AddWare ZeitErfassung

Transkript

1 AddWare ZeitErfassung Stand

2 Inhaltsverzeichnis Seite An- und Abmeldung am Zeiterfassungssystem. 2 Anmeldung 2 Abmeldung 3 Zeiterfassung Benutzeroberfläche. 3 Starten der Arbeitszeiterfassung 3 Informationen und Schaltflächen 4 Einstellungen... 6 Auswertungseinstellungen.. 6 Abteilungseinstellungen 7 Mitarbeitereinstellungen 8 Meine Einstellungen 9 Information 10 Auswertung und Korrektur.. 11 Zeiterfassungsbuchungen.. 11 Neuer Buchungseintrag.. 14 Korrekturen.. 15 Auswertungen. 17 Mitarbeiterauswertungen. 17 Monatsabschluss.. 18 Auswertung exportieren/drucken 19 Seite 1 von 20

3 An- und Abmeldung am Zeiterfassungssystem Hinweis: Die Benutzeroberflächen für PC, Tablet-Terminal und Smartphone sind identisch. Anmeldung Es bestehen zwei Möglichkeiten der Anmeldung am Zeiterfassungssystem: 1. Per Benutzername und Passwort 2. Anmeldung per Windows-Benutzeranmeldung Bei beiden zuvor genannnten Anmeldungsoptionen haben Sie jeweils die Option per Setzung eines Hakens die Anmeldedaten zu speichern. Seite 2 von 20

4 Abmeldung Die Anmeldung am Zeiterfassungssystem erfolgt über die Schaltfläche abmelden Wichtiger Hinweis für den Administrator/Zeitbeauftragten: Bevor Sie mit dem Zeiterfassung System starten, nehmen Sie bitte vorab die für Ihr Unternehmen notwendigen abteilungs- und mitarbeiterweiten Einstellungen vor, s. Abschnitt Einstellungen auf der Seite 6. Zeiterfassung Benutzeroberfläche Starten der Arbeitszeiterfassung Nach der Anmeldung an dem Zeiterfassungssystem erhalten Sie die Meldung, dass Sie sich aktuell im Zeiterfassungsstatus abwesend befinden. Sie lösen den Start der Arbeitszeiterfassung aus, indem Sie die grüne Schaltfläche Kommen betätigen: Seite 3 von 20

5 Informationen und Schaltflächen Nach Aktivierung der Kommen - Schaltfläche stehen Ihnen folgende Informationen und weitere Schaltflächen zur Benutzung zur Verfügung: Seite 4 von 20

6 Benutzeroberfläche nach Aktivierung der Pausen - Schaltfläche Seite 5 von 20

7 Einstellungen Hier können Sie vor Einführung der Zeiterfassung die für Ihr Unternehmen abteilungs- und mitarbeiterrelevanten Vereinbarungen hinterlegen, die bei der Zeiterfassung berücksichtigt werden sollen. Über die Schaltfläche Einstellungen gelangen Sie in den Bereich Zeiterfassung Einstellungen : Auswertungseinstellungen Im geöffneten Zeiterfassung Einstellungen Fenster ist standardmäßig der Reiter Auswertungseinstellungen aktiv. An dieser Stelle können Sie wie folgt mit dem Einpflegen abteilungs- und mitarbeiterrelevanter Informationen beginnen. Wichtig: Vorab wählen Sie in diesem Fenster zunächst die zu bearbeitende Abteilung und/oder Mitarbeiter aus: Seite 6 von 20

8 Abteilungseinstellungen Nachdem Sie zuvor die entsprechende Abteilung ausgewählt haben aktivieren Sie die Schaltfläche Abteilungseinstellungen In der sich daraufhin öffnenden Maske können Sie bei Bedarf abteilungsrelevante Werte für folgende Parameter festlegen: Übergeordnete gemeinsame Einstellungen verwenden : hiermit können Sie festlegen, ob für die jeweilige Abteilung übergeordnete gemeinsame Einstellungen gelten sollen. Rüstzeit/Wegezeit: Hier können Sie einen Wert in Minuten hinterlegen. Überstundenkonto-Maximal: Hier kann ein maximaler Wert hinterlegt werden, den ein Überstundenkonto pro Mitarbeiter pro Jahr erreichen darf. Überstunden (Monat) Maximal: Hier wird der maximale Wert an Überstunden fixiert, der arbeitsvertraglich eine automatische Stundenkappung von Überstunden am Ende jeden Monats erfolgen lässt, der gemäß der arbeitsvertraglich vereinbarten monatlichen Vergütung abgegolten ist. Minusstunden verrechnen : Mit Aktivierung dieser Option (Haken setzen) wird die Minusstunden- Verrechnung aktiviert. Seite 7 von 20

9 Mitarbeitereinstellungen Nachdem Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben aktivieren Sie die Schaltfläche Mitarbeitereinstellungen : In der sich daraufhin öffnenden Maske können Sie individuelle mitarbeiterrelevante Werte für folgende Parameter festlegen: Übergeordnete gemeinsame Einstellungen verwenden : hiermit können Sie festlegen, ob für den jeweiligen Mitarbeiter übergeordnete gemeinsame Einstellungen gelten sollen. Rüstzeit/Wegezeit: Hier können Sie einen Wert in Minuten hinterlegen. Überstundenkonto-Maximal: Hier kann ein maximaler Wert hinterlegt werden, den ein Überstundenkonto pro Mitarbeiter pro Jahr erreichen darf. Überstunden (Monat) Maximal: Hier wird der maximale Wert an Überstunden fixiert, der arbeitsvertraglich eine automatische Stundenkappung von Überstunden am Ende jeden Monats erfolgen lässt, der gemäß der arbeitsvertraglich vereinbarten monatlichen Vergütung abgegolten ist. Minusstunden verrechnen : Mit Aktivierung dieser Option (Haken setzen) wird die Minusstunden- Verrechnung aktiviert. Seite 8 von 20

10 Meine Einstellungen Unter der Rubrik Meine Einstellungen können Sie Einstellungen über die individuell gewünschte Sprachauswahl und die Art des Programmstarts und der Benutzeranmeldung vornehmen: Seite 9 von 20

11 Information Unter der Rubrik Information finden Sie allgemeine Informationen über das AddWare ZeitErfassung Programm und über die Datenbank-Verbindung: Über die Schaltfläche können Sie Informationen über die aktuelle Datenbankverbindung einsehen und/oder ggf. Änderungen vornehmen. Seite 10 von 20

12 Auswertung und Korrektur Zeiterfassungsbuchungen Nach Betätigung der Schaltfläche Gelangen Sie in das Zeiterfassungsbuchungen Fenster Hier sehen Sie zuoberst welcher Mitarbeiter aktuell angewählt ist samt Hinweis über seine Abteilungszugehörigkeit inklusive Personalnummer. Des Weiteren werden seine über den hier definierten Zeitraum Arbeitssoll- und -istzeit ausgegeben: Seite 11 von 20

13 Über die Menüleiste (s. roter Rahmen u.) entscheiden Sie welche Buchungsart in der Auflistung erscheinen soll. Wählen Sie beispielsweise Fehlerprotokoll anzeigen, erfolgt die Anzeige über nur ggf. vorliegende fehlerhafte Buchungen: Seite 12 von 20

14 In der Auflistung der Einzelbuchungen erhalten Sie sofern vorhanden weitere Informationen zu den einzelnen Buchungen wie folgt: Ampelsystem bzgl. Status Korrekturprozedere-Workflow am Buchungszeilenanfang ( = eine Fehlermeldung liegt vor; = Korrekturantrag wurde an den Zeitbeauftragten/Vorgesetzten versendet; = es liegt keine Fehlermeldung für den Buchungseintrag vor) Datum: Datum der Zeitbuchung Uhrzeit: Uhrzeit der Zeitbuchung Tätigkeit: Art der Zeitbuchung Projekt: noch nicht verfügbar, folgt in Kürze Weitere Info-Felder: Buchungskommentar, Korrekturkommentar, Korrekturhinweis (System-Informationen z. B. bei Regelverletzung) Kennzeichnung manueller Korrekturen durch Informationen erfolgt in folgenden Spalten: Korrekturkommentar, Zuletzt bearbeitet (Uhrzeit) und Bearbeitet von (Mitarbeitername) und Status (bzgl. Korrekturantrag) Seite 13 von 20

15 Neuer Buchungseintrag Die für neue Buchungseinträge (z. B. bzgl. nachträglicher Buchungen) vorgesehene Maske, kann entweder über folgende Schaltfläche oder per rechtem Mausklick im Zeitbuchungen Bereich aufgerufen werden: Es öffnet sich daraufhin folgende Eingabemaske, die mit den entsprechenden Daten versehen und gespeichert werden kann: Seite 14 von 20

16 Korrekturen Liegt eine Fehlermeldung vor (Ampelstatus rot), können Sie mit rechtem Mausklick durch Auslösung des Menüpunktes Problem lösen die Korrekturmaske mit den vom Programm vorgeschlagenen Werten öffnen: Seite 15 von 20

17 Nachdem der Korrektur-Eintrag mit Übernehmen der Daten abgeschlossen wurde, setzt das Ampelsystem den Buchungseintrag auf Status gelb. Dieser weist darauf hin, dass der Korrekturantrag per Benachrichtigungssystem ( ) dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorliegt. Das per rechtem Mausklick zu öffnende Menü bietet folgende weitere Funktionen an: Buchungseintrag bearbeiten: Hier können zu bestehenden Zeiterfassungsbuchungseinträgen Änderungen bzgl. Datum und Uhrzeit vorgenommen werden. Zusätzlich können ein Buchungs- und Korrekturkommentar eingepflegt werden. Buchung genehmigen: Menüpunkt löst sofortige Genehmigung eines Antrags aus. Diese Funktion ist nur für den Administrator / Zeitbeauftragten freigeschaltet. Buchung ablehnen: Menüpunkt löst sofortige Ablehnung eines Antrags aus. Diese Funktion ist nur für den Administrator / Zeitbeauftragten freigeschaltet. Löschen: Veranlasst die Löschung eines Buchungseintrags. Auswertungen Durch Aktivierung der Schaltfläche Auswertungen gelangen Sie automatisch in das Mitarbeiterauswertungen Fenster. Seite 16 von 20

18 Mitarbeiterauswertungen Hier können Sie mitarbeiter- und monatsweise in der Maske blättern: Hinweis: weitere Auswertungen bzgl. Abteilungen etc. folgen in Kürze. Seite 17 von 20

19 Monatsabschluss Wenn Sie einen Monatsabschluss für einen Mitarbeiter ausführen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Monatsabschluss Folgende Maske wird geöffnet: Hier können die Werte überprüft und ggf. bei Bedarf noch einmal bzgl. Kontostand geändert werden. Der Abschluss findet durch Betätigen der Schaltfläche statt. Seite 18 von 20

20 Auswertung exportieren / drucken Wenn Sie z. B. einen abgeschlossenen Monatsbericht für einen Mitarbeiter drucken bzw. exportieren möchten, stehen Ihnen folgende Menüpunkte zur Verfügung: Export-Formate: PDF (s. Abb. u.) und Excel Seite 19 von 20

21 Druck: Über die Funktion Druckvorschau können Sie einen Ausdruck auslösen Designer: Öffnet ein Designer-Programm, in dem Sie ein individuelles Layout für Berichte erstellen können: Seite 20 von 20