Wegweiser für. Inhaltsübersicht

Transkript

1 Wegweiser für die SAP-AuswertungAuswertung ITS-Kontoauszug Inhaltsübersicht Seite 3: Aufrufen des Selektionsmenüs Seite 4: Grundlegende Selektionsparameter vorgeben Seite 5: Die Selektionsvarianten auswählen Seite 6: Kontoauszugserstellung über die Finanzstelle Seite 7: Kontoauszugerstellung über den Fonds Seite 8: Kontoauszugerstellung für eine bestimmte Fonds/Finanzstellen-Kombination Seite 9: Die Speicher-/Übermittlungsart vorgeben Seite 10: Das Formular-Layout festlegen Seite 11: Die Kontoauszugserstellung einleiten Stand created by Referat 3.2, Anton Lauer

2 Die Stärken der Auswertung ITS-Kontoauszug Zeitsparende Massenkontoauszugerstellung mit Direktspeicherfunktion der Auszüge als PDF-Datei auf der Festplatte Direktzusendung der Auszüge an eine individuell vorgebare -Adresse Erstellung eines Gesamtkontoauszugs mit tagesaktuellem Kontostand oder eines Monatskontoauszugs Anpassungsmöglichkeiten des Formularlayouts 2

3 1. Aufrufen des Selektionsmenüs 1. Schritt: Doppelklick auf den Ordner Auswertungen Buchhaltung 2. Schritt: Doppelklick auf den Ordner ZKUSITS ITS-Kontoauszug 3

4 2. Grundlegende Selektionsparameter vorgeben 1. Schritt: Wählen Sie die Art des Kontoauszugs Gesamt-Kontoauszug = tagesaktueller Jahreskontoauszug (beginnend mit dem ) Monatskontoauszug = Kontoauszug mit Budgetstand zum Ende des Auswertungsmonats. Berücksichtigt werden alle Buchungen bis zum Ende des Auswertungsmonats. Im Bereich der Einzelbuchungen werden jedoch nur die Buchungen des Auswertungsmonats ausgegeben. Entscheidend für die Belegzuordnung ist i.d.r. (abhängig von der Belegart) das Erfassungs- bzw. das Ausgleichdatum der Belege. 2. Schritt: Geben Sie das Haushaltsjahr vor Es ist auch eine Auszugserstellung über mehrere Jahre möglich. Durch die überjährige Auswertung kann z.b. bei einem fehlenden Übertrag der Budgetreste (meist zu Jahresbeginn) ein aktueller Kontostand eingesehen werden Eingabe aktuelles Haushaltsjahr = tagesaktuelle Kontoauszug Es ist auch die Erstellung älterer Kontoauszüge möglich. Ab 2005 stehen die Daten zur Verfügung. 3. Schritt: ggf. den Monat vorgeben Beim Monatskontoauszug müssen Sie zusätzlich den Monat vorgeben. Es können jedoch auch Auszüge über ein Monatsintervall erstellt werden. Wählen Sie den Monat über die Wertehilfe aus 4

5 3. Die Selektionsvarianten auswählen siehe Punkt 3.1 (Seite 6) siehe Punkt 3.2 (Seite 7) siehe Punkt 3.3 (Seite 8) 5

6 3.1 Kontoauszugerstellung über die Finanzstelle Die Selektionsvariante Finanzstelle auswählen findet immer dann Anwendung, wenn für eine Finanzstelle eine Kontoauszugs-Massenerstellung über alle zugehörenden Fonds eingeleitet werden soll. Einschränkungen auf einzelne Fonds oder die Vorgabe von Finanzstellen-Intervalle können nicht vorgenommen werden. Eingabe der Finanzstelle Mittels der Wertehilfe kann eine Liste der verfügbaren Finanzstellen aufgerufen werden Wirkung wenn aktiviert: Hierarchisch untergeordnete Finanzstellen werden in die Kontoauszugerstellung mit einbezogen Finanzstellen pro Fonds = (empfohlene) Standardeinstellung Für jeden Fonds der vorgegebenen Finanzstelle wird ein Kontoauszug erstellt. Hierdurch werden die Buchungen nach den Geldtöpfen getrennt und entsprechen den -Kontoauszügen erstellt. Finanzstelle mit allen Fonds = Alle Fonds einer Finanzstelle werden in einem Kontoauszug ausgegeben. Diese Option bietet sich insbesondere für die Erstellung einer Gesamtübersicht aller Kontostände an. Zwecks der Übersichtlichkeit wird jedoch empfohlen das Layout (Siehe Punkt 5) auf die Gesamt-Übersicht zu beschränken. 6

7 3.2 Kontoauszugerstellung über den Fonds Die Selektionsvariante Fonds auswählen findet immer dann Anwendung, wenn für einen konkreten Fonds eine Kontoauszugserstellung (z.b. für einen Studienbeitragsfonds) eingeleitet werden soll. Eingabe des Fonds Mittels der Wertehilfe kann eine Liste der verfügbaren Fonds aufgerufen werden Fonds pro Finanzstelle = Standardeinstellung Für jede bebuchte Finanzstellen/Fonds-Kombination wird ein Kontoauszug erstellt Finanzstelle mit allen Fonds = Alle Finanzstellen des Fonds werden in einem Kontoauszug ausgegeben. Bei Studienbeitragsfonds kann so eine komplette Budget-/Fondsübersicht erzeugt werden! 7

8 3.3 Kontoauszugerstellung für eine bestimmte Fonds-/Finanzstellen-Kombination Die Selektionsvariante Finanzstelle-Fonds-Paar findet immer dann Anwendung, wenn für eine bestimmte Fonds- /Finanzstellenkombination ein Kontoauszug erstellt werden soll. Alternativ können einzelne Kontoauszüge über die SAP-Auswertung Kontoübersicht erstellen werden. Mittels der Kontoübersicht können weitergehende Selektionsvariablen i vorgegeben und der Kontoauszug direkt online (ohne speichern) aufgerufen f werden. Eingabe der Finanzstelle und des Fonds Mittels der Wertehilfe kann eine Liste der verfügbaren Finanzstellen/Fonds aufgerufen werden Achtung: Die Wertehilfen zeigen immer alle Finanzstellen bzw. Fonds, unabhängig von eingegebenen Werten an. Bei dem Aufruf eines Kontoauszugs zu einem nicht vorhandenen bzw. nicht bebuchten Finanzstellen/Fonds-Paars wird in der Fußzeile die Meldung Keine Daten für ausgegeben 8

9 4. Die Speicher-/Übermittlungsart vorgeben Die Kontoauszüge können sowohl als Datei gespeichert als auch direkt per -Anhang an eine vorgegebene - Adresse versendet werden. 1. Schritt: ggf. Selektion nur aktuelle Fonds verarbeiten aktivieren Wirkung wenn aktiviert: Es werden nur Fonds berücksichtigt, deren SAP-Laufzeit noch nicht beendet wurden. Insbesondere Drittmittelfonds sind i.d.r. hinsichtlich ihrer Laufzeit beschränkt. Ist die Laufzeit eines Fonds abgelaufen kann dieser nicht mehr bebucht werden. Unabhängig hiervon können Fonds ab dem Haushaltsjahr 2005 (erstes SAP-Buchungsjahr) ausgewertet werden. 2. Schritt: Speicherpfad auswählen (alternativ -Erstellung, siehe S. 10) Der Speicherpfad kann manuell eingegeben oder über die Wertehilfe ausgewählt werden. Führt der Aufruf der Werthilfe zu einem Einfrieren des Sstems Systems ( ewige Sanduhr ) installieren Sie bitte die aktuellste Browser & Java- Version oder wechseln zu Kontoauszug per Sollte diese Sicherheitswarnung erscheinen, bestätigen Sie diese bitte mit Ja 9

10 alt. 2. Schritt: -Adresse vorgeben Alternativ zur Dateispeicherung kann der Kontoauszug auch per versandt werden. Achtung: Für jeden einzelnen Kontoauszug wird eine versandt Der -Versand Versandkannnachder nach der Einleitungnicht nicht mehr gestoppt werden! Klicken Sie auf diese Schaltfläche um zur -Adresseneingabe zu gelangen 10

11 5. Das Formular-Layout festlegen Das Formular-Layout kann hinsichtlich der Kontoauszugsrubriken eigenständig gestaltet werden. So kann z.b. durch die die Beschränkung auf die Rubrik Gesamt-Übersicht eine reine Budgetübersicht erstellt und ggf. direkt per (Punkt 4, Schritt 2) versandt werden. = Rubriken/Einteilungen im Kontoauszug = Personalbuchungen werden gem. den Abrechnungsperioden des Landesamtes für Finanzen abgebildet. Beispiel: Herr Mustermann wurde zum mit einem Bruttogehalt ihv i.h.v ,- Euro eingestellt. Für September erhält er eine Abschlagszahlungen. Die Abbildung der Gehaltszahlungen des Landesamtes für Finanzen finden daher erst im Oktober statt. Mit Buchungsdatum werden 4.000,- Euro abgebucht. Durch die Aktivierung der Layoutfunktion Personal nach Fürperiode abbilden wird diese Zahlung auf zwei Buchungen, mit dem Monat der jeweiligen Abrechnungsperiode gesplittet. Im vorstehenden Fall: Buchungsdatum , Betrag 2.000,-, Text Gehalt September Buchungsdatum , Betrag 2.000,-, Text Gehalt Oktober Ohne Aktivierung der Layoutfunktion wird Buchungsdatum , Betrag 4.000,-, Text Gehalt Oktober ausgegeben. = Gesamtübersicht der Zahlungen über die komplette Projektlaufzeit Achtung: Die Übersicht wird nur bei Drittmittelprojekten ausgegeben erstreckt sich immer über die komplette Laufzeit des Projekts unabhängig von dem vorgegebenen Geschäftsjahr bzw. Monaten Der sich aus der Einnahme/Ausgabe ergebende Kontostand ist i.d.r. nicht mit dem verfügbaren Budget identisch. Abzüge wie z.b. der Overhead werden nur im Budget jedoch nicht im Zahlungsfluss berücksichtigt. 11

12 6. Die Kontoauszugserstellung einleiten 1. Schritt: Starten Sie die Kontoauszugserstellung über den Button oder alternativ über die Taste F8. Bei der Erstellung der Auszüge wird in der Fußzeile zwischen verschiedenen Meldungen hin- und her gewechselt. Dies ist abhängig von der zu erstellenden Kontoauszugsanzahl. Die Kontoauszugserstellung ist beendet wenn eine dieser Meldungen erscheint. Bei einer Massenerstellung über mehrere Fonds/Finanzstellen bedeutet die Meldung Keine Daten für nicht, dass die Erstellung an sich nicht funktioniert hat. I.d.R. konnte lediglich der letzte zu erstellende Auszug nicht erstellt werden. Der Dateiname wird vom System automatisch vergeben und ist abhängig von der unter Punkt 3 getroffenen Auswahl: Finanzstelle pro Fonds = Finanzstelle_Fonds_Datum-Budgetstand.pdf (z.b _UNIVERSAL_ pdf) Finanzstelle mit allen Fonds = Finanzstelle_Datum-Budgetstand.pdf (z.b _ pdf) 2. Schritt: Kontoauszüge aufrufen Unter Punkt 4 wurde Kontoauszug per Dateiablage gewählt: Wechseln Sie in den Windows-Explorer und rufen den als Speicherort vorgegebenen Ordner auf. Unter Punkt 4 wurde Kontoauszug per gewählt & Ihre -Adresse wurde als Empfänger vorgegeben: Wechseln Sie in Ihr -Programm. Die Kontoauszüge sollten nun als -Anhänge bei Ihnen eingehen. 12