Internes Audit. Software für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitssicherheit. von Hans-Joachim Pfeufer, Franz Schreiber, Wolfgang Rau

Transkript

1 Internes Audit Software für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitssicherheit von Hans-Joachim Pfeufer, Franz Schreiber, Wolfgang Rau Neuausgabe Internes Audit Pfeufer / Schreiber / Rau schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Hanser München 2007 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Internes Audit Pfeufer / Schreiber / Rau

2 Hans-Joachim Pfeufer, Franz Schreiber, Wolfgang Rau Internes Audit Software für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitssicherheit ISBN-10: ISBN-13: Leseprobe Weitere Informationen oder Bestellungen unter sowie im Buchhandel

3 8 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Auswahl eines Fragenkatalogs Neues Projekt der Muster GmbH DIN EN ISO 9001:2000 Für unsere Unternehmensgruppe Muster GmbH legen wir ein neues Projekt an. Für die erste Erstellung wird die Norm DIN EN ISO 9001:2000 gewählt. Dazu wird auf die 1. Ikone mit dem Mauszeiger gedrückt und ein Projektname eingegeben, siehe Abb. 12. Abb. 12: Fenster Neues Projekt Es wird der Projektname Muster ISO 9001:2000 gewählt, siehe Abb. 13, und die Auswahl Weiter betätigt. Standardprojekt Stichprobenaudit Hinweis: Projektname Katalog ISO 9001:2000 Das Standardprojekt stellt alle im Leitfaden vorgestellten Funktionalitäten zur Verfügung. Dies bedeutet, dass alle Fragen, die zum ausgewählten Projekt referenziert sind, aktiv geschaltet sind. Sollen einzelne Fragen nicht zutreffen, so sind diese Fragen einzeln als nicht anwendbar zu schalten, siehe Abb. 12. Beim Stichprobenaudit müssen alle Fragen für das Audit einzeln in das Projekt aufgenommen werden. Damit ist es möglich, nur einen bestimmten Prozess im Unternehmen zu auditieren. Die entsprechenden Fragen werden aktiv geschaltet. Die ausgewählten Fragen werden bezüglich ihres Erfüllungsgrades bewertet. Es ist eine Aussage nur über diesen ausgewählten Prozess möglich. Hinweis: Falls Sie diese Eingaben selber nach dieser Vorgehensweise durchführen wollen, ist ein anderer Projektname, z. B. Katalog ISO 9001:2000 zu wählen, da sich das Projekt Muster ISO 9001:2000 bereits in der Datenbank zu diesem Programm befindet. 1339han01a.indd :11:18

4 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 9 Abb. 13: Projektname Muster ISO 9001:2000 Aus den verfügbaren Normen und Standards wird die ISO 9001:2000 im linken Fenster Verfügbar angewählt. Mit der oberen Auswahl zwischen den Fenstern Verfügbar und Ausgewählt wird die angewählte Norm vom linken Fenster Verfügbar in das rechte Fenster Ausgewählt übertragen. Jetzt wird der Schalter Fertig stellen gedrückt, siehe Abb. 14. Abb. 14: Normenauswahl für Muster ISO 9001: han01a.indd :11:18

5 10 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Mit der Auswahl können alle verfügbaren Normen und Standards ausgewählt werden. Mit bzw. können einzelne bzw. alle ausgewählten Normen entfernt werden. Nach Klick auf Weiter wird eine Zusammenfassung angezeigt. Nach Fertig Stellen erstellt das Programm den Fragenkatalog zur ISO 9001:2000 aus dem Gesamtkatalog. Nach ein paar Sekunden ist der Katalog erstellt und das Fenster Projektinformation wird geöffnet, siehe Abb. 15. In diesem Fenster wird oben Projektname und Projekttyp angezeigt. Die weiteren Daten können vervollständigt werden. Nach Dateneingabe auf Übernehmen, dann auf Schließen. Es ist auch im späteren Projektablauf möglich, dieses Fenster aufzurufen und die Daten nach und nach zu ergänzen. Abb. 15: Fenster Projektinformation Der Projektverantwortliche sollte bei Projektanlage unbedingt eingetragen werden, da er als Verantwortlicher für Kriterium, Teilkriterium und Maßnahmen vorbelegt wird. Diese Vorbelegung kann im Projektfenster durch freie Eingabe ersetzt werden. Die Liste der Teammitglieder kann durch die Tabulator-Taste erweitert werden sobald das erste Teammitglied eingetragen ist. Die Teammitglieder sind im Pull-down-Menü des Maßnahmenverantwortlichen voreingestellt. Über den Reiter Normen/Standards kann die Normenauswahl noch einmal angesehen und verändert werden. Diese Änderung ist jederzeit im Projektablauf möglich. 1339han01a.indd :11:18

6 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 11 Über den Reiter Logo haben Sie die Möglichkeit ein eigenes Logo einzubinden, das dann im Ausdruck und in der Webdarstellung das voreingestellte Hanser- Logo ersetzt. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das graue Feld, dann auf Hinzufügen und wählen Sie über den Dialog Öffnen Ihr Logo aus. Für jedes Projekt ist ein Logo auswählbar. Nach Schließen der Projektinformation öffnet sich das Fenster Projekt und alle zutreffenden Verweise werden in der oberen Zeile zu TQM EFQM aus der Gesamtstruktur zu den Teilkriterien angezeigt. Bei aktiviertem Kriterium Führung ist es möglich, den Verantwortlichen für das Kriterium, der bereits durch den Projektleiter (bei Projektanlage) vorbelegt ist, zu ändern, siehe Abb. 16. Fragenkatalog zur ISO 9001:2000 Abb. 16: Fenster Projekt mit Eintrag Verantwortlicher für Kriterium Bei aktiviertem Teilkriterium Führungskräfte erarbeiten ist es möglich den Verantwortlichen für das Teilkriterium, der ebenfalls bereits durch den Projektleiter (bei Projektanlage) vorbelegt ist, zu ändern, siehe Abb. 17. Abb. 17: Fenster Projekt mit Eintrag Verantwortlicher für Teilkriterium 1339han01a.indd :11:18

7 12 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Abb. 18: Fenster Projekt Im Projektfenster wird die erste Frage Wie sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung der Beauftragten der Leitung festgelegt? ausgewählt, Abb. 18. Wir erhalten aus dem Programmfenster den Hinweis, in welchen anderen Fragenkatalogen die Information (Informationssymbol) Management Verantwortung und Befugnisse angezogen wird, siehe Statuszeile im unteren Teil des Programmfensters mit EWG EMAS EWG EMAS II ISO :1996 usw.. Zusätzlich zeigt das Projektfenster oben den Verweis, z. B. TQM EFQM 1a.04, Abb. 19. Dies kann für die weiteren Informationen im Programmfenster nachvollzogen werden. Programm- und Projektfenster Die Auswahl des ersten Kriterium Führung zeigt im Projektfenster das Kriterium 1, Teilkriterium 1a (Teilkriteriensymbol) Führungskräfte erarbeiten die Vision, die Mission und die Werte und agieren als Vorbilder für eine Kultur, in der Spitzenleistungen entstehen. Zweck, Richtung und Kultur, siehe Abb. 20. Das Drücken des Symbols (Plussymbol) vor der Zeile in Abb. 20 blättert die Fragen (Fragensymbol) zu diesem Kriterium auf und wandelt sich in ein Minussymbol um, siehe Abb. 21. Das Symbol (Minussymbol) vor der Zeile blendet die Fragen aus. 1339han01a.indd :11:18

8 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 13 Abb. 19: Anordnung des Programm- und Projektfensters Abb. 20: Teilkriterien zum Kriterium 1 Abb. 21: Fragen zum Teilkriterium 1a Der Fragenkatalog kann um eigene Fragen erweitert werden, siehe Abb. 22. Die neuen Fragen werden bei der Bewertung wie bestehende Fragen einbezogen. Bedenken Sie, das die Gewichtung der bestehenden Fragen durch die neuen Fragen stark verändert werden kann. Durch Deaktivieren der bestehenden Fragen und Hinzunahme vieler neuer Fragen kann ein eigener Fragenkatalog erstellt und auf das Unternehmen abgestimmt werden. Einfügen eigener Fragen 1339han01a.indd :11:18

9 14 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Bei Veränderung der Normenauswahl und Neuaufbau des Katalogs in diesem Projekt bleiben alle neuen Fragen erhalten. Abb. 22: Einfügen neuer Fragen Soll vor die erste Frage eines jeden Teilkriteriums eine neue Frage eingefügt werden, so muss zuerst das Teilkriterium angewählt werden. Im Normalfall wird die neue Frage hinter die ausgewählte Frage eingefügt. Zuerst ist die Frage auszuwählen, hinter die eine neue Frage eingefügt werden soll. Dann kann mit der rechten Maustaste oder über das Menü Projekt eine neue Frage eingefügt werden. Es erscheint ein Dialog zur Eingabe der Frage, siehe Abb. 23. Abb. 23: Anlegen einer neuen benutzerdefinierten Frage Nach Weiter besteht die Möglichkeit, die Formulierung der Frage in der Baumstruktur anders zu gestalten als im Projektfenster. Dies ist vor allem bei besonders langen Fragen sinnvoll, siehe Abb. 24. Soll hinter die eingefügte Frage eine weitere eingefügt werden, so ist zuerst wieder die Frage aus dem Teilkriterium auszuwählen und mit der rechten Maustaste oder über das Menü Projekt eine weitere Frage hinzuzufügen. Eine neue Frage kann gelöscht werden, indem sie angewählt wird und mit der rechten Maustaste Löschen aktiviert wird. 1339han01a.indd :11:18

10 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 15 Abb. 24: Formulierung der Frage, wie sie in der Baumstruktur angezeigt werden soll Abb. 25: Ansicht der neuen Frage im Fra genkatalog und im Fenster Projekt 1339han01a.indd :11:18

11 16 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Verweise Wird eine Frage mit rechter Maustaste ausgewählt, so können über den Menüpunkt Verweise die entsprechenden Verweise zur Norm angezeigt werden, Abb. 26. Abb. 26: Anzeige des Verweisfensters über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Die Anwahl der ersten Frage Wie sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung der Beauftragten der Leitung festgelegt? gibt im Projektfenster den Verweis auf 1a.04. Die Anwahl des rechten Feldes neben Nachweis gibt die Eingabe für die Dokumentation aus dem Managementhandbuch frei. Hier wird der entsprechende Verweis des Unternehmens eingetragen, in dem diese Frage geregelt ist, z. B. QMH Kapitel 5, Verantwortung der Leitung und FM 5-2, Funktionsbeschreibung, siehe Abb. 27. Bemerkung zur Fragennummerierung Bemerkung: Die Fragennummerierung ist für den Katalog TQM EFQM angelegt. Bei der ISO 9001:2000 treffen aus dem TQM-Katalog die ersten 3 Fragen nicht zu, so das mit der Frage 1a.04 begonnen wird. Diese Vorgehensweise wird für alle Fragen durchgeführt. Mit dem Symbol Pfeil rechts kann zur nächsten Frage geschaltet werden, siehe Abb. 28. Das Symbol Pfeil links schaltet eine Frage zurück. Es ist sinnvoll, mit diesen Pfeilsymbolen durch den gesamten Fragenkatalog zu schalten. Damit 1339han01a.indd :11:19

12 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 17 Abb. 27: Frage 1a.04 Wie sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung des Beauftragten der Leitung festgelegt? dient das Projektfenster als Schaltzentrale. Das Programmfenster gibt einen Überblick und ermöglich das schnelle Auffinden anderer Fragenkomplexe. Fragen, die auf Bewerten Nein geschaltet, also mit einem roten Kreuz durchgestrichen sind, werden beim Blättern mit den Pfeilen übersprungen. Die deaktivierten Fragen können im Fragenkatalog angewählt und ggf. reaktiviert werden. Hier kann als Verantwortlicher für die Maßnahme mit Hilfe des Pull-down- Menüs ein Teammitglied aus dem Projekt ausgewählt werden. Dieses Feld ist ebenfalls mit dem Projektleiter vorbelegt. 1339han01a.indd :11:19

13 18 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Abb. 28: Frage 1a.07 Wie bewertet die Leitung regelmäßig die Wirksamkeit des QM-/UM-/AM-Systems? Webseitenvorschau Deckblatt Mit Eingabe aller Nachweise zu Kriterium 1, der Auswahl Führung im Programmfenster und dem Aufruf der 3. Ikone für die Webseitenvorschau wird ein Deckblatt mit den Projektdaten erzeugt, siehe Abb. 29. Hierbei wird nur das Kriterium 1 ausgewertet. Will man andere Kriterien oder den gesamten Katalog auswerten, dann ist dies entsprechend auszuwählen. Bei ausgewähltem Kriterium wird nur dieses ausgewertet und eine Webvorschau generiert. Alle Kriterien können ausgewertet werden, wenn Fragenkatalog ganz oben im Fenster Fragenkatalog aktiviert ist. Die Auswahl speichert das Ergebnis als Webseite und fragt dazu in einem weiteren Menü Speichern unter nach dem Dateinamen. Hier wird auch das Verzeichnis gewählt, in das die Datei gespeichert werden soll. 1339han01a.indd :11:19

14 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 19 Abb. 29: Deckblatt Die im htm-format abgespeicherte Datei kann später problemlos in Word geöffnet, dort beliebig geändert und als Dokument abgespeichert werden. Über das Menü Datei in der Webseitenvorschau haben Sie auch die Möglichkeit, eine komplette Website Ihres Fragenkatalogs zu generieren, siehe Abb. 30. Öffnen und Ändern in Word Erzeugen einer Website Abb. 30: Erzeugen eines Fragenkatalogs als kompletten Website Im Unterschied zum Befehl als Webseite speichern wird mit dem Befehl als Web speichern ein in sich geschlossener und mit Links versehener Internet-fähiger Fragenkatalog erzeugt und nicht nur einzelne voneinander unabhängige html-seiten. Diesen Fragenkatalog können Sie sofort in das firmeneigene Intranet oder ins Internet stellen, siehe Abb han01a.indd :11:19

15 20 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Abb. 31: Website des Fragenkatalogs mit den Links auf das Deckblatt und die Kriterien Seitenvorschau Die Auswahl erzeugt die Seitenvorschau. Im Fenster Seitenvorschau kann mit dem Symbol ausgedruckt werden. Die weiteren Symbole, von links nach rechts, sind das Vergrößerungsglas, freies Verschieben und die Symbole für Erste Seite, nächste Seite, vorherige Seite und letzte Seite. Das daran sich anschließende Popup-Menü ermöglichst einen direkten Zugriff auf die Größe der Darstellung in der Ansicht, siehe Abb. 32. Abb. 32: Seitenvorschau Webseitenvorschau Kriterium 1 Übersicht Kriterium 1 Die Auswahl von Kriterium 1 in der Webseitenvorschau, siehe Abb. 33, zeigt alle ausgewerteten Kriterien in der Übersicht. Die Webseitenvorschau kann einzeln über jedes Kriterium angezeigt werden, siehe Abb. 34. Abb. 33: Auswahl Kriterium han01a.indd :11:19

16 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 21 Abb. 34: Übersicht Kriterium han01a.indd :11:19

17 22 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Die Abkürzungen bedeuten: TQM Total Quality Management (Umfassendes Qualitätsmanagement) EFQM European Foundation for Quality Management ISO International Organisation for Standardization Dok. Dokumentation Anw. Anwendung (bei Kriterien zu Mittel und Wege) Erg. Ergebnisse (bei Kriterien zu Ergebnissen) Nicht anwendbare Fragen Als Beispiel wird angenommen, dass es keine speziellen Prozesse gibt und damit Frage 5d.c03 nicht anwendbar ist. Fragen, die nicht zutreffen, erhalten im Projektfenster im Nachweisfeld den Eintrag n/a (nicht anwendbar) mit einer Begründung für den Ausschluss und bei Bewerten den Eintrag Nein, siehe Abb. 35. Abb. 35: Eintrag für nicht anwendbare Fragen im Projektfenster mit Begründung 1339han01a.indd :11:19

18 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 23 Abb. 36: Kennzeichnung für nicht anwendbare Fragen im Programmfenster Nicht anwendbare Fragen werden durch das Symbol gekennzeichnet, siehe Abb. 36. im Programmfenster Die so gekennzeichneten Fragen werden aus der Bewertung herausgenommen und haben damit keine Auswirkung auf das Ergebnis des Audits. Es ist darauf zu achten, dass nur zulässige Ausschlüsse durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang ist auch zu prüfen, welche Fragen nicht zu stellen sind, wenn diese Fragen für das Unternehmen oder die Branche unüblich sind. Die Betrachtung des Kriteriums 5, Prozesse zeigt in den Teilkriterien 5c, Produkte und Dienstleistungen werden aufgrund der Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden entworfen und entwickelt. Produkte, Dienst leis tung und Entwicklung und Teilkriterien 5d, Produkte und Dienstleis tungen werden hergestellt, geliefert und betreut. Produkt und Dienstleistung, Lieferung und Service eine zusätzliche Unterteilung. Dadurch wird die Prozesskette Marketing und Vertrieb Projektmanagement Entwicklungsprozess Beschaffungsprozess Prozessplanung Produktionsprozess abgebildet. Die Tabelle 1 zeigt das gesamte Kriterium 5. Ausschluss von Fragen Kriterium 5 5 Prozesse 5a Prozesse werden systematisch gestaltet und gemanagt. Entwickeln und Managen 5b Prozesse werden bei Bedarf verbessert, wobei Innovation genutzt wird, um Kunden und andere Interessengruppen voll zufrieden zu stellen und die Wertschöpfung für diese zu steigern. Verbesserung inklusive Änderungen und Wertschöpfung 5c Produkte und Dienstleistungen werden aufgrund der Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden entworfen und entwickelt. Produkte, Dienstleistung und Entwicklung 5c.a Marketing und Vertrieb 5c.b Projektmanagement 5c.c Entwicklungsprozess 5d Produkte und Dienstleistungen werden hergestellt, geliefert und betreut. Produkt und Dienstleistung, Lieferung und Service 5d.a Beschaffungsprozess 5d.b Prozessplanung 5d.c Produktionsprozess 5e Kundenbeziehungen werden gepflegt und vertieft. Kundenbeziehungsmanagement Tab. 1: Tabelle des Kriteriums 5 mit den Teilkriterien 1339han01a.indd :11:19

19 24 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Dieser vorbereitete Fragenkatalog mit allen Nachweisen bildet die Grundlage für die folgende Bestandaufnahme durch ein Audit Bestandsaufnahme und Audit Ergebnis der Dokumentenprüfung Beschreibung einer Abweichung Die im vorigem Kapitel durchgeführte Zuordnung der Nachweisdokumente zu den einzelnen Fragen bildet die Grundlage für die Bestandsaufnahme, die als Audit durchgeführt wird. Die im Audit gemachten Feststellungen werden in den Fragenkatalog eingetragen. Mit den Ergebnissen aus der Dokumentenprüfung und dem Audit erfolgt die Bewertung der Auditfragen. Bei der Beschreibung einer Abweichung ist zu beachten, dass die Abweichung 1. der entsprechenden Frage zugeordnet wird, 2. in Bezug zur Forderung beschrieben wird, 3. mit der vorgefundenen Situation erläutert wird. Diese Art der Beschreibung ermöglicht eine sehr gute Nachvollziehbarkeit für den Auditierten und gibt wertvolle Hinweise auf die Art und den Umfang der zu treffenden Abstellmaßnahme. Bewertung in zwei Stufen Drei Ergebnisse je Bewertungsstufe: J, Ü, N Die Bewertung erfolgt in Anlehnung an den VDA, Band 6, Teil 1 in zwei Stufen: 1. Dokumentation: Vollständig im Managementsystem festgelegt 2. Anwendung: Wirksam in der Praxis nachgewiesen Für die Bewertung gibt es je Bewertungsstufe drei Ergebnisse: J Ja für vollständige Übereinstimmung Ü Überwiegend für mehr als ¾ Übereinstimmung und kein spezielles Risiko gegeben N Nicht wirksam nachgewiesen oder weniger als ¾ Übereinstimmung oder ein spezielles Risiko ist gegeben mit den Forderungen. Ein spezielles Risiko ist gegeben, wenn das Managementsystem versagen könnte oder fehlerhafte Produkte an den Kunden geliefert werden könnten. Bewertung des Ergebnisses Dieser Bewertung wird eine Punktezahl zugewiesen, siehe Tabelle 2. Maximal sind 10 Punkte erreichbar, d. h. ein Erfüllungsgrad von 100 % wird erreicht. Eine Besonderheit besteht für 0 Punkte. Diese werden auch gegeben, wenn die Dokumentation vollständig ist, die Wirksamkeit in der Praxis aber nicht nachgewiesen wird. Die Anwendung, d. h. die Praxis wird gegenüber der Dokumentation höher bewertet. Bewusst ist auch der gravierende Punktesprung von 4 auf 0 Punkte. 1339han01a.indd :11:19