl. Abschreibung angezeigt. Bei dieser Kostenartengruppe werden auch die Personalkosten korrekt ausgewiesen. Bedingt dadurch, dass bei dieser Kostenartengruppe aber auch die Kostenart ausgegeben wird, wären in diesem Fall die Personalkosten aufgrund der manuellen Korrekturbuchung für TUW-Budget jedoch doppelt angezeigt. Deshalb ist dann, wie unter Punkt erklärt, das Layout /PLAN auszuwählen. In der Eingabemaske können entweder nur ein oder auch mehrere KTG/KTS- Innenaufträge eingegeben werden. Bei der Wahl des Layouts ist darauf zu achten, welche Kostenartengruppe ausgewählt wurde: /PLAN (Plandaten ohne GIN GIP) für TUW-BUDGET Dieses Layout kann verwendet werden wenn der KTG/KTS nach Abschluß des Quartals mit der Kostenartengruppe TUW-Budget abgefragt wird. Die manuelle Umbuchung der Personalkosten ist dann berücksichtigt. /PLAN (ohne manuelle Personalkosten Korrektur) für TUW-FM Dieses Layout unterscheidet sich vom PLAN dadurch, dass die manuell durchgeführte Personalkostenkorrektur (Kostenart: ) ausgeschlossen wird. 6 Zum Ausführen des Berichts müssen Sie auf dieses Icon klicken. Controlling.07.0 Seite 0 von 9

11 ! Sie können KTS/KTG-Innenaufträge entweder mit den Kostenartengruppen TUW-Budget oder TUW-FM abfragen. Beachten Sie dabei aber, dass bei Verwendung von TUW-Budget erst am Ende des Folgemonats nach Quartalsende (z.b.:. Quartal Abfrage Ende April) ein aktueller Stand der Personalkosten angezeigt wird. Wenn sie sicher sein wollen, dass alle Personalkosten zum aktuellen Stand ausgewiesen werden, so empfehlen wir Ihnen die Abfrage mit TUW-FM und dem Layout /PLAN durchzuführen. Diese Abfrage können Sie jederzeit, unabhängig vom Quartalsende, durchführen. Der Bericht stellt sich bei Verwendung des Layouts /PLAN folgendermaßen dar: Plan Ist-Werte Betragsrest Obligo (Bestellungen) Verfügungsrest Da auf KTS- und KTG-Innenaufträgen keine Eingabe von Planwerten erfolgt, scheint der Wert 0 auf. Ausgewiesen werden alle Buchungen die auf diesem Innenauftrag bereits vorgenommen wurden. Plan Ist-Werte In dieser Spalte werden offene Verbindlichkeiten dargestellt, für die noch keine Eingangsrechnung vorliegt Plan Ist-Werte Obligo bzw. Betragsrest Obligo c. Abfrage 7-Innenaufträge Wie bereits eingangs erwähnt wurde, stehen durch die Abschaltung des SAP FM-Moduls keine aktuellen FM-Berichte mehr zur Verfügung. Diese Berichte weisen nur noch bis..0 korrekte Zahlen aus. Das betrifft auch den Auftragsbericht (Transaktionscode: ZAUFBER). Aufgrund der Abschaltung ist die alternative Abfragemöglichkeit nun über den Profit Center/Plan/Ist/Obligo- Bericht möglich. Damit Sie im Profit Center-Bericht die selben Spalten haben, wurde ein Layout entwickelt, das bestmöglich das Layout des Auftragsberichts ausgibt. Auf der nächsten Seite sehen Sie, welche Eingaben für den Bericht notwendig sind: Controlling.07.0 Seite von 9

12 6 Unter Planversion geben Sie bitte die Version 0 ein bzw. Z wenn eine dezentrale Planung vorliegt. Als Zeitraum wählen Sie am besten 0/00 bis zum Ende des aktuellen Jahres. Diese Auswahl gewährleistet, dass alle Buchungen ausgegeben werden. Als Kostenartengruppe wird TUW-FM empfohlen: Bei TUW-FM werden die Kostenarten inkl. Investitionen aber exkl. Abschreibungen angezeigt. Dies entspricht der Zahlungssicht (Einnahmen + Ausgaben). In der Eingabemaske kann entweder ein einzelner Innenauftrag als auch alle Innenaufträge des Instituts aufgerufen werden. Wollen Sie alle Innenaufträge des Instituts anzeigen lassen, dann ist im Feld Auftragsgruppe: X7_ + die Nummer der KSt. Ihres Instituts einzugeben. z.b.: X7_000. Controlling.07.0 Seite von 9

13 Falls Sie bisher den Auftragsbericht des SAP-FM Moduls verwendet haben, dann werden Ihnen diese beiden Layouts vertraut sein. /ZAUFBER (Übersicht ala ZAUFBER) Dieses Layout wurde aus dem Auftragsbericht des SAP-FM Moduls übernommen. /ZAUFBER (Übersicht ala ZAUFBER ohne TABG) Dieses Layout weist die selben Spalten aus wie /ZAUFBER allerdings werden in diesem Layout bereits abgerechnete Innenaufträge, die die Bezeichnung TABG haben ausgeschlossen. 6 Zum Ausführen des Berichts müssen Sie auf dieses Icon klicken. Hier werden nun die Spalten im Detail erklärt: Plan Ist-Werte Betragsrest Obligo Verfügungsrest Anders als im Auftragsbericht, werden hier keine Planwerte ausgegeben. Sollten Sie sich mit einer dezentralen Planung an die CO-Abteilung gewandt haben, dann wird diese nicht in der Planversion 0 sondern Z ausgegeben. Angezeigt werden alle Buchungen die auf diesem Innenauftrag bereits vorgenommen wurden. Plan Ist-Werte In dieser Spalte werden offene Verbindlichkeiten dargestellt, für die noch keine Eingangsrechnung vorliegt Plan Ist-Werte Obligo bzw. Betragsrest Obligo Controlling.07.0 Seite von 9

14 . Aufträge Einzelposten Istkosten anzeigen Dieser Bericht kann auch über den Transaktionscode KOB aufgerufen werden oder über das Menü: Berichte/CO Kostenrechnung.! Angewendet werden kann der Bericht zur Abfrage von Innenaufträgen. Es gilt aber zu beachten, dass dieser Bericht keine Planwerte anzeigen kann. Wenn Sie die Ausgabe von Planwerten benötigen, dann müssten sie den PC PIO verwenden. (Erklärung: Kapitel oder ) 6 In diesen Feldern können Sie entweder wie hier abgebildet, eine Auftragsgruppe oder einzelne Innenaufträge eingeben. Als Kostenartengruppe wurde TUW-FM ausgewählt, das wird vermutlich jene Kostenartengruppe sein, die bei dieser Berichtsanfrage am häufigsten benötigt werden wird. Beim Buchungsdatum geben Sie bitte den Zeitraum ein, der abgefragt werden soll. Wollen Sie z.b.: Ihren Sammler abfragen, dann wählen Sie bitte den Zeitraum immer ab , nur dann können Sie sicher sein, auch alle Buchungen ausgewiesen zu bekommen. Als Enddatum verwenden Sie bitte entweder das Ende des aktuellen Monats bzw. den.. Wenn Sie diese Einstellungen gewählt haben, erhalten Sie alle Buchungen bis zum aktuellen Datum. Wenn Sie beispielsweise einen Zwischenbericht für einen Auftraggeber abfragen wollen, dann können Sie selbstverständlich stattdessen auch den benötigten Berichtszeitraum wählen. In diesem Fall wurde das Layout SAP verwendet. Es gibt hier aber eine Vielzahl an möglichen Layouts zwischen denen Sie wählen können: /SAP (Primärkostenbuchung) Dieses Layout weist die Primärkosten aus. /DM-Bericht (DM-Bericht mit Kostenarten) Dieses Layout wird oft für die Abfrage von Drittmittelinnenaufträgen verwendet. /EU PROJEKTE (Primärkostenbuchung EU Projekte) Dieses Layout wurde für die Abfrage von EU Projekten eingerichtet. Controlling.07.0 Seite von 9

15 Der Bericht gibt standardmäßig max..000 Buchungszeilen aus, wenn Sie mehrere Innenaufträge abfragen wollen, dann könnte das zu wenig sein und Sie erhalten eine Fehlermeldung. Um das zu umgehen können Sie unter weitere Einstellungen folgende Eingabe vornehmen: 6 Zum Ausführen des Berichts müssen Sie auf dieses Icon klicken. 6. Anlagenbestand (Einzelposten) Für die Abfrage von Anlagen steht Ihnen dieser Bericht zur Verfügung. Sie können den Bericht entweder über den Transaktionscode ZZUNI_ANLBEST_EP oder über das Menü: Berichte/Anlagenbestand Einzelposten aufrufen. Bitte geben Sie hier alle Kostenstellen des Instituts ein, dadurch werden alle Anlagen des Instituts ausgegeben. Sollten Sie die Anlagen für einen bestimmten Innenauftrag benötigen, können Sie später bei der Anzeige danach filtern. Die Erklärung dafür erfolgt etwas später. Als Enddatum geben Sie bitte immer das Ende des Jahres ein, für 0 wäre das somit der..0. Zum Ausführen des Berichts müssen Sie auf dieses Icon klicken. Controlling.07.0 Seite von 9

16 Wenn Sie den Bericht aufrufen erscheint, folgende Anzeige: In dieser Anzeigenvariante werden die Anlagen pro Institut ausgegeben, aber nicht pro Kostenstelle oder Innenauftrag. Wenn Sie diese Zusatzinformation benötigen sollten, dann können Sie ein anderes Layout einstellen, indem Sie folgendes Symbol anklicken: Bitte wählen Sie in der Übersicht, die anschließend aufscheint, das Layout IAKOSTL, dann erhalten Sie die Anlagen pro Kostenstelle bzw. Innenauftrag: Controlling.07.0 Seite 6 von 9

17 7. Berichte für Christian Doppler Gesellschaft Die Berichtsanforderung der Christian Doppler Gesellschaft sieht vor, dass zwei Berichte mit bestimmten Spalten ausgewertet werden sollen. Folgende Berichte samt Layouts wurden von der Christian Doppler Gesellschaft genehmigt: a. Aufträge Einzelposten Istkosten anzeigen Dieser Bericht kann auch über den Transaktionscode KOB aufgerufen werden oder über das Menü: Berichte/CO Kostenrechnung. Eine allgemeine Erklärung zu dem Bericht finden Sie im vorherigen Kapitel, diese Anleitung zeigt auf jeden Fall welche Einstellungen Sie speziell für die Christian Doppler Gesellschaft vornehmen müssen. In diesen Feldern können Sie die gewünschte Innenauftragsnummer eingeben. Als Kostenartengruppe können Sie TUW-FM auswählen. Bei TUW-FM werden die Kostenarten exkl. Abschreibung angezeigt, das entspricht der Zahlungssicht (Einnahmen + Ausgaben) und ist für Drittmittel-Abfragen erforderlich. Hier geben Sie bitte den Berichtszeitraum ein (z.b.: bis zum Ende des aktuellen Jahres) Bitte wählen Sie das Layout /CD aus, nur dann entspricht Ihre Abfrage auch den Anforderungen der Christian Doppler Gesellschaft. Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie auf dieses Icon klicken. Controlling.07.0 Seite 7 von 9

18 Die Bericht wird wie folgt ausgegeben: b. Auftrag: Ist/Plan/Obligo: Selektieren Diesen Bericht können Sie über das Menü mit dem Pfad Berichte/Zusatzberichte CE/ Auftrag:Ist/Plan/Obligo abfragen bzw. mit Hilfe des Transaktionscodes (ZZUNI_CCC_PCE_ZO0) aufrufen. Controlling.07.0 Seite 8 von 9

19 Bitte geben Sie in den Feldern von Geschäftsjahr und bis Geschäftsjahr sowie von Periode und bis Periode den gewünschten Zeitraum ein. Als Planversion geben Sie bitte 0 ein. Im diesem Feld tragen Sie bitte jene Innenauftragsnummer ein, die abgefragt werden soll. Als Kostenartengruppe können Sie TUW-FM auswählen. Bitte beachten Sie, dass im Bericht die Gruppierung fehlt, wenn keine Kostenartengruppe ausgewählt wird. Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie auf dieses Icon klicken. Der fertige Bericht sieht dann folgendermaßen aus: Um den Bericht exportieren zu können, wählen Sie bitte im Menü: Berichte Exportieren Controlling.07.0 Seite 9 von 9