Einführung in Management Workflow: Überwachung und Messung der Kodierungsproduktivität, t, Teil II

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Herta Fried
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1 Einführung in Management Workflow: Überwachung und Messung der Kodierungsproduktivität, t, Teil II 9. DVMD Fachtagung Regina G. Weber, RHIT Kreiskrankenhaus Gummersbach 1

2 Der Benchmarking-Prozess VII Schlussfolgerung I Ziele VI Qualitätsmanagement II Bewertung V Implementierung III Benchmarking-Instrumente IV Best Practices I. Ziele Bewusstseinsbildung Change Management zu der Erkenntnis gelangen, dass etwas geändert werden muss Konzepterstellung/Aufstellung eines Maßnahmenplans (Benchmarking) Schlüsselindikatoren Teamplanung Offen für Brainstorming (?) Identifikation von Kunden Ausbildung des Teams Ermittlung des Ergebnisses 2

3 Schlüsselindikatoren kodierter Fall pro Std. (je( nach Art der Abteilung) Arbeitstage Bearbeitungszeit Erforderliche Mitarbeiter pro Tag für die Aufarbeitung von Rückständen Ermittlung der erforderlichen Kodierer Kodierungszeit pro Fall x Anzahl der Entlassungen und/oder Visiten im jeweiligen Zeitraum Anzahl der bezahlten Arbeitsstunden pro Kodierer für den jeweiligen Zeitraum II. Bewertung Überprüfung des momentanen Prozesses Kenntnis des Produkts Literaturrecherchen Brainstorming Wirtschaftsprüfungen Problemidentifizierung den Ursachen auf den Grund gehen ( Fishbone -Diagramm) Erstellung eines Arbeitsablaufdiagramms Ermittlung des Bedarfs, Arbeitskräfte über ihren Arbeitsbereich hinaus (Cross- Training) auszubilden Sollte ein Berater engagiert werden (?) 3

4 Benchmarking-Analyse Beispiele zum Produktionsstandard (U.S.A.) Aufgaben Stationärer Patient Stationärer Patient Stationärer Patient (Nicht-Medicare- Patienten) ) unter Einsatz eines Branching Encoder Stationärer Patient mit 94% Encoder/Bücher Stationärer Patient (mit multiplen Aufgaben) Pro Stunde ,3 (500+ Betten) 2 (465 Min./Tag) Pro Minute Problemidentifizierung Grundursachen Wirkung Methode Arbeitskräfte Fehlerhafte Kodierungscodes Arbeitsablaufprozess Fehlerhafte Dateneingaben Unzureichende Ausbildung Aufnahme/Entlassungs-Stosszeiten Fehlende Unterlagen Computerausfälle Telefon Material Ausrüstung Schlechte Kodierngsleistung/Qualität 4

5 III. Benchmarking-Instrumente Aufgabenliste Arbeitsverteilungsdiagramm Zeitplanung Arbeitsablaufdiagramm Beobachtungsberichte Datenanalyse Economies of Scale Festlegung von Produktivitätszielen Aufgabenlisten Aufgaben 1. Kodierung von stationären Patienten 2. Kodierung von ambulanten Patienten 3. DRG-Grouper Grouper 4. QS-Validierung 5. Fehlerbehebung bei Computerproblemen 6. Telefon 7. Schulung von Ärzten 8. Fehlerhafte Dateneingaben 9. Korrespondenz 10. Erstellung von Kodierungsstandards 11. Sonstiges Gesamtanzahl der Stunden (Std.) Std./Tag <8-10% 5

6 Tägliche Zeitplanung Name: Datum: Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 8:00 8:05 8:10 8:15 8:20 Arbeitsaufteilung Aufgaben Vorgesetzter Std. Mit- arbeiter Nr. 1 Std. Std. - Gesamt Aufgabe Nr. 1 bis Aufgabe Nr. 10 Gesamt- Arbeitsstd. pro Woche

7 IV. Best Practices Analysierung der Methoden der Abteilung Ermittlung des Arbeitsabwicklungsstils Was für eine Funktion hat die Abteilung? Ermittlung wichtiger Aufgaben Identifizierung von Problemen Erfassung von Daten und Standards Die Ziele erreichen Konzentration auf die Qualität der Endprodukte Einbeziehung der Mitarbeiter Follow-up V. Implementierung 6 Monate bis 1 Jahr Anpassungszeitraum für Mitarbeiter Nach Implementierung Feiern Sie nach Ende des Projekts mit Ihrem Team! 7

8 VI. Qualitätsmanagement Kontinuierliche Leistungsverbesserung Belohnung Coaching Wer kodiert? (in den U.S.A) Im Durchschnitt: (1999) 41 Jahre alte Mitarbeiterin, Vollzeit, RHIT Ausbildung am Arbeitsplatz 10 Jahre Erfahrung/momentan 5 Jahre Kodiert 4 Patientenakten/Std. Stundenverdienst von $15,13$ Im Durchschnitt (2003 ICD-10-CM Kodierungsstudie mit 169 Teilnehmern) Erfahrung: 88 % >5 Jhr. /62% >10 Jhr. 85,8% RHIT/RHIA 14,9% zertifizierte Kodierungsspezialisten 56,8% kurzfristige Akutversorgung (durchschnittlich 358 Betten) 15,99 Min. Kodierung mit ICD-10-CM 96 98% Genauigkeitsrate bei Kodierungen (2004) 8

9 Ergebnis Erfolgreiches Benchmarking basiert auf: der Auswahl der richtigen Benchmarking- Elemente; der Einbeziehung der richtigen Mitarbeiter; der Fähigkeit, Verständnis dafür zu entwickeln, um was es eigentlich geht der Fähigkeit, sich über die eigene Situation Klarheit zu verschaffen; der Auswahl der richtigen Partner der Umsetzung von Ideen/Informationen in sinnvolle Verbesserungsprojekte der Bewerkstelligung der Verbesserungsmaßnahmen 9

10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 10

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