Normpositionen-Katalog Facility Management

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1 Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung Centre suisse d'études pour la rationalisation de la construction Centro svizzero di studio per la razionalizzazione della costruzione Normpositionen-Katalog Facility Management NPK FM-Assistant Version /ng CRB, Steinstrasse 21, Postfach, 8036 Zürich, Telefon , Telefax crb.ch, Postcheckkonto

2 Impressum Herausgeber CRB Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung Steinstrasse 21 Postfach 8036 Zürich Telefon Fax Projektpartner Allpura Verband Schweizer Reinigungs-Unternehmen; Amstein & Walthert AG; armasuisse Immobilien; Baudirektion Kanton Zürich - Immobilienamt; Cofely AG; Die Schweizerische Post; Empa; ETH Immobilien; F. Hoffmann - La Roche AG; Roche Diagnostics; fmpro; Hochbauamt Kanton St. Gallen; HSG Zander; IAI Int. Ausbildungsinstitut im FM; IFMA Schweiz; Inselspital Bern; ISS FM Services AG; Liegenschaften-Betrieb AG; MIBAG; pom+ Consulting AG; Swisscom Immobilien AG; Vebego Services AG; Wetrok AG; Zürcher Kantonalbank Copyright 2015 by CRB, Zürich Alle Rechte vorbehalten, insbesondere ist es nicht gestattet, Änderungen an der Systematik und im Wortlaut vorzunehmen. Nachdruck, fotografische und andere Vervielfältigungen, Mikrofilme, Übersetzungen, Verwendungen auf Bildschirm und Datenträger sind, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der Schweizerischen Zentralstelle für Baurationalisierung CRB gestattet. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 2 von 13

3 Vorwort Durch zunehmend komplexer werdende Anlagen oder Objekte nehmen die Aufgaben im Facility Management zu, und die Forderungen nach einer Professionalisierung wird immer lauter. Neben der Definition von klaren Prozessstrukturen und Verantwortlichkeiten sind einheitliche Entscheidungsgrundlagen gefragt. Mit dem Normpositionen-Katalog NPK Facility Management können nun auch die Bewirtschaftungsleistungen mit standardisierten Textbausteinen beschrieben werden. Die International Facility Management Association (IFMA) Schweiz und CRB haben gemeinsam mit 23 weiteren Projektpartnern den NPK Facility Management entwickelt. Er definiert die vielfältigen Aufgaben im Facility Management und stellt den Leistungsbeschaffern mittels Textbausteinen hilfreiche Werkzeuge zur umfassenden Beschreibung von Bewirtschaftungsleistungen zur Verfügung. Mit dem neuen NPK FM-Assistant können die Textbausteine einfach in digitaler Form nach individuellen Bedürfnissen angewendet werden. Für Eigentümer, Betreiber und Nutzer von Immobilien ist dies ein wesentlicher Beitrag zur Standardisierung in der Bewirtschaftung von Gebäuden und Anlagen sowie der damit verbundenen Dienstleistungen. Auf Basis der aktuellen vergleich- und austauschbaren Leistungsbeschreibungen lassen sich in Zukunft auf verlässliche Kennzahlen und Benchmarks in der Bewirtschaftung von Immobilien ermitteln und vergleichen. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 3 von 13

4 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck und allgemeine Grundsätze Zweck Allgemeine Grundsätze Allgemeingültigkeit Durchgängigkeit Kostentransparenz Rückführbarkeit Arbeitsmittel Verweise Normen und Ordnungen Weitere Verweise Anwendung Einleitung Ausschreibungsmodell AMFM Übersicht Ausschreibungsbestimmungen Vorbemerkungen Leistungsbeschreibung Leistungsorientierte Ausschreibung Ergebnisorientierte Ausschreibung Formblätter Aufbau des Kataloges «NPK FM» Übersicht Prozesse und Teilprozesse Leistungsgruppen Leistung Spezifikation...13 NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 4 von 13

5 1 Zweck und allgemeine Grundsätze 1.1 Zweck Der «NPK FM» gibt eine Gliederung für Leistungsbeschreibungen vor. Der «NPK FM-Assistant» ist ein digitales Hilfsmittel, um Leistungen systematisch auszuschreiben und Kosten präziser zu erfassen, zu bearbeiten, zu vergleichen und auszuwerten. Mit dem «NPK FM» und dem «NPK FM-Assistant» werden folgende Ziele erreicht: Schaffung von Akzeptanz bei Auftraggeber, Beauftragtem und Ausschreibendem Durchgängigkeit der Leistungsbeschreibung zu einer Kostenstruktur Transparenz bei Leistungen und Kosten (Benchmarking) Grundlage für Vertragsverhältnisse zwischen Auftraggeber und Beauftragtem Beitrag zur Rechtssicherheit unter den Beteiligten Erweiterbarkeit in Bezug auf Leistungen und unternehmensspezifische Aspekte Anwendung als leistungs- und ergebnisorientierte Ausschreibung Die Verwendung eindeutiger Begriffe, die strukturierte Zuordnung von Prozessen und Leistungen und die transparente Darstellung der Einflussfaktoren werden durch die Anwendung unterstützt. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 5 von 13

6 2 Allgemeine Grundsätze Allgemeingültigkeit Der «NPK FM - Assistant» ist mit dem «NPK FM» für die Ausschreibung von Facility-Management- Leistungen anwendbar. Er dient Planern, Auftraggebern und Beauftragten als gemeinsame Grundlage für eine einheitliche Darstellung von Leistungen und Kosteninformationen Durchgängigkeit Die Durchgängigkeit des «NPK FM» ermöglicht eine kontinuierliche und phasengerechte Anwendung derselben Kostengliederung von der Planung, Ausschreibung und Vergabe über die Kontrolle und Optimierung bis zum Vergleich von Kennwerten Kostentransparenz Die Anwendung des «NPK FM» erhöht die Kostentransparenz, indem er mittels geeigneter Kostenund Bezugsgrössendefinition die Bildung von Kostenkennwerten unterstützt. Der «NPK FM» ist somit auch eine Grundlage zur Kostenerhebung und Kennwertbildung Rückführbarkeit Der «NPK FM» bildet eine Voraussetzung für die Rückführbarkeit von Kosteninformationen aus der Bewirtschaftung in die Planung nach der Empfehlung SIA 113 «FM-gerechte Bauplanung und Realisierung» Arbeitsmittel Der «NPK FM» stellt ein Arbeitsmittel dar, dessen Gliederung vor allem in der Ausschreibung und Kostenplanung sowie bei Verträgen und Abrechnungen Anwendung findet. Darüber hinaus dient er als Basis für Auswertungen. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 6 von 13

7 3 Verweise 3.1 Normen und Ordnungen Der «NPK FM» baut auf folgenden Normen auf: SN /SIA 416, Flächen und Volumen von Gebäuden SN , Baukostenplan Hochbau ebkp-h SN /SIA 113, FM-gerechte Bauplanung und Realisierung SN /SIA 469, Erhaltung von Bauwerken 3.2 Weitere Verweise Ergänzend wird auf folgende Standards verwiesen: CRB-Standard: Prozess-/Leistungsmodell im Facility Management «ProLeMo» CRB-Standard: Objektarten-Gliederung OAG NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 7 von 13

8 4 Anwendung 4.1 Einleitung Der «NPK FM» verschafft einen Überblick über sämtliche möglichen Leistungen. Ausgehend von der Prozessstruktur werden im «NPK FM-Assistant» die Leistungen festgelegt. Leistungen sind das inhaltliche Ergebnis von Prozessen. Dazu werden die Prozesse und die Leistungen so gegliedert, dass sowohl die Sichtweisen des Auftraggebers als auch des Beauftragten berücksichtigt werden. Pro Prozess werden bis zu zehn Teilprozesse definiert, die wiederum mit bis zu zehn Leistungsstandards beschrieben werden. Es wurden Leistungen für die Strategieprozesse (LSP), Steuerungsprozesse (LEP) sowie die operativen kaufmännischen Prozesse (LOPK), Betrieb und Instandhaltung (LOPB) und die Dienste (LOPD) erstellt. Der «NPK FM» bildet die Grundlage für den Leistungskatalog. Er beschreibt, wie die verschiedenen ergebnisorientierten und leistungsorientierten Leistungsbeschreibungen und die ergänzenden Vorbemerkungen gegliedert und strukturiert sind. Um einen flexiblen Einsatz des Leistungskatalogs in der Praxis zu gewährleisten, kann der Anwender im «NPK FM-Assistant» die Struktur des «NPK FM» mit offenen Leistungsbeschreibungen und offenen Vorbemerkungen anpassen. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 8 von 13

9 4.2 Ausschreibungsmodell AMFM Übersicht Nachfolgende Grafik gibt eine Übersicht über die verschiedenen Teile des Ausschreibungsmodells im Facility Management «AMFM»: NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 9 von 13

10 4.2.2 Ausschreibungsbestimmungen Die Ausschreibungsbestimmungen enthalten die Bestimmungen zum Facility-Management-Auftrag. Die Gliederung orientiert sich an der Struktur der gemeinsamen elektronischen Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens. So ist sichergestellt, dass die Inhalte der Ausschreibungen einfach publiziert werden können. Ergänzt wurde das Inhaltsverzeichnis um das Kapitel «Besondere Bestimmungen» Vorbemerkungen Die Vorbemerkungen enthalten die allgemeinen Bestimmungen zu den ausgeschriebenen Leistungen (z.b. Prozessziele, Ausführungssystematik, Ausführungszeitpunkte usw.) Leistungsbeschreibung Im Kapitel «Leistungsbeschreibung» werden die auszuschreibenden Leistungen detailliert beschrieben. Bei der Anwendung werden die auszuschreibenden Prozesse von der höchsten bis zur tiefsten Ebene ausgewählt. Pro Leistung kann eine definierte Gliederung hinterlegt werden. Beim Prozess «Wartung» kann z.b. eine Gliederung nach ebkp-h angewendet werden. Beim Prozess «Reinigung und Pflege» erfolgt die Gliederung auf einer ersten Ebene gemäss SIA 416/DIN 277 «Flächen und Volumen von Gebäuden» und anschliessend gemäss individueller Erweiterung durch den Auftraggeber Leistungsorientierte Ausschreibung Der Auftraggeber beschreibt die zu erbringende Leistung. Dies erfolgt entweder mit Verweis auf vorhandene Grundlagen oder anhand der auf den vorhandenen Grundlagen basierenden, standardmässig hinterlegten Standardbeschreibungstexte. Zusätzlich werden Menge und Einheit und Intervalle ergänzt Ergebnisorientierte Ausschreibung Der Auftraggeber gibt Menge, Einheit und Ergebnis vor. Der Anbietende trägt Intervall und evtl. Preis ein und beschreibt, wie er gedenkt die geforderten Ergebnisse zu erbringen. Zur ergänzenden Information können Beilagen angehängt werden, z.b. ein vorhandener Wartungsbeschrieb. Die Beilagen werden im letzten Kapitel der Ausschreibung unter «Beilagen» zusammengestellt. Als Resultat der im Teil «Leistungsbeschreibung» gemachten Eintragungen stellt das Ausschreibungsmodell eine Übersichtsliste mit allen beschriebenen Leistungen dar Formblätter Die Formblätter enthalten die Formulare mit den notwendigen Angaben und Bestätigungen des Anbietenden. Sie werden im «NPK FM-Assistant» in den Stammdaten der Ausschreibung selektiert und für die Verwendung bereitgestellt. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 10 von 13

11 4.3 Aufbau des Kataloges «NPK FM» Übersicht Die Grundstruktur besteht aus sieben Hierarchiestufen (Kapitelgruppe, Kapitel, Abschnitt usw.), die in vier Bereiche eingeteilt werden. Jeder dieser Bereiche fasst bestimmte Hierarchiestufen der Struktur zusammen. Namentlich sind das: «Prozesse und Teilprozesse», «Leistungsgruppen», «Spezifikation» und «Leistung». NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 11 von 13

12 4.3.2 Prozesse und Teilprozesse Der Bereich «Prozesse und Teilprozesse» setzt sich aus ProLeMo-Prozessen, ProLeMo- Teilprozessen und den ProLeMo-Leistungen der 1. Ebene zusammen. «Kapitelgruppe» bzw. «Kapitel» ist den ProLeMo-Prozessen gleichzusetzen (z.b. Kapitelgruppe «LOP Operative Prozesse», Kapitel «LOPB Betrieb und Instandhaltung»). «Abschnitt» entspricht den ProLeMo- Teilprozessen (z.b. Abschnitt LOPB 0900 «Reinigung und Pflege»). «Unterabschnitt» spiegelt die erste Leistungsebene nach ProLeMo wieder (z.b. Unterabschnitt LOPB 0901 «Bauwerk innen reinigen»). Im folgenden Prozessmodell sind die «Prozesse und Teilprozesse» nach dem Prozess-/ Leistungsmodell ProLeMo bis und mit Stufe «Abschnitt» übersichtlich dargestellt. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 12 von 13

13 4.3.3 Leistungsgruppen Leistungsgruppen beinhalten die Hierarchiestufe «Hauptposition» (z.b. LOPB «Unterhaltsreinigung durchführen - vollständige Reinigung nach Plan») und die Hierarchiestufe «Unterposition-Gruppe» (z.b. LOPB Bodenflächen reinigen). Der Hauptpositionstext ist für alle Unterpositionen der betreffenden Hauptposition gültig, er enthält die für alle Unterpositionen gleich bleibenden Angaben. Die Hauptposition hat die Funktion einer einleitenden, die Unterpositionen charakterisierenden Leistungsbeschreibung Leistung In diesem Bereich werden die leistungsorientierten Leistungsbeschreibungen hinterlegt. Sie detaillieren die Beschreibungen der oberen Hierarchiestufen (z.b. LOPB «Bürstsaugen»). Mit diesen Standardbeschreibungstexten und den vom Ausschreibenden optional zugeordneten Vorbemerkungen wird die Tätigkeit eindeutig beschrieben. Leistungsart ist die letzte Hierarchiestufe der «NPK FM»-Struktur Spezifikation Bei leistungsorientierten Leistungsbeschreibungen bildet die Unterposition die letzte Stufe der Hierarchie und schliesst mit den Angaben zur Frequenz bzw. Häufigkeit die Leistungsbeschreibung ab (z.b. LOPB *pro Woche). Im Leistungsverzeichnis gibt der Anbietende bei den dort aufgeführten Unterpositionen seine Preise und Leistungszahlen an. Der Ausschreibende ordnet die Unterposition seinen Kostengliederungsstrukturen, Nutzungskostenstrukturen oder anderen Gliederungen zu. NPK FM-Assistant - Hilfe Seite: 13 von 13