OpenScape Fusion for Microsoft Outlook 2003/2007

Transkript

1 Programm starten OpenScape Fusion for Microsoft Outlook ist ein Add-In für Microsoft Outlook, das automatisch beim Start von Microsoft Outlook gestartet wird. Nur beim ersten Start nach der Installation öffnet sich der Dialog Anmeldung: Das gewünschte Profil Das Programm wird mit den ausgewählten Profileinstellungen gestartet. Wenn für Ihr Windows-Benutzerkonto Single Sign-on (SSO) konfiguriert ist, startet das Programm automatisch, ohne weitere Anmeldeaktionen. Elemente der Bedienoberfläche Die OpenScape-Hauptsymbolleiste wird unter den Symbolleisten von Microsoft Outlook angezeigt und kann innerhalb des Microsoft Outlook-Fensters verschoben sowie frei auf dem Desktop positioniert werden. Sie ermöglicht den Zugriff auf den Statusdialog ( 1 ) und auf die Leistungsmerkmale der OpenScape UC Application. OpenScape-Hauptsymbolleiste (beispielhaft) Die OpenScape-Softphone-Symbolleiste (nur SIP) stellt die SIP-Softphone-Funktionen bereit. Standardmäßig ist sie in der Multifunktionsleiste von Microsoft Outlook integriert und kann optional als frei positionierbare Symbolleiste angezeigt werden. Integrierte OpenScape-Softphone-Symbolleiste (beispielhaft) Programm beenden OpenScape Fusion for Microsoft Outlook wird automatisch beim Beenden von Microsoft Outlook beendet. Das OpenScape Fusion Client-Symbol (z. B. 2 ) wird weiterhin im Infobereich der Windows- Taskleiste angezeigt. Mit der rechten Maustaste auf das OpenScape Fusion Client-Symbol Beendet OpenScape-Client Sie sind vom OpenScape UC Application- System abgemeldet. Der OpenScape Fusion Client ist beendet. Anruf annehmen/ einleiten Statusdialog öffnen Anruf ablehnen/ beenden Frei positionierbare OpenScape-Softphone-Symbolleiste (beispielhaft) Aufzeichnen starten/stoppen Stummschaltung Lautsprecher Kamera Videoanruf Bitte nicht stören Ruhe Lautstärkemenü Softphone- Einstellungsmenü

2 Audiogerät einrichten Um ein Audiogerät einzurichten: Im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das OpenScape Fusion Client-Symbol (z. B. 2 ) OpenScape-Client-Einstellungen Der Dialog Einstellungen In der Registerkarte Audio-Schemen auf Hinzufügen Unter Bezeichnung einen Namen für das Audioschema eingeben. Die Audiohardware für die Sprachaufnahme Die Audiohardware für die Sprachausgabe Unter Signalausgabe die Hardware für die Ausgabe von Klingeltönen festlegen. Unter Steuerung die Audiohardware für die Steuerung besonderer Hardwarefunktionen Das neue Audiogerät ist eingerichtet und wird verwendet. Eigenen Klingelton einstellen Um einen individuellen Klingelton einzurichten: Mit der rechten Maustaste auf das OpenScape Fusion Client-Symbol (z. B. 2 ) in der Windows-Taskleiste Persönliche Einstellungen > Klingeltöne Der Dialog Einstellungen Nutzung von individuellen Klingeltönen aktivieren. Über die Suchschaltfläche die gewünschte WAV- oder MP3-Datei Auf Öffnen Der Dateiauswahldialog wird geschlossen. Der Dialog Einstellungen wird geschlossen. Voic s abhören* Um eingegangene Voic s abzuspielen: Voic Der Dialog Voic -Postfach Die Voic Für diese Voic auf 8 Im Voic -Player die gewünschte Wiedergabeart Telefon oder Browser - Die Voic wird wiedergegeben. * Nur bei einer Integration mit einem OpenScape Xpressions-System möglich Gerät hinzufügen Um ein neues Endgerät hinzuzufügen: das Symbol neben der Anzeige für das bevorzugte Gerät 18 Bürotelefon (vom Administrator zugewiesene Telefonnummer) 19 <Benutzerdefiniertes Gerät> 20 <Benutzerdefinierte Rufnummernliste> Der Dialog Allgemeines > Registerkarte Geräte Auf Neu Name und Telefonnummer des Geräts eingeben. Optional die Einstellungen für die Weiterschaltzeit vornehmen oder die Standardeinstellung beibehalten. Die Einstellungen sind gespeichert. Der Dialog Allgemeines wird geschlossen. Bevorzugtes Gerät einstellen Um das Gerät für ein- und ausgehende Anrufe einzustellen: das Symbol neben der Anzeige für das bevorzugte Gerät, z. B. 17, Das Gerät

3 Rufnummernliste hinzufügen Um der Liste der bevorzugten Geräte eine Rufnummernliste hinzuzufügen: das Symbol 18, 19, 20 neben der Anzeige für das bevorzugte Gerät Der Dialog Allgemeines > Regsterkarte Geräte Zur Registerkarte Allgemeines > Rufnummernlisten wechseln. Auf Neu Der Liste der Rufnummernlisten wird eine Neue Rufnummernliste hinzugefügt. Auf Neue Rufnummernliste Den gewünschten Namen eingeben. Die Eingabe mit der Eingabetaste bestätigen. Auf Hinzufügen Die gewünschten Geräte aus der Liste der bevorzugten Geräte Auf Hinzufügen Priorität eines jeden markierten Geräts innerhalb der Rufnummernliste über 21 und 22 festlegen. Das erste Gerät in der Rufnummernliste hat die höchste Priorität. Die Einstellungen sind gespeichert. Der Dialog Allgemeines wird geschlossen. Eigenen Präsenzstatus einstellen Um den eigenen Präsenzstatus einzustellen: die Schaltfläche klicken, auf der der Präsenzstatus angezeigt ist, z. B. 23. Die Präsenz-Auswahlliste Den zutreffenden Präsenzstatus Das Präsenzsymbol und der Text ändern sich. Der eingestellte Präsenzstatus wird bei den OpenScape UC Application-Benutzern angezeigt, die Ihren Präsenzstatus sehen dürfen. Kontakt in einem Verzeichnis suchen Um einen Kontakt in einem Verzeichnis zu suchen: Verzeichnissuche Der Dialog Verzeichnissuche In das Feld <In Adressbüchern suchen> den Namen des Kontakts eingeben. Im Kombinationsfeld ein oder mehrere Verzeichnisse Auf 24 Die Suchergebnisse werden im Dialog Verzeichnissuche aufgeführt. Kontakt erstellen Um einen neuen Kontakt zu erstellen: Auf 25 Kontaktdaten eingeben. Der Kontakt ist in die Kontaktliste aufgenommen. Tell-Me-When aktivieren ** Um die Tell-Me-When-Funktion für einen Kontakt zu aktivieren: Den gewünschten Kontakt markieren. Auf 26 Tell-Me-When setzen Im geöffneten Dialog die gewünschten Einstellungen vornehmen. Der Dialog wird geschlossen. In der Kontaktliste wird das Präsenzstatussymbol des ausgewählten Kontakts mit 27 gekennzeichnet. ** Nur bei OpenScape UC Application-Benutzern anwendbar

4 Tell-Me-When deaktivieren ** Um die Tell-Me-When-Funktion für einen Kontakt zu deaktivieren: Den gewünschten Kontakt, für den Tell-Me- When aktiv ist, markieren. Auf 26 Tell-Me-When löschen... Einen Chat beginnen** Um einen Chat zu beginnen: Auf 47 / 49 des gewünschten Kontakts (OpenScape UC Application-Benutzer) Der Dialog Instant Messaging Nachrichtentext in den unteren Bereich eingeben. Auf Senden Der gesendete Text wird im oberen Bereich angezeigt. Teamfunktionen nutzen Um die Teamfunktionen zu nutzen: Auf die Schaltfläche Team in der OpenScape-Hauptsymbolleiste klicken und die Option Team Das Fenster Team View wird angezeigt. Im Kombinationsfeld Team auswählen ein Team Die Teammitglieder werden mit Name, Nummer, Präsenzstatus und Telefonstatus (sofern vom Mitglied erlaubt) im Fenster Team View aufgeführt. Verfügbare Funktionen: 25 OpenScape UC Application-Benutzer suchen und in das Team aufnehmen bzw. 29 Ausgewähltes Teammitglied zum Teamadministrator machen bzw. umgekehrt Mitglieder aus dem Team entfernen Öffnen des Verwaltungsdialogs, um neue Teams zu definieren und bestehende zu verwalten Journal des ausgewählten Mitglieds anzeigen lassen (sofern vom Mitglied erlaubt). Wie Sie die Anzeige Ihres Telefonstatus und Ihres Journals erlauben oder verbieten, ist im Handbuch von OpenScape Fusion for Microsoft Outlook 2003/2007 beschrieben. Teamanruf übernehmen Ein Teamanruf für einen anderen Teampartner aus Ihrem Team wird bei Ihnen in der Verbindungssteuerung als Eingehender Teamanruf für: <Telefonnummer des Teammitglieds> angezeigt. Um einen solchen Anruf zu übernehmen: Auf 33 in der Verbindungssteuerung -Absender anrufen Um den Absender einer nicht digital signierten aus Ihrem Microsoft Outlook-Posteingang anzurufen: Zum Posteingang des Microsoft Outlook- Clients wechseln. Mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Im Kontextmenü Anrufen <Kontaktname> Falls für den Kontakt mehr als eine Telefonnummer vorhanden ist, den gewünschten Eintrag an Der Rufvorgang wird eingeleitet. ** Nur bei OpenScape UC Application-Benutzern anwendbar + Nur Teamersteller ++ Nur Teamadministratoren

5 Telefonnummer wählen Um eine beliebige Telefonnummer anzuwählen: In der OpenScape-Hauptsymbolleiste in das Feld <Kontakt oder Telefonnummer anrufen> Die gewünschte Telefonnummer eingeben. Die Eingabetaste betätigen. Die Verbindung wird aufgebaut und im Dialog Verbindungssteuerung angezeigt. Microsoft-Outlook-Kontakt anrufen Um aus dem Microsoft Outlook-Adressbuch einen Anruf einzuleiten: Zum Adressbuch des Microsoft Outlook- Clients wechseln. Mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kontakteintrag Im Kontextmenü Anrufen <Kontaktname> Falls für den Kontakt mehr als eine Telefonnummer vorhanden ist, den gewünschten Eintrag an Der Rufvorgang wird eingeleitet. Entgangene Anrufe anzeigen Um eine Liste aller entgangenen Anrufe anzuzeigen: Journal Der Dialog Journal Im Kombinationsfeld am rechten oberen Rand des Dialogs die Option Nicht angen. Anrufe ( 34 ) Videotelefonie nutzen (SIP) Um einer Sprachverbindung eine Videoverbindung hinzuzuschalten: In der OpenScape Softphone-Symbolleiste auf 9 Das Fenster Video mit Ihrem eigenen Videobild In der Softphone-Symbolleiste des Fensters Video auf 35 Das eigene Videobild ist rot umrahmt. Es wird dem Verbindungspartner gesendet. Das Videobild des Verbindungspartners wird automatisch empfangen und im Fenster Video dargestellt. Ein erneutes Klicken auf 35 stoppt die Übertragung des eigenen Videobildes. Ein Klick auf 10 schließt das Fenster Video. Ad-hoc-Konferenz starten Um eine Ad-hoc-Konferenz über das Microsoft Outlook-Adressbuch einzuleiten: Im Adressbuch des Microsoft Outlook-Clients die gewünschten Teilnehmer markieren. Mit der rechten Maustaste auf einen der ausgewählten Teilnehmer Im Kontextmenü 36 Konferenz starten (OpenScape) Der Dialog Konferenzen Gewünschte Einstellungen vornehmen. Alle Teilnehmer werden angerufen und der Konferenz zugeschaltet. Meet Me-Webkonferenz starten Um eine Meet Me-Webkonferenz zu starten: Die gewünschte Meet Me-Konferenz in der Konferenzliste starten ( 37 ). In der Verbindungssteuerung auf 38 Im Dateidownload-Dialog Ausführen betätigen. Mit Ausführen die Sicherheitswarnung bestätigen. Die Verbindung zum Webkonferenz-Server wird aufgebaut.

6 Meet Me-Konferenz erstellen/ starten Um eine Meet Me-Konferenz zu erstellen und zu starten: Konferenzliste Der Dialog Konferenzen Auf 39 Name der Konferenz eingeben. Gewünschte Teilnehmer hinzufügen. Offene Konferenz aktivieren, wenn alle Teilnehmer gleichberechtigt sein sollen (kein Moderator). Für eine moderierte Konferenz muss diese Option deaktiviert sein. Videokonferenz auswählen, wenn die Konferenz als Videokonferenz vorbereitet werden soll. Webkonferenz auswählen, wenn zusätzlich zu der Sprachkonferenz eine Websitzung gestartet werden soll. Die Konferenzeinwahldaten werden automatisch generiert und allen Teilnehmern per mitgeteilt. Die Konferenz ist bei den eingeladenen Teilnehmern im Dialog Konferenzen sichtbar. Auf 37 An Konferenz teilnehmen Die Meet Me-Konferenz wird gestartet. Ad-hoc-Webkonferenz starten Um eine spontane Webkonferenz zu starten: Gewünschte Teilnehmer markieren (dabei die [Strg]-Taste gedrückt halten). Auf 36 Alle Teilnehmer werden angerufen und der Konferenz zugeschaltet. Die Verbindungssteuerung In der Verbindungssteuerung auf 37 Im Dateidownload-Dialog Ausführen betätigen. Mit Ausführen die Sicherheitswarnung bestätigen. Die Verbindung zum Webkonferenz-Server wird aufgebaut. Konferenz steuern Steuerungsoptionen einer Konferenz in der Verbindungssteuerung: 38 Webkonferenz starten *** 40 Konferenz entsperren *** 41 Konferenz für weitere Einwahlen sperren *** 42 Gerät wechseln und bestehende Verbindung weiterführen 3 Konferenz *** oder Teilnehmer stummschalten 4 Stummschaltung der Konferenz *** bzw. des Teilnehmers aufheben 43 Konferenz verlassen 44 Konferenz beenden *** 45 Teilnehmer mit der Konferenz verbinden 46 Zu suchenden Kontaktnamen bzw. zu wählende Telefonnummer eingeben 24 In konfigurierten Verzeichnissen nach einem Kontakt suchen 36 Einer laufenden Konferenz weitere Teilnehmer hinzufügen *** Nur Benutzer mit Moderatorrechten bzw. Ersteller Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw. Leistungsmerkmale, die je nach Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen oder sich durch Weiterentwicklung der Produkte ändern können. Eine Verpflichtung, die jeweiligen Merkmale zu gewährleisten besteht nur, sofern diese ausdrücklich vertraglich zugesichert wurden. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Unify, OpenScape, OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen der Unify GmbH & Co. KG. Alle anderen Marken-, Produktund Servicenamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. OpenScape UC Application V7 Copyright Unify GmbH & Co. KG 01/2014 Hofmannstr. 51, München/Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Sachnummer: A31003-S5070-U unify.com