Informationen Pilotgemeinden

Transkript

1 Informationen Pilotgemeinden Themen, Ziele, Termine Erfahrungen Zusammenfassung auf Zeitachse

2 Themen und Ziele Restatement Verwaltungsvermögen neu bewerten Neuer Kontoplan Aufbau Kontoplan Umschlüsselung HRM1 zu HRM2 HRM2 Budget Produktivstart Anpassungen in den EDV- Applikationen Bilanzanpassung Eröffnungsbilanz mit neuen Werten per Start HRM2

3 Restatement Vorhandene Unterlagen / Hilfsmittel Vorgehensweise / Ablauf Erkenntnisse / Tipps + Tricks

4 RESTATEMENT Vorhandene Unterlagen Investitionsrechnungen 1986 bis Startjahr HRM2 Restatement-Tool des Gemeindeamtes (Excel-Tool) Wegleitung zum Restatement-Tool Musterkontenpläne HRM2 Abschreibungsrichtlinien, Branchenlösungen

5 RESTATEMENT Vorgehen / Ablauf Erfassung aller Einzelinvestitionen im Excel-Tool Bildung von Objekten und verknüpfen der Investitionen Zuteilung der Abschreibungsart / Nutzungsdauer Auswertungen für Plausibilitäten Prüfung durch Revisionsstelle Überführung mit Schnittstelle in Anlagebuchhaltung

6 RESTATEMENT Erkenntnisse / Tipps + Tricks Das Restatementtool ist eine wertvolle Unterstützung beim Einstieg in das Thema Anlagebuchhaltung Es ist sinnvoll in grösseren Blöcken zu arbeiten HRM1-Kontonummern bei der Erfassung hinterfragen Datensicherung nach jedem Arbeitsschritt. Teilweise mehrmals täglich Auswertungen mit den verschiedenen Filtermöglichkeiten laufend prüfen

7 Kontenplan umschlüsseln Budget erstellen Vorhandene Unterlagen / Hilfsmittel Vorgehensweise / Ablauf Erkenntnisse / Tipps + Tricks

8 KONTENPLAN UMSCHLÜSSELN Vorhandene Unterlagen Kontenrahmen Funktionale Gliederung Kontenrahmen Sachgruppen Erfolgsrechnung und Investitionsrechnung Muster-Kontenplan Erfolgsrechnung Stichwortverzeichnis HRM1 HRM2 Hilfsmittel der EDV-Anbieter: Umschlüsselungs-Tool (W&W / GeSoft) Excel-Listen/Schnittstellen (VRSG / Abacus)

9 KONTENPLAN UMSCHLÜSSELN Vorgehen / Ablauf Bestehender HRM1-Kontenplan (Budget) den HRM2- Konten zuordnen Teilweise aufteilen der bisherigen Budgetbeträge anhand vorhandener oder zu erstellender Detailbudgets

10 KONTENPLAN UMSCHLÜSSELN Beispiel eines Umschlüsselungsvorganges anhand der Funktion 020 (Sozialleistungen) und Funktion 500 (SVA-Verwaltungskosten & FAK-Beiträge): HRM1 HRM2 Kto CHF (AHV, IV, EO, ) Kto CHF Kto CHF (PK) Kto CHF (UVG) Kto CHF (FAK) Kto CHF Kto CHF Kto CHF (AHV, IV, EO, ) Kto CHF (PK) Kto CHF (UVG) Kto CHF (FAK)

11 KONTENPLAN UMSCHLÜSSELN Vorgehen / Ablauf Bestehender HRM1-Kontenplan (Budget) den HRM2- Konten zuordnen Teilweise aufteilen der bisherigen Budgetbeträge anhand vorhandener oder zu erstellender Detailbudgets Einfügen noch nicht vorhandener Konten (Abschreibungskonten anhand Restatement) HRM2-Konten mit Zahlen ergänzen (je nach Software mit Umschlüsselungstool oder Einlesen der Exceldatei) Überprüfen Ergebnis HRM1-HRM2 (Vorjahresbudget)

12 KONTENPLAN UMSCHLÜSSELN Tipps und Tricks EDV muss auf neue Kontenstruktur (4/4/2) eingerichtet werden. Wenn möglich Musterkontenplan einlesen MwSt-Codes auf Konten hinterlegen MwSt-Codes anpassen, neue Vor-, Umsatzsteuerkontos Umschlüsselung dokumentieren

13 BUDGET ERSTELLEN Vorhandene Unterlagen Beschluss über Aktivierungsgrenze Neuer HRM2-Kontenplan mit Werten aus Umschlüsselung Detailbudget des Vorjahres Abschreibungsbetreffnisse aus Restatement Formularsatz Budget

14 BUDGET ERSTELLEN Ergebnisse Budget 2012 Budget 2011 Rechnung 2010 ERFOLGSRECHNUNG Betrieblicher Aufwand 29'960' '607' '950' Betrieblicher Ertrag 30'160' '683' '645' Ergebnis aus betrieblicher Tätigkeit 199' '924' '305' Finanzaufwand 704' ' ' Finanzertrag 1'628' '662' '082' Ergebnis aus Finanzierung 923' ' '413' Ausserordentlicher Aufwand Ausserordentlicher Ertrag Ausserordentliches Ergebnis Jahresergebnis Erfolgsrechnung 1'123' '955' '891' INVESTITIONSRECHNUNG Investitionsausgaben 7'470' '400' '445' Investitionseinnahmen 100' ' ' Nettoinvestitionen -7'370' '240' '742' FINANZIERUNG Aufwandüberschuss (-) / Ertragsüberschuss ER (+) 1'123' '955' '891' Abschreibungen Verwaltungsvermögen 1'869' '986' '357' Abschreibungen Investitionsbeiträge Wertberichtigungen Darlehen VV Wertberichtigungen Beteiligungen VV Auflösung passivierte Investitionsbeiträge Aufwertungen VV Einlagen in Fonds und Spezialfinanzierungen im EK 111' ' Entnahmen aus Fonds und Spezialfinanzierungen EK -57' Einlagen in das Eigenkapital Entnahmen aus dem Eigenkapital Selbstfinanzierung 3'046' '030' '531' Nettoinvestitionen -7'370' '240' '742' Finanzierungsfehlbetrag -4'323' '209' '211' Selbstfinanzierungsgrad in %

15 BUDGET ERSTELLEN Übersicht Budget 2012 Steuerbedarf und Steuerfuss Budget Budget Erfolgsrechnung Aufwand 28'549'000 31'778'300 Ertrag ohne ordentliche Steuern Budgetjahr -18'311'200-23'541'700 Zu deckender Aufwandüberschuss 10'237'800 8'236'600 Steuerfuss / Steuerertrag Budget Budget Einfacher Gemeindesteuerertrag netto, 100 % Einkommenssteuer natürliche Personen 5'973'400 6'751' Vermögenssteuer natürliche Personen 734' ' Gewinnsteuer juristische Personen 229' ' Kapitalsteuer juristische Personen 22'400 25'300 Total Einfacher Gemeindesteuerertrag 6'959'600 7'865'500 Steuerfuss 41% 45% Steuerertrag Budgetjahr '360'000 Aufwandüberschuss = Entnahme aus dem Eigenkapital, Konto Ertragsüberschuss = Einlage in das Eigenkapital, Konto '123'400 Eigenkapital und Haushaltsgleichgewicht Rechnung Budget Budget Stand und Veränderung Eigenkapital 23'773'365 21'817'565 22'940' Reserven 299 Bilanzüberschuss/-fehlbetrag 23'773'365 21'817'565 22'940'965 Total zweckfreies Eigenkapital Maximal zulässiger Aufwandüberschuss gemäss Regelung (maximal 10 % des zweckfreien Eigenkapitals) 2'294'096

16 BUDGET ERSTELLEN

17 BUDGET ERSTELLEN Erläuterungen zur Erfolgsrechnung 1 Präsidiales Kurz und bündig Die Kosten entsprechen weitgehend den Vorjahren. Mehrkosten entstehen durch die Durchführung des Tour de Suisse- Zeitfahrens. Kostenstelle Legislative Insbesondre aufgrund der im 2012 anstehenden Urnenabstimmungen muss mit Mehrkosten bei den Entschädigungen und den Drucksachen gerechnet werden. Ausserdem entsteht bei der Weiterverrechnung der GV-Weisungen ein Minderertrag (dieser Betrag war in den Vorjahren zu hoch budgetiert) Exekutive Die Mehrkosten entstehen aufgrund der internen Verrechnung des Personalaufwandes (öffentliche Anlässe, insbesondere Tour de Suisse) Info/Diverses Die Defizitgarantie für die Durchführung der Tour de Suisse beträgt Fr. 120' (bei den Ausgaben ist ein Aufwand von Fr. 220'000.--, bei den Einnahmen ein Ertrag von Fr. 100' budgetiert) Beiträge im Bereich Tourismus Aufgrund der Vorgaben von HRM2 werden die Beiträge an den Verkehrsverein usw. nicht mehr bei der Öffentlichkeitsarbeit, sondern hier verbucht. Mehrkosten entstehen keine Abteilungsdienste allgemein Die Mehrkosten entstehen aufgrund der Empfehlungen des Kantons. So ist für die Teuerung bei den Besoldungen usw. ein Mehraufwand von 1% berücksichtigt EDV Die Einsparungen resultieren aus der neuen Rechenzentrums-Lösung.

18 BUDGET ERSTELLEN Vorgehen / Ablauf Wie bisher

19 BUDGET ERSTELLEN Tipps und Tricks Etwas intensivere Zusammenarbeit mit den Budgetverantwortlichen Den Finanzvorständen den Aufbau und die Ergebnisse des neuen Formularsatzes erklären Erhöhter Informationsbedarf für die RPK einplanen

20 PRODUKTIVSTART Vorhandene Unterlagen / Hilfsmittel Vorgehensweise / Ablauf Erkenntnisse / Tipps + Tricks

21 PRODUKTIVSTART Vorhandene Unterlagen Selbst erstellter Ablauf- / Terminplan Provisorisch umgeschlüsselte Bilanz Handbuch des Softwarelieferanten

22 PRODUKTIVSTART Vorgehen / Ablauf Terminplan für die Umstellung der einzelnen Applikationen erstellen (Lohn, Kreditor, Gebühren, Steuern, eventuell weitere) Letzter Verbuchungslauf mit HRM1-Konten Sämtliche, in den Applikationen hinterlegte Konten umstellen Eventuelle Kontierungstabellen in den Abteilungen austauschen

23 Bilanzanpassung Vorhandene Unterlagen / Hilfsmittel Vorgehensweise / Ablauf Erkenntnisse / Tipps + Tricks

24 BILANZANPASSUNG Vorhandene Unterlagen Bilanz des abgeschlossenen Rechnungsjahres Überleitungstabelle des Gemeindeamtes Muster-Kontenplan Bilanz Neubewertung Finanzvermögen (Liegenschaftenbewertung) Neubewertung Verwaltungsvermögen (Restatement) Vorlage Bilanzanpassungsbericht des Gemeindeamtes

25 BILANZANPASSUNG Vorgehen / Ablauf HRM1 Bilanzkonten mit Salden auf Überleitungstabelle eintragen Neue Konten zuordnen, Umgliederungen begründen

26 BILANZANPASSUNG

27 BILANZANPASSUNG

28 BILANZANPASSUNG Vorgehen / Ablauf HRM1 Bilanzkonten mit Salden auf Überleitungstabelle eintragen Neue Konten zuordnen, Umgliederungen begründen Beilagen 2, 3 und 4 (Neubewertungen) erstellen und erläutern

29 BILANZANPASSUNG

30 BILANZANPASSUNG

31 BILANZANPASSUNG Vorgehen / Ablauf HRM1 Bilanzkonten mit Salden auf Überleitungstabelle eintragen Neue Konten zuordnen, Umgliederungen begründen Beilagen 2, 3 und 4 (Neubewertungen) erstellen und erläutern Werte der Beilagen in Überleitungstabelle übertragen Konten/Kontenplan in Finanzbuchhaltung erfassen

32 BILANZANPASSUNGBERICHT Vorgehen / Ablauf Die Werte aus der Überleitungstabelle werden in den Bilanzanpassungsbericht übertragen

33 BILANZANPASSUNGBERICHT

34 BILANZANPASSUNGBERICHT Vorgehen / Ablauf Die Werte aus der Überleitungstabelle werden in den Bilanzanpassungsbericht übertragen Neubewertungen, eventuelle Übertragungen und nicht in Bilanz übernommene Werte ausweisen und begründen (Vorprüfung durch Gemeindeamt) Abnahme durch Vorsteherschaft (GR, Schulpflege) Prüfung durch Gemeindeamt Zur Kenntnisnahme an RPK und Gemeindeversammlung

35 BILANZANPASSUNG Tipps und Tricks Mit der Neubewertung des Finanzvermögens kann frühzeitig begonnen werden Übertragungen vom FV ins VV (oder umgekehrt) sind mit wenig Aufwand möglich In Überleitungstabelle sind Formeln hinterlegt. NICHT LÖSCHEN!

36 Informationen Pilotgemeinden Zusammenfassung auf Zeitachse

37 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Restatement VV 1986 Erarbeitung Kontoplan ER und IR und Umschlüsselung VA 2011 Erarbeitung Voranschlag 2012 Erarbeitung Kontoplan Bilanz Neubewertung Liegenschaften FV Produktivstart Buchhaltung 2012 Eröffnungsbilanz 1. Januar 2012

38 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Restatement Verwaltungsvermögen 1986 Vorbereitung: Kopien aller Investitionsrechnungen seit 1986 Hilfsmittel: «Restatement-Tool» mit Anleitung Tipps: Falsche HRM1-Kontonummern bei der Erfassung im Restatement-Tool korrigieren Die Kontrollsumme «Nettoinvestition» nach jedem erfassten HRM1-Jahr überprüfen Die Erfassung der HRM1-Investitionen kann jederzeit gestartet werden

39 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Erarbeitung Kontoplan ER und IR und Umschlüsselung VA 2011 Vorbereitung: Aufschaltung Musterkontoplan durch EDV-Anbieter Detailbudget HRM1 beiziehen Hilfsmittel: «Stichwortverzeichnis» & «Musterkontoplan» GAZ EDV-Anbieter unterstützen den Umschlüsselungsprozess Tipps: ER: Möglichst keine Laufnummern bei HRM2-Konten verwenden Bisherige «Fehlkontierungen» jetzt bereinigen

40 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Erarbeitung Budget 2012 Vorbereitung: Umgeschlüsselter Voranschlag 2011 in HRM2-Kontenplan = Basis Beschluss der Exekutive über Aktivierungsgrenze Hilfsmittel: Formularsatz Budget Voranschlag Pilotgemeinde Tipps: Verstärkte Kommunikation mit Budgetverantwortlichen

41 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Erarbeitung Kontoplan: Bilanz Vorbereitung: Provisorische Bilanz für Produktivstart Hilfsmittel: aktuelle Bilanz HRM1 «Überleitungstabelle zur Eröffnungsbilanz» GAZ «Kontorahmen Bilanz» GAZ Tipps: «laufende» Bilanz (nicht Abschlussbilanz) als Kontoumschlüsselungsgrundlage verwenden

42 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Neubewertung Liegenschaften FV Vorbereitung: Beizug aktuelles Inventar Liegenschaften FV Beizug der Neubewertungsunterlagen 2006 (Excel-Bewertungsbl.) Anpassung der Landwerte: Neubewertungsweisung 2009 (15/502) Anpassung des GVZ-Versicherungsindexes (Teuerungsfaktor) Hilfsmittel: Excel-Bewertungsblätter (überarbeitete Version 2006) «Überleitungstabelle zur Eröffnungsbilanz» GAZ Tipps: Umteilungen von Liegenschaften (VV zu FV und umgekehrt) sind im Rahmen der Neubewertung relativ einfach möglich

43 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Produktivstart Buchhaltung 2012 HRM2 Vorbereitung: Debitor, Kreditor, Lohn etc.: HRM2-Konten eintragen Hilfsmittel: Umstellungsanleitungen von EDV-Anbietern Tipps: Umstellungstermine intern deutlich kommunizieren Systematisch und nach Anleitung vorgehen.

44 HRM2 Umstellungsphasen Umstellungsphasen auf HRM Quartal 2012 Quartal Eröffnungsbilanz 1. Januar 2012 Bilanzanpassungsbericht Vorbereitung: abgeschlossenes Restatement VV abgeschlossene Neubewertung Liegenschaften FV abgeschlossene Neubewertung der Rückstellungen abgeschlossene Jahresrechnung 2011 HRM1 Hilfsmittel: «Überleitungstabelle zur Eröffnungsbilanz» GAZ «Vorlage Bilanzanpassungsbericht» GAZ Tipps: Fleissarbeit

45 Informationen Pilotgemeinden Kommende Aufgaben / Arbeiten