prodato Geschäftsprozessmanagement: pragmatisch! IKT-Forum an der FH Ansbach am Dr.-Ing. Michael Schlundt

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1 Geschäftsprozessmanagement: pragmatisch! IKT-Forum an der FH Ansbach am Dr.-Ing. Michael Schlundt

2 ProDatO Integration Technology Referenzen (Auszug) Siemens AG (Medical Solutions) Norma Lebensmitteldiscount Volkswagen AG BayernLB Schwerpunkte: Lösungen und Beratung im Bereich Prozess- und Projektmanagement im Bereich Datenbanken, datenbankgestützte Informationssysteme Business Intelligence und Data Warehousing Entwicklung 1999 als Spinn-Off des Lehrstuhls für Datenbanksystem e in Erlangen gegründet ca. 18 Mitarbeiter in Beratung und Entwicklung 2

3 Meinungen Call for Papers: Workshop on Business Process Modelling for the Service Generation In conjunction with IEEE International Conference on Services Computing (8-11 July 2008, Honolulu, Hawaii, USA) Reportedly more than 25 different methodologies, 72 different techniques and 102 different tools exist in support of business process modeling. 3

4 Vom WFMS zum BPMS Business Process Management Systems (BPMS) Generische Software, welche die Modellierung, Analyse und Ausführung von Prozessen unterstützt. Der Grad an Unterstützung variiert + Verkürzte Durchlaufzeit, weniger Fehler (z.b. aufgrund von falschen Datenübernahmen), mehr Flexibilität bezüglich der Änderbarkeit von Prozessen Implementierung: komplex und aufwändig Workflow Management System (WFMS) " nur wer historische Entwicklung ignoriert, sieht in einem BPMS eine neue Entwicklung, welche nur wenig mit WFMS zu tun hat (Hajo Reijers) WFM war anfangs mehr ausführungsbezogen Ausführung (Enactment) Jetzt sollten beide Begriffe synonym verwendet werden Fokussierung bei BPMS: mehr diagnostische Funktionen, mächtigere Möglichkeiten zur Integration von Enterprise Applications und B2B Modellieren (Model) Analyse (Analyze) 4

5 Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren einer BPMS- Implementierung Technologie Management Benutzer Interoperabilität Skalierbarkeit Unterstützung durch oberes Management Widerstand von bürokratisch ausgerichteten Organisationen Akzeptanz über Benutzerfreundlichkeit und Möglichkeit zur Einflussnahme Prozess Prozessorientierte(s) Organisation / Unternehmen Entwurf (Design) Effektivität ("funktioniert") und Effizienz ("schnell") der Implementierung "Quick Wins" wie bei allen neuen Technologien 5

6 Performanz- und Akzeptanzkriterien Geschwindigkeit Reaktionszeit des Systems Verfügbarkeit Zeitanteil, zu welchem BPMS verfügbar ist Transparenz Einsicht in Gestalt, Gestaltung und Umsetzung von Prozessen Qualität Ergebnis der Ausführung Kosten Preis der Umsetzung Anpassung Zeit benötigt zur Einführung neuer oder Anpassung bestehender Prozesse 6

7 akzeptiert: ja ERSTES FAZIT 7

8 Die Perspektive der Informatik Prozessorientierung Davenport and Short, 1990 Hammer and Champy, 1993 Davenport, 1993 was noch fehlt: Die Umsetzung eines Prozesses Beschreiben Verarbeiten (Formale) Sprache wird definiert muss implementiert werden Bedeutung, Extension formalisiert, überprüfbar Semantik Pragmatik Syntax Formaler Aufbau eindeutig, interpretierbar Verwendung, Intension "angemessen", "benutzerfreundlich" 8

9 AP, der eine Anwendungssituation simulieren kann Form AP, der eine Anwendungssituation darstellt Abgrenzung: (Anwendungs-)Prozess Workflow *) Notation Ausgangspunkt: Anwendungsprozess (AP) Endpunkt: Workflow (WF) Aufgaben Erhöhe die Spezifität, um von einem AP zu einem WF zu gelangen (Form) Erhöhe den Detaillierungsgrad, um von einem AP zu einem WF zu gelangen (Inhalt) AP Inhalt WF, der eine Anwendungssituation grob hinsichtlich einer Ausführung unterstützt WF WF, der eine Anwendungssituation komplett hinsichtlich einer Ausführung unterstützt *) vorübergehende Unterscheidung 9

10 Abgrenzung: (Anwendungs-)Prozess Workflow *) Ziele Darstellung Spezifität Anwendungsprozesse dokumentieren den Anwendungsbereich (Darstellung) Workflows stellen eine Implementierungsvorlage dar (Ausführung) Für Anwendungsprozesse genügt oft eine partielle Darstellung Workflow müssen komplett - im Sinne der Ausführbarkeit - sein Geringe Spezifität für Anwendungsprozesse oftmals ausreichend Ein Workflow benötigt konkrete Spezifikationen Zusammenhänge zwischen modellierten Elementen Bei Anwendungsprozessen wird oft impliziert (z.b. gleiches Exemplar) Explizite Darstellung für Workflowausführung notwendig Rezipient Anwendungsprozeß: Mensch Workflow: Workflow-Management-System Spezifikationsfehler Bei Anwendungsprozessen oftmals nicht relevant Ausnahme: Simulationen, Analysen Bei Workflows ist Interpretationsspielraum nicht tolerierbar Vollständigkeit Aufgrund besserer Übersichtlichkeit werden bei Anwendungsprozessen Sonderfälle oftmals ignoriert Auf Workflowebene führt eine Spezifikationslücke zum Fehler Berechenbarkeit Bei Anwendungsprozessen überwiegt die Interpretationsmöglichkeit oftmals die Berechenbarkeit Bei Workflows müssen alle Formulierungen eindeutig und effektiv berechenbar sein *) vorübergehende Unterscheidung 10

11 Umsetzung System Umsetzung (System) Modellierung Ausführung Spezialsystem Prozessmodellierungssystem Simulationssystem Workflow-Management-System Wirtsystem Grafiksystem Textverarbeitungssystem Content-Management-System Dokumenten-Management- System ERP (SAP) KIS / HIS Content-Management-System Dokumenten-Management- System ERP (SAP) KIS / HIS 11

12 (F-i) AP, der eine Anwendungssituation simulieren kann Form (f-i) AP, der eine Anwendungssituation darstellt Umsetzung: pragmatisch Projektplan Prozess als Vorlage Checkliste Partielle Ausführung Rechnergestützt, dokumentenbezogen Webportal Partielle Ausführung (Vorlagen, Ablage) AP Inhalt WF (f-i)wf, der eine Anwendungssituation grob hinsichtlich einer Ausführung unterstützt (F-I) WF, der eine Anwendungssituation komplett hinsichtlich einer Ausführung unterstützt Prozesslandkarte Orientierung (oftmals Ausdruck) Vorlage für Reengineering Webportal Orientierung Einarbeitung (Best Practices) Simulation Illustration, Einarbeitung Analyse (qualitativ) Workflow-Management Komplette Ausführung In separaten WFMS oder in Wirtssystem 12

13 umgesetzt: anders als erwartet akzeptiert: ja ZWEITES FAZIT 13

14 Umsetzung Best Practices Aufgabenbezogen Eliminiere Aufgaben ohne Wertzuwachs Automatisiere Aufgaben, wenn dadurch Effizienz gewonnen und Kosten gespart werden Fallbezogen Trenne Fälle deutlich voneinander ab Führe Fälle weitgehend homogen (online) aus Ablaufbezogen Führe solche Prüfungen zuerst durch, welche zur höchstwahrscheinlichsten Eliminierung weiterer Aufgaben führen Vermeide Prozessunterbrechungen Führe unabhängige Ausführungen ein Verantwortungsbezogen Bestimme Verantwortliche für Prozesse Bearbeitungsbezogen Eliminiere Bestätigungen auf mittlerer Managementebene 14

15 BPMS und Design (Modellierung und Ausführung) Darstellung komplexer, "nicht konventioneller" Zusammenhänge? Funktionaler Aspekt Viele Alternativen (Reisekostenabrechnung: Inland/Ausland, Geschäftlich/Fortbildung) Verhaltensbezogener Aspekt (Kontrollfluss) ständige Rücksprünge m-aus-n serielle Ausführung flexible Ausführungsfolge Organisationsbezogener Aspekt "wenn ich nicht "online" bin, dann übernimmt mein Vertreter die Aufgaben" "der, der immer mit diesem Kunden in Kontakt war, soll diesen Kunden bedienen" "der Sachbearbeiter darf weder verwandt noch verschwägert mit dem Kunden sein" Datenbezogener Aspekt Data Streams Data Integration Nicht-funktionale Aspekte Werkzeuge Simulation Darstellung Annotation Filtern alternative Präsentationen Was wird stattdessen erforscht? Theorie eingeschränkte Workflowsprachen zu kleine Beispiele Sprachen yet another workflow language Ignorieren bereits bestehender Entwicklungen 15

16 Serielle Ausführung A X O R B C C B X O R X O R B X O R C A A C X O R X O R C X O R B A X O R A B Neues, kompaktes Modeliierungskonstrukt A B C 16

17 Flexible Ausführungsfolge am Beispiel "Arztbesuch" Untersuche Patient Kontrolliere Allergien Verschreibe Medikamente Konsultiere Externe Archiviere Vorgang mind 1mal optional, nx nach "Untersuche Patient", nx optional, nx optional, abschließend 17

18 Annotation Medizinisch Organisatorisch finanziell 18

19 Alternative Präsentationen Bubbles-and-Arcs Komposition Swimlane 19

20 verstanden: na ja aber noch nicht ganz umgesetzt: anders als erwartet akzeptiert: ja DRITTES FAZIT 22

21 Anwendungsspezifische Präsentation Menü und Toolbar Navigator Modellierungsfenster Datenfluss Frei definierbare Attribute Prozessschritt 23

22 Anwendungsspezifische Präsentation Anpassen der Methode an die Anforderungen Welche Aspekte sollen modelliert werden? Welche Information soll im Modell abgelegt werden? Anpassbarkeit der Aspekte Modellierungskonstrukte Attribute 17. November

23 Anwendungsspezifische Präsentation 17. November

24 Strukturierung einer Wissens- bzw. Dokumentenbasis Strukturierung der Wissensbasis Bauteilkonstruktion Werkstoff Bauteil Grobmodell erstellen Gummi Motor Formfindung Stahl Saugrohr Konstruktion Aluminium Zylinderkopf Erfahrungen QS-Sicherung Problemberichte Patente Tipps Normen Karosserie 17. November

25 Strukturierung einer Wissens- bzw. Dokumentenbasis Prozesse Laborversuch Bauteile Saugrohr Suchen Einstieg in die Suche Navigation Prozesse Bauteilentwicklung Bereitstellung Laborversuch Stromungsu. Schw.Mess... Auffinden verwandter Dokumente Auffinden verwandter Prozesse zu Dokumenten Dokumente Tipps.doc Präsentation.ppt CAD-File.cad Hilfe.pdf Beschreibung.xls 27

26 Strukturierung einer Wissens- bzw. Dokumentenbasis Prozessstruktur Zusätzliche Strukturierung Prozessbegleitende Dokumente 28

27 Unterstützung des Qualitätsmanagements: SPiCE 29

28 Unterstützung des Qualitätsmanagements: SPiCE Process View One OU Process can implement several Base Practices One Base Practice can be implemented by several OU Processes Conceptual view 1:n relation between OU Processes and Base Practices 1:n relation between Base Practices and OU Processes OU Processes 1..n ENG 1.4 Software construction process 1..n Base Practices ENG 1.4 BP1 Develop software units ENG 1.4 BP2 Develop unit verification procedures ENG 1.4 BP3 Verify the software units ENG 1.4 BP4 Establish traceability 30

29 Unterstützung des Qualitätsmanagements: SPiCE 31

30 Unterstützung des Qualitätsmanagements: SPiCE Aufdecken von Base Practices, die noch nicht durch einen Arbeitsschritt unterstützt werden Anzeige aller Generic Practices eines bestimmten Levels, die noch nicht im Prozess unterstützt werden 32

31 Anwendung: Prozessorientierung "lohnt sich" (Workflow Paradoxon) Pragmatische Herangehensweise: Weg von Standardlösungen Exakte Analyse von Anforderungen Entwicklung von Lösungen offener, oftmals sehr komplexer Probleme ABSCHLIEßENDES FAZIT 33