Anwenderdokumentation Elektronischer Dokumentenversand

Transkript

1 LENNERTS & PARTNER GMBH, a Anwenderdokumentation Elektronischer Dokumentenversand L&P Page 0 of 23

2 ANWENDERDOKUMENTATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTENVERSAND INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Einleitung Ziel des Projekts Ablauf Allgemein Ablauf der Schritte im neuen Programm innerhalb eines Durchlaufs Ablauf im Ausdruck Einrichtung und Konfiguration Ausdrucktypen Druckjobname Platzhalter Installation und Einrichtung der Fremdsoftware zur Erzeugung der PDF-Dateien Konfiguration durch den Kunden Menü Versand von Dokumenten als PDF-Datei per DMS Bedienung des Zusatzprogramms Versand von s Druckwiederholung Lieferscheine Rechnungen Stornierung Lieferscheine Rechnungen Seite 1 von 23 Version 1.1

3 1 EINLEITUNG 1.1 ZIEL DES PROJEKTS Das neue Zusatzmodul Elektronischer Dokumentenversand ermöglicht die Versendung unterschiedlicher Dokumente auf elektronischem Wege. In der momentan fertiggestellten Version sind die folgenden Dokumente beinhaltet: Rechnungen / Belege / Rechnungskorrekturen / Gutschriften / Angebote / Auftragsbestätigungen Lieferscheine In späteren Versionen wird der Funktionsumfang auf folgende Dokumente erweitert: Positionslisten Bestellungen Der elektronische Dokumentenversand wurde flexibel und modular umgesetzt und unterstützt verschiedene Übertragungsarten. Diese gliedern sich in folgende drei Kernschritte: 1. Versand von Dokumenten als PDF-Datei per 2. Übertragung von Daten zu den Dokumenten auf anderen Transportwegen (z.b. als XML-Datei auf einem FTP-Server) 3. Erzeugung von Dateien für die Übergabe an ein Archivierungssystem (DMS) Seite 2 von 23 Version 1.1

4 2 ABLAUF 2.1 ALLGEMEIN Seite 3 von 23 Version 1.1

5 2.2 ABLAUF DER SCHRITTE IM NEUEN PROGRAMM INNERHALB EINES DURCHLAUFS 2.3 ABLAUF IM AUSDRUCK Die Kombinationen der verschiedenen Möglichkeiten erfordern einen differenzierten Ablauf beim Ausdruck. Sobald ein Dokument elektronische übermittelt werden soll (z. B. per , EDI, FTP ) wird der Drucker aus der Spalte EDokDrucker verwendet. Ansonsten wird der normale Drucker aus der Spalte Drucker verwendet. Ist die Übergabe der Dokumente an ein DMS aktiviert worden, so erfolgt zusätzlich zum Ausdruck des ersten Exemplars auf dem Drucker bzw. EDokDrucker ein Ausdruck auf den Drucker in der Spalte DMSDrucker Seite 4 von 23 Version 1.1

6 3 EINRICHTUNG UND KONFIGURATION 3.1 AUSDRUCKTYPEN Die Funktionalität des elektronischen Dokumentenversands wird für folgende Dokumente implementiert: AusdruckTypNr AusdruckSubTypNr Dokumentenbezeichnung 1 0 Lieferschein 2 1 (bzw. 0) Rechnung 2 2 Beleg 2 13 Gutschrift 2 14 ProForma-Rechnung 2 15 Angebot / Auftragsbestätigung 2 17 Beleggutschrift 2 18 ProForma-Gutschrift 2 19 Auftragsbestätigung (kommissionsweise) 2 21 MDLS-Rechnung 2 22 MDLS-Gutschrift 31 0 Verlegelieferschein 69 0 Bestellung 77 0 Positionsliste In der momentanen Version werden alle Dokumente mit dem Ausdrucktyp 1 oder 2 unterstützt. Die weiteren Ausdrucktypen werden in einer späteren Version integriert. 3.2 DRUCKJOBNAME Ist das Modul für elektronischen Dokumentenversand aktiviert, werden die entsprechenden Ausdrucke mit einem neuen Druckjobname versehen. Dieser entspricht der EDOKQueueID aus der Tabelle EDOKExportQueue. Somit ist jeder Ausdruck eindeutig referenziert. 3.3 PLATZHALTER Zur Verwendung in den Textbausteinen sowie den jeweiligen Dateinamen wurden Platzhalter definiert. Die verfügbaren Platzhalter sind von L&P festgelegt und können nicht vom Kunden beeinflusst werden. Die Verwendung erfolgt mit einem speziellen Code. Die Platzhalter wurden zur Identifizierung mit einem doppelten At-Zeichen gemäß folgendem Muster Seite 5 von 23 Version 1.1

7 Folgende Platzhalter sind definiert: Code Dokument Beschreibung EmpName alle Name des Mitarbeiters EmpCode alle Kürzel des Mitarbeiter CurrentDate alle Aktuelles Datum CurrentDateISO alle Aktuelles Datum im Format JJJJ-MM-TT ComNo alle Mandantennummer SubNo alle Niederlassungsnummer SubDesc alle Bezeichnung aus Niederlassung SubCode alle Kurzbezeichnung aus Niederlassung SubStreet alle Straße aus Niederlassung SubCountry alle LKZ aus Niederlassung SubPostal alle PLZ aus Niederlassung SubCity alle Ort aus Niederlassung SubTel alle Telefon aus Niederlassung SubFax alle Telefax aus Niederlassung SubMail alle -Adresse aus Niederlassung SubWeb alle Webseite aus Niederlassung SubCodeFS alle Code für Fremdsystem aus Niederlassung SubTaxID alle UID-Nummer aus Niederlassung DelID DelNo DelIdentifier DelDate DelDateISO DelCustNo DelCustName DelCustTaxID DelProNo DelProDesc DelConNo DelConDesc DelConCustRef Ausdrucktyp 1 ID des Lieferscheins Ausdrucktyp 1 Lieferscheinnummer Ausdrucktyp 1 Identifier des Lieferscheins Ausdrucktyp 1 Erstelldatum Ausdrucktyp 1 Erstelldatum im Format JJJJ-MM-TT Ausdrucktyp 1 Nummer des Geschäftspartners Ausdrucktyp 1 Name1 des Geschäftspartners Ausdrucktyp 1 UID-Nummer des Geschäftspartners Ausdrucktyp 1 Projektnummer Ausdrucktyp 1 Objektbezeichnung1 des Projekts Ausdrucktyp 1 Baustellennummer Ausdrucktyp 1 Bezeichnung1 der Baustelle Ausdrucktyp 1 Kundenreferenz der Baustelle Seite 6 von 23 Version 1.1

8 DelConAccount DelFiscalYear InvID InvIdentifier InvIdentifier2 InvNo InvDate InvDateISO InvCustNo InvCustName InvCustTaxID InvProNo InvProDesc InvConNo InvConDesc InvConCustRef InvConAccount InvFiscalYear InvCNInvID Ausdrucktyp 1 Kostenträger der Baustelle Ausdrucktyp 1 Geschäftsjahr Ausdrucktyp 2 ID der Rechnung Ausdrucktyp 2 Identifier der Rechnung Ausdrucktyp 2 Identifier2 der Rechnung Ausdrucktyp 2 Rechnungsnummer Ausdrucktyp 2 Rechnungsdatum Ausdrucktyp 2 Rechnungsdatum im Format JJJJ-MM-TT Ausdrucktyp 2 Rechnungsempfänger Ausdrucktyp 2 Name1 des Geschäftspartners (Rechnungsempfänger) Ausdrucktyp 2 UID-Nummer des Geschäftspartners (Rechnungsempfänger) Ausdrucktyp 2 Projektnummer Ausdrucktyp 2 Objektbezeichnung1 des Projekts Ausdrucktyp 2 Baustellennummer Ausdrucktyp 2 Bezeichnung1 der Baustelle Ausdrucktyp 2 Kundenreferenz der Baustelle Ausdrucktyp 2 Kostenträger der Baustelle Ausdrucktyp 2 Geschäftsjahr Ausdrucktyp 2 ID der Rechnung, zu der die Gutschrift erstellt wurde InvCNInvIdenitifier Ausdrucktyp 2 Identifier der Rechnung, zu der die Gutschrift erstellt wurde InvCNInvIdentifier2 Ausdrucktyp 2 Identifier2 der Rechnung, zu der die Gutschrift erstellt wurde InvCNInvNo InvCNInvDate InvCNInvDateISO InvPeriod POID PONo PONoFS PODate PODateISO POSuppNo POSuppName POSuppTaxID Ausdrucktyp 2 Rechnungsnummer der Rechnung, zu der die Gutschrift erstellt wurde Ausdrucktyp 2 Rechnungsdatum der Rechnung, zu der die Gutschrift erstellt wurde Ausdrucktyp 2 Rechnungsdatum der Rechnung, zu der die Gutschrift erstellt wurde, im Format JJJJ-MM-TT Ausdrucktyp 2 Leistungszeitraum Ausdrucktyp 69 ID der Bestellung Ausdrucktyp 69 Bestellnummer Ausdrucktyp 69 Bestellnummer für Fremdsystem Ausdrucktyp 69 Bestelldatum Ausdrucktyp 69 Bestelldatum im Format JJJJ-MM-TT Ausdrucktyp 69 Lieferant Ausdrucktyp 69 Name1 des Geschäftspartners (Lieferant) Ausdrucktyp 69 UID-Nummer des Geschäftspartners (Lieferant) Seite 7 von 23 Version 1.1

9 BBSType BBSID BBSSchedID BBSSchedNo Ausdrucktyp 77 Typ, gibt Art des Ausdrucks an Ausdrucktyp 77 ID, gibt ID des Objekts abhängig von Art des Ausdrucks an Ausdrucktyp 77 PLID Ausdrucktyp 77 Plannummer BBSSchedOrderNo Ausdrucktyp 77 Auftragsnummer für Fremdsystem BBSCustNo BBSCustName BBSCustTaxID BBSProNo BBSProDesc BBSConNo BBSConDesc BBSConCustRef BBSConAccount Ausdrucktyp 77 Nummer des Geschäftspartners Ausdrucktyp 77 Name1 des Geschäftspartners Ausdrucktyp 77 UID-Nummer des Geschäftspartners Ausdrucktyp 77 Projektnummer Ausdrucktyp 77 Objektbezeichnung1 des Projekts Ausdrucktyp 77 Baustellennummer Ausdrucktyp 77 Bezeichnung1 der Baustelle Ausdrucktyp 77 Kundenreferenz der Baustelle Ausdrucktyp 77 Kostenträger der Baustelle Seite 8 von 23 Version 1.1

10 3.4 INSTALLATION UND EINRICHTUNG DER FREMDSOFTWARE ZUR ERZEUGUNG DER PDF- DATEIEN Die Fremdsoftware zur Erzeugung der PDF-Dateien muss unter Windows einen virtuellen Drucker installieren, welcher dann in LP-System ausgewählt werden kann. An diesen virtuellen Drucker werden die Druckdaten gesendet und von der Fremdsoftware in eine PDF-Datei umgewandelt. Wichtig ist hierbei, dass die erzeugte PDF-Datei nach der Umwandlung die übergebene Druckjobbezeichnung als Dateiname hat. 3.5 KONFIGURATION DURCH DEN KUNDEN MENÜ Die Konfigurationsdialoge für den elektronischen Dokumentenversand und die Übergabe an ein DMS-System finden sich in Stammdaten unter dem Menüpunkt Elektronischer Dokumentenversand Seite 9 von 23 Version 1.1

11 3.5.2 VERSAND VON DOKUMENTEN ALS PDF-DATEI PER ACCOUNT Die verwendbaren -Accounts werden im Dialog Konfiguration angelegt. Folgende Felder müssen gefüllt werden: Feld Bezeichnung Server Port Benutzer Passwort Verschlüsselung Authentifizierung Timeout Sender- -Adresse Signatur Bedeutung Bezeichnung des -Accounts Name oder IP-Adresse des -Servers Verbindungsport Benutzername Passwort Zu verwendende Verschlüsselung Zu verwendende Authentifizierungsmethode Verbindungs-Timeout in Sekunden -Adresse, die als Absender erscheinen soll Textbaustein, welcher die gewünschte Signatur enthält Seite 10 von 23 Version 1.1

12 KONFIGURATION DER DOKUMENTE Im Dialog -Dokumentenkonfiguration können die dokumentenabhängigen Einstellungen hinterlegt werden. Folgende Felder können konfiguriert werden: Feld Ausdrucktyp Dateiname Mit Mitarbeiterkonfig. Bezeichnung Konfig. Aktiv Bedeutung Auswahl des gewünschten Dokuments Angabe des gewünschten Dateinamens, sowohl feste Texte als auch Platzhalter verwendbar, die Endung.pdf wird später automatisch angehangen Angabe, ob ein allgemeiner oder ein mitarbeiterspezifischer -Account verwendet werden soll Auswahl des zu verwendenden -Accounts Kennzeichen, ob eine Übergabe für den gewählten Dokumententyp durchgeführt werden soll Seite 11 von 23 Version 1.1

13 KONFIGURATION DER MITARBEITER Im Dialog Mitarbeiter kann dem Mitarbeiter ein mitarbeiterspezifischer -Account zugewiesen werden Seite 12 von 23 Version 1.1

14 KONFIGURATION DER GESCHÄFTSPARTNER Im Dialog Geschäftspartner wurde ein neuer Button -Konfiguration implementiert. Durch einen Klick auf diesen öffnet sich der Dialog Konfiguration -Versand. Im Dialog Konfiguration -Versand können die kundenspezifischen Einstellungen vorgenommen werden Seite 13 von 23 Version 1.1

15 Folgende Daten können hinterlegt werden: Feld Ausdrucktyp -Adresse TB-Betreff TB-Text Aktiv Bedeutung Auswahl des gewünschten Dokuments Angabe der -Adresse, an welche die jeweiligen Dokumente gesendet werden sollen Auswahl des Textbausteins, welcher als Betreff für s genutzt werden soll Auswahl des Textbausteins, welcher als Text für s genutzt werden soll Kennzeichen, ob eine Übergabe für den gewählten Dokumententyp durchgeführt werden soll DEFINITION DER TEXTBAUSTEINE Im Dialog Textbausteine können die verwendbaren Textbausteine hinterlegt werden. Die Textbausteine können für den Betreff oder den Text von s genutzt werden. Weiterhin kann ein Textbaustein als Signatur definiert werden. Die Signatur wird automatisch an den Text der angefügt Seite 14 von 23 Version 1.1

16 Weiterhin können Textbausteine für die Verwendung in s auch mit HTML-Formatierung erzeugt werden. Dazu wird zunächst das Häkchen im Feld HTML gesetzt und anschließend der HTML-Editor durch einen Klick auf den Button HTML-Editor geöffnet Seite 15 von 23 Version 1.1

17 DRUCKERZUORDNUNG In der Druckerzuordnung wird wie bisher die Anzahl Kopien eingestellt und ggf. Kopien sortieren aktiviert. Weiterhin ist nach Markierung der Zeilen für die Dokumente Lieferschein und Rechnung ein neuer Button Spezial aktiv. Durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich der nachfolgende Dialog. In diesem können die Druck für die verschiedenen Kopien sowie in der Spalte E-Drucker die Drucker für die Erzeugung von PDF-Dateien für den elektronischen Dokumentenversand hinterlegt werden Seite 16 von 23 Version 1.1

18 3.5.3 DMS ALLGEMEINE KONFIGURATION Im Dialog DMS-Dokumentenkonfiguration werden die dokumentspezifischen Einstellungen für die Übergabe an ein DMS gepflegt. Folgende Einstellungen können hinterlegt werden: Feld Ausdrucktyp Dateiname Interfacetyp Barcodeinhalt Barcodetyp Aktiv Bedeutung Auswahl des gewünschten Dokuments Angabe des gewünschten Dateinamens, sowohl feste Texte als auch Platzhalter verwendbar, die Endung.pdf wird später automatisch angehangen Auswahl der Schnittstelle, die zur Erzeugung der Verschlagwortungsdatei genutzt wird Angabe des gewünschten Barcode-Inhalts, sowohl feste Texte als auch Platzhalter verwendbar Angabe, welche Codierung für den Barcode verwendet werden soll Kennzeichen, ob eine Übergabe für den gewählten Dokumententyp durchgeführt werden soll Seite 17 von 23 Version 1.1

19 DRUCKERZUORDNUNG In der Druckzuordnung wird wie bisher die Anzahl Kopien eingestellt und ggf. Kopien sortieren aktiviert. Weiterhin ist nach Markierung der Zeilen für die Dokumente Lieferschein und Rechnung ein neuer Button Spezial aktiv. Durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich der nachfolgende Dialog. In diesem können die Druck für die verschiedenen Kopien sowie in der Spalte DMS-Drucker der Drucker für die Erzeugung von PDF-Dateien für die Übergabe an ein DMS hinterlegt werden Seite 18 von 23 Version 1.1

20 4 BEDIENUNG DES ZUSATZPROGRAMMS 4.1 VERSAND VON S Zur Versendung der Dokumente als PDF-Dateien per wird ein Zusatzprogramm vom Benutzer gestartet. Nach dem Start erfolgt zunächst die Anmeldung mit dem Benutzername, dem Passwort und der Niederlassung aus LP-SYSTEM. Anschließend werden alle ausstehenden Dokumente eingelesen, welche der angemeldete Benutzer erzeugt hat. Diese erscheinen nach Dokumentenart kategorisiert in der Navigationsleiste links Seite 19 von 23 Version 1.1

21 Nach Auswahl eines Dokuments links erscheinen das PDF-Dokument in der Bildschirmmitte sowie eine Vorschau der rechts. Der Absender, Empfänger, Betreff und Text der kann entsprechend bearbeitet werden. Durch einen Klick auf den Button Senden rechts oben wird die mit dem PDF-Dokument im Anhang verschickt. Das Dokument verschwindet daraufhin aus der Liste links Seite 20 von 23 Version 1.1

22 4.2 DRUCKWIEDERHOLUNG LIEFERSCHEINE Im Dialog zur Druckwiederholung von Lieferscheinen wurden zwei neue Felder integriert. Diese ermöglichen bzw. verhindern eine erneute Übergabe an das DMS bzw. einen erneuten elektronischen Dokumentenversand Seite 21 von 23 Version 1.1

23 4.2.2 RECHNUNGEN Im Dialog zur Druckwiederholung von Rechnungen wurden zwei neue Felder integriert. Diese ermöglichen bzw. verhindern eine erneute Übergabe an das DMS bzw. einen erneuten elektronischen Dokumentenversand Seite 22 von 23 Version 1.1

24 4.3 STORNIERUNG LIEFERSCHEINE Bei der Stornierung von Lieferscheinen erfolgt keine erneute automatisierte Übergabe an ein DMS bzw. kein erneuter automatisierter elektronischer Dokumentenversand. Somit sollte nach Stornierung eines Lieferscheins immer eine Druckwiederholung durchgeführt werden RECHNUNGEN Bei der Stornierung von Rechnungen erscheint eine Abfrage, ob die stornierte Rechnung erneut gedruckt werden soll. Wird diese Meldung bestätigt, erfolgt auch eine erneute Übergabe an ein DMS bzw. ein erneuter elektronischer Dokumentenversand. Unabhängig davon besteht die Möglichkeit, eine Druckwiederholung der stornierten Rechnung durchzuführen Seite 23 von 23 Version 1.1