Internet-Datenbankanwendung des Österreichischen Blasmusikverbandes

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1 Internet-Datenbankanwendung des Österreichischen Blasmusikverbandes Bedienungsanleitung des Erich Riegler, Bundes-EDV-Referent März 2014 Update November Telefon: 0664 /

2 INHALT 1. Einleitung Datenbankanwendungszugang Einstiegsadresse Benutzerkennungen Zugriffsrechte und Hierarchien Anmeldung im Internetportal Menüleiste Allgemeine Bedienhinweise Bedienung der Anzeigeliste Such- und Filterfunktionen für die Liste Menüpunkt Einstufungen Musikstücke eintragen / Einstufungen durchführen Eingabemöglichkeiten pro Musikstück Auswertefunktionalitäten Ausgabemöglichkeiten pro Musikstück Aktuelle Ausgabelisten Dynamische Freigabelisten Einleitung Um zwischen den Landeskapellmeistern einen optimalen Informationsfluss im Rahmen der Einstufung von Musikstücken für Wertungsspiele zu gewährleisten wurde eine Datenbank mit zugehöriger Internetanwendung implementiert. Es wird für dieses System jedem Landeskapellmeister eine Zugangsberechtigung zur Verfügung gestellt, dies es ihm ermöglicht die gesamte Liste der eingebrachten Musiktitel einzusehen, zu kommentieren, einzustufen und für die veröffentlichte Liste pro Landesverband zur Verfügung zu stellen. Es können auch jederzeit neue Musiktitel hinzugefügt werden. Um zwischen den Landeskapellmeistern eine möglichst effiziente Kollaboration zu gewährleisten, werden zwischen ihnen keine eingeschränkten Zugriffsrechte definiert, womit die gegenseitige Kommentierung der Eintragungen ermöglicht wird. Lediglich die Freigabe von eingestuften Musikstücken für eine zu veröffentlichte Liste für einen Landesverband erfolgt nur durch den jeweiligen Landeskapellmeister oder für alle Landesverbände durch den Bundeskapellmeister. Sollten bereits Einstufungen elektronisch in Listenform extern vorliegen, so können diese als CSV- Datei (Microsoft-Excel) importiert werden. Für diese Operation wird durch den Bundes-EDV- Referenten Unterstützung geboten. Als Auswertefunktionalitäten stehen eine Gesamtliste bzw. Detaillisten der freigegebenen Einstufungen pro Landesverband zur Verfügung. Diese sind jeweils über einen bestimmten Link immer in aktueller Form pro Landesverband abrufbar, und somit auch in die Internet-Serviceseiten eines Landesverbandes einzubinden. Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 2 von 10

3 2. Datenbankanwendungszugang 2.1. Einstiegsadresse Man kann über die ÖBV/ÖBJ Homepage einsteigen über die Adresse und dann den Link in der Menüleiste unten (über den Sponsorenlogos) anklicken: Alternativ kann man auch direkt in die Anwendung mit folgender Adresse einsteigen: Benutzerkennungen Diese Anwendung ist am selben Server und in derselben Datenbank integriert, wie die AKM- Programmmeldungslösung des ÖBV. Es gibt aber für die Zugangsberechtigten zum Einstufungssystem (primär die Landeskapellmeister) eigenen Benutzerkennungen (mit einem Punkt im Benutzernamen), wie folgt: admin: Administrator-Benutzer, der Rechte zur Bearbeitung aller möglichen Daten hat AT.kpm: Bundeskapellmeister AT.kpmstv: Bundeskapellmeister Stellvertreter XX.kpm: Landeskapellmeister, wo bei für jeden Landesverband ein Kürzel steht (XX) XX.kpmstv: Bei Bedarf auch Zugang für weitere Personen in den Landesverbänden Die Zugangskennwörter für diese Benutzer werden separat dokumentiert und den berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt Zugriffsrechte und Hierarchien Die Einstufungsdatenbank ist grundsätzlich fast ohne Hierarchien und daran angehängte spezielle Zugriffsrechte aufgebaut. Lediglich die Freigabe eines eingestuften Musikstückes für einen Landesverband kann nicht durch Benutzer andere Landesverbände durchgeführt werden. Es gibt ebenfalls eine eigene Kennung pro Musikstück ÖBV-Freigabe Bundeskapellmeister. Für den eigenen Landesverband kann ein Benutzer aus dem Landesverband eine Freigabe für jedes Musikstück der Liste erteilen, ebenso wie der Bundeskapellmeister, der dies für jedes Musikstück für jeden Landesverband freigeben darf. Außer dem genau definierten Benutzerkreis bestehend aus den Landeskapellmeistern (bzw. von denen nominierter Personen) haben keine weiteren Personen Zugriff auf die Bearbeitung der Daten in der Einstufungsdatenbank. Die Liste der pro Landesverband freigegebenen eingestuften Musikstücke kann jedoch (bei bekanntem Link) öffentlich abgerufen werden Anmeldung im Internetportal Unter den oben genannten Einstiegsadressen gelangt man zur Anmeldeseite der ÖBV-Datenbank. Im Feld Benutzername (xx-nn-nnn) ist der Benutzername einzutragen und im darunterliegenden Feld das zugehörige Kennwort. Danach kann durch Klick auf die Schaltfläche Anmelden die Anwendung geöffnet werden. Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 3 von 10

4 2.5. Menüleiste Je nach Zugriffsrechten der verwendeten Benutzerkennung kann das dargestellte Menü alle Menüpunkte zur Verfügung stellen, oder nur eigeschränkte Möglichkeiten anbieten. Es wird beispielsweise folgendes Menü angeboten: Funktionsmenü für Einstufungen Es wird in der Menüleiste ganz rechts der Benutzername angezeigt, der gerade angemeldet ist. Ganz rechts außen steht auch der Link zur Abmeldung [logout] aus der Anwendung zur Verfügung. Das Menü für die Bedienung der Einstufungsdatenbank ist mit der Überschrift Einstufungen in der Menüleiste ersichtlich. 3. Allgemeine Bedienhinweise Die Arbeit erfolgt grundsätzlich über Tabellen, die alle entsprechend dem folgenden Beispiel dargestellt und bedient werden: Listenüberschrift Neues Element hinzufügen Filtern / Suchen Dokumentation Anzahl der Elemente in der Liste Blättern in der Liste, wenn mehrere Seiten Funktionen für Datensätze 3.1. Bedienung der Anzeigeliste Die angezeigte Liste ist nach jeder Spalte sortierbar. Die Sortierung kann man einstellen, indem man auf die Spaltenüberschrift klickt, nach der sortiert werden soll. Ein weiterer Klick auf dieselbe Überschrift dreht die Sortierung um (aufsteigend/absteigend). Es wird mit einem kleinen Pfeilsymbol neben der Spaltenüberschrift symbolisiert, dass für diese Spalte die Sortierung eingestellt ist. Je nach Anzahl von Elementen der Liste wird zum Blättern innerhalb der Gesamtliste unterhalb der Liste ein Balken mit optionalen Pfeilen bzw. Seitennummern angezeigt. Einen neuen Eintrag zur entsprechenden Liste legt man durch Klick auf den Schalter Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 4 von 10

5 (welcher in anderen Listen anders benannt ist), an. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung der Datensatzinhalte angezeigt. Je nach Berechtigung und Art und Status des Datensatzes stehen in der Spalte Aktion die folgenden Symbole und ihnen zugeordnete Funktionen zur Verfügung: Bearbeiten des Datensatzes es werden ein Bearbeitungsdialog und darin die aktuellen Dateninhalte angezeigt. Löschen des Datensatzes eine Sicherheitsabfrage, ob der Datensatz wirklich gelöscht werden soll, wird eingeblendet. Wenn diese Frage mit Ja bestätigt wird, wird der Datensatz gelöscht. Druckfähige Ausgabe eines Datensatzes. Der entsprechende Datensatz mit allen zugehörigen Informationen wird in einem eigenen Fenster angezeigt und steht zum Ausdruck zur Verfügung Weitere Funktionen für die Anzeigelisten Je nach Benutzerrechten und gegebener Funktionalität stehen für die Anzeigeliste jeweils noch folgende Funktionen mit den folgenden Schaltflächen zur Verfügung. Wesentliche Eigenschaft für diese Funktionen ist, dass diese nicht auf die gesamte Menge der Daten in der Datenbank, sondern auf die aktuell ausgefilterte und angezeigte Liste angewandt wird. Damit ist es beispielsweise möglich mithilfe von Filterbedingungen eine bestimmte Untermenge von Einträgen zu selektieren und dann eine Funktion (z.b. Export in eine CSV-Datei) auf genau diese Menge von Datensätzen anzuwenden. Die gesamte aktuell gefilterte Liste wird in einem neu geöffneten Browserfenster in druckfähiger Form dargestellt und der Druckerdialog angezeigt. Bei Betätigen dieser Schaltfläche werden alle Datenbankfelder der mit dem aktuellen Filter selektierten Datensätze in eine CSV-Datei exportiert, welche im Browser (je nach Browser unterschiedlich), zum Herunterladen bzw. gleich zum Öffnen in der Standardanwendung (zumeist Excel) angeboten wird Such- und Filterfunktionen für die Liste Nach Ersteinstieg in eine Funktion während einer Benutzersitzung, wo eine zu bearbeitende Liste angezeigt wird, ist grundsätzlich kein Filter gesetzt, sodass alle Datensätze der Liste, auf die der aktuelle Benutzer Zugriffsrecht hat, zur Auswahl zur Verfügung stehen. Wenn man einen speziellen Datensatz sucht oder eine Gruppe von Datensätzen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen sollen, kann man mit Hilfe der Filterfunktionalitäten die Anzeigeliste einschränken. Dies kann durch eine Volltextsuche in den Datenfeldern der Tabelle erfolgen, indem ein (Teil-)Begriff (mindestens 2 Zeichen) in das Feld Suche eingetragen wird, und danach die Schaltfläche betätigt wird. Danach wird die Ergebnisliste (eingeschränkte Tabelle) angezeigt. um wieder die volle Liste anzu- Um die Filterung aufzuheben klickt man auf die Schaltfläche zeigen. Um die Liste der angezeigten Musikstücke durch spezielle Filterbedingungen einzuschränken (z.b. um die Übersichtlichkeit zu erhöhen) kann die Schaltfläche verwendet werden, um Kriterien zu definieren, die die Liste einschränken (z.b. Anzeige nur einer speziellen Stufe). Somit können auch verschiedenen Filterkriterien verknüpft werden um dann die Liste durch Klick auf die Schaltfläche zu aktualisieren. Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 5 von 10

6 4. Menüpunkt Einstufungen Die Funktionalität für die Einstufungsdatenbank ist unter dem Menüpunkt Einstufungen in der Hauptmenüleiste hinterlegt. Nach Aufruf dieses Menüpunktes wird die Liste der bereits in die Datenbank eingebrachten Musikstücke angezeigt. Die Bedienung der Liste erfolgt anhand der Beschreibung in den vorangehenden Abschnitten. 5. Musikstücke eintragen / Einstufungen durchführen Durch Klick auf die Schaltfläche oder bei Anklicken des Bearbeiten -Symbols bei einem bestehenden Datensatz wird ein Dialog zur Bearbeitung bzw. Neueingabe eines Musikstückes eingeblendet. Achtung: Aufgrund der umfangreichen Eingabemöglichkeiten werden üblicherweise bei Öffnen dieses Dialogs nicht alle Eingabefelder im Vordergrund angezeigt, weil die Eingabemaske zu hoch ist. Entweder benutzt man die Bildlaufleiste oder man vergrößert das Fenster durch Ziehen an einem Fenstereck. Die Eingabefelder selbst sind in 2 Karteireiter Basisdaten und Dateien untergliedert: Karteireiter umschalten Eingaben speichern Fenstergröße ändern In diesem Dialog können alle zugehörigen Daten und Anmerkungen zu einem Musikstück eingetragen werden. Natürlich kann diese Eingabemöglichkeit wiederholt aufgerufen werden und die Daten ergänzt bzw. abgeändert werden. Je nach Benutzerberechtigung können nicht alle Felder bedient werden. Beispielsweise kann das Feld Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 6 von 10

7 ÖBV-Freigabe Bundeskapellmeister nur durch den Bundeskapellmeister eingestellt werden. Durch Klick auf die Schaltfläche wird die Eingabe von Daten für das aktuelle Musikstück beendet und die Eingabedaten gespeichert. Falls Daten geändert wurden, diese aber nicht gespeichert werden sollen, kann die Schaltfläche benutzt werden. Zusätzlich zu den Basisdaten eines Musikstückes kann auf den Karteireiter Dateien (PDF-Datei, Audio-Datei, etc.) geklickt werden, womit die Möglichkeit besteht bis zu 3 Dateien zu einem Musikstück hochzuladen und jeweils eine Bemerkung dazu zu hinterlegen. Gespeicherte Datei Datei löschen Datei auswählen/hochladen Datei Bemerkungen 5.1. Eingabemöglichkeiten pro Musikstück Folgende Eingabefelder stehen pro Musikstück zur Verfügung, wobei Pflichtfelder in der Überschrift mit einem Stern markiert sind, in denen etwas eingetragen sein muss um den Datensatz speichern zu können: Titel*: Titel des Musikstückes. Dieses Eingabefeld ist ein Pflichtfeld. Anmerkungen zum Musikstück: Hier können beliebige Anmerkungen zum Musikstück und Informationen zur Einstufung eingetragen werden. Die hier eingetragenen Informationen werden in die Listen der freigegebenen Musikstücke als Kommentare mitübernommen. Komponist*: Name des Komponisten des Musikstückes (Pflichtfeld). Österreichischer Komponist: Optionsfeld, welches gesetzt werden kann, wenn es sich um einen österreichischen Komponisten handelt. Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 7 von 10

8 Arrangeur: Optionaler Name des Arrangeurs des Musikstückes. Stufe*: Einstufung des Musikstückes. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, es kann aber bei Bedarf die Zeichenkette Nicht eingestuft, welche standardmäßig in diesem Feld bei Neuanlage eines Musikstückes eingetragen wird, stehenbleiben, solange keine konkrete Einstufung vorgenommen wird. Dauer (min:sek): In diesem optionalen Feld kann die Dauer des Musikstückes im Format min:sek eingetragen werden. Verlag: Hier kann der Verlag für das Musikstück eingetragen werden. Einstufungsdatum: In diesem Feld sollte das Datum der konkreten Einstufung hinterlegt werden. Bei Klick in das Feld wird ein Kalender eingeblendet, aus dem man ein Datum auswählen kann. Eingestuft von: In diesem Feld sollte der Name der Person, welche das Musikstück konkret eingestuft hat, eingegeben werden. Einstufungsfreigabe: Hier wird eine Liste der Landes- und Partnerverbände angezeigt, wo man je nach Zugriffsrecht durch Anklicken und Setzen eines Hakerls die Freigabe des aktuellen Musikstückes für die aktuelle Einstufungsliste des jeweiligen Landesverbandes erteilen kann. ÖBV-Freigabe Bundeskapellmeister: Dieses Feld kann nur vom Bundeskapellmeister bedient werden, wenn er die Einstufung ÖBV-weit freigibt. Notizen zur Einstufung: Hier können beliebige Notizen zur Einstufung des Musikstückes eingetragen werden. Diese Notizen hier werden innerhalb der Einstufer untereinander zum Informationsaustausch hinterlegt. Diese werden in den Einstufungslisten der Landesverbände nicht angezeigt. Es wird empfohlen vor jeder Eintragung in diesem Feld den Familiennamen des Eintragenden zu setzen, womit nachvollziehbare Kommentare durch mehrere Personen ermöglicht werden. Z.B. in der Form: Mein Name: Mein Kommentar.. Hyperlink: Dieses Feld dient zur Ablage eines Hyperlinks zu einer beliebigen Internet-Adresse, die Informationen zu dem Musikstück bietet (z.b. Homepage eines Verlages oder Downloadadresse eines Hörbeispiels). Datei 1, Datei 2, Datei 3: Hier werden Möglichkeiten geboten bis zu 3 verschiedene Dateien (PDF, MP3, etc.) zu dem Musikstück hochzuladen. Das Auswählen einer Datei und das Hochladen kann jeweils durch Klick auf die Schaltfläche Datei auswaehlen ausgelöst werden. Bei bereits hochgeladenen Dateien besteht die Möglichkeit über einen Schalter Datei löschen diese wieder zu löschen. Die hier hochgeladenen Dateien stehen nur den Einstufern untereinander zur Verfügung. Es bestehen daher eher wenig Bedenken bezüglich urheberrechtliche oder datenschutzrechtliche Fragen. Datei 1 Bemerkungen, Datei 2 Bemerkungen, Datei 3 Bemerkungen: In diesen Feldern können jeweils Bemerkungen zu den hochgeladenen Dateien angebracht werden. Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 8 von 10

9 6. Auswertefunktionalitäten 6.1. Ausgabemöglichkeiten pro Musikstück In der Liste der Musikstücke steht unter der Spalte Aktion jeweils die Schaltfläche Drucken zur Verfügung, womit eine ausdruckfähige Zusammenfassung aller Daten zu dem Musikstück angezeigt wird Aktuelle Ausgabelisten Sofort nach Änderung der Daten an einem Musikstück stellt das Online-System im Hintergrund aktuelle Zusammenfassungslisten zur Verfügung, welche durch Öffnen des Menüs Aktuelle Listen in der Schaltflächenleiste aufgerufen werden können. In der Gesamtliste werden alle Einträge der Datenbank, geordnet nach Einstufung, unabhängig von der Freigabe für Landesverbände, ausgegeben. Mit dem übrigen Menüpunkten (Wien, Niederösterreich, Oberösterreich, ) kann die Liste der freigegebenen Musikstücke für den jeweiligen Landesverband angezeigt werden. Die mit dieser Technik zur Verfügung gestellten Listen können auch über die folgenden Links in aktueller Form aufgerufen werden: Gesamtliste unabhängig von der Freigabe Liste der freigegebenen Musikstücke für Wien Liste der freigegebenen Musikstücke für Niederösterreich Liste der freigegebenen Musikstücke für Oberösterreich Liste der freigegebenen Musikstücke für Burgenland Liste der freigegebenen Musikstücke für Steiermark Liste der freigegebenen Musikstücke für Kärtnen Liste der freigegebenen Musikstücke für Salzburg Liste der freigegebenen Musikstücke für Tirol Liste der freigegebenen Musikstücke für Vorarlberg Liste der freigegebenen Musikstücke für Südtirol Liste der freigegebenen Musikstücke für Liechtenstein Diese Links können auch verwendet werden um die entsprechenden aktuellen Listen auf den Serviceseiten der Landesverbände einzubinden Dynamische Freigabelisten Über die Menüfunktionen Filterkriterien entsprechen. kann man dynamische Listen (aufrufen), die bestimmten Diese Funktionalität kann auch direkt über folgenden Link aufgerufen werden und damit in andere Internet-Seiten (Landesverbände) eingebunden werden: Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 9 von 10

10 Bei Bedarf können weitere spezialisierte Links zur Verfügung gestellt werden, um sofort eine gefilterte Liste zu bekommen. Beispielsweise könnte so voreingestellt werden, nur die in einem Landesverband freigegebenen Musikstücke aufzulisten, oder nur eine Stufe anzuzeigen (usw.). Dafür bitte den Bundes-EDV-Referenten kontaktieren. Grundsätzlich wird in dieser Ausgabeseite, die öffentlich ohne Login erreichbar ist folgende Darstellung angezeigt: In den Bedienelementen können Filterkriterien eingetragen werden, die dann mit dem Schalter ausgelöst werden und die Ergebnisliste unterhalb angezeigt wird. Um wieder zur Gesamtliste zurückzukehren klickt man auf. Die angezeigte Ergebnisliste kann ausgedruckt werden (PDF-Ausgabe)mit dem Schalter. Durch Eingabe in folgende Felder können Filterkriterien (auch mehrfach gleichzeitig) angesetzt werden: In dem Feld kann ein beliebiger Suchtext (auch Teiltext) eingegeben werden. Es werden Entsprechungen in den Musiktiteln, im Namen des Komponisten und Arrangeurs gesucht. Hiermit kann die Suche auf eine Stufe der Musikstücke eingeschränkt werden. Hiermit kann die Liste der Musikstücke auf Freigaben der jeweiligen Landesverbände eingeschränkt werden. Wenn dieses Feld angehakt wird werden nur Musikstücke aufgelistet, die die Markierung Österreichischer Komponist haben Ist dieses Feld angehakt, werden nur Musikstücke aufgelistet, die die Markierung ÖBV-Freigabe Bundeskapellmeister gesetzt haben. Internet-Datenbankanwendung des ÖBV / Musikstücke-Einstufungssystem Seite 10 von 10