Die Elektronische Patientenakte im Steiermärkischen Krankenhausverbund

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1 Best Practice KAGes Die Elektronische Patientenakte im Steiermärkischen Krankenhausverbund Lösungsstudie KAGes

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3 Das Unternehmen Best Practice - KAGes Management Summary Die Steiermärkischen Krankenanstalten führen seit 1999 in Österreich die elektronische Patientenakte ein. Teile des Universitätsklinikums Graz und weitere zehn Landeskrankenhäuser arbeiten bereits produktiv mit der Dokumenten- Management-Lösung DOXiS von SER. Im LKH Leoben etwa löste DOXiS ein Microfilm-Archiv ab, die Krankengeschichte ist nun in wenigen Sekunden an jedem PC abrufbar. Im LKH Bruck werden mitgebrachte Dokumente bereits bei der Aufnahme digitalisiert, DOXiS ist dabei in das patientenführende System integriert. Ziel ist es, in allen 20 Spitalsstandorten des steiermarkweiten Krankenhaus-Verbunds der KAGes elektronische Archive einzuführen und zu vernetzen, so dass die Ärzte standortübergreifend Zugriff auf alle gespeicherten Krankengeschichten haben. Nach dem schrittweisen und erfolgreichen Rollout in den größeren LKHs wurde SER im September 2003 mit dem Vollausbau beauftragt. Vorreiter in moderner IT-Technologie Getreu ihrem Unternehmensleitbild Menschen helfen Menschen bieten die Steiermärkischen Krankenanstalten Gesellschaft m.b.h. (KAGes) eine zeitgemäße medizinische Versorgung und Betreuung der Patienten auf hohem Niveau. Wirtschaftliche Verantwortung und organisatorische Effizienz sind wesentliche Säulen dieser Arbeit. Moderne Kommunikations- und Informationstechnologien haben daher immense Bedeutung für die medizinische Dienstleistungsqualität. Folgerichtig zählt KAGes in Österreich zu den Vorreitern im Gesundheitswesen, was den Einsatz moderner Technologien betrifft. Die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.h. ist die Zentralorganisation und der Betreiber für 20 Spitalsstandorte in der Steiermark. In den Spitälern der KAGes mit mehr als Betten werden ca stationäre Aufenthalte pro Jahr von ca Mitarbeitern, davon ca Ärzten, betreut. Damit ist KAGes einer der größten Krankenhausverbunde in Europa. Management Summary 3 Das Unternehmen 3 Die Motivation 4 Die Umsetzung 5-6 Der Nutzen 7 Die SER 8 3

4 Best Practice - KAGes Die Motivation DMS und elektronische Archivierung bei KAGes Die KAGes begann im Jahr 1998 mit der Suche nach einem geeigneten Partner für die Bereiche Dokumenten- Management und Archivierung. Der Schwerpunkt liegt auf der digitalen Archivierung von Krankengeschichten in den steirischen Landeskrankenhäusern (LKH). Wesentlich für die Auswahl des Partners war einerseits die Fähigkeit, den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen LKHs zu entsprechen und andererseits auch den Bedarf des wissenschaftlichen Personals des Universitätsklinikums Graz an Dokumenten-Management- und Archivkomponenten abzudecken. In einem großen, komplexen Verbund, wie ihn die KAGes mit dem Universitätsklinikum Graz und den 20 LKHs darstellt, sind die Ansprüche an den Partner in Bezug auf Flexibilität und laufende Weiterentwicklung der Software sehr hoch. Die lokale Dienstleistungskompetenz und damit die Sicherstellung eines effizienten Projektablaufes an mehreren Standorten und in vielen Phasen war ein weiteres wesentliches Auswahlkriterium. Gesucht wurde ein universell einsetzbares, leicht anpassbares Archivsystem, welches die speziellen Erfordernisse eines Krankenhausverbundes abdecken kann und hinter dem ein Unternehmen mit einer lokalen Betreuungsmannschaft steht, das dies als ihr Hauptgeschäftsfeld sieht", erläutert DI Dr. Helmut Brückler, Abteilungsleiter im Unternehmens-Informations-Management der KAGes. Nach Abwägung aller wesentlichen Aspekte und der Evaluierung namhafter DMS-Anbieter in einer EU-weiten Bietersuche entschied sich die KAGes im Juli 1999 für die SER Solutions Österreich GmbH als Partner. 4

5 Die Umsetzung Best Practice - KAGes Pilotprojekt LKH Leoben Elektronische Krankengeschichte statt Mikrofilm-Archiv LKH Bruck Online Scanning mitgebrachter Befunde Das Schwerpunktkrankenhaus Leoben mit rund 700 Betten wurde von KAGes als Pilotprojekt ausgewählt. Die Ablösung der 20 Jahre alten Mikroverfilmung durch ein zeitgemäßes Archivsystem wurde in nur sechs Monaten realisiert. Um die Dokumente digital zu erfassen, kommen statt der Mikrofilmkameras nun Hochleistungsscanner zum Einsatz. Das Medium Film wurde durch WORM- Technologie ersetzt (Write Once Read Many). Kartei- kästen mit Mikrofiches haben einer SER Jukebox mit magneto-optischen Speichermedien Platz gemacht, die vollautomatisch das Handling der WORMs übernimmt. Die größte Produktivitätssteigerung entsteht aber durch die Art der Bereitstellung der Dokumente. Statt Reproduktion von Microfiches, kann der behandelnde Arzt selbst von seinem PC-Arbeitsplatz aus auf Knopfdruck die Krankengeschichte seiner Patienten einsehen. Im LKH Bruck werden seit Anfang Mai 2001 zusätzliche Funktionen eingesetzt. Bei der Spitals-Aufnahme werden beispielsweise vom Patienten mitgebrachte Dokumente on-the-fly gescannt und damit sofort seiner elektronischen Patientenakte zugeordnet. Der behandelnde Arzt hat somit nicht nur Unterlagen früherer Aufenthalte, sondern die vollständige Krankengeschichte inklusive der mitgebrachten Dokumente wie Röntgenbefunde und Arztbriefe elektronisch zur Verfügung, was eine bessere und effizientere Betreuung der Patienten ermöglicht. DOXiS ist dabei in das Krankenhausinformationssystem (openmedocs) der KAGes integriert, das auf SAP R/3 IS-H basiert, nämlich IS-H*MED von T-Systems. Dadurch sind die DOXiS-Funktionalitäten optimal mit den KIS-Funktionalitäten verbunden. Management Summary 3 Das Unternehmen 3 Die Motivation 4 Die Umsetzung 5-6 Der Nutzen 7 Die SER 8 5

6 Best Practice - KAGes Die Umsetzung >> Gesucht wurde ein universell einsetzbares, leicht anpassbares Archivsystem, das die speziellen Erfordernisse eines Krankenhausverbundes abdecken kann DI Dr. Helmut Brückler, Leiter der Abteilung Unternehmens-Informations- Management DOXiS im Krankenhausverbund der KAGes Eine besondere Herausforderung ergibt sich aus dem Steiermarkweiten Krankenhaus Verbund, in dem alle 20 Spitalsstandorte von Bad Aussee bis Bad Radkersburg in einem Kommunikations- und Informationsnetzwerk miteinander verbunden sind. In diesem Verbund soll jeder behandelnde Arzt Zugriff auf alle Krankengeschichten haben, auch wenn etwaige Behandlungen örtlich getrennt in einem anderen Spital durchgeführt wurden. Über ein zentrales Patientenregister in openmedocs sind die einzelnen digitalen Archive untereinander verbunden. So stehen dem Arzt nun die benötigten Patienteninformationen krankenhausübergreifend zur Verfügung - Nachfragen bei jedem einzelnen LKH- System, ob und welche Informationen zum jeweiligen Patienten vorliegen, sind nicht mehr nötig. Durch diese wesentlich schnellere und umfassendere Form der Informationsbereitstellung wird der gesamte Behandlungs- und Diagnoseprozess verbessert. Archive mit digitaler Signatur Die Revisionssicherheit der Dokumente wurde bisher durch die Speicherung der Daten auf einmal-beschreibbare optische Medien (WORMs) gewährleistet. Im Zuge der Umstellung auf kostengünstigere Speichertechnologien (Tape Technologie) werden die strikten Sicherheitsanforderungen mit Hilfe der modernen PKI-Technologie (public key infrastructure) erfüllt. Gleichzeitig werden durch den Einsatz qualifizierter Chipkarten eines akkreditieren österreichischen Trustcenters auch die Auflagen des österreichischen Signaturgesetzes so weit wie möglich berücksichtigt. Zur Verwirklichung dieses innovativen Ziels wurde die Archiv-Software der SER um Funktionalitäten erweitert, die es ermöglichen, jeden beliebigen Archivierungsvorgang digital zu signieren. KAGes betreibt hierzu einen time-stamp-service (Softwarezertifikat), der Datum und Uhrzeit für den Signiervorgang liefert. Die persönliche digitale Signatur erfolgt durch Mitarbeiter mittels Karte & Code. Über öffentliche Softwareverfahren kann dann geprüft werden, ob sich ein Dokument seit dem Zeitpunkt der Ablage verändert hat. Diese Lösung garantiert die Unveränderbarkeit und somit die Revisionssicherheit der archivierten Krankengeschichte. Die neue Lösung, die seit September 2003 in den Spitälern Judenburg / Knittelfeld produktiv läuft, stellt für die KAGes einen ersten Schritt in Richtung Einsatz von digitalen Signaturen dar. 6

7 Der Nutzen Best Practice - KAGes Partnerschaft zum Wohle der Patienten Auch in der Verwaltung der KAGes z.b. im Personalbereich, wird DOXiS eingesetzt. Analog zur Patientenakte werden auch die Personalakten der Mitarbeiter (ca ) elektronisch verwaltet. DOXiS ist dabei in SAP R/3 HUMAN RESOURCES integriert. Im Medizinischen Bereich sind neben dem Universitätsklinikum Graz bereits zehn LKHs produktiv. Gleichzeitig mit dem Rollout zum Vollausbau werden auch Projekte zur schrittweisen Systemintegration der fachspezifischen Subsysteme umgesetzt. Die direkte Ablage der medizinisch relevanten Dokumente mit DOXiS soll eine möglichst homogene Präsentation der digitalen Patientenakte erreichen. Die Standorte der KAGes in der Steiermark und ihr Dienstleistungsangebot Die bisherige ausgezeichnete Zusammenarbeit mit dem Projektteam der KAGes unter der Leitung von DI Dr. Helmut Brückler ist eine gute Basis für die langfristige Partnerschaft zwischen der SER und KAGes, in der ein durchgängiges klinisches Informationssystem in allen steiermärkischen Landeskrankenhäusern durch Dokumenten-Management- und Archivlösungen von SER wesentlich unterstützt wird. Management Summary 3 Das Unternehmen 3 Die Motivation 4 Die Umsetzung 5-6 Der Nutzen 7 Die SER 8 7

8 Best Impressum Practice - KAGes Die SER ÖSTERREICH SER Solutions Österreich GmbH Business Center Pluskaufstraße 7/5 A-4066 Pasching Telefon Telefax Internet linz@ser.at SER in Österreich: Graz Klagenfurt Salzburg Wien DEUTSCHLAND SER Solutions Deutschland GmbH Innovationspark Rahms D Neustadt/ Wied Telefon Telefax Internet sales@ser.de SER Solutions Österreich SER ist der strategische IT-Partner für Archivierung sowie prozessorientiertes und wissensbasiertes Dokumenten-Management in Unternehmen und Verwaltungen. In Österreich ist die SER seit Ende 1997 vertreten. Mehr als 70 Mitarbeiter an den Standorten Pasching/Linz, Salzburg, Klagenfurt, Graz (seit April 2000) und Wien (seit Juni 2000) sorgen für eine flächendeckende Betreuung des österreichischen Marktes. Das SER-Büro in Graz erlaubt die optimale Vorort-Betreuung der KAGes und ihrer Spitäler. Das fachlich kompetente, lokale SER-Projektteam bringt durch die Nähe zu den medizinischen Spezialisten der KAGes wichtige Entwicklungsimpulse für die Weiterentwicklung der krankenhausspezifischen Lösungen der SER ein. Damit baut SER ihre Position im Gesundheitsbereich weiter aus. Mehr als 500 Kunden im deutschsprachigen Raum - darunter die Hälfte der DAX 30 Unternehmen - vertrauen seit vielen Jahren auf die praxisbewährten SER Lösungen. Damit zählt SER zu den führenden Herstellern und Anbietern in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle genannten Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer gegründet, beschäftigt SER heute ca. 270 Mitarbeiter in 12 Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Bildmaterial: KAGes Stand: Oktober 2003 SER Solutions Deutschland GmbH 2003