BUSINESS AUTOMATION. SMART MIS: Vorteile der neuesten Generation grafischer MIS Systeme

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1 BUSINESS AUTOMATION SMART MIS: Vorteile der neuesten Generation grafischer MIS Systeme

2 Inhalt 3 Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung 4 Was ist ein SMART MIS? 5 Kunden einbinden 6 Mehrwerte liefern 7 Arbeit neu denken 8 Aufgaben automatisch erledigen 9 Prozesse automatisieren 10 Partner integrieren 11 Funktionen integrieren 12 Der ablauforientierte Betrieb 14 Vorteile mit Obility 15 SMART MIS von Obility 2

3 Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung Egal welche Branche, egal welcher Markt die Digitalisierung verändert die Grundlagen unserer Geschäftswelt. Neue Technologien schaffen neue Geschäftsideen, ermöglichen neue Formen der Zusammenarbeit und kreieren Businesskonzepte, die ganze Märkte komplett verändern. Wer gestern in seinem Markt erfolgreich war, kann sich heute mit der gleichen Strategie nicht mehr behaupten. Das gilt insbesondere für die Druckindustrie: bedrucktes Papier ist im Marketing-Mix der Unternehmen nicht mehr der dominierende Kommunikationskanal, gleichzeitig hat der Online-Markt die Kontrolle über Standarddrucksachen übernommen und freie Kapazitäten setzen die Preise und Margen unter Druck. Gerade vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die eigenen Handlungsweisen und Strategien zu überdenken und sich die Frage zu stellen: Was muss ich ändern, um weiterhin erfolgreich zu sein? SMART MIS ist ein Schritt, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, um mit Zusatznutzen für Kunden mehr Umsatz zu generieren und gleichzeitig die internen Kosten zu senken: durch automatische Prozesse und durch vernetzte Kommunikation. Vernetzung Maschinen, Geräte, Sensoren und Menschen können sich miteinander vernetzen und über das Internet der Dinge oder das Internet der Menschen kommunizieren. Informationstransparenz Sensordaten erweitern Informationssysteme digitaler Fabrikmodelle, um so ein virtuelles Abbild der realen Welt zu erstellen. Technische Assistenz Assistenzsysteme unterstützen mit Hilfe von aggregierten, visualisierten und verständlichen Informationen. So können fundierte Entscheidungen getroffen und auftretende Probleme schneller gelöst werden. Außerdem werden Menschen bei einfachen oder unangenehmen Arbeiten physisch unterstützt. Dezentrale Entscheidungen Cyberphysische Systeme sind in der Lage, eigenständige Entscheidungen zu treffen und Aufgaben möglichst autonom zu erledigen. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei Störungen oder Zielkonflikten, übertragen sie die Aufgaben an eine höhere Instanz. 3

4 Was ist ein SMART MIS? SMART MIS ist ein branchenorientiertes ERP II System für druckende Unternehmen. Als Drei-Schicht-Modell (Datenbank, Programme, Veröffentlichungsebene) ermöglicht es die dezentrale, zeitlich unabhängige und vernetzte Zusammenarbeit in Unternehmen. Egal ob im Betrieb, zu Hause oder unterwegs, egal ob mit dem PC im Büro, dem Tablet in der Produktion oder dem Smartphone, die Arbeit wird neu organisiert. Gleichzeitig werden Kunden, Lieferanten und Partner in die Geschäftsprozesse und den Informationsfluss einbezogen. Wesentlicher Bestandteil von SMART MIS ist, dass sich viele Tätigkeiten im Unternehmen von selbst erledigen und dass nur noch Personen und Maschinen eingesetzt werden, die im Prozess notwendig sind. ERP II - Business Lösungen neuester Generation Nutzen und Vorteil Unternehmen, die ihren Betrieb auf SMART MIS umstellen, profitieren durch die Senkung ihrer Prozesskosten, da zahlreiche Arbeitsschritte in der kaufmännischen Abwicklung eingespart werden, Informationen überall und sofort verfügbar sind und Aufgaben automatisch und zum richtigen Zeitpunkt verteilt werden. Gleichzeitig schaffen sie neue Umsatzchancen, weil sie ihren Kunden durch Online Services mehr Nutzen zur Verfügung stellen. Arbeitsschritte werden eingespart die Mitarbeiter werden effektiver die Abwicklung wird effizienter der Informationsfluss wird verbessert der Kundenservice wird optimiert Die Profitabilität wird gesteigert 4

5 Kunden einbinden ERP II Systeme ermöglichen die nahtlose Integration der Kunden in die eigenen Geschäftsprozesse. SMART MIS umfasst deshalb ein komplettes E-Commerce Print System. So können Kunden in Open und Closed Shops und in Stammkunden-Portalen zu jeder Uhrzeit und an jedem Ort mit ihrem Druck-Unternehmen agieren: Druckaufträge vorbereiten, Informationen sammeln, Angebote erfassen, Aufträge übermitteln und Bestellinformationen abrufen. Auf Wunsch kann das SMART MIS System sogar Auftragsdaten direkt aus dem ERP des Kunden übernehmen. All diese zusätzlichen Kundendienste erhöhen nicht nur die Attraktivität des Druckdienstleisters, sondern lassen ihn Zeit und Kosten in der Verkaufssachbearbeitung und Kalkulation einsparen. E-Commerce Print Open Shop Systeme Stammkunden-Portal Vorteile Kunde Schnelle Bestellungen Einfache Nachbestellungen Zeit- und Ortsunabhängigkeit Übersicht und Transparenz Schnelle Kommunikation individuelle Closed Shop Systeme Auftragsschnittstellen Vorteile Dienstleister Weniger Verwaltung Standardisierte Abläufe Umfangreicheres Angebot Kundenbindung Höhere Attraktivität 5

6 Mehrwerte liefern Als branchenorientiertes System für die grafische Industrie beinhalten die E-Commerce Lösungen eines SMART MIS Zusatzfunktionen speziell für den Bereich Print. Diese dienen dem Kunden als Mehrwert bei der Herstellung, bei der Verwaltung und beim Einkauf von Drucksachen. Diese können mittels Online-Editor personalisiert, online konfiguriert und kalkuliert werden. Die Bestände werden verwaltet und Dokumenten-Archive werden bereitgestellt. So spart der Kunde in der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Zeit und Geld und hat einen deutlichen Mehrwert. Web-to-Print Funktionen Online-Gestaltung Online-Kalkulation Print-On-Demand Warehousing Vorteile Kunde durch die Online-Produkt-Konfiguration und -Kalkulation hat er schnell und einfach Produkt- und Preisinformationen durch die Online-Editierung von Druckvorlagen spart er Zeit bei der Herstellung von Druckvorlagen durch eine Online-Verwaltung kann er Druckdaten schnell übermitteln und organisieren durch ein Dokumentenarchiv kann er seine Drucksachen administrieren und On-Demand bestellen durch Warehousing kann er Bestände seiner Drucksachen abrufen und online bestellen Vorteile Dienstleister durch interessante Angebote wird E-Commerce gefördert durch zusätzliche Dienstleistungen wird das Neukundengeschäft unterstützt durch Mehrwerte werden Stammkunden besser bedient durch neue Services wird der Umsatz gesteigert durch E-Commerce werden Prozesskosten eingespart durch Online-Geschäfte werden mehr Informationen ermittelt 6

7 Arbeit neu denken SMART MIS Systeme können als private Cloud im eigenen Betrieb oder im Rechenzentrum betrieben werden oder gehostet als SaaS in der Cloud. Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Zentrale Funktion eines SMART MIS Systems ist die kaufmännische Abwicklung der betrieblichen Aufgaben. Durch die 3-Schicht-Technologie sind alle User-Interfaces browserbasiert. Das bedeutet, alle Funktionen sind grenzenlos und jederzeit auf internetfähigen Geräten verwendbar. Gleichzeitig können Informationen jederzeit überall ausgetauscht werden. Diese Freiheit bedeutet höchste Flexibilität, schafft hohe Transparenz und steigert die Effizienz des Unternehmens. Browserbasierte ERP Funktionen Anfragen Aufträge Telefon Aufträge Shops - Sales Kalkulation & Angebotswesen Auftragserfassung Aufträge Schnittstellen Vorteile Dienstleister Flexible Arbeitsorganisation Individuelle Arbeitsumgebung Ort- und zeitunabhängige Arbeit Optimaler Informationsaustausch Ständige Verfügbarkeit Integration externer Ressourcen Bestellwesen Materialwirtschaft Produktionsplanung Logistik 7

8 Aufgaben automatisch erledigen Ein SMART MIS stellt Assistenz Systeme zur Verfügung, die selbstständig Aufgaben übernehmen und den Mitarbeitern nur die wichtigen und entscheidungsrelevanten Aufgaben überlassen. Dazu werden innerhalb der Abwicklung Prozess-Status vordefiniert, die in einer bestimmten Reihenfolge nacheinander erreicht werden. Hat ein Prozess einen bestimmten Zustand erreicht, wird dieser Status im System eingetragen. Dadurch wird das System veranlasst, selbstständig hinterlegte Aufgaben auszuführen. Das Assistenz-System übernimmt Standardaufgaben wie beispielsweise -Benachrichtigungen, Datenübertragung, Belegerzeugung, Druck von Belegen, Aufgabenübertragung, Terminüberwachung oder Erinnerungen. Assistenz-Systeme und automatische Dienste Erzeuge Beleg Drucke Beleg Status erreicht Sende Nachricht Übermittle Daten Überwache Termin Beispiele Skizziertes Beispiel 1 Die Druckdaten eines Auftrags wurden vom Prepress-Workflow überprüft und die Daten sind korrekt. Der Prozess-Status wird von Druckdaten in Prüfung auf Druckdaten ok geändert. Das Assistenz-System übernimmt daraufhin folgende Aufgaben: Erzeugung eines Jobtickets und automatischer Druck, Erzeugung einer Auftragsbestätigung und automatischer -Versand an den Kunden. Sende Erinnerung Skizziertes Beispiel 2 Versandinformationen werden per Schnittstelle an den Logistiker übertragen und die Trackingnummer und Versandpapier werden entgegengenommen. Prozess-Status wechselt von Versandinformationen übertragen auf Versenderinformationen erhalten. System druckt Versandetikett und Kunde erhält automatisch mit Versandnachweis und der Trackingnummer zur Nachverfolgung. Vorteile Zeitersparnis durch Automation Kostenersparnis durch eingesparte manuelle Tätigkeiten Fehlervermeidung durch standardisierten Prozess Permanente Information durch Prozess-Überwachung Besserer Kundenservice durch automatische Kommunikation Automatische Integration externer Systeme 8

9 Prozesse automatisieren Durch Workflows lassen sich mit einem SMART MIS System die betrieblichen Abläufe individuell modellieren. Die Prozesse werden so abgebildet, dass nur die Mitarbeiter zum Einsatz kommen, die für die Aufgabe benötigt werden. Durch automatische Prozessketten wird die Abwicklung schnell und effektiv. Das SMART MIS prüft, ob bestimmte Bedingungen eingetreten sind: ob beispielsweise ein Termin erreicht wurde, ob es der Auftrag eines bestimmten Kunden ist, ob ein bestimmter Artikel bestellt wurde oder ob ein Gewicht überschritten ist. Sind die Bedingungen erfüllt, wird ein bestimmter Status gesetzt, der automatische Dienste (s.o.) auslöst. Ansonsten wird ein alternativer Status mit abweichenden Diensten aktiviert. Prozess-Ketten und Workflows Bedingung Wenn Status erreicht und Kunde ist Nr. A und Artikelgruppe ist B tu das und Setze Status auf X Wenn Status erreicht und Kunde ist nicht Nr. A und Artikelgruppe ist nicht B tu das und Setze Status auf Y Sonst tu das Setze Status auf Z Beispiele Skizziertes Beispiel 1 Lautet der Status Freigabe erteilt und wurde ein Fremdprodukt bestellt (Bedingung), setze Status auf Bestellung Sublieferant. Das löst automatisch aus: Bestellung Sub-Lieferant, Kunden-Lieferschein und -Rechnung, PDF-Erzeugung, mit Belegen als PDF und Druckdaten an Sub-Lieferant. Änderung Status in Bestellüberwachung. Skizziertes Beispiel 2 Lautet der Status Bestellung Papier und die Bedingung, ist Termin erreicht und ist Papier unter der Mindestmenge, erzeuge eine Bestellung an den Lieferanten. Setze Status auf Bestellüberwachung Papier. Das löst eine Terminüberwachung aus, die prüft, ob der Lieferant eine Bestellbestätigung bis zum Zeitpunkt X sendet. Wenn nicht, wird eine Erinnerung versendet. Vorteile Nur Einsatz notwendiger Ressourcen Beschleunigung interner Abläufe Weniger Bedarf an Spezialisten Mehr Klarheit und Nachvollziehbarkeit Geringere Prozesskosten Mehr Leistung in kürzerer Zeit Barcodes und zukünftig RFID (IoT) potenzieren die Automatisierung im Betrieb 9

10 Partner integrieren SMART MIS Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie mit offenen Schnittstellen arbeiten und dafür vorgesehen sind, Informationen mit externen Systemen auszutauschen. Das gilt für Systeme innerhalb des Betriebes, z.b. den Druckdaten-Workflow, ein spezielles Lagersystem oder die Finanz-Buchhaltung. Das gilt aber auch für externe Lösungen von Kunden und Partnern, wie z.b. das Warenwirtschaftssystem von Kunden, ein Asset-Management System eines Kunden, das Auftragsmanagement-System eines Lieferanten, das Online-Banking der Hausbank usw.. Durch die Einbindung aller am Prozess beteiligten Menschen und Systeme hat das Unternehmen Kontrolle über die gesamte Supply-Chain und kann jederzeit flexibel reagieren. Vernetzung durch offene Schnittstellen CO 2 -Rechner Kundenbewertung Payment Newsletter Prepress-Workflow Buchhaltungsservice Bild-Agentur Kunden-Systeme Logistiker Shop Marketplace Sub-Lieferant Online-Banking Factoring-Bank Material-Lieferant Vorteile Dienstleister Ständige Kontrolle über die gesamte Supply-Chain Fließende Abläufe ohne manuellen Aufwand Zeitersparnis durch automatische Datenübertragung Automatische Nutzung externer Ressourcen Flexible Einbindung von Mehrwert-Lösungen Ständig anpassbare und optimierfähige Organisation 10

11 Funktionen integrieren Application Programming Interfaces (API) sind Schnittstellen, die es ermöglichen, nicht nur Daten zwischen Systemen auszutauschen, sondern direkt den Programmteil eines Systems in einem anderen auszuführen. Das bedeutet eine hohe Vernetzung von unterschiedlichen Lösungen. Die Anwendungen arbeiten so verzahnt, dass es sich quasi um ein Komplett-System handelt. Ein SMART MIS System liefert APIs um seine Funktionen verfügbar zu machen und kann gleichzeitig APIs anderer Anwendungen verwenden. APIs kommen meist dort zum Einsatz, wo die komplexe Vernetzung zwischen Systemen sinnvoll ist, wie beispielsweise für die Vernetzung mit Kundensystemen. Application Programming Interface (API) Fremdsystem Fremdsystem API Aufruf Ergebnis API Aufruf Ergebnis SMART-MIS API Aufruf Ergebnis Fremdsystem Beispiele Beispiel 1 Der Kunde verfügt über ein eigenes internes Shopsystem, beispielsweise ein Werbemittel-Portal. Im (externen) Shop sollen die Lagerbestände der Druckerei für vorproduzierte Printprodukte ständig aktuell angezeigt werden. Das Shopsystem ruft direkt per API den Lagerbestand aus dem SMART MIS auf, wenn ein Artikel mit Bestand angezeigt werden muss. Beispiel 2 Das Kundensystem ruft per API eine Login-Funktion des SMART MIS Systems auf und übermittelt die Mitarbeiterdaten für den Zugang zum Bestellsystem per Single-Sign-On. So können die Mitarbeiter des Kunden direkt aus ihrem Inhouse-System auf den Shop zugreifen, ohne sich noch einmal registrieren zu müssen. Vorteile Auch komplexe Vernetzungen können realisiert werden Noch höhere Effektivität von Funktionsabläufen Investitionsschutz durch Nutzung vorhandener Systeme Zeitgewinn durch noch mehr Automatisierung Steigerung des Leistungsportfolios Verbesserung der Kundenbindung Einheitliche Datenhaltung da die Pflege der Stammdaten im System des Endkunden erfolgt 11

12 Der ablauforientierte Betrieb Produktionspartner Sublieferant Materiallieferant Maschinenservice Fertigstellung Druckdaten Auftrag Online Lager Auftrag klassisch Druckdaten prüfen Auftrag telefonisch Externer Dienstleister Druckdaten geliefert Anfrage Auftrag Single-Sign-On Auftragsschnittstelle 12

13 Ein SMART MIS System bietet als ERP II System für die grafische Industrie Grundlagen um kaufmännische Prozesse über die gesamte Supply-Chain zu digitalisieren. Die globale Kontrolle und Steuerung der Prozesse zwischen allen am Prozess beteiligten Menschen und Systemen bedeutet eine erhebliche Steigerung der Produktivität eines druckenden Unternehmens. Der Betrieb arbeitet kostengünstiger und kann ohne Mehraufwand seine Leistung steigern. Das bedeutet bessere Margen und eine verbesserte Preis-Elastizität im Markt. Durch die Integration von Kunden in die Unternehmensprozesse und durch die verbesserte Kommunikation erweitert das Unternehmen sein Portfolio und statt Produkten bietet es seinen Kunden Dienstleistungen und somit Mehrwerte. Dies schafft Einzigartigkeit, sichert so den Umsatz und ermöglicht vor allem neue Geschäfte. Das heißt, ein SMART MIS System schafft die Voraussetzung, mit weniger Kosten mehr zu erreichen und die Profitabilität des Unternehmens nachhaltig zu verbessern. SMART MIS - intelligent, integriert, automatisiert, optimiert Logistik Lieferadressen 13

14 Vorteile mit Obility Im digitalen Transformationsprozess werden Verfahren, die gestern funktionierten, heute durch neue Geschäftskonzepte überholt. Digitale Technologien ermöglichen insbesondere durch das Internet völlig neue Anwendungen. Wer sich den Herausforderungen stellt und sich den Chancen öffnet, kann erfolgreich bestehen und nachhaltigen Gewinn erwirtschaften. Dazu müssen alte Strukturen und Methoden auf den Prüfstand gestellt werden. Denn durch E-Commerce und Online-Business haben sich die Ansprüche der Kunden an Kommunikation und Service deutlich erhöht. Die Erwartungen der Kunden kann nur der erfüllen, der die Qualität und Effektivität seiner Prozesse ständig verbessert. Obility ist ein SMART MIS System, das Unternehmen dabei unterstützt, alle Vorteile digitaler Prozesse zu nutzen. Kompetenz, Erfahrung, Partnerschaft Company Als E-Commerce-Software-Anbieter 1999 gestartet, hat Obility seine Anwendung webbasiert entwickelt und die Logik und die Datenbank als ERP-System konzipiert. Zunächst branchenübergreifend tätig, hat das Unternehmen langjährige Erfahrungen und Kompetenzen im Online-Business aufgebaut. Mit der Entwicklung von Web-To-Print-Funktionen und Online-Kalkulatoren für Printshops von Druckbetrieben hat sich Obility mehr und mehr auf die Druckindustrie spezialisiert und sein System als E-Commerce-Print und E-Business-Print- System zu einer ganzheitlichen Lösung ausgebaut. Heute ist Obility ein führender Anbieter von Print-Business-Automation für Digital-, Bogen-, Rollen- und Industrie-Druckereien. Mit über 30 Mitarbeitern arbeitet das Obility Team am Hauptsitz in Koblenz und in Karlsruhe und besteht aus IT-Spezialisten, Software- Entwicklern und Experten aus der Druckindustrie. Technologie Obility ist ein 3-Tear-Modell, bestehend aus einer Datenbank, einer Programm-Schicht und einer Veröffentlichungsebene. Dieses 3-Schicht-Modell ermöglicht ERP II bzw. SMART MIS Funktionen. Die Oberflächen der User-Interfaces sind hoch flexibel, anpassbar und plattformübergreifend. In der Regel wird Obility auf einem LAMP (Linux, Apache, MySQL, Perl) Webserver betrieben. Die Anwendungen können in einem gesharten SaaS-System, auf einem virtuellen Server oder auf eigener Hardware genutzt werden. Auf Wunsch kann auch ein Microsoft-Server zum Einsatz kommen. Je nach Anforderung kann das System in einer Open oder Private-Cloud zum Einsatz kommen. Load-Balancing steht ebenso zur Verfügung wie ein 2-Server-Datenticket-System, um öffentliche Shop-Bereiche und ERP Funktionen aus sicherheitsrelevanten Gründen voneinander zu trennen. 14

15 SMART MIS von Obility Durch seine Software-Architektur ist Obility ein webbasiertes SMART MIS System und bietet druckenden Unternehmen alle Vorteile der Nutzung digitalisierter Prozesse. Durch die Einbindung der Kunden, Lieferanten und Partner in die Unternehmensprozesse und Kommunikation können grafische Betriebe neue Geschäftskonzepte und neue kaufmännische Verfahren umsetzen um den digitalen Veränderungsprozessen im Markt gerecht zu werden. Das SMART MIS Portfolio von Obility umfasst 4 Leistungsbereiche, jeweils mit modular auswählbaren Funktionen. Dadurch kann Obility für individuelle Kundenanforderungen und spezielle Unternehmensbedingungen angepasst werden und bleibt für den weiteren Ausbau flexibel. Modulare und flexible Lösungen Mehr Umsatz durch Mehrwerte für Kunden Das E-Commerce Print System von Obility ermöglicht es Kunden, durch offene oder geschlossene Shop-Systeme Bestellprozesse einfacher, schneller und transparenter zu machen. Speziell für die Druckindustrie entwickelte Online- Funktionen wie Web-To-Print, Print- On-Demand, Online-Kalkulation und Warehousing schaffen zusätzliche Mehrwerte und erhöhen die Attraktivität des Unternehmens. Browserbasiert die Abwicklung erleichtern Mit dem Print-Management von Obility können Betriebe alle typischen ERP Funktionen zur kaufmännischen Abwicklung von Druckaufträgen ausführen, und das browserbasiert. Egal ob im Unternehmen, im Home-Office oder unterwegs, alle Aufgaben können, je nach Berechtigung, immer und überall erledigt werden. Gleichzeitig ist es möglich, alle Informationen jederzeit in der gewünschten Form verfügbar zu machen. Durch Automation Zeit und Ressourcen sparen Die Obility-Print-Automation sorgt im Unternehmen dafür, dass der Betrieb so effektiv wie möglich läuft. Einfache Tätigkeiten werden automatisch erledigt und Mitarbeiter kommen nur in entscheidungsrelevanten Fällen zum Einsatz. Die Obility-Print-Automation umfasst ein Prozess-Management-System, mit dessen Hilfe individuelle, automatische Workflows eingerichtet werden, so dass nur Ressourcen zum Einsatz kommen, die effektiv benötigt werden. Produktivität durch Vernetzung erhöhen Die Obility-Print-Integration ist die Verwendung von offenen Schnittstellen für die Vernetzung mit externen Software-Systemen, mit externen Partnern und mit Kunden. Fremdsoftware kann reibungslos in die automatischen Abläufe integriert werden und ohne weiteren Aufwand sind Kunden, Lieferanten und Partner per Datenübertragung oder per Funktionsaufruf direkt in den Betrieb eingebunden. 15

16 BUSINESS AUTOMATION Obility GmbH Niederberger Höhe 14b Koblenz info@obility.de