Implementierung der Prozesse eines zentralen Patientenmanagements im KIS

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1 Implementierung der Prozesse eines zentralen Patientenmanagements im KIS, ZPM, Stabsstelle des Vorstands/Med. Klinik 1

2 Tätigkeiten: Oberarzt Medizinische Klinik 1 - Gastroenterologie Ärztlicher Leiter Stabsstelle Zentrales Patientenmanagement der Uniklinik Frankfurt

3 Universitätsklinikum Frankfurt 32 Kliniken und Institute vollstationäre Fälle und ambulante Leistungen Mitarbeiter, Studenten

4 Herausforderungen 2013 Effizienz Zuweiser Sanierung Internet Digitalisierung Angehörige Qualität Entlassmanagement Wahlleistung Verweildauer Umzug Hygiene Datenschutz Lehre Zufriedenheit Transparenz Kostenreduktion EBM Kommunikation Portal Erreichbarkeit Sicherheit Standardisierung Nachwuchs Planung Überalterung Kostensicherung MDK-Abschläge Wissenschaft Belegung Konkurrenz

5 Projekt Patientenmanagement 2013 vorstationär stationär poststationär Erreichbarkeit Belegungssteuerung Fallabschluss Verantwortlicher Entscheider Anordnungen Weiterversorgung Verbindliche Planung Entlassplanung Anbindung Umfassende Datenerhebung Fallbegleitende Kodierung Wahlleistung VWD-Monitoring Dokumentation Kommunikation Versorgungsstandards (QM) Ressourcenmanagement Kooperationen Digitalisierung AM Case Management Sozialdienst

6 Zentrales Patientenmanagement Stabsstelle des Vorstands seit 2014 Leitung: N. Khan (KP und CM), Dr. M. v. Wagner 3 Abteilungen Stationäres (seit 2007 Med 1) Case Management (seit 2010 roll out) Sozialdienst Ziel: Strukturierter und standardisierter stationärer Versorgungsprozess von Anmeldung bis Nachversorgung

7 KIS Beteiligte Prozesse Zentrales Patientenmanagement UKF vorstationär stationär nachstationär Zuweiser Facharzt Aufnahmeformular OP/Funktionsbereich Stationsarzt Stationspflege Case Management Sozialdienst Fallbegleitende Kodierung Terminbuch Vollständigkeit stationäre Aufnahme Befund Arztbrief Entlassformular Sozialdienstdokumentation Aufn./Anordnungssets Rezept Anschlusstermine Reha/ AHB Häusliche Versorgung Anmeldung Ressourcen/Belegungsman. Aufnahmeentscheidung Operation Intervention Aufnahmeplanung Therapie Administrative Entlassungskoordination Aufnahme Wiederaufnahme

8 KIS Beteiligte Prozesse Zentrales Patientenmanagement UKF - Themen vorstationär stationär nachstationär Zuweiser Facharzt Aufnahmeformular OP/Funktionsbereich Stationsarzt Stationspflege Case Management Sozialdienst Fallbegleitende Kodierung Terminbuch Vollständigkeit stationäre Aufnahme Befund Arztbrief Entlassformular Sozialdienstdokumentation Aufn./Anordnungssets Rezept Anschlusstermine Reha/ AHB Häusliche Versorgung Anmeldung Ressourcen/Belegungsman. Aufnahmeentscheidung Operation Intervention Aufnahmeplanung Therapie Administrative Entlassungskoordination Aufnahme Wiederaufnahme

9 KIS vorstationär stationär nachstationär Beteiligte Prozesse Anmeldung Ressourcen/Belegungsman. Aufnahmeentscheidung Operation Intervention Aufnahmeplanung Therapie Administrative Entlassungskoordination Aufnahme Anschlusstermine Häusliche Versorgung Zuweiser Facharzt OP/Funktionsbereich Aufnahmeformular Terminbuch

10 Aufnahmeformular (Rücksprache und Planung) Anfrage (Anforderung) Kontaktdaten Patientendaten Aktuelle Fragestellung Vorerkrankungen Intensivpflicht Isolationspflicht Versicherung Wahlleistungen Wunschtermin Planung (Befund) Fragestellung Erweiterte Anamnese Aufnahmeentscheidung Entscheider (Ansprechpartner) Soll-Termin Verknüpfung zu Terminkalender QM-Standards zu Diagnostik und Therapie (Order-Entry-Aufruf direkt in Formular) Aufklärungspflicht? Folgetermin (Verknüpfung) Fragestellung wird von Anforderung zu Befund und in Anforderungen an Leistungsstelle automatisch übertragen und können adaptiert werden

11 KIS Beteiligte Prozesse Checkliste Datenerhebung vorstationär stationär nachstationär Administrative Aufnahme Intervention Operation Therapie Anschlusstermine Reha/ AHB Häusliche Versorgung Entlassungskoordination Fallbegleitende Kodierung Wiederaufnahme Zuweiser Stationsarzt Stationspflege Case Management Sozialdienst Vollständigkeit stationäre Aufnahme Arztbrief Entlassformular Sozialdienstdokumentation Rezept

12 Administrative Aufnahme (Checkliste im KIS) Personenfalldaten Name, Anschrift, Telefonnummer, Familienstand, Konfession, Muttersprache Patientenverfügung Persönliche Daten Angehörige, Betreuer/Bevollmächtigte, Pflegestufe Ärzte (Zuweiser, Fachärzte) Einweisungsdaten Einweiser, Hausarzt Versicherung Wahlleistungen Persönliche Bestätigung der Aktualität durch MA bei jeder Aufnahme

13 Prozesse Entlassmanagement vorstationär stationär nachstationär Ressourcen/Belegungsman. Administrative Aufnahme Anschlusstermine Reha/ AHB Häusliche Versorgung Aufnahmeplanung Entlassungskoordination Wiederaufnahme KIS Beteiligte Zuweiser OP/Funktionsbereich Stationsarzt Stationspflege Case Management Sozialdienst Terminbuch Vollständigkeit stationäre Aufnahme Arztbrief Entlassformular Sozialdienstdokumentation Rezept

14 Entlassformular (Checkliste und Dokumentation) Evaluation genereller Weiterversorgungsbedarf Einverständnis des Patienten Geplantes Entlassdatum Spezifikation Weiterversorgung Medizinische Folgetermine Terminierung durch / Anzeige Termine Sozialdienst Häusliche Versorgung / Rehabilitationsmaßnahme Wundzentrum/Ernährungsmedizin Supportive Koordination bei onkologischen Pat. Rezept und AU (ab , Spezifikation offen) Direktaufruf LSTM-Anforderung aus Formular

15 Ergebnisse: Stationäres Patientenmanagement Umsetzung Med. Klinik 1 (2007 vs. 2016) Fallzahl +54 % CM effe +48 % Verweildauer -26 % Fakturierung 40 % (2011 vs 2016) Durchdringung der Prozesse Q Vollständigkeit Daten 92 % Aufnahmeplanung 93 % Entlassplanung 83 % 15

16 Evaluation von Anordnungssets Quantitative Ergebnisse Qualitatives Feedback Gute Gedächtnisstütze für allgemeine Verordnungen (Kostform, Heparin, ) Zeitbedarf zum elektronischen Anordnen am UKF (ORBIS) pro Patient um 42s gesunken bei LVR (NEXUS) um 30s gestiegen Verweildauer am UKF bei H- Diagnosen von 8,53 Tagen in Q1/15 auf 8,05 Tage in Q1/16 um ½ Tag gesunken* Verschlechterung um 0,3 => Interface kann noch optimiert werden! Verbesserung um 1,1 => Inhaltliche Unterstützung wird sehr geschätzt! Erspart Arbeit im System, Prozess ist flüssiger als vorher (67%) Inhaltliche Unterstützung ist besser als vorher (69%) Patientenspezifische indikationsunabhängige Verordnungen gehen vergessen => Hinweis auf Dauermedikation muss noch integriert werden Allgemeines Anordnungsset gewünscht Quelle: Elsevier/ UKF (2016): Online-Befragung von 16 anordnenden Ärzten in den Pilotabteilungen vor und nach Einsatz der Anordnungssets

17 Fazit: Patientenmanagement strukturiert Versorgungsprozesse und erhöht die Effizienz Die digitale Patientenakte ist eine gemeinsame Plattform zur Kommunikation und Dokumentation Im KIS können Prozesse abgebildet und ihre Einhaltung kontrolliert werden Anordnungssets beziehen medizinische Standards unmittelbar in den tägliche Arbeitsablauf ein Prozessoptimierung, Digitale Akte und CDS sind gemeinsame Bausteine einer Strategie Portalstrukturen sind ein nächster Schritt in eine optimale Kommunikation